Tại Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan - Việt Nam, hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung đã tạo điều kiện cho kế toán trưởng kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Ngoài ra, hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung còn giúp cho việc thuận tiện trong công tác phân công, phân nhiệm rõ ràng đối với nhân viên kế toán cũng như đối với việc trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán, đảm bảo thực hiện công tác kế toán nhanh chóng. Các nhân viên kế toán được phân chia công việc, nhiệm vụ cụ thể từ đó tạo điều kiện trong việc chuyên môn hoá về công việc, có thể hoàn thành phần việc của mình một cách tốt hơn. Đồng thời việc tách biệt thủ quỹ và kế toán tiền gửi, tiền mặt đã đáp ứng yêu cầu bất kiêm nhiệm trong nguyên tắc quản lí. Bộ máy kế toán gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả mặc dù khối lượng công việc lớn và thực hiện theo phương thức thủ công.
Với đội ngũ nhân viên làm việc nhanh nhẹn, có trách nhiệm, bộ máy kế toán đã luôn đáp ứng được yêu cầu về việc cung cấp thông tin một cách chính xác và kịp thời cho các nhà quản lý.
Mô hình tổ chức và phân công lao động trong bộ máy kế toán của Công ty khá phù hợp, tuy nhiên vẫn còn một số điểm hạn chế:
Thứ nhất, đội ngũ nhân viên kế toán của Công ty hầu hết là những người trẻ tuổi, mặc dù nhanh nhẹn và linh hoạt trong công việc, tuy nhiên lại
còn thiếu kinh nghiệm trong công tác kế toán. Do đó, Công ty nên tuyển một số nhân viên giàu kinh nghiệm hơn, đảm bảo việc thành thạo trong công việc và có thể hướng dẫn cho các nhân viên trẻ.
Thứ hai, việc kiêm nhiệm trong phân công lao động kế toán làm cho khối lượng công việc của cùng một nhân viên khá nhiều, khó đảm bảo về mặt thời gian cũng như việc chuyên môn hoá về nghiệp vụ.
3.1.2. Về tổ chức sử dụng hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ của Công ty đã được thực hiện đầy đủ và đúng quy định của Bộ Tài chính. Các chứng từ liên quan đến nguyên, vật liệu được luân chuyển theo đúng chế độ, đầy đủ các chứ kí bắt buộc và được bảo quản, lưu trữ cẩn thận. Các chứng từ được đánh số thứ tự liên tục, đầy đủ và được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ghi sổ, đảm bảo các yếu tố cần thiết cũng như hiệu lực của chứng từ. Sau khi ghi sổ kế toán, các chứng từ được phân loại theo từng phần hành và tổ chức bảo quản. Việc lập các chứng từ có sự độc lập tương đối và có sự kiểm tra đối chiếu lẫn nhau. Các chứng từ luân chuyển nội bộ được thiết kế khá phù hợp và cung cấp được những thông tin cần thiết, đáp ứng cho việc quản lý của Công ty.
Việc vận dụng hệ thống chứng từ kế toán của Công ty về cơ bản đã được thực hiện đúng quy định, tuy nhiên hiện nay Công ty vẫn còn sử dụng một số biểu mẫu chứng từ theo Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ban hành ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính. Mặc dù những mẫu chứng từ theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính không thay đổi nhiều so với những mẫu cũ nhưng Công ty nên tiến hành in lại chứng từ nhằm cập nhật theo Quyết định của Bộ Tài chính.
Do Công ty có quá nhiều loại nguyên, vật liệu nên việc luân chuyển các chứng từ về nguyên, vật liệu còn chậm, không đảm bảo thời gian cho việc vào sổ kế toán. Theo quy định của Công ty, các chứng từ về xuất, nhập
vật tư được chuyển về phòng kế toán theo từng ngày một, tuy nhiên việc luân chuyển các chứng từ này chưa được đảm bảo về mặt thời gian.
3.1.3 Về tổ chức sử dụng hệ thống tài khoản kế toán
Việc tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán của Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan - Việt Nam về cơ bản đã tuân theo những quy định chung của Bộ Tài chính. Hệ thống tài khoản đã được Công ty vận dụng linh hoạt theo những sửa đổi và bổ sung trong Quyết định 15/2006/QĐ-BTC. Đồng thời Công ty đã xác định những tài khoản sử dụng cũng như việc xây dựng các tiểu khoản phù hợp với những đặc thù trong hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình. Điều này giúp cho việc thực hiện công tác hạch toán kế toán tại Công ty trở nên thuận tiện hơn.
Tuy nhiên trong kế toán nguyên, vật liệu, Công ty không sử dụng Tài khoản 159: “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”. Trong thực tế, việc trích lập các khoản dự phòng là rất quan trọng, nó giúp đơn vị đánh giá được giá trị thực của tài sản hiện có. Đặc biệt là khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Đối với Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan – Việt Nam, với đặc điểm là một Công ty sản xuất, số lượng danh điểm vật tư là rất nhiều, không tránh khỏi hiện tượng có sự giảm giá của giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc của hàng tồn kho. Do đó, việc lập quỹ dự phòng là rất cần thiết nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra cho vật tư, sản phẩm, hàng hoá.
Công ty cũng không sử dụng Tài khoản 151: “Hàng mua đang đi đường”, điều này cũng không hợp lí vì khi nhập mua nguyên, vật liệu, có thể có một số lý do ngoài ý muốn mà hoá đơn mua hàng đã về nhưng hàng vẫn chưa về nhập kho. Trong trường hợp đó, lượng vật tư đó cân phải được hạch toán vào Tài khoản 151 theo đúng qui định. Tại công ty, nguyên, vật liệu chỉ được phân theo từng phân xưởng lắp ráp. Do vậy TK 152 không được chi tiết theo nguyên, vật liệu chính hay phụ mà chi tiết theo từng Phân xưởng như: TK
152.4: Nguyên, vật liệu của xưởng lắp ráp Xe máy, TK 152.6: Nguyên, vật liệu của xưởng lắp ráp Động cơ. Việc mở chi tiết TK 152 như này chỉ có thể cho biết Nguyên, vật liệu đi vào từng phân xưởng là bao nhiêu chứ không thể biết được Nguyên, vật liệu cho từng loại Động cơ, từng loại Xe máy là bao nhiêu. Điều nãy sẽ dẫn đến việc hạch toán sai về giá thành của từng loại Động cơ và Xe máy.
3.1.4. Về tổ chức sử dụng hệ thống sổ sách kế toán
Là một Công ty liên doanh với nước ngoài có quy mô hoạt động vừa, thực hiện kế toán thủ công và đặc điểm hoạt động kinh doanh cũng không phức tạp thì việc lựa chọn hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ là rất phù hợp. Bởi hình thức sổ này cho phép hạch toán từ sổ chi tiết đến sổ tổng hợp, cho phép theo dõi một cách chi tiết nhất tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Các loại sổ của Công ty được sử dụng đầy đủ, đáp ứng được yêu cầu quản lí, từ các loại sổ chi tiết đến các sổ tổng hợp. Cách trình bày sổ dễ hiểu, được ghi chép một cách đầy đủ. Quy trình ghi sổ được kế toán thực hiện theo đúng chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành.
Tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế mà Công ty nên xem xét:
Thứ nhất, theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ thì số liệu làm căn cứ để ghi vào Sổ cái là các Chứng từ ghi sổ đã được lập. Tại công ty, căn cứ để ghi vào Sổ cái các Tài khoản là các Sổ chi tiết, điều đó không phù hợp với trình tự ghi sổ của hình thức này.
Thứ hai, công ty vừa mở Thẻ chi tiết cho các Tài khoản tại phần kế toán chi tiết, vừa mở Sổ chi tiết cho các Tài khoản tại phần kế toán tổng hợp. Điều này sẽ làm tăng thêm khối lượng công việc trong ngày cho kế toán mà không tránh khỏi việc ghi chép trùng lắp. Bên cạnh đó, việc viết Thẻ chi tiết được thực hiện thủ công, nhiều khi có sự nhầm lẫn và kế toán đã tẩy xoá, dẫn tới sự không rõ ràng trong sổ sách. Đây là một hạn chế ảnh hưởng khá lớn
đến việc đối chiếu với kế toán tổng hợp nhằm kiểm tra tính chính xác của số liệu.
3.1.5. Về tổ chức quản lí và hạch toán nguyên vật liệu
Nguyên, vật liệu là một yếu tố quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghịêp sản xuất nói chung và của Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan - Việt Nam nói riêng. Chính vì vậy, việc quản lý nguyên, vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên, vật liệu và tổ chức hạch toán kế toán nguyên, vật liệu cần phải được thực hiện một cách khoa học và hợp lí.
Thứ nhất, về công tác thu mua nguyên, vật liệu: Công tác thu mua nguyên, vật liệu của công ty thực hiện khá tốt. Khi các nhà cung cấp chào giá, công ty luôn tìm chọn những nhà cung cấp tốt nhất với mức giá hợp lí, nguyên, vật liệu có chất lượng đảm bảo nhằm tiết kiệm chi phí, đồng thời có thể tạo ra những sản phẩm tốt nhất. Nguyên, vật liệu mua về được kiểm tra chặt chẽ về số lượng cũng như chất lượng trước khi nhập kho.Việc thu mua nguyên, vật liệu của Công ty được dựa trên nhu cầu sử dụng và kế hoạch sản xuất của từng hợp đồng kinh tế, do đó đã luôn đáp ứng được nhu cầu nguyên, vật liệu của đơn vị mình. Điều này có thuận lợi là không gây ứ đọng vốn. Tuy nhiên, hiện nay Công ty chưa xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng loại nguyên, vật liệu, điều này có thể dẫn đến việc dự trữ nguyên, vật liệu không hợp lí. Khi có những biến động bất thường trên thị trường vật tư như biến động về giá, khan hiếm nguyên, vật liệu…có thể sẽ ảnh hưởng đến giá thành của sản phẩm cũng như việc sản xuất và thực hiện đơn đặt hàng của Công ty.
Thứ hai, về công tác bảo quản nguyên, vật liệu: Hiện nay, công ty có
hệ thống kho tàng, bến bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, bố trí thủ kho có phẩm chất đạo đức tốt, có đủ trình độ chuyên môn, tuân thủ quy tắc bất kiêm
nhiệm, đảm bảo quản lý tốt nguyên, vật liệu, tránh hiện tượng hư hỏng và thất thoát nguyên, vật liệu. Nguyên, vật liệu được sắp xếp một cách hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra cũng như xuất dùng.
Thứ ba, về công tác tính giá nguyên, vật liệu: Công ty thực hiện tính giá nguyên, vật liệu theo giá gốc theo đúng quy định trong chuẩn mực kế toán số 02. Đối với nguyên, vật liệu xuất kho, giá gốc được xác định là giá bình quân cả kỳ dự trữ. Phương pháp này có ưu điểm là giảm nhẹ được việc hạch toán chi tiết nguyên, vật liệu, không phụ thuộc vào số lần nhập, xuất của từng danh điểm nguyên, vật liệu. Tuy nhiên, theo phương pháp này, đến cuối tháng kế toán mới xác định được đơn giá nguyên, vật liệu xuất kho, vì vậy việc hạch toán nguyên, vật liệu xuất kho sẽ bị dồn lại vào cuối tháng, có thể dẫn tới việc trì trệ trong công việc, đồng thời ảnh hưởng đến tiến độ của các phần hành kế toán khác.
Thứ tư, về phương pháp hạch toán chi tiết nguyên, vật liệu: Công ty
áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên, vật liệu. Phương pháp này khá đơn giản, dễ dàng đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót. Nó cho phép theo dõi một cách kịp thời và chính xác tình hình biến động của vật tư.
Thứ năm, về phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên, vật liệu: Kế toán tại công ty hạch toán tổng hợp nguyên, vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp này theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn nguyên, vật liệu. Điều này giúp Ban lãnh đạo Công ty có thể nắm rõ các thông tin về nguyên, vật liệu tại bất kì thời điểm nào trong kỳ sản xuất, kinh doanh.
3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan - Việt Nam ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan - Việt Nam
3.2.1 Hoàn thiện về xây dựng bảng mã nguyên vật liệu
Tai Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan - Việt Nam, do sản phẩm sản xuất ra là các loại Động cơ và Xe máy, Những sản phẩm này gắn liền với chuyển động cơ học. Vì vậy tất cả các nguyên, vật liệu đều được coi là nguyên, vật liệu chính, không thể thiếu một chi tiết nhỏ nào. Công ty cũng đã tiến hành xây dựng kí hiệu cho các loại nguyên, vật liệu, tuy nhiên những kí hiệu này chưa rõ ràng và chưa được quy định cụ thể. Để thuận tiện trong công tác theo dõi, quản lý nguyên, vật liệu được tốt và tránh nhầm lẫn trong hạch toán nguyên vật liệu, công ty nên sử dụng bảng mã cho nguyên, vật liệu.
Sổ danh điểm nguyên, vật liệu bao gồm tất cả các loại nguyên, vật liệu được sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. Trong đó thống nhất tên gọi, mã hoá cũng như đơn vị tính của từng vật liệu. Để lập bảng mã nguyên, vật liệu điều quan trọng nhất là phải xây dựng được một bộ mã hoá khoa học và hợp lý. Việc sắp xếp các mã nguyên, vật liệu một cách trật tự, logic sẽ giúp cho việc theo dõi, tra cứu thuận tiện hơn.
Mã vật liệu có thể xây dựng theo kiểu dãy chữ, số kết hợp. Một mã số là một dãy bao gồm ba nhóm chữ, số:
- Nhóm chữ số đầu có 04 chữ số ứng với loại nguyên vật liệu dùng cho xưởng nào ( 152.4: NVL xuất cho xưởng 1để lắp ráp Xe máy, 152.6: NVL xuất cho xưởng số 2 để lắp ráp Động cơ)
- Nhóm thứ 2 gồm 02 chữ cái: ứng với từng loại Xe
- Nhóm thứ 3 gồm 03 chữ số ứng với tên của từng vật liệu trong nhóm.
Với cách xây dựng đó, bảng mã nguyên, vật liệu có thể đ ược lập theo mẫu trang bên:
Bảng mã nguyên liệu, vật liệu
Nhóm Mã linh kiện Tên linh kiện Đơn vị tính Ghi chú
152.4 152.4-AF-001 Khung xe Chiếc Xe C100
152.4 152.4-AF-002 Bình xăng Chiếc Xe C100
... 152.4 152.4-BF-001 Khung xe Chiếc Xe C110 152.4 152.4-BF-002 Bình xăng Chiếc Xe C110 ... 152.6 152.6-CF-001 Đầu xi lanh Bộ Xe C110 152.6 152.6-CF-002 Lốc máy Chiếc Xe C110 ... 152.6 152.6-DF-001 Đầu xi lanh Bộ Xe C110 152.6 152.6-DF-002 Lốc máy Chiếc Xe C110
Bảng 3.1: Bảng mã nguyên liệu, vật liệu 3.2.2. Hoàn thiện về ghi chép Sổ chi tiết nguyên, vật liệu
Công ty sử dụng Sổ chi tiết nguyên vật liệu nhằm theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn của từng vật liệu theo chỉ tiêu số lượng và giá trị. Để tiện theo dõi và đối chiến với kế toán tổng hợp, yêu cầu kế toán của công ty nên chuyển việc sử dụng Sổ kế toán chi tiết nguyên, vật liệu trong phần hạch toán tổng hợp (Biểu 2.14 – trang 45) sang phần hạch toán chi tiết thay cho phần theo dõi Thẻ chi tiết nguyên, vật liệu. Căn cứ để vào Sổ cái các Tài khoản nên lấy từ số liệu trên các Chứng từ ghi sổ. Làm như vậy sẽ đúng theo quy trình ghi sổ của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Mặt khác sẽ tránh sự trùng lặp công việc của các nhân viên kế toán và giảm thiểu được số lượng