14. Biểu số: Sổ chi tiết tài khoản ( theo quyết định 15-TC/QĐ/CĐKT của
3.3.1. Kế toán chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng là những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động tiêu thụ hàng hoá. Chi bán hàng của công ty chủ yếu bao gồm : Lương nhân viên bán hàng, thưởng nhân viên bán hàng, các khoản trích theo lương ( BHXH, BHYT, KPCĐ ), chi phí bảo hiểm thất nghiệp, chi phí vận chuyển, tiếp thị và khuyến mại.
Khi phát sinh các khoản chi phí bán hàng, phòng kinh doanh cần tập hợp đầy đủ chứng từ chứng minh các khoản chi đó là có thực, hợp lý để kế toán có căn cứ tập hợp chi phí bán hàng.
- Chứng từ ban đầu: Để kế toán chi phí bán hàng, cần căn cứ trên
Phiếu chi tiền mặt, giấy báo Nợ của ngân hàng, Bảng kê chi tiền mặt, Chứng từ vận chuyển, Hoá đơn thanh toán của các dịch vụ mua ngoài, Bảng tính lương và BHXH, BHYT, KPCĐ,. . .
Để tập hợp chi phí bán hàng kế toán sử dụng TK 641- chi phí bán hàng. Tuy nhiên, hiện nay công ty chỉ sử dụng tài khoản chi tiết cấp 2 : TK 6411- chi phí nhân viên bán hàng. Tài khoản này được mở thành các tài khoản cấp 3 như sau:
TK 64111: Nhân viên- lương TK 64112 : Nhân viên- thưởng TK 64113 : Nhân viên- BHXH TK 64114 : Nhân viên- BHYT TK 64115 : Nhân viên – công đoàn TK 64115 : Chi phí bảo hiểm thất nghiệp TK 64116 : Chi phí vận chuyển
TK 64117: Tiếp thị, khuyến mại
Ví dụ : trong tháng 12/2008 có nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng là cước vận chuyển Tín thành.Kế toán viết phiếu chi để thanh toán.Quy trình như sau:
Cuối tháng, kế toán chi phí tổng hợp theo quy trình Vào địa chỉ
Http://fifa2007.ho.fpt.vn/mis/exp/exp0101.aspx
Chọn Expense Report Chọn thời điểm
From Date : 01/12/2008 To Date: 31/12/2008 View Report
Căn cứ vào đó, kế toán lập phiếu kế toán xác định chi phí bán hàng, kết chuyển sang tài khoản 911.Quy trình
Payments Actions View Phiếu kế toán
Cuối tháng, kế toán tổng hợp các khoản chi phí bán hàng trong kỳ
Biểu số 1.11.
Tập đoàn FPT
Công ty TNHH Bán lẻ FPT
SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG – Lương nhân viên
Tháng 12 năm 2008
Mã tài khoản
Dư đầu kỳ Ngày GD Ngày HT Số GD Số chứng từ Loại tiền Tỷ
giá Diễn giải
Số dư ngoại tệ Số dư bản tệ Ghi nợ Ghi có Ghi nợ Ghi có Ghi nợ Ghi có 1.Số dư đầu kỳ 2. Số phát sinh trong kỳ
6411010100 3,441,206,681 3,441,206,681 7/1/09 31/12/08 1611910 526373 VND 1 K/c Chi phi BH: Nhân viên - STORE - HN3 0 0 0 270,172,588 6411010100 3,441,206,681 3,441,206,681 31/12/08 31/12/08 9208 VND 1 45TH: Lương mềm 2008 – CK 0 0 154,025,000 0
6411010100 3,441,206,681 3,441,206,681 2/1/09 31/12/08 1544249 519615 VND 1 Truy thu lương LM 45TH T12/08 0 0 0 -3,468,638 6411010100 3,441,206,681 3,441,206,681 2/1/09 31/12/08 1544249 519615 VND 1 Truy thu lương LM 45TH T12/08 0 0 -3,468,638 0
…. ……. ……..
6411010100 3,441,206,681 3,441,206,681 2/1/09 31/12/08 1543852 519396 VND 1 45TH: Truy thu lương T12/08 của AnhDTL 0 0 -936,774 0 6411010100 3,441,206,681 3,441,206,681 31/12/08 31/12/08 9208 VND 1 Estore: Lương mềm 2008 – CK 0 0 97,284,000 0 6411010100 3,441,206,681 3,441,206,681 27/12/08 27/12/08 9118 VND 1 Estore: Thưởng tết âm lịch 2009 0 0 9,850,000 0 6411010100 3,441,206,681 3,441,206,681 19/12/08 19/12/08 9090 VND 1 ESTORE : Luong CK T12/2008 0 0 19,700,000 0 6411010100 3,441,206,681 3,441,206,681 7/1/09 31/12/08 1598623 525307 VND 1 FSC: Điều chỉnh sai ĐK TK lương tháng 13/08 0 0 -6,000,000 0 6411010100 3,441,206,681 3,441,206,681 27/12/08 27/12/08 9118 VND 1 FSC: Thưởng tết âm lịch 2009 0 0 6,000,000 0
3. Cộng phát sinh 397.006.558 397.006.558 4. Số dư cuối kỳ
Biểu số 1.12.
Tập đoàn FPT
Công ty TNHH Bán lẻ FPT
SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG- Nhân viên- BHYT
Tháng 12 năm 2008
Mã tài khoản
Dư đầu kỳ Ngày
GD Ngày HT Số GD
Số chứng
từ Loại tiền giáTỷ Diễn giải
Số dư ngoại tệ Số dư bản tệ Ghi nợ Ghi có Ghi nợ Ghi có Ghi nợ Ghi có 1. Số dư đầu kỳ 2. Số phát sinh 6411010500 15,614,000 15,614,000 8/1/09 31/12/08 1628235 527130 VND 1
K/c Chi phi BH: Nhân viên - STORE -
HN3 0 0 2,141,000 0
6411010500 15,614,000 15,614,000 8/1/09 31/12/08 1628456 527197 VND 1
K/c Chi phi BH: Nhân viên - STORE -
HN3 0 0 0 -2,141,000
6411010500 15,614,000 15,614,000 8/1/09 31/12/08 1628456 527197 VND 1
K/c Chi phi BH: Nhân viên - STORE -
HN3 0 0 -2,141,000 0
6411010500 15,614,000 15,614,000 3/1/09 31/12/08 1548017 521027 VND 1
Điều chỉnh giảm BHYT do trích thừa
2008 0 0 0 -2,467,000
6411010500 15,614,000 15,614,000 3/1/09 31/12/08 1548017 521027 VND 1
Điều chỉnh giảm BHYT do trích thừa
2008 0 0 -2,467,000 0
6411010500 15,614,000 15,614,000 31/12/08 31/12/08 9276 VND 1
Điều chỉnh giảm do trích thừa BHYT
2008 0 0 0 2,467,000
6411010500 15,614,000 15,614,000 19/12/08 19/12/08 9098 VND 1 STORE-45 : Trich BHYT CK T12/2008 0 0 326,000 0 6411010500 15,614,000 15,614,000 7/1/09 31/12/08 1611914 526373 VND 1 K/c Chi phi BH: Nhân viên - E-STORE. 0 0 0 116,000 6411010500 15,614,000 15,614,000 19/12/08 19/12/08 9098 VND 1 ESTORE : Trich BHYT CK T12/2008 0 0 116,000 0 3. Cộng số phát sinh -2.025.000 -2.025.000 4. Số dư cuối kỳ
3.3.2. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất kỳ một hoạt động nào. Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty bao gồm : tiền điện thoại- fax- nhắn tin, tiền thuê nhà, tiền điện- nước, chi phí hành chính……
Để kế toán doanh thu bán hàng, kế toán sử dụng chứng từ bao gồm: Phiếu chi, giấy báo Nợ ngân hàng, Bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương, Bảng khấu hao TSCĐ và các chứng từ khác có liên quan.
Để tập hợp các khoản chi phí này, kế toán sử dụng tài khoản 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp. Hiện nay, công ty chỉ sử dụng tài khoản cấp 2 TK 6421- Chi phí nhân viên quản lý và được mở chi tiết thành các tài khoản cấp 3 như sau:
TK 64211 : Chi phí quản lý- điện thoại- fax- nhắn tin TK 64212 : Chi phí quản lý- đường truyền- kết nối TK 64213 : Thuê nhà
TK 64214 : Điện nước
TK 64215 : Chi phí hành chính
Ví dụ: Trong tháng 12 năm 2008 có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp là khoản mua nước uống Laska. Kế toán viết phiếu chi để ghi nhận.
Số liệu tập hợp về chi phí quản lý doanh nghiệp theo tiểu khoản 642 như sau: Đường dẫn :
Http://fifa2007.ho.fpt.vn/mis/exp/exp0101.aspx
Chọn Expense Report Chọn thời điểm
From Date : 01/12/2008 To Date: 31/12/2008 View Report
Căn cứ vào đó, kế toán lập phiếu kế toán xác định chi phí quản lý doanh nghiệp, kết chuyển sang tài khoản 911.Quy trình
Payments Actions View Phiếu kế toán
Cuối tháng, kế toán tổng hợp các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ
Biểu số 1.13
Tập đoàn FPT
Công ty TNHH Bán lẻ FPT
SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP- Lương nhân viên
Tháng 12 năm 2008 Mã tài khoản Dư đầu kỳ Ngày GD Ngày HT Số GD Số chứng từ Loại tiền Tỷ
giá Diễn giải
Số dư ngoại tệ Số dư bản tệ Ghi nợ Ghi có Ghi nợ Ghi có Ghi nợ Ghi có 1. Số dư đầu kỳ 2. Số phát sinh
6421010100 4,338,771,450 4,338,771,450 7/1/09 31/12/08 1612508 526377 VND 1 K/c CPQL-Nhân viên - FHO 0 0 0 578,445,201 6421010100 4,338,771,450 4,338,771,450 31/12/08 31/12/08 1541359 517592 VND 1 Hoàn trích lương mềm quý 1/2008 0 0 -228,427,999 0 6421010100 4,338,771,450 4,338,771,450 31/12/08 31/12/08 9224 VND 1 FHO: Lương mềm 2008 bổ sung 0 0 30,000,000 0 6421010100 4,338,771,450 4,338,771,450 31/12/08 31/12/08 9208 VND 1 FHO: Lương mềm 2008 - CK 0 0 59,481,000 0
……. …… ….. ….. …… ….. …..
6421010100 4,338,771,450 4,338,771,450 1/1/09 31/12/08 1542654 518510 VND 1 FHO: DC giảm khoản trợ cấp Thai sản Q4/2008 0 0 0 -17,323,200 6421010100 4,338,771,450 4,338,771,450 7/1/09 31/12/08 1612526 526377 VND 1 K/c CPQL-Nhân viên - FAD 0 0 0 284,400,000 6421010100 4,338,771,450 4,338,771,450 31/12/08 31/12/08 9205 VND 1 Lương mềm 2008 - TM TưởngTK 0 0 4,800,000 0 6421010100 4,338,771,450 4,338,771,450 31/12/08 31/12/08 9203 VND 1 FAD: Lương mềm 2008 - TM - ThảoDP 0 0 12,000,000 0 6421010100 4,338,771,450 4,338,771,450 27/12/08 27/12/08 9118 VND 1 FAD: Thưởng tết âm lịch 2009 0 0 12,040,000 0 6421010100 4,338,771,450 4,338,771,450 19/12/08 19/12/08 9090 VND 1 FAD : Luong CK T12/2008 0 0 24,080,000 0
……. ……… ………. ………. ………. ………. …………. …….. 3.Cộng phát sinh …. …. 298..156..321 298..156..321 4. Số dư cuối kỳ
3.3.3. Hạch toán xác định kết quả
Sau một kỳ hạch toán, kế toán tiến hành xác định kết quả hoạt động kinh doanh. Để hạch toán xác định kết quả, kế toán sử dụng các tài khoản: TK 5111 : Doanh thu bán hàng hoá
TK 5113 : Doanh thu cung cấp dịch vụ TK 515 : Doanh thu hoạt động tài chính TK 531 : Hàng bán bị trả lại
TK 632 : Giá vốn hàng bán TK 711 : Thu khác
TK 811 : Chi khác
TK 911 : Xác định kết quả kinh doanh TK 421 : Lợi nhuận chưa phân phối
Cuối kỳ, kế toán đặt lệnh yêu cầu máy tính thực hiện bút toán kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh, in sổ chi tiết tài khoản 911. Kế toán thực hiện kết chuyển doanh thu bán hàng
Quy trình thực hiện như sau:
Chạy công thức kết chuyển đã được định nghĩa để tạo bút toán :
GL> Journals> Generate> Allocation
Chọn công thức từ danh sách tạo sẵn
Nợ TK 511 9,275,603,810
Có TK 911 9,275,603,810
Tương tự thực hiện kết chuyển các khoản doanh thu tài chính, chi phí tài chính, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.
Căn cứ các số liệu tập hợp được, kế toán lập chi tiết TK 911.Quy trình như sau:
Biểu số 1.14.
Tập đoàn FPT
Công ty TNHH Bán lẻ FPT
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 911- Xác định kết quả
Tháng 12 năm 2008 Mã tài khoản Dư đầu kỳ Ngày GD Ngày HT Số GD Số chứng từ Loại tiền Tỷ
giá Diễn giải
Số dư ngoại tệ Số dư bản tệ Ghi nợ Ghi có Ghi nợ Ghi có Ghi nợ Ghi có 1. Số dư đầu kỳ. 2. Số phát sinh 9111000000 166.499.226.728 166.499.226.728 7/1/09 31/12/08 1612595 526377 VND 1 K/c CPQL: Đồ dùng văn phòng - FHO 0 0 351.905 0 9111000000 166.499.226.728 166.499.226.728 7/1/09 31/12/08 1612508 526377 VND 1 K/c CPQL-Nhân viên - FHO 0 0 700.027.201 0 9111000000 166.499.226.728 166.499.226.728 7/1/09 31/12/08 1612134 526373 VND 1 K/c CPBH:Tiếp thị-khuyến mại - FHO 0 0 108.523.227 0 9111000000 166.499.226.728 166.499.226.728 7/1/09 31/12/08 1611829 526373 VND 1 K/c Chi phi BH: Nhân viên - FHO 0 0 1.500.000 0
…. ….. …. …..
9111000000 166.499.226.728 166.499.226.728 8/1/09 31/12/08 1628538 527205 VND 1 K/c Lãi kinh doanh - E-STORE. 0 0 235.194.794 0 9111000000 166.499.226.728 166.499.226.728 8/1/09 31/12/08 1628482 527202 VND 1 K/c Doanh thu bán hàng - E-STORE. 0 0 0 121.113.472 9111000000 166.499.226.728 166.499.226.728 7/1/09 31/12/08 1613208 526382 VND 1 K/c Thu nhập khác - E-STORE. 0 0 0 410.565.296 3.Cộng số phát sinh 9,351,254,034 9,351,254,034
PHẦN 4 : HOÀN THIỆN KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH BÁN LẺ FPT
4.1. Đánh giá về công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá tại công ty
Ưu điểm : Với quy mô hoạt động kinh doanh lớn, lại nhiều chi nhánh ở
các tỉnh khác nhau nên hoạt động kế toán trong công ty có khối lượng công việc và ngiệp vụ nhiều. Vì vậy công tác kế toán đòi hỏi phải có sự quản lý và cập nhật thông tin, số liệu kịp thời, nhanh chóng, chính xác. Với việc sử dụng phần mềm kế toán máy Oracle, cùng đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ cao về chuyên môn, am hiểu về các chuẩn mực kế toán, chương trình kế toán máy giúp cho việc tiếp cận thông tin kế toán được dễ dàng, cập nhật số liệu kịp thời, nhanh chóng. Sổ sách kế toán được ghi chép rõ ràng, sạch sẽ. Các tài liệu kế toán được bảo quản cẩn thận theo luật định.
Phòng kế toán đã cung cấp các thông tin kế toán phản ánh trung thực và hợp lý tình hình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp, giúp cho ban Giám đốc đưa ra các quyết định quản trị, giúp cấp trên nắm được tình hình sử dụng vốn nhà nước.
- Đối với công tác tổ chức hạch toán ban đầu
+ Các chứng từ được kiểm tra giám sát chặt chẽ, hoàn chỉnh và xử lý kịp thời
+ Công ty có kế hoạch lưu chuyển chứng từ tương đối tốt, các chứng từ được phân loại, hệ thống hoá theo các nghiệp vụ ,chi nhánh, trình tự thời gian trước khi đi vào lưu trữ.
- Đối với công tác hạch toán tổng hợp
+ Việc mở các tài khoản chi tiết theo chi nhánh, theo mặt hàng giúp thuận tiện hơn trong quá trình ghi chép, tránh chồng chéo, theo dõi dễ dàng.
+ Thực hiện kế toán hang tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là hợp lý, do công ty kinh doanh đa dạng nhiều loại mặt hàng. + Công ty chọn hình thức nhật ký chung làm hình thức ghi sổ là hợp lý vì hình thức này vừa đơn giản, thuận tiện cho công ty khi sử dụng kế toán máy.
Nhược điểm :
- Hàng tồn kho là một khoản mục quan trọng đối với công ty, đặc biệt do đặc điểm của công ty kinh doanh những mặt hàng điện tử, công nghệ cao- là những hàng hóa có giá cả biến động thường xuyên trên thị trường, nhanh lỗi thời do tốc độ phát triển mạnh mẽ của Khoa học- công nghệ hiện nay. Tính từ đầu năm 2008 đến cuối năm 2008, giá mặt hàng điện thoại trung bình giảm 8%. Vì thế trong số mặt hàng đang lưu kho tại công ty luôn có những mặt hàng bị giảm giá. Trong khi đó, hầu như các năm công ty lại không hề lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Điều này gây ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của công ty.
- Sổ chi tiết áp dụng tại công ty chưa hợp lý về kết cấu : chưa phản ánh được số dư đầu kỳ cũng như số dư cuối kỳ, mà chỉ phản ánh được số phát sinh trong kỳ.
- Sổ chi tiết được mở cho từng đối tượng cụ thể tuy nhiên công ty lại không có sổ chi tiết tổng hợp của tài khoản đó như có sổ chi tiết chi phí bán hàng- lương nhân viên, sổ chi tiết chi phí bán hàng- nhân viên BHXH,…. Nhưng lại không có sổ chi tiết TK 642, nên không thể hiện được tổng quát về chi phí bán hàng chung của toàn công ty.
- Công ty không thực hiện lập sổ cái mà sử dụng hệ thống Trial Balance. Mặc dù Trial Balance cũng phản ánh được số dư đầu kỳ,
số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ, tuy nhiên lại không phản ánh được nội dung cũng như bản chất của các nghiệp vụ ( tài khoản đối ứng, nội dung các nghiệp vụ….. ).Ngoài ra không thể hiện được chi tiết của từng tài khoản. Do đó hạn chế trong việc cung cấp thông tin.
- Một số chứng từ như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi vẫn sử dụng theo mẫu cũ ( theo quyết định số 1141-