14. Biểu số: Sổ chi tiết tài khoản ( theo quyết định 15-TC/QĐ/CĐKT của
3.1. Kế toán quá trình mua hàng
3.1.1. Phương thức mua hàng
Hàng hoá được mua vào dưới hình thức mua lẻ, được thực hiện theo nhiều hình thức: đặt hàng qua mail cho PM (có thể gọi điện thoại trước), đặt hàng trực tiếp với nhà phân phối, mua trực tiếp từ nhà phân phối.
Quy trình mua hàng được thực hiện qua các bước như sau:
- Xác định nhu cầu mua hàng và lập kế hoạch mua hàng
- Xem xét và phê duyệt kế hoach mua hàng
- Tìm kiếm, đánh giá lựa chọn nhà phân phối
- Ký kết hợp đồng
- Đặt hàng
- Nhận và kiểm tra hàng hoá
- Thanh toán đơn hàng
Số tiền hàng mua được thanh toán trên cơ sở hoá đơn và hợp đồng ký kết bằng cách : trả chậm, trả trước ( tạm ứng, đặt cọc… ), trả ngay hoặc bù trừ. Mỗi một phương thức mua hàng đều liên quan tới những thoả thuận về địa điểm, cách thức, trách nhiệm giao nhận hàng và thanh toán chi trả tiền hàng cũng như các chi phí khác liên quan.
Do hàng hoá đều là mua ngoài, vì vậy giá nhập kho là giá thực tế của hàng hoá mua vào:
Giá trị hàng mua vào
=
Giá mua ghi trên hóa đơn (chưa bao gồm VAT)
Các chi phí mua hàng phát sinh được tính vào giá của hàng hoá nhưng hạch toán riêng. Cuối kỳ, chi phí thu mua được phân bổ cho hàng tiêu dùng Chi phí thu mua phân Chi phí thu mua Đk + phát sinh trong kỳ Trị giá = x hàng bổ cho hàng tiêu dùng Trị giá mua hàng + Trị giá mua hàng xuất tthụ xuất tiêu thụ tồn cuối kỳ
3.1.2. Tài khoản sử dụng
Để hạch toán nghiệp vụ mua hàng, kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 1561: Hàng hoá : dùng để phản ánh sự biến động tăng, giảm và số hiện có hàng hoá theo giá thực tế.
Tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 sau : TK 1561: Hàng hoá
TK 1562 : Hàng hoá- TKTG- chuyển kho nội bộ TK 1563 : Hàng hoá- TKTG- chênh lệch giá kho TK 1569 : Hàng hoá- TKTG- nhận hàng hoá- PO- INV
TK 1562 : phản ánh chi phí thu mua phát sinh trong giai đoạn mua hàng như chi phí vận chuyển từ nơi mua đến công ty, chi phí bảo quản, hao hụt định mức khi mua, chi phí thu mua khác…..
3.1.3. Kế toán chi tiết mua hàng
Các chứng từ sử dụng trong kế toán mua hàng gồm : - Giấy đề nghị nhập mua hàng
- Hoá đơn mua hàng - Phiếu nhập kho
- Biên bản kiểm kê hàng hoá
Dựa trên báo cáo doanh số, tình hình kinh doanh hiện tại và xu hướng thị trường, PM lập kế hoạch mua hàng (cả đối với những hãng cũ và mới). Giám
đốc kinh doanh sẽ xem xét kế hoạch mua hàng. Sau khi được tổng giám đốc phê duyệt sẽ tiến hành mua hàng phục vụ cho hoạt động kinh doanh.
Khi mua hàng kế toán nhận hoá đơn mua hàng và phiếu nhập kho để làm cơ sở nhập số liệu vào máy về số hàng nhập kho.
Ví dụ : Ngày 4/5/2009, công ty nhận một nghiệp vụ mua hàng. Việc nhập đơn hàng vào máy được thực hiện như sau :
Đường dẫn: Purchasing -> Purchase Orders ->Purchase Orders
Nhập thông tin chung : PO,Rev = 006659- 040509
Supplier[Select] = Công ty TNHH Phân phối FPT
Site[Select]= PT NOI BO Ship-To[Select] = FRT HN Bill-To[Select] = FRT HN Currency :VNĐ (mặc định) Nhập thông tin chi tiết Item[Select]
Type= Goods
Quantity ( số lượng )
Save
Để theo dõi hàng hoá :
Biểu số 1.8 Tập đoàn FPT Công ty TNHH Bán lẻ FPT SỔ CHI TIẾT Tài khoản : 1561 Tháng 3 n ăm 2008 Mã tài khoản Dư đầu kỳ Ngày GD Ngày HT Số GD Số chứng từ Loại tiền Tỷ
giá Diễn giải
Số dư ngoại tệ Số dư bản tệ Ghi nợ Ghi có Ghi nợ Ghi có Ghi nợ Ghi có 1.S ố dư đ ầu k ỳ 2. S ố ph át sinh 1561000000 55.106.081.692 50.647.271.793 3/3/2008 3/3/2008 18704343 18704343 VND 1 0 0 7.241.055 0 1561000000 55.106.081.692 50.647.271.793 3/3/2008 3/3/2008 18701578 18701578 VND 1 0 0 6.272.730 0 1561000000 55.106.081.692 50.647.271.793 1/3/2008 1/3/2008 18628386 18628386 VND 1
Chuyển kho 45TH >> 5 Đào Duy
Anh 0 0 0 0 …. ….. ….. 1561000000 55.106.081.692 50.647.271.793 1/3/2008 1/3/2008 18668705 18668705 VND 1 Xuất hàng theo SO số 12851 - 45TH 0 0 0 0 1561000000 55.106.081.692 50.647.271.793 1/3/2008 1/3/2008 18667892 18667892 VND 1 Xuất hàng theo SO số 12858 - 45TH 0 0 0 0 1561000000 55.106.081.692 50.647.271.793 1/3/2008 1/3/2008 18668706 18668706 VND 1 Xuất hàng theo SO số 12851 - 45TH 0 0 0 16.599.440 1561000000 55.106.081.692 50.647.271.793 1/3/2008 1/3/2008 18667923 18667923 VND 1 Xuất hàng theo SO số 12848 - 45TH 0 0 0 14.427.510 3. C ộng ph át sinh 8.411.189.990 9.044.564.768
3.2. Kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá
3.2.1. Phương thức tiêu thụ và thanh toán áp dụng tại công ty
Công ty bán hàng dưới 2 hình thức : bán hàng tại Store và bán hàng liên Store.
Bán hàng tại Store là hình thức bán hàng trực tiếp ngay tại cửa hàng ( Shop ). Nhân viên bán hàng Giới thiệu khách hàng về thông tin sản phẩm, chương trình khuyến mại (nếu có). Khi khách hàng đồng ý mua sản phẩm. Nhân viên bán hàng xác nhận thông tin giao dịch với khách hàng. Nhân viên bán hàng thu tiền và chuyển cho kế toán.
Bán hàng liên Store : Trường hợp khách hàng mua hàng ở TP/Tỉnh này nhưng muốn giao hàng (tặng) cho một người khác ở TP/Tỉnh khác. Nhân viên bán hàng (bên bán) sẽ xác định nhu cầu khách hàng về sản phẩm, thông tin người nhận hàng (Tên, địa chỉ, Tel…) và kiểm tra khả năng đáp ứng tại nơi giao hàng (Sản phẩm, số lượng, thời gian giao hàng). Sau đó, nhân viên bán hàng thu tiền và chuyển cho kế toán, phát hành hóa đơn cho người mua hàng hoặc phát hành hóa đơn cho người nhận hàng nếu người mua có yêu cầu (trường hợp này nơi giao hàng phát hành hóa đơn).
Quy trình bán một loại hàng hóa của công ty trải qua các bước cơ bản sau đây: - Thoả thuận với khách hàng về giá cả, phương thức bán hàng và thực hiện lập, ký kết các văn bản cần thiết.
- Tìm kiếm các thông tin khách hàng trên hệ thống để kiểm tra xem đã có mã khách hàng này chưa.
- Nhân viên bán hàng thực hiện kiểm tra lượng hàng tồn kho. - Kế toán bán hàng thực hiện xác nhận đơn hàng
- Kế toán phải thu kiểm tra và xử lý hạn mức tín dụng cho khách hàng đó. - Đơn hàng được xác nhận và không bị treo bởi hạn mức tín dụng.
Việc thanh toán với người mua về hàng hoá bán ra được thực hiện dưới nhiều phương thức :
- Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt
- Thanh toán bằng phương thức chuyển khoản qua ngân hàng với điều kiện người mua có quyền từ chối không thanh toán một phần hoặc toàn bộ giá trị hàng mua, do khối lượng hàng gửi đến cho người mua không phù hợp với hợp đồng về số lượng hoặc chất lượng và quy cách.
3.2.2. Tài khoản sử dụng
Để hạch toán quá trình bán hàng, kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 5111 : Doanh thu bán hàng hoá
TK 531 : Hàng bán bị trả lại TK 33311 : Thuế GTGT đầu ra TK 632 : Giá vốn hàng bán
Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản khác như TK 337, TK 156, TK 157… 3.2.3. Kế toán chi tiết bán hàng
Các chứng từ sử dụng trong kế toán bán hàng gồm : - Hoá đơn bán hàng
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Bảng kê hàng hoá bán ra
- Phiếu xuất kho
- Giấy đề nghị xuất hàng
Đầu ra của quá trình bán hàng là hóa đơn GTGT, được thực hiện bởi kế toán bán hàng.
Ví dụ : Ngày 29 tháng 12 năm 2008 công ty có nghiệp vụ bán hàng tại showroom của công ty, quy trình bán hàng được thực hiên như sau :
- Nhân viên bán hàng đón tiếp khách hàng và giới thiệu 1 số các chủng loại của mặt hàng khách hàng đó muốn mua, giới thiệu giá cả sau đó thống nhất về giá cả sản phẩm cho khách
- Ký kết các văn bản cần thiết, đầu ra của quá trình này là hợp đồng bán hàng và các chứng từ khác (nếu có)
- Tìm kiếm các thông tin khách hàng trên hệ thống để kiểm tra xem đã có mã khách hàng này chưa, sau đó thông tin về khách hang sẽ được tự động lưu trên hệ thống.
- Nhập các thông tin cần thiết như: ngày đặt hàng, tên khách hàng, phương thức thanh toán, bảng giá mặt hàng...
- Nhân viên bán hàng thực hiện kiểm tra lượng hàng tồn kho
- Nhân viên bán hàng thực hiện ghi nhận đơn hàng sau đó chuyển sang kế toán bán hàng
Kế toán bán hàng thực hiện các công việc sau:
- Ghi nhận đơn hàng do nhân viên bán hàng đem tới, các thủ tục như sau: - Đường dẫn: Orders, Returns> Sales order
[Tab] Main
Customer(khách hàng), khách lẻ Laptop 45 Thái Hà, sau đó hệ thống sẽ tự cập nhật :
Order type ( kiểu bán hàng ) - < 15.1.1.1.5014.19011101.1101 >
Price List( bảng giá) - < Bảng giá FRTHN - VND >
Salesperson ( người bán ) - < Bùi Thị Thanh Thảo > Currency (đơn vị tiền tệ, mặc định VND)
[Tab] Additional information
[Tab] Others
Payment Terms( phương thức thanh toán), 0 (trả tiền ngay) Ware House ( kho hàng đơn vị) 941
Save đơn hàng
Sau đó đơn hàng sẽ được tự động ghi nhận trên hệ thống
Sau đó chọn tab Line Items để nhập thông tin cho các dòng đơn hàng
[Tab] Main
Ordered Item : Notebook HP Compaq CQ40- 108TU Core Duo T3200 HP IDA 07 carrying case- GH694PA
Tax Code : “VAT-5%” ( Bắt buộc phải có )
Sau khi nhập thông tin về hàng hoá, người nhập sẽ kiểm tra số lượng hàng tồn kho trên Subinventory
[Button] Sub Availability
Trong đó:
On Hand Qty: Số lượng hàng hoá thực tế còn trong kho. Qty Reservable : Số lượng hàng hoá có thể bán được.
Nếu lượng hàng trong kho vẫn đủ để bán, tiếp tục nhập thông tin còn lại của đơn hàng
[Tab] Pricing
Price List :(Bắt buộc phải có) Bảng giá FRT HN-VND Payment Terms : “Trả ngay” ( Bắt buộc phải có )
[Tab] Shipping
Subinventory:) (Có thể nhập tại màn hình Sales Order hoặc nhập khi giữ hàng) 0114300000– kho hàng bán 45 Thái Hà.
Sau đó, thực hiện thao tác chọn vị trí kho hàng và in hóa đơn
[Tab] Order Information
[Button] Acction
Chọn Reservation
Sub Inventory: 0114300000 Locator : 941
Reservation Qty: <1>
[Button] Print : Để in hóa đơn
* Bán Hàng trực tuyến trên qua trang Web của công ty
- Khách hàng truy cập vào trang web có địa chỉ : http://www.vimua.com tham khảo về mặt hàng và giá cả của sản phẩm cần mua.
- Khách hàng xem tên sản phẩm cần mua sau đó click vào sản phẩm trên màn hình để xem đầy đủ tính năng và giá cả cũng như khuyến mại cho sản phẩm đó hoặc có thể dùng tính năng tìm kiếm để tìm nhanh sản phẩm mình cần mua chính xác.
- Nếu khách hàng quyết định mua sản phẩm đó thì sẽ click vào phần “ mua ngay ” sản phẩm đó trên trang web, bên cạnh cửa sổ màn hình đang có hình ảnh về sản phẩm.
- Mặc cả trực tuyến với các tư vấn viên ( nhân viên bán hàng online ) của công ty qua cửa sổ chat tại trang web.
- Sau khi quyết định mua hàng khách hàng chọn mục mua hàng thì sẽ có phần đăng ký nhanh để đăng nhập thành viên của trang web tạo điều kiện để cho các tư vấn viên kiểm tra thông tin về khách hàng làm căn cứ xuất hóa đơn.
- Sau khi hóa đơn được xác nhận thì tư vấn viên xuất hóa đơn và sử dụng dịch vụ chuyển phát giao hàng đến tận nơi cho khách hàng.
- Bên vận chuyển sẽ giao hàng, nhận tiền và giữ 2 liên còn lại của hóa đơn sẽ chuyển về cho kế toán của công ty.
- Công việc nhập hóa đơn vào hệ thống sẽ do kế toán trực tiếp tại công ty thực hiện lập phiếu thu.
Kết thúc quy trình bán hàng
Hoá đơn GTGT ở công ty được lập thành 3 liên theo đúng chế độ kế toán Liên1 : Lưu tại quyển gốc
Liên 2: Khách hàng giữ (Hoá đơn đỏ)
Để xem sổ chi tiết bán hàng cho từng loại sản phẩm.Ví dụ : Notebook HP Compaq CQ40. Kế toán vào đường dẫn
Chọn Sale Report Sale 0801-Sale by invoice Notebook HP Compaq CQ40
Biểu số 1.9.
(Trích) SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG
Tháng 12/2008 Hàng hoá: Notebook HP Compaq CQ40
Chứng từ Nội dung Số lượng Số tiền Trong đó
Số Ngày Doanh số Thuế GTGT Tiền vốn phí
Dư tháng 11 sang: Tháng 12/2008
0012526 05/12 CT cổ phần thương mại
tin học Phương Nam
1 bộ 10,190,476 509,524 9,018,075
0012953 29/12 CT cổ phần thương mại
tin học Phương Nam
1 bộ 10,190,476 509,524 9,018,075
………. …… ………. …… …… …… ……
Cộng phát sinh: 61,142,856 3,057,143 54,108,405
Khi nhận được đầy đủ những chứng từ đảm bảo số hàng đã được bán, căn cứ vào Hoá đơn bán hàng, Phiếu nhập kho, sau khi kế toán phản ánh doanh thu bán hàng vào Sổ bán hàng, kế toán phải phản ánh giá vốn hàng bán.Do đó kế toán xác định giá vốn hàng bán để ghi vào cột Tiền vốn của lô hàng đã bán đó vào Sổ bán hàng cũng như vào cột xuất của Thẻ kho kế toán.
Để theo dõi giá vốn của mặt hàng:
Biểu số 1.10.
Tập đoàn FPT
Công ty TNHH Bán lẻ FPT
SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN TK 632- Giá vốn hàng bán
Tháng 12 năm 2008
Mã tài khoản
Dư đầu kỳ Ngày GD Ngày HT Số GD Số chứng từ Loại tiền Tỷ
giá Diễn giải
Số dư ngoại tệ Số dư bản tệ Ghi nợ Ghi có Ghi nợ Ghi có Ghi nợ Ghi có 1.Số dư đầu kỳ 2. Số phát sinh trong kỳ
6321000000 119.414.800.280 119.414.800.280 31/12/08 31/12/08 33849153 33849153 VND 1 Xuat hang gui ban VTC 0 0 6.381.818 0 6321000000 119.414.800.280 119.414.800.280 31/12/08 31/12/08 33849278 33849278 VND 1 Xuat hang gui ban VTC 0 0 5.544.205 0 6321000000 119.414.800.280 119.414.800.280 31/12/08 31/12/08 33849154 33849154 VND 1 Xuat hang gui ban VTC 0 0 5.181.818 0 6321000000 119.414.800.280 119.414.800.280 31/12/08 31/12/08 33849281 33849281 VND 1 Xuat hang gui ban VTC 0 0 4.805.628 0 6321000000 119.414.800.280 119.414.800.280 31/12/08 31/12/08 33870997 33870997 VND 1
Xuất hàng theo SO số 26682 - FRT HN: Máy
in 1006 >> Cty CP Bền 0 0 1.927.810 0 6321000000 119.414.800.280 119.414.800.280 1/12/08 25/12/08 32903009 32903009 VND 1 Xuất hàng thanh lý theo biên bản 28/11/08 0 0 136.365 0 6321000000 119.414.800.280 119.414.800.280 1/12/08 25/12/08 32903010 32903010 VND 1 Xuất hàng thanh lý theo biên bản 28/12/08 0 0 45.455 0 6321000000 119.414.800.280 119.414.800.280 1/12/08 25/12/08 32903008 32903008 VND 1 Xuất hàng thanh lý theo biên bản 28/11/08 0 0 45.455 0 6321000000 119.414.800.280 119.414.800.280 1/12/08 25/12/08 32903007 32903007 VND 1 Xuất hàng thanh lý theo biên bản 28/11/08 0 0 45.454 0
………...
cộng số phát sinh 7.018.050.650 7.018.050.650 Số dư cuối kỳ
3.3. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ
3.3.1. Kế toán chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng là những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động tiêu thụ hàng hoá. Chi bán hàng của công ty chủ yếu bao gồm : Lương nhân viên bán hàng, thưởng nhân viên bán hàng, các khoản trích theo lương ( BHXH, BHYT, KPCĐ ), chi phí bảo hiểm thất nghiệp, chi phí vận chuyển, tiếp thị và khuyến mại.
Khi phát sinh các khoản chi phí bán hàng, phòng kinh doanh cần tập hợp đầy đủ chứng từ chứng minh các khoản chi đó là có thực, hợp lý để kế toán có căn cứ tập hợp chi phí bán hàng.
- Chứng từ ban đầu: Để kế toán chi phí bán hàng, cần căn cứ trên
Phiếu chi tiền mặt, giấy báo Nợ của ngân hàng, Bảng kê chi tiền mặt, Chứng từ vận chuyển, Hoá đơn thanh toán của các dịch vụ mua ngoài, Bảng tính lương và BHXH, BHYT, KPCĐ,. . .