+ Hợp đồng mua hàng, phiếu nhập kho. + Hoỏ đơn tài chớnh.
+ Phiều xuất kho của người bỏn.
+ Phiểu kiểm nghiệm chất lượng hàng húa. + Biờn bản thanh lý hợp đồng mua hàng + Biờn bản nhận nợ.
+ Phiếu chi, Uỷ nhiệm chi.
+ Giấy bỏo Nợ của ngõn hàng,….
- Cỏc chứng từ dựng trong thanh toỏn với người mua: + Tờ trỡnh, Hợp đồng bỏn hàng.
+ Húa đơn tài chớnh. + Phiếu xuất kho.
+ Cỏc húa đơn, hợp đồng kinh tế + Phiếu thu.
+ Giấy bỏo cú của ngõn hàng. + Biờn bản nhận nợ,…
2.3.1.2.2. Tài khoản sử dụng trong kế toỏn thanh toỏn
Tài khoản được kế toỏn sử dụng để hạch toỏn cỏc nghiệp thanh toỏn tại Cụng ty là TK 331 – Phải trả người bỏn, TK 131– Phải thu khỏch hàng.
TK 331 được Cụng ty mở thờm cỏc TK chi tiết cho cỏc nhà cung cấp như
sau:
- TK 3311: Phải trả ngắn hạn người bỏn.
+ TK 33111: Phải trả cỏc doanh nghiệp trong nội bộ Tổng Cụng ty. Đối với từng doanh nghiệp trong nội bộ Tổng Cụng ty, TK 33111 Cụng ty theo dừi sỏu cụng ty chuyờn cung cấp hàng húa xi măng thụng qua cỏc mó khỏch sau:
- Đối với Cụng ty xi măng Bỳt Sơn, mó khỏch là: HNBUS. - Đối với Cụng ty xi măng Bỉm Sơn, mó khỏch là: HNBIS. - Đối với Cụng ty xi măng Hoàng Thạch, mó khỏch là: HNHOT. - Đối với Cụng ty xi măng Hải Phũng, mó khỏch là: HNHAP. - Đối với Cụng ty xi măng Hoàng Mai, mó khỏch là: HNHOM. - Đối với tiền phạt do chậm trả cỏc nhà mỏy, mó khỏch là: CTXM. + TK 33112: Phải trả cỏc khoản vận chuyển.
Cụng ty thuờ một số cụng ty chuyờn vận chuyển hàng húa xi măng từ nhà mỏy về cỏc địa bàn và từ kho, ga, cảng tới cỏc cửa hàng của Cụng ty, TK 33112 phản ỏnh tiền trả cho chi phớ vận chuyển hàng húa của Cụng ty.
+ TK 33113: Phải trả cỏc khoản khỏc.
Cỏc khoản phải trả khỏc bao gồm: phải trả tiền chi mụi giới, tiền vệ sinh, tiền sinh hoạt, …
+ TK 33114: Phải trả tiền mua thộp.
Ngoài kinh doanh mặt hàng xi măng là chớnh, Cụng ty cũn mới kinh doanh thờm mặt hàng sắt thộp, TK 33114 phản ỏnh tiền trả cho việc mua thộp để kinh doanh.
+ TK 33115: Phải trả cước vận chuyển xi măng đường sắt.
TK này phản ỏnh tiền chi trả cước vận chuyển xi măng bằng đường sắt. Tiền cước chi trả được tớnh thụng qua số lượng xi măng vận chuyển từ cỏc đầu mối về cỏc cửa hàng
- TK 3312: Cỏc khoản phải trả của CN Thỏi Nguyờn. + TK 33121: Cỏc khoản phải trả vận chuyển của CN. - TK 3313: Cỏc khoản phải trả của CN Lào Cai. - TK 3314: Cỏc khoản phải trả của CN Vĩnh Phỳc. - TK 3315: Cỏc khoản phải trả của CN Phỳ Thọ. - TK 3316: Cỏc khoản phải trả của CN Yờn Bỏi.
TK 131 được Cụng ty mở chi tiết theo từng đối tượng khỏch hàng như sau:
- TK 1311: Phải thu khỏch hàng tại Hà Nội.
+ TK 13111: Phải thu cỏc doanh nghiệp trong nội bộ Tổng Cụng ty. + TK 13112: Phải thu tiền bỏn xi măng của khỏch hàng.
Đối với TK 13112: Phải thu tiền bỏn xi măng, Cụng ty theo dừi tiền thu bỏn xi măng của từng cửa hàng thụng qua cỏc mó cửa hàng của TK này.
+ TK 13113: Phải thu kinh doanh sắt thộp.
TK này phản ỏnh tiền bỏn sắt thộp mà Cụng ty bỏn được và phải thu của khỏch hàng.
+ TK 13114: Tiền thuờ kho phải thu cỏc đơn vị thuờ.
Cụng ty hoạt động dịch vụ cho thuờ kho với một số cụng ty khỏc, vỡ vậy tiểu khoản này dựng để phản ỏnh số tiền thu định kỳ từ việc cho thuờ kho.
+ TK 13115: Phải thu cỏc thành phần kinh tế khỏc. - TK 1312: Phải thu khỏch hàng thuộc CN Thỏi Nguyờn. - TK 1313: Phải thu khỏch hàng thuộc CN Lào Cai. - TK 1314: Phải thu khỏch hàng CN Vĩnh Phỳc. - TK 1315: Phải thu khỏch hàng thuộc CN Phỳ Thọ. - TK 1316: Phải thu khỏch hàng thuộc CN Yờn Bỏi.
Trong quan hệ thanh toỏn với khỏch hàng, với nhà cung cấp cũn cú cỏc tài khoản liờn quan như: TK 111, TK 112, TK 156, TK 511, TK 711, TK 333, TK 627, TK 1561, TK 1562 …
2.3.1.2.3. Quy trỡnh hạch toỏn trong kế toỏn thanh toỏn
Đối với nghiệp vụ thanh toỏn quy trỡnh ghi sổ của Cụng ty cổ phần Thương mại xi măng như sau:
Sơ đồ 2-4
Quy trỡnh ghi sổ kế toỏn mua hàng
Ghi chỳ: Ghi hàng ngày
Ghi cuối thỏng
Đối chiếu số liệu Chứng từ gốc Nhật ký mua hàng Nhật ký chung Sổ cỏi TK 156, 111, 112, 331
Sổ chi tiết hàng mua
Bảng cõn đối số phỏt sinh
Bỏo cỏo tài chớnh
Bảng tổng hợp hàng mua
Sơ đồ 2-5
Quy trỡnh luõn chuyển sổ kế toỏn bỏn hàng
Ghi chỳ: Ghi hàng ngày
Ghi cuối thỏng
Đối chiếu số liệu
Đối với nhà cung cấp: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đó ký kết, Cụng ty cổ phần Thương mại xi măng tiến hành mua xi măng hoặc sắt thộp theo đỳng thời gian và cỏc quy định khỏc trong hợp đồng. Hàng húa được vận chuyển về kho của Cụng ty hoặc được chuyển đến cỏc chi nhỏnh hay vận chuyển thẳng cho khỏch hàng và đồng thời người bỏn sẽ xuất hoỏ đơn bỏn hàng cho Cụng ty. Sau đõy là mẫu hoỏ đơn GTGT mà cụng ty xi măng Tam Điệp giao cho Cụng ty cổ phần Thương mại xi măng.
Chứng từ gốc Nhật ký bỏn hàng Nhật ký chung Bảng kờ nộp tiền doanh thu Sổ cỏi TK 151, 156, 511, 111, 112, 131, 632 Sổ chi tiết hàng bỏn, doanh thu Bảng cõn đối số phỏt sinh
Bỏo cỏo tài chớnh
Bảng tổng hợp hàng bỏn, doanh
Biểu số 2-1: Hoỏ đơn giỏ trị gia tăng
HểA ĐƠN (GTGT) Mẫu: 01 GTKT-4LL-02 (INVOICE) Ký hiệu: AA/2008T Liờn 2: Giao khỏch hàng
Ngày 4 thỏng 6 năm 2009 Số: 0052291 Đơn vị bỏn hàng (Seller) Tờn khỏch hàng (Customer name): Cụng ty xi măng Tam Điệp Cty CPTM Xi Măng
Địa chỉ (Address) Địa chỉ: 348-Đ.Giải Phúng- Phương Liệt ĐĐ-HN
Quang Sơn- Tam Điệp- Ninh Bỡnh Số tài khoản: 146431106000056 Điện thoại: 0303772944 Tại ngõn hàng: NN&PTNT Nam Hà Nội
Số tài khoản: 48310000001207 MST: 01001105694
Tại ngõn hàng: ĐT&PT Ninh Bỡnh Hợp đồng số: 02/XMTĐ-TTTT/09 MST: 2700260173 Địa điểm giao hàng: HN
Hỡnh thức thanh toỏn: CK Số thứ tự Tờn hàng, dịch vụ Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền A B C 1 2 3=1ì2 1 Xi măng rời PCB40 Tấn 66.300 742854.1 4 49251428 2 Số lụ: 4RB056 Tổng tiền hàng: 49251428 Thuế suất (GTGT) 10%ì50 . Tổng tiền thuế: 2462572 Tổng cộng tiền thanh toỏn: 51714000
Số tiền viết bằng chữ: Năm mươi mốt triệu, bảy trăm mười bốn nghỡn đồng chẵn.
Người mua hàng Người giao hàng Người lập húa đơn Thủ trưởng đơn vị Đối với khỏch hàng: Căn cứ vào hợp đồng đó ký với khỏch hàng, Cụng ty xuất kho hoặc vận chuyển thẳng xi măng từ kho tại Hà Nội, cỏc chi nhỏnh, cỏc trung tõm cho khỏch hàng. Cụng ty cũng lập và xuất húa đơn giỏ trị gia
tăng: liờn thứ nhất Cụng ty sẽ lưu tại phũng tài chớnh kế toỏn và liờn thứ hai Cụng ty giao cho khỏch hàng tương ứng. Cỏc chứng từ gốc liờn quan đến nghiệp vụ này bao gồm: Hoỏ đơn GTGT, Phiếu xuất kho, hợp đồng,…
Sau đõy là mẫu hoỏ đơn giỏ trị giỏ tăng mà Cụng ty cổ phần Thương mại xi măng xuất bỏn cho Cụng ty TNHH Hải Nguyờn:
Biểu số 2-2: Hoỏ đơn giỏ trị gia tăng
HểA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01 GTKT-3LL Liờn 1: Lưu AL/2009B
Ngày 22 thỏng 6 năm 2009 0033453
Đơn vị bỏn hàng: Phũng KD 3 – ĐL 323 Thường Tớn Địa chỉ: ĐBĐN Bỳt Sơn
Số tài khoản:
Điện thoại: MS: Tờn đơn vị: Cụng ty TNHH Hải Nguyờn
Địa chỉ: Lam Sơn, Minh Cương, Thường Tớn, HN Số tài khoản:
Hỡnh thức thanh toỏn: TM, CK MS: 0500441404
STT Tờn hàng húa, dịch vụ
Đơn vị
tớnh Số lượng Đơn giỏ
Thành tiền A B C 1 2 3=1ì2 Xi măng Bỳt Sơn PCB30 Bao Tấn 433 856190 370730270 Cộng tiền hàng: 370730270
Thuế suất GTGT: 10%ì50% Tiền thuế GTGT: 18536730
Tổng cộng tiền thanh toỏn: 389267000
Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm tỏm chớn triệu hai trăm sỏu bảy ngàn đồng.
Người mua hàng Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị
Với việc sử dụng phần mềm kế toỏn mỏy, khối lượng cụng việc của nhõn viờn trong phũng tài chớnh kế toỏn được giảm đi đỏng kể. Phần mềm kế toỏn xử lý cỏc thụng tin đầu vào và xuất ra cỏc loại sổ, bỏo cỏo kế toỏn cụng nợ định kỳ theo yờu cầu nhà quản lý. Hàng ngày, kế toỏn căn cứ vào cỏc chứng từ là cỏc hoỏ đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… đó kiểm tra dựng làm căn cứ nhập vào mỏy tớnh theo từng khoản mục và đối tượng cụ thể. Sau khi ghi cỏc nghiệp vụ phỏt sinh vào sổ Nhật ký chung, phần mềm kế toỏn trờn mỏy tớnh sẽ căn cứ số liệu ở sổ này để vào Sổ Cỏi tài khoản 331- Phải trả người bỏn, và Sổ cỏi tài khoản 131- Phải thu khỏch hàng.
Cuối thỏng, cuối quý, cuối năm, mỏy tớnh căn cứ số liệu trờn Sổ Cỏi tài khoản 331 và Sổ Cỏi tài khoản 131 để lập Bảng cõn đối số phỏt sinh cụng nợ TK 331, TK 131. Sau khi kiểm tra đối chiếu số liệu khớp, đỳng thỡ số liệu trờn cỏc Sổ Cỏi được dựng để lập cỏc Bỏo cỏo tài chớnh.
Sau đõy là mẫu Sổ Nhật Ký Chung, Sổ chi tiết và Sổ Cỏi cỏc TK 331 và TK 131 được chiết xuất từ phần mềm kế toỏn mỏy của Cụng ty cổ phần Thương mại xi măng:
Biểu số 2-3 Sổ Nhật ký chung
Đơn vị bỏo cỏo: CễNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XI MĂNG Mẫu số S03a-DN Địa chỉ: 348 Giải phúng–Phương liệt –Thanh Xuõn–Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT Kí CHUNG
Chứng từ
Diễn giải Tài khoản Số phỏt sinh Ngà y Số Nợ Cể 31/1 2 177 Chuyển tiền bỏn hàng về Cụng ty (Cụng ty cp Thương mại xi măng)
Tiền đang chuyển tiền Việt Nam tại CN Vĩnh phỳc 11314 12.402.300
Tiền VND gửi ngõn hàng tại CN Vĩnh Phỳc 11214 12.402.300
Tổng cộng 12.402.300 12.402.300
31/1
2 178 Lệ phớ chuyển tiền (NH cụng thương Vĩnh phỳc)
Chi phớ dịch vụ mua ngoài khỏc tại CN Vĩnh phỳc 641794 33.000
Tiền VND gửi ngõn hàng tại CN Vĩnh Phỳc 11214 33.000
Tổng cộng 33.000 33.000
31/1
2 178
Lệ phớ đúng tài khoản (Ngõn hàng cụng thương Vĩnh phỳc)
Chi phớ dịch vụ mua ngoài khỏc tại CN Vĩnh phỳc 641794 22.000
Tiền VND gửi ngõn hàng tại CN Vĩnh Phỳc 11214 22.000
Tổng cộng 22.000 22.000
31/1
2 11/12 Chuyển tiền bỏn hàng về Cụng ty
Cụng ty phải thu từ CN Thỏi Nguyờn 13682 3.700.000.000 Tiền VND gửi ngõn hàng tại CN Thỏi Nguyờn 11212
3.700.000.00 0 Tổng cộng 3.700.000.00 0 3.700.000.00 0 31/1
2 CGLC12/5 Chuyển tiền về Cụng ty (Nguyễn Ngọc Thực)
Cụng ty phải thu từ CN Lào Cai 13683
1.400.000.00 0 Tiền VND gửi ngõn hàng tại Ngõn hàng ĐTPT Lào
cai 112131
1.400.000.00 0
Tổng cộng 1.400.000.000 1.400.000.000
31/1
Phải trả cỏc DN trong nội bộ TCty 33111
3.000.000.00 0
Tiền gửi tại NH NN và PTNT Nam Hà Nội 112117 3.000.000.000
Tổng cộng 3.000.000.000 3.000.000.000 Cộng chuyển sang trang sau: 8.112.457.30
0 8.112.457.300
Biểu số 2-4
Sổ chi tiết tài khoản 131
Đơn vị bỏo cỏo: CễNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XI MĂNG Mẫu số S31-DN Địa chỉ: 348 Giải phúng – Phương liệt – Thanh Xuõn – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA
Tài khoản: 131 - Phải thu ngườ mua Từ ngày: 31/12/2008 đến ngày 31/12/2008
Chứng từ
Khách hàng Diễn giải TK đ/ Số phát sinh
Ngày Số Nợ Có
12/31/2008 130/12 Đại lý 4 (Lê Hải Đường)-TNDL04 Thu tiền bán xi măng 11112 275,242,000
12/31/2008 131/12 Đại lý 12 (Nguyễn Văn Quận)-TNDL12 Thu tiền bán xi măng 11112 74,000,000
12/31/2008 132/12 Cửa hàng số 6 (Đỗ Thị Kiều Anh)-TNCH06 Thu tiền bán xi măng 11112 21,087,000
12/31/2008 TM12/267 Cửa hàng78 -Vĩnh Tuy-CH078 Nộp tiền xi măng 11111 50,000,000
12/31/2008 TM12/268 Đại lý 333 - Lê Trong Tấn - DL333 Nộp tiền xi măng 11111 395,000,000
12/31/2008 TM12/325 Phòng KDST - HNSVP Nộp tiền sắt thép 11111 7,100,000
12/31/2008 44/12 Đỗ Thị Kiều Anh - TNCH01 Trả tiền mua xi măng 11212 25,010,000
12/31/2008 45/12 Cửa hàng số 6 (Đỗ Thị Kiều Anh) -TNCH06 Trả tiền bán xi măng 11212 200,000,000
12/31/2008 47/12 Đại lý 10 ( Bùi Thị Minh Hà ) - TNDL10 Trả tiền bán xi măng 11212 400,000,000
12/31/2008 TG12673 Cửa hàng 22 - Yên Sở - CH022 Tiền XM nộp ngân hàng - CH022 11211TC 50,000,000
12/31/2008 TG12674 Cửa hàng 79 - Yên Thương - CH079 Tiền XM nộp ngân hàng - CH079 11211TC 60,000,000
12/31/2008 TG12675 Cửa hàng 62 - Hoàng Hoa Thám - CH062 Tiền XM nộp ngân hàng - CH062 11211TC 38,000,000
12/31/2008 TG12676 Cửa hàng 88 - Linh Đàm - CH088 Tiền XM nộp ngân hàng - CH088 11211TC 350,000,000
12/31/2008 TG12677 Đại lý 355 - Thượng Thanh - DL355 DL355- Tiền XM nộp ngân hàng 11211TC 10,000,000
12/31/2008 TG12678 Cửa hàng 79 - Yên Thơng - CH079 Tiền XM nộp ngân hàng - CH079 11211TC 110,000,000
12/31/2008 TG12685 Cửa hàng 53 - Thanh Trì - CH053 2 mã Tiền XM nộp ngân hàng - CH053 11211TC 172,000,000
Biểu số 2-5
Sổ chi tiết tài khoản 331
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN
Tài khoản 331- Phải trả người bỏn
Chứng từ
Khách hàng Diễn giải TK đ/ Số phát sinh
Ngày Số Nợ Có
12/31/2008 CGNA1260 Cty xi măng Tam Điệp - HNTAD Trả tiền mua XM Tam Điệp qua Cty TCCPXM 112117 3,000,000,000
12/31/2008 CGNA1261 Công ty cổ phần xi măng bút sơn -HNBUS Trả tiền mua XM Bút Sơn 112117 1,000,000,000
12/31/2008 CGNA1262 Công ty xi măng Hải phòng - HNHAP Trả tiền mua XM Hải phòng 112117 69,662,482
12/31/2008 CGNA1264 Công ty xi măng Hoàng Mai - HNHOM Trả tiền mua XM Hoàng Mai 112117 500,000,000
12/31/2008 CGTC1227 Công ty xi măng hoàng Thạch - HNHOT Trả tiền mua XM HoàngThạch 11211TC 4,000,000,000
12/31/2008 46/12 Đại lý 17 - Nguyễn Đức Điểm - TNDL17 Thanh toán tiền vận chuyển tháng 12 năm 2008 11112 11,520,000 12/31/2008 48/12 Đại lý 7 ( Nguyễn Thị Tuyên ) - TNDL07 Thanh toán tiền vận chuyển bốc xếp xi măng 11112 9,642,750 12/31/2008 62/12 Đại lý 7 ( Nguyễn Thị Tuyên ) - TNDL07 Thanh toán tiền trung chuyển xi măng tháng 12 năm 2008 11112 51,118,058 12/31/2008 CM12/203 Cty TNHH In và quảng cáo hiệu Quả - HN01 Tạm ứng 50% hợp đồng sản xuất áo thể thao cho Công ty 11111 141,000,000 12/31/2008 CM12/207 Cty CP đầu T Xây Dựng Hoà Thắng - HN33 T/toán tiền thi công nhà ăn ca dịch vụ (Trừ phầnđã ứng) 11111 178,414,000 12/31/2008 CM12/208 Cty TNHH VT TM & XD Thành Công - VCXM16 T/toán tiền vận chuyển XM tháng 12/2008 11111 45,252,610 12/31/2008 CM12/210 Cty CP đầu T Xây Dựng Hoà Thắng - HN33 T/toán tiền thi công công trình nhà bảo vệ Công ty 11111 18,841,781 12/31/2008 CM12/217 Công ty cổ phần xi măng bút sơn - HNBUS Chi trả tiền xi măng 11111 1,000,000,000 12/31/2008 CM12/220 HTX vận tải thuỷ Quang Tiến - VCXM19 T/toán tiền vận chuyển XM tháng 11+12/2008 11111 93,713,423
Biểu số 2-6 Sổ Cỏi tài khoản 131
Đơn vị bỏo cỏo: CễNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XI MĂNG Mẫu số S03b-DN