1. Nhiệm vụ của thiết kế hệ thống
Nhiệm vụ của thiết kế hệ thống là chuyển các đặc tả logic của hệ thống về
mặt chức năng, về dữ liệu,… thành các đặc tả vật lý của hệ thống có tính đến các ràng buộc về vật lý.
Đầu vào của công việc thiết kế bao gồm: + Các đặc tả logic của hệ thống.
+ Các yêu cầu và ràng buộc về các điều kiện vật lý cụ thể. Đầu ra của công việc thiết kế là các quyết định về:
+ Một kiến trúc tổng thể của hệ thống.
+ Các hình thức trao đổi của hệ thống với bên ngoài hệ thống (các mẫu thu thập, các tài liệu in ra, giao diện người/máy).
+ Các kiểm soát nhằm phòng ngừa các sự cố vật lý và các ý đồ phá hại. + Tổ chức vật lý của CSDL
+ Tổ chức của chương trình theo các modul.
Nhiệm vụ của thiết kế tổng thể là nhằm đưa ra một kiến trúc tổng thể của hệ thống. Kiến trúc này thể hiện sự phân chia hệ thống thành nhiều hệ thống con và sự chia tách phần thực hiện thủ công với phần thực hiện bằng máy tính trong mỗi hệ thống con đó.
2. Phân định nhiệm vụ người và máy
Đây là công việc đầu tiên trong quá trình thiết kế, và nó sử dụng sơ đồ dòng dữ liệu làm đầu vào. Công cụ được sử dụng trong tiến trình này có dạng biểu đồ luồng dữ liệu, và có tên là sơ đồ dòng dữ liệu “hệ thống”.
Đối với chức năng : nó xét xem chức năng nào được làm bằng máy tính và chức năng nào được làm bởi con người. Một chức năng có thể thực hiện hoàn toàn bằng máy tính hay thủ công, hoặc nó có thể làm một phần bằng máy tính, một phần là thủ công.
Đối với các kho dữ liệu : nó phân định xem dữ liệu được lưu trữ ở đâu, dưới dạng nào.
+ Các tệp thủ công : sổ sách, giấy tờ, bảng biểu, các hồ sơ văn phòng... + Các tệp bằng máy tính : đó là các file dữ liệu hay cơ sở dữ liệu được lưu trong ổ cứng của máy tính.
Tuỳ theo từng cách làm việc, theo sự phân công công việc, theo hệ thống nhân viên của công ty đó, mà chúng ta đưa ra sự phân công cho phù hợp với từng hệ thống cụ thể.
Trong hệ thống quản lý bán hàng của công ty TNHH Thương mại Việt Bình. Chúng ta cũng cần phân định nhiệm vụ giữa người và máy. Chúng ta xét từng chức năng cụ thể của hệ thống như sau :
Quản lý bán hàng
Dựa vào biểu đồ luồng dữ liệu đã có
Phân định công việc giữa người và máy như sau :
Người :
+ Lập đơn đặt hàng : Nhận đơn đặt hàng của khách, hay từ yêu cầu của khách hàng để lập đơn đặt hàng. Công cụ sử dụng có thể là 1 đơn đặt hàng mẫu sẵn có trong Word, Excel để lập. Không liên quan đến chương trình quản lý bán hàng mà chúng ta đang xây dựng về mặt dữ liệu. Các đơn đặt hàng được lưu lại tới hết hợp đồng bán hàng.
+ Cập nhật thông tin khách hàng : ghi lại thông tin khách hàng một cách nhanh nhất, sau đó mới đưa vào máy tính.
+ Giao hàng : chuyển hàng cho khách hàng, thanh toán hoá đơn bán hàng với khách hàng.
Máy :
+ Lập hoá đơn bán hàng : Sau khi cập nhật đơn đặt hàng, thông tin khách hàng đã đưa vào dữ liệu hệ thống. Tiến hàng lập hoá đơn bán hàng dựa theo đơn đặt hàng có sẵn.
+ Lập phiếu xuất hàng : dựa theo hoá đơn đã được lập.
Quản lý tài chính
Dựa vào biểu đồ luồng dữ liệu, phân định nhiệm vụ người và máy như sau :
Người :
+ Nhận hoá đơn thanh toán : nhận tiền thanh toán hoá đơn từ khách hàng, gửi hoá đơn bán hàng cho khách hàng.
+ Cân đối hoá đơn : kiểm tra, cân đối lại sổ sách, hoá đơn trước khi báo cáo lên ban giám đốc.
Máy :
+ Quản lý thu – chi – công nợ : dựa vào hoá đơn bán hàng, dữ liệu từ bảng Công nợ khách hàng, cho đến hoá đơn mua hàng. Máy tính sẽ thực hiện việc tính toán, thống kê, in báo cáo gửi ban giám đốc.
Quản lý nhập hàng
Dựa vào biểu đồ luồng dữ liệu về quản lý nhập hàng, chúng ta có thể phân định nhiệm vụ giữa người và máy như sau :
Người :
+ Cập nhật yêu cầu : tiếp nhận yêu cầu cần nhập hàng từ ban giám đốc, từ bộ phận bán hàng, từ bộ phận kho hàng bằng văn bản.
+ Lập đơn đặt hàng : lập theo yêu cầu đã nhận.
+ Cập nhật kết quả đơn hàng : nhận thông tin về hàng từ nhà cung cấp, nhận hàng, hoá đơn bán hàng...
Máy :
+ Cập nhật kết quả đơn hàng : đưa vào hệ thống quản lý bán hàng dữ liệu về các mặt hàng,số lượng hàng nhập, đơn giá, nhà cung cấp... để thực hiện việc thống kê thu chi, báo cáo Nhập hàng...
Quản lý kho hàng
Người :
+ Lập phiếu xuất kho : tiếp nhận yêu cầu xuất hàng từ bộ phận bán hàng. Xuất hàng, phiếu bảo hành.
+ Lập phiếu nhập kho : khi hàng về thì nhận hàng, xác nhận đã nhận hàng về số lượng, chủng loại...
Máy :
+ Lập phiếu xuất kho : in phiếu xuất kho theo hoá đơn bán hàng, đưa ra thông tin về số lượng, chủng loại hàng xuất.
+ Lập phiếu nhập kho : cập nhật danh mục hàng hoá, cập nhật số lượng, giá bán của từng loại mặt hàng.
+ Cập nhật thông tin nhập – xuất – tồn và lập báo cáo thống kê : máy tính sẽ tổng hợp lượng hàng xuất ra, lượng hàng nhập vào, từ đó báo cáo thống kê gửi đến bộ phận bán hàng,bộ phận nhập hàng, ban giám đốc...