II Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Viện
2. Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp.
2.4. Xây dựng các phần mềm ứng dụng.
Phần mềm tin học là một phần không thể thiếu đợc của công nghệ thông tin. Nó chính là trợ thủ đắc lực cho các nhà quản trị. Hiện nay trên thế giới có rất nhiều phần mềm khác nhau, dùng riêng cho các công việc, các tổ chức có chức năng không giống nhau. Trong công tác văn phòng, phần mềm chủ yếu đợc ứng dụng là Ms Word, Ms excel, Ms access, Ms PowerPoint những phần mềm này đ… ợc sử dụng rộng rãi trên thế giới, tuy nhiên do đây là những phần mềm của nớc ngoài sản xuất nên muốn sử dụng chúng một cách triệt để thì đòi hỏi phải có một trình độ ngoại ngữ cần thiết. Vì vậy, để tiện sử dụng, Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp nên có phần mềm riêng phục vụ cho công tác quản lý hồ sơ tài liệu, lu trữ thông tin, thu thập, xử lý, truyền tải thông tin Việc xây dựng các phần mềm bằng… tiếng Việt sẽ giúp cho ngời sử dụng dễ dàng và thuận lợi hơn nhiều. Bên cạnh đó, việc đồng bộ hoá hệ thống phần mềm trong nội bộ Viện sẽ giúp ích rất nhiều trong quá trình xử lý thông tin, truyền tải thông tin đến các đầu mối, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả xử lý thông tin.
Việc xây dựng các phần mềm ứng dụng riêng cho hoạt động văn phòng là một tất yếu nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng, tiết kiệm chi phí, thời gian và công sức. ở nớc ta hiện nay đang có rất nhiều công ty chuyên viết các phần mềm sử dụng trong nhiều lĩnh vực nh kế toán, văn phòng, các phần mềm thiết kế đồ hoạ đã đem lại lợi ích to lớn về kinh tế không chỉ cho ng… ời sử dụng mà còn cho toàn xã hội. Nó giúp cho ngời sử dụng có thể dễ dàng khai thác hết những tính năng, tăng tính hiệu quả trong công việc, tạo điều kiện thuận tiện khi sử dụng, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất xử lí thông tin.
Tóm lại, việc xây dựng các phần mềm ứng dụng là việc quan trọng hàng đầu, song không thể thực hiện trong một sớm một chiều mà phải có một thời gian dài qua nhiều giai đoạn. Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp nên có một sự chuẩn
bị kỹ lỡng để có thể từng bớc tiến hành thiết lập những phần mềm riêng cho mình phục vụ công tác chuyên môn cũng nh công tác văn phòng.
Kết luận
Công nghệ thông tin ra đời và phát triển đã mang lại nhiều lợi ích cho con ng- ời, cho xã hội không chỉ ở trong nâng cao hiệu quả trong các lĩnh vực kinh tế, xã hội mà công nghệ thông tin còn đem lại những giá trị tinh thần trong đời sống của con ngời. Việc áp dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng là rất cần thiết vì công tác văn phòng liên quan chặt chẽ tới việc thu thập, xử lý và chuyển tải thông tin. Các trang thiết bị máy móc phơng tiện hiện đại đã làm thay đổi đáng kể trong văn phòng, đã dần thay thế các phơng pháp làm việc thủ công với các thiết bị lạc hậu. Công việc trong văn phòng sẽ nhẹ nhàng hơn nhiều, giảm khối lợng lao động thủ công lớn. Đội ngũ cán bộ văn phòng sẽ gọn nhẹ hơn đồng thời có trình độ chuyên môn cao đáp ứng đợc những yêu cầu khắt khe trong xu thế mở cửa, hội nhập kinh tế quốc tế.
Nói tóm lại, những thành tựu mới trong công nghệ thông tin đã đa xã hội phát triển từ nền văn minh công nghiệp tiến lên nền văn minh thông tin và trí tuệ, mà cơ sở của nó là sự phát triển từ nền kinh tế công nghiệp truyền thống sang nền kinh
Tài liệu tham khảo
1. Quyết định số 52-CP ngày 11 tháng 3 năm 1977 về việc thành lập Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp.
2. Quyết định số 160 NN/TCCB-QĐ ngày 28 tháng 6 năm 1979 về quy định chức năng nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp.
3. Báo cáo công tác văn phòng năm 2002, 2003, 2004 của phòng Hành chính quản trị.
4. Báo cáo tổng kết năm 2002, 2003, 2004 của Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp.
5. Báo cáo thực hiện kế hoạch của Viện quy hoạch và thiết kế nông nghiệp. 6. Quản trị văn phòng - Nguyễn Hữu Thân - Nhà xuất bản Thống Kê.
7. Nghiệp vụ văn phòng - Đại học dân lập Phơng Đông - Nhà xuất bản Thống Kê.