THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
- Về phương pháp: Tùy mục đích đánh giá thực hiện công việc mà chọn phương pháp phù hợp. Kết hợp thêm các phương pháp khác. Một số các phương pháp hiện đại mà các công ty, doanh nghiệp hiện nay hay dùng. Ở đây, em kiến nghị nên áp dụng phương pháp đánh giá 360 độ mà hiện tại nhiều tổ chức lớn trên thế giới ( General mills, Amoco, AT&T…)đang sử dụng.
Phương pháp đánh giá 360độ ra đời vào thập kỷ 40 tuy nhiên lức đó chưa được ứng dụng nhiều. Đến nay, phương pháp này ngày càng chứng tỏ tính ưu việt của nó và đã được ứng dụng tại nhiều doanh nghiệp và tập đoàn lớn trên thế giới. Sở dĩ phương pháp này hiệu quả vì tính ưu việt của nó là sử dụng tất cả các kênh thông tin, mọi nguồn đánh giá với mục đích đánh giá được hiệu quả cao nhất. Trước hết, nhà quản lý cần thu thập các thông tin, các báo cáo về tình hình thực hiện công việc của đối tượng đánh giá. Người đánh giá được lựa chọn bao gồm: người lãnh đạo trực tiếp, bản thân người lao động, đồng nghiệp, cấp dưới, khách hàng và những người ngoài đơn vị nhưng có quan hệ với đối tượng đánh giá.
Phương pháp này giúp cho cá nhân hiểu được người khác nhận xét về mình như thế nào, bản thân mình còn có những điểm yếu gì, xác định số lượng các kỹ năng mềm. Đối với một nhóm, sau đánh giá 360 độ có thể tăng sự hiểu biết lẫn nhau, tin tưởng nhau nhiều hơn, tạo bầu không khí tốt cho nhóm, làm việc nhóm hiệu quả hơn, phát triển làm việc nhóm. 360 độ đánh giá cũng mang lại cho tổ chức cải thiện văn hóa tổ chức, làm cho người lao động có thể phát triển hơn sự nghiệp bên ngoài, cải thiện các mối quan hệ với
đơn vị khác, tổ chức khác hay cải thiện dịch vụ phục vụ khách hàng tốt hơn, có những kế hoạch đào tạo hợp lý cho người lao động.
Tuy vậy phương pháp này khá tốn kém về mặt thời gian, công sức và chi phí. Thậm chí nó còn làm cho một số “thủ trưởng” cám thấy “shock” khi lần đầu thực hiện phương pháp này. Tuy nhiên chỉ có nhìn thật vào vấn đề, điểm yếu kém mới có thể thay đổi cho tổ chức tốt lên. Hơn nữa, không như các phương pháp truyền thống là thu thập từ mẫu điều tra càng lớn , câu hỏi càng nhiều càng tốt, phương pháp này cho thấy nếu sử dụng quá nhiều câu hỏi hay số lượng mẫu quá lớn thì có thể làm thông tin sai lệch.
Vì vậy muốn cho phương pháp này thành công phải có sự chuẩn bị rất kỹ lưỡng về tất cả các mặt và được sự quan tâm nhận thức đúng đắn từ cán bộ quản lý cấp cao và toàn thể lao động trong tổ chức.
- Về chu kỳ đánh giá: Mục đích trọng tâm của đánh giá thực hiện công việc là hoàn thiện thực hiện công việc nên em thấy chu kỳ đánh giá hợp lý nhất là từng tháng và từng quý. Hàng tháng, chỉ có người lãnh đạo trực tiếp sẽ đánh giá thực hiện công việc cho từng người lao động. Hàng quý, ngoài người lãnh đạo trực tiếp là người đánh giá, còn có thêm một số người đánh giá khác như đồng nghiệp, tự đánh giá, cấp dưới… Mục đích đánh giá hàng quý để có thể thấy được tổng thể tình hình thực hiện công việc của người lao động, phục vụ cho mục đích cải thiện sự thực hiện công việc của người lao động, khen thưởng, xác định nhu cầu đào tạo…
- Về tiêu chuẩn đánh giá:
Để thưởng vận hành an toàn, các tiêu chuẩn hiện hành mà công ty sử dụng rất phù hợp, tuy nhiên việc chấm điểm không có ý nghĩa vì hầu hết mọi người đều được thưởng vận hành an toàn, việc chấm điểm chỉ mang tính quy định, hình thức. Vì vậy, công ty có thể thưởng một khoản cho tất cả các cán bộ công ty, còn đối với lao động xuất sắc thì cần có thưởng riêng để khuyến
khích người lao động. Vì thế, có thể kết hợp thưởng với các mục đích khác như trả lương, cơ sở lập kế hoạch đào tạo, hoàn thiện công tác của người lao động…trong 1 công tác đánh giá thực hiện công việc. Muốn vậy thì phải xây dựng bản tiêu chuẩn cụ thể hơn. Phương hướng để xây dựng bản tiêu chuẩn đó như sau:
. Yêu cầu về tiêu chuẩn đánh giá: phù hợp với công việc, phân biệt được mức độ hoàn thành công việc, bao quát các mặt khác nhau của công việc.
. Căn cứ để xây dựng tiêu chuẩn: bản phân tích công việc, phỏng vấn các cấp quản trị, quy định, quy chế liên quan, tài liệu khác liên quan.
. Tiêu chuẩn đánh giá gồm: tiêu chuẩn về chất lượng công việc, tiêu chuẩn về số lượng công việc, tiêu chuẩn về tinh thần làm việc lao động, tiêu chuẩn về khả năng thực hiện công việc và quản lý công việc.
Dù công ty có lựa chọn phương pháp đánh giá nào đi chăng nữa thì muốn thực hiện công tác đánh giá thực hiện công việc thì công ty phải có bản tiêu chuẩn thực hiện công việc mà bản tiêu chuẩn thực hiện công việc chỉ có được và xác thực nhất khi có bản phân tích công việc khoa học, chính xác.Vì công ty chưa có bảng phân tích công việc cụ thể khoa học nên điều cần thiết trước mắt của công ty là phải phân tích công việc. Chỉ khi có phân tích công việc khoa học, cụ thể thì mới có cơ sở để xác định những tiêu chuẩn cho đánh giá thực hiện công việc. Vì vậy, phân tích công việc là bước đầu tiên để hoàn thành công tác đánh giá thực hiện công việc.
- Lập kế hoạch phân tích công việc:
. Phương pháp phân tích lại công việc: bảng hỏi, phỏng vấn, tham khảo tài liệu phân tích công việc của các doanh nghiệp khác..
Tại Công ty Truyền Tải Điện 1, có thể áp dụng phương pháp phỏng vấn, bản câu hỏi được thiết kế sẵn để phân tích công việc.
Ví dụ, Công ty có thể xây dựng một bảng hỏi như sau: Mẫu:
Bảng hỏi phân tích lại công việc:
Họ và tên: Đơn vị:
Thời gian công tác: (tuổi nghề)
1. Những công việc chính của đồng chí là gì? trách nhiệm của đồng chí khi đảm nhận trách nhiệm đó là gì? các đòi hỏi của công việc là gì? hãy mô tả cụ thể.
2. Ngoài những công việc chính đồng chí còn làm những công việc nào khác nữa không? nếu có hãy mô tả những công việc đó.
3. Máy móc, dụng cụ mà đồng chí sử dụng trong công việc là gì?
4. Theo đồng chí để làm tốt công việc này cần phải có trình độ chuyên môn và kỹ năng cần thiết nào? có cần phải có kinh nghiệm không?
5. Để làm được công việc này theo đồng chí có cần phải huấn luyện, đào tạo gì không? nếu có thì nội dung huấn luyện, đào tạo là gì? trong thời gian bao lâu?
6. Theo đồng chí công việc mà đồng chí đang đảm nhận có căng thẳng không? có nhàm chán không? Nếu có, đồng chí hãy cho biết cụ thể những yếu tố gây nhàm chán, căng thẳng.
7. Đồng chí hãy kể tên các lỗi có thể gặp phải khi thực hiện công việc và hậu quả của nó. Có những cách nào để khắc phục những lỗi đó không?
8. Theo đồng chí có những yếu tố nào có thể ảnh hưởng xấu tới sức khỏe của đồng chí khi thực hiện công việc?
9. Khi thực hiện công việc này, đồng chí có các hoạt động quan hệ với ai
trong từng loại quan hệ gồm: quan hệ giao tiếp, qua lại, cá nhân, giám sát và
phối hợp? xin cho biết cụ thể.
. Đối tượng hỏi, phỏng vấn: Vì các đơn vị trực thuộc công ty trải dài khắp miền Bắc, với số lượng nhiều. Do đó để tiết kiệm thời gian cũng như chi phí cho công tác phân tích thực hiện công việc nên chọn phỏng vấn các đơn vị điển hình, các công việc điển hình, kết hợp với các tài liệu đang có và học tập từ các tổ chức khác.
. Lựa chọn, đào tạo cán bộ phân tích công việc: đó phải là người có chuyên môn về phân tích công việc.
- Tổng hợp thông tin và cập nhật định kỳ:
. Tổng hợp thông tin, thảo luận để đi đến kết luận hình thành bản phân tích công việc hoàn chỉnh. Sau đó lưu trữ bản phân tích công việc và cập nhật khi có sự thay đổi về công việc.
Sau khi đã xây dựng được bản phân tích công việc, công ty dự thảo bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, sau đó tại mỗi đơn vị, người lãnh đạo cùng nhân viên của mình bàn luận để đi đến kết luận chính thức để hình thành bản thực hiện công việc hoàn chỉnh.
Quá trình trên tuy tốn kém thời gian và công sức nhưng nếu làm được thì những lợi ích mà nó mang lại vô cùng to lớn.
- Về đối tượng đánh giá, chia thành 2 đối tượng đánh giá là lao động khối quản lý, phòng ban và lao động khối sản xuất do đặc điểm công việc của mỗi loại lao động này có sự khác biệt. Tức là với mỗi loại lao động thì phải có bản tiêu chuẩn đánh giá riêng.
*Công tác đánh giá thực hiện công việc tại Công ty Truyền Tải Điện 1 có thể thực hiện như sau:
Trường hợp 1: đánh giá thực hiện công việc để trả thưởng vận hành an toàn thì vẫn giữ nguyên quy trình, tiêu chuẩn hiện tại.
Trường hợp 2: đánh giá thực hiện công việc để làm cơ sở hoàn thiện công tác thực hiện công việc cho người lao động và ra các quyết định nhân sự khác thì quá trình đánh giá thực hiện công việc được thực hiện qua các bước:
Bước 1: Chuẩn bị, kiểm tra lại các nhiệm vụ của cá nhân, các quy định, văn bản có liên quan đến đánh giá thực hiện công việc
Bước 2: Tổng hợp bảng chấm công, sổ giao việc, các ghi chép của đơn vị.
Bước 3: Thực hiện đánh giá theo quy định, lập biên bản đánh giá. Trong bước này có nội dung như sau:
Phần A: Người lao động tự đánh giá sau đó trả kết quả tự đánh giá cho người phỏng vấn đánh giá vào ngày...tháng...năm...
A1.
1. Đồng chí hãy mô tả công việc chính và nhiệm vụ của đồng chí tại đơn vị. 2. Trong kỳ vừa qua, đồng chí thấy công việc mà mình thực hiện như thế nào( tốt, xấu, hài lòng, ý kiến khác)? tại sao?
3. Đồng chí thấy bản thân mình đã đạt được thành tích gì quan trọng nhất trong kỳ vừa qua?
4. Đồng chí thấy hài lòng, không hài lòng những điểm gì khi thực hiện công việc tại công ty?
5. Trong công việc của mình, nhiệm vụ nào đồng chí thấy khó khăn nhất?
6. Yếu tố nào trong công việc của mình mà đồng chí thích nhất, không thích nhất?
7. Theo đồng chí, những nhiệm vụ, mục đích nào là quan trọng nhất trong kỳ tới?
8. Đồng chí hãy cho biết những hoạt động nào của đồng chí cũng như lãnh đạo công ty góp phần vào nâng cao hiệu quả làm việc của đồng chí.
9 Công việc nào mà đồng chí muốn làm trong 1, 2, 5 năm tới?
10. Đồng chí thấy mình nên bổ sung những kỹ năng gì hoặc tham gia lớp tập huấn, đào tạo như thế nào để có thể cải thiện hơn nữa hiệu quả làm việc?
11. Đồng chí thấy bản thân mình có những khả năng, kỹ năng, sở thích cá nhân nào phù hợp với công việc?
12.Trong tương lai, đồng chí cho rằng mình có thể phát triển những kỹ năng, khả năng gì? và đến lúc đó công việc, nhiệm vụ nào mà đồng chí muốn phát triển trong tương lai?
A2. Đánh giá các tiêu chuẩn về thực hiện công việc:
tt Tiêu chuẩn đánh giá Mức độ điểm 1-10 Tổng cộng Diễn giải 1 2 ... Tổng công
Các tiêu chuẩn này được xây dựng như đã trình bày ở trên. Bản tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc của lao động quản lý có thể bao gồm những nội dụng chính như sau:
- Khối lượng công việc hoàn thành.
- Chất lượng công việc : thời hạn hoàn thành, sự đáp ứng các yêu cầu, các sai sót.
- Tinh thần làm việc: tình hình thực hiện nội quy lao động, thái độ làm việc, tinh thần hợp tác, ...
Quy định mức điểm :
1-3: không hài lòng với kết quả thực hiện tiêu chuẩn. 4-6: hài lòng với kết quả thực hiện tiêu chuẩn .
7-9: cho rằng kết quả thực hiện tiêu chuẩn khá tốt 10 : cho rằng kết quả thực hiện tiêu chuẩn rất xuất sắc. A3. Đánh giá các kỹ năng, hiểu biết cá nhân:
tt Tiêu chuẩn điểm
1-10 Tổng cộng Diễn giải 1 2 ... Tổng công
* Ở phần này, tùy từng công việc khác nhau đòi hỏi kỹ năng khác nhau. Trong ISO của công ty cũng đã có quy định về kỹ năng cần thiết cho mỗi vị trí công việc tuy nhiên những quy định đó chưa đầy đủ, chưa được cập nhật thường xuyên. Yêu cầu với công việc hiện nay còn cần nhiều kỹ năng khác nhất là những kỹ năng mềm. Kỹ năng của con người là do đào tạo mà có, cần phải xem xét người lao động thiếu kỹ năng nào để đưa ra phương án đào tạo, phát triển kỹ năng của người lao động. Kết hợp với các tài liệu, học hỏi ở các tổ chức khác và dựa trên bản phân tích công việc mà đưa ra bản đánh giá kỹ năng hợp lý. Ví dụ ta có thể có bảng đánh giá kỹ năng, hiểu biết của cán bộ tiền lương như sau:
tt Tiêu chuẩn điểm
1-10
Tổng cộng
Diễn giải
1 Ngoại ngữ - tiếng anh
2 Ngoại ngữ khác (nếu có)
3 Kỹ năng sử dụng các thiết bị. máy móc, công nghệ thông tin
4 Kỹ năng giao tiếp, am hiểu tâm lý con người
5 Kỹ năng quản lý thời gian
6 Kỹ năng giải quyết vấn đề, ra quyết định.
7 Kỹ năng làm việc nhóm và phát triển nhóm, đoàn kết nhóm
8 Kỹ năng quản lý, lãnh đạo, đầu óc tổ chức
9 Kỹ năng xây dựng kế hoạch hợp lý
1 0
Kỹ năng hòa giải, giải quyết xung đột
1 1
Sáng tạo, đổi mới
1 2
Sự tận tụy với công việc
1 3
Phát triển năng lực của nhân viên
1
4
Tự phát triển
1 5
Truyền đạt thông tin Tổng công
Quy định mức điểm :
1-3: không hài lòng với kết quả thực hiện tiêu chuẩn. 4-6: hài lòng với kết quả thực hiện tiêu chuẩn .
7-9: cho rằng kết quả thực hiện tiêu chuẩn khá tốt 10 : cho rằng kết quả thực hiện tiêu chuẩn rất xuất sắc.
Phần B: Dành cho người đánh giá: người đánh giá nên bao gồm đồng nghiệp, cấp dưới, cấp trên trực tiếp- cũng là người phỏng vấn đánh giá. Việc lựa chọn người đánh giá như vậy sẽ làm cho công tác hiệu quả, khách quan hơn.
B1. Người đánh giá là đồng nghiệp, cấp dưới :
-> Đánh giá của người đánh giá với người lao động theo các mục A1, A2, A3 dựa trên các tài liệu ghi chép và quan sát được của người đánh giá
-> Đưa ra những ý kiến về:
- Tiêu chuẩn thực hiện công việc kỳ tới
- Những khóa đào tạo, tập huấn mà người lao động nên tham gia trong tương lai, hay những kỹ năng mà người lao động nên trau dồi để phục vụ tốt hơn cho công việc cũng như cho khả năng phát triển sự nghiệp của người lao động.
- Những biện pháp nâng cao hiệu quả thực hiện công việc của người lao động.
Sau đó gửi kết quả đánh giá cho người phỏng vấn đánh giá (cấp trên) B2: Người đánh giá là cấp trên:
Kiểm tra lại những gì mà người lao động tự đánh giá, đồng nghiệp, cấp dưới đã đánh giá trong phần A1, A2, A3. Đánh giá của người đánh giá với người lao động theo các mục A1, A2, A3 dựa trên các tài liệu ghi chép và
