II. Tình hình thực tế về công tác tổ chức kế toán vật liệu-công cụ dụng cụ tại Công ty cổ phần may và dịch vụ Hng long
4. Kế toán tổng hợp vật liệu-công cụ dụng cụ:
4.1. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu-công cụ dụng cụ:
Vật t của Công ty chủ yếu là mua ngoài. Việc mua bán vật t trên thị trờng hiện nay rất thuận tiện và diễn ra nhanh chóng trên cơ sở thuận mua vừa bán và các hợp đồng đã đợc ký kết. Quá trình sản xuất sản phẩm ở Công ty diễn ra thờng xuyên nên khối lợng vật t đa vào sản xuất là tơng đối nhiều. Do đó Công ty phải có mối quan hệ mật thiết với ngời cung cấp và kế toán tổng hợp nhập vật liệu nên gắn liền với kế toán thanh toán với ngời bán.
Ngoài ra Công ty còn nhận gia công hàng xuất khẩu, trờng hợp này Công ty chỉ theo dõi nguyên phụ liệu nhập kho theo chỉ tiêu số lợng vì nguyên phụ liệu là do khách hàng đa về Công ty theo định mức.
Hàng mua về Công ty có hóa đơn giá trị gia tăng, Công ty áp dụng phơng pháp khấu trừ thuế, trên hoá đơn có 3 yếu tố đó là:
+ Tiền hàng (Giá hoá đơn) là doanh thu của ngời bán. + Thuế giá trị gia tăng
+ Giá thanh toán (giá mua)
Khi hạch toán, kế toán sẽ hạch toán riêng thuế giá trị gia tăng vào TK 133 - Thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ.
ở Công ty, chi phí vận chuyển đợc hạch toán riêng và đợc coi nh một khoản chi phí của Công ty.
Thờng thì Công ty thuê xe ngoài để chở hàng về kho, đôi khi lợng hàng nhập từ nớc ngoài về quá lớn thì Công ty phải thuê Container để chở hàng về.
Hiện nay sản phẩm công ty ngày càng nhiều, do đó nhu cầu về vật t càng trở nên cấp thiết, vì vậy ở công ty không có trờng hợp hàng về mà hoá đơn cha về trong tháng và ngợc lại. Duy nhất chỉ có trờng hợp hàng và hoá đơn cùng về trong tháng nên việc hạch toán của kế toán sẽ đơn giản hơn.
Về phơng thức thanh toán: Công ty có thể trả ngay bằng tiền mặt, hoặc chuyển khoản, trả trớc, trả chậm cho bên cung cấp vật t theo hợp đồng đã ký kết giữa hai bên.
* Vật t về nhập kho đợc hạch toán nh sau:
- Trong tháng, khi vật liệu - Công cụ dụng cụ về nhập kho công ty cha trả tiền cho ngời bán thì kế toán căn cứ vào chứng từ gốc ( hoá đơn, phiếu nhập kho) để ghi vào sổ chi tiết thanh toán với ngời bán phần ghi có TK 331,nợ các TK.... đồng thời phản ánh thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ nếu mua hàng có hoá đơn gá trị gia tăng, kế toán ghi:
- Nợ TK 152: 638568976 (Chi tiết: TK 1521: 465611437 TK1522: 160222616 TK 1524: 12734923 - Nợ TK 153: 10447 454 (Chi tiết: TK 1531: 600000 TK 1532: 9874454 - Nợ TK 133: 422980101 - Có TK 331: 691314440
- Khi thanh toán với ngời bán, kế toán phản ánh tình hình thanh toán và ghi vào sổ chi tiết thanh toán với ngời bán phải ghi nợ TK 331, có các TK... và ghi vào
mặt nhật ký chứng từ số 1 (nếu trả bằng tiền mặt) , ghi vào nhật ký chứng từ số 2 ( nếu trả bằng tiền gửi ngân hàng), kế toán ghi nh sau:
-Nợ TK 331: 1551914009 - Có TK 111 (1111):758060300 - Có TK 112 (1121):793853709
-Khi hàng về mà Công ty thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán sẽ phản ảnh trên sổ nhật ký chứng từ số 1 nh sau: - Nợ TK 152: 57486820 (Chi tiết: TK 1521: 42000000 TK1522: 12206920 TK 1524: 1890000 TK 1525: 1389900 - Nợ TK 153: 3762500 (Chi tiết: TK 1531: 3762500 - Nợ TK 133: 6495300 - Có TK 111 (1111): 67744620
- Chi phí vận chuyển vật t về công tác thanh toán bằng tiền mặt và đợc theo dõi trên nhật ký chứng từ số 1, ở Công ty chi phí vận chuyển không tính vào giá trị của vật t mà đợc hạch toán riêng cùng chi phí bán hàng kế toán ghi nh sau:
- Nợ TK 641: 23716600
- Có TK 111: 23716600
( Số tiền này bao gồm cả chi phí bán hàng)
Nếu trong tháng Công ty trả tiền trớc nhng cha lấy hàng thì kế toán chuyển số d nợ TK 311 sang tháng sau.
Để tiện cho việc theo dõi tình hình nhập vật liệu - công cụ dụng cụ và tình hình thanh toán của ngời bán hàng, kế toán sử dụng sổ chi tiết thanh toán với ngời bán, dùng để theo dõi chung cho tất cả các đơn vị bán hàng cho Công ty. (biểu số 13)
* Cơ sở số liệu và phơng pháp ghi sổ này nh sau:
+ Căn cứ vào các hoá đơn, phiếu nhập kho kế toán ghi cột diễn giải, cột hoá đơn và cột phiếu nhập.
+ Căn cứ vào cột phiếu chi, kế toán ghi cột phiếu chi.
+ Cột d đầu tháng: Căn cứ vào cột d cuối tháng của sổ chi tiết này ở tháng trớc để ghi số d nợ, d có cho phù hợp.
+ Cột phát sinh nợ: Ghi nợ TK 331, có các TK... căn cứ vào các chứng từ nh phiếu chi tiền mặt, giấy báo nợ của ngân hàng... kế toán ghi sổ theo đúng các nội dung cho phù hợp.
+ Cột phát sinh có: Khi mua loại vật t gì cha thanh toán với ngời bán, căn cứ vào số tiền ghi trên hoá đơn và phiếu nhập kho kế toán ghi vào cột ghi có TK 331 nợ các TK...
+ Số d cuối tháng: Căn cứ vào số d đầu tháng, tổng phát sinh nợ, tổng phát sinh có kế toán tính ra số d cuối tháng để ghi số d nợ, d có cho phù hợp.
Vật t mua về công ty có trờng hợp thanh toán bằng ngoại tệ, nên ghi sổ kế toán phải quy đổi ra VNĐ. Do đó, việc hạch toán ngoại tệ ở Công ty sẽ đợc theo dõi nh sau:
VD: Trong tháng 1, Công ty Cổ phần may và dịch vụ Hng Long mua bông của Công ty liên doanh sản xuất bông EVC Hà Nội với tổng số tiền là 24981 USD ( theo hoá đơn số 014499 + 014471).
Ngày 5/2/2005 Công ty thanh toán tiền thì tỉ giá lúc đó là: 1 USD = 15739 VNĐ.
Số tiền công ty phải trả là: 24981 x 15739 = 393.175.959 VNĐ
Nếu trớc ngày 5/2/2004 mà kế toán vảo sổ chi tiết thanh toán với ngời bán thì tại thời điểm này tỷ giá lại khác, khi đó kế toán phải phản ánh khoản chênh lệch tỷ giá lên sổ chi tiết thanh toán với ngời bán.
Nhng ở công ty thì kế toán lại vào sổ chi tiết thanh toán với ngời bán sau ngày trả tiền( sau ngày 5/2) nên kế toán vẫn lấy tỷ giá của ngày 5/2, tơng ứng với số tiền là 393.175.959 VNĐ, do đó không phát sinh chênh lệch tỷ giá. Vì vậy mà trên sổ chi tiền thanh toán với ngời bán của tháng 1 kế toán không phản ánh TK 413 - Chênh lệch tỷ giá.
ở Công ty, sổ chi tiết thanh toán với ngời bán tập chung cho tất cả các đơn vị bán hàng cho Công ty, việc ghi chép lại cha khoa học, do đó cha theo dõi đợc một cách chính xác quan hệ thanh toán giữa Công ty với từng đơn vị cung cấp. Hơn nữa, sổ này giống sổ nhật ký chứng từ số 5, mặc dù vậy kế toán vẫn nhập nhật ký chứng từ số 5. Nhng cả 2 sổ này đều đợc ghi chép nh nhau nên kế toán chủ yếu theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với ngời bán. Cuối tháng khi nhập sổ cái các tài khoản có liên quan thì kế toán có thể căn cứ vào sổ chi tiết theo dõi thanh toán hoặc nhật ký chứng từ số 5 đều nh nhau.
Trong tháng, tiền mua vật t đợc thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng, kế toán sẽ theo dõi qua nhật ký chứng từ 1 ( ghi có TK 1111) và nhật ký chứng từ số 2 ( ghi có TK 1121).
* Nhật ký chứng từ số 1: Ghi có TK 1111. (biểu số 14)
Sổ này đợc mở theo từng tháng, kế toán tập hợp tất cả các chứng từ thanh toán bằng tiền mặt cho các đối tợng liên quan trong tháng nh chi thanh toán nợ với ngời bán, chi để mua vật t, chi cho vận chuyển vật t về kho... cuối tháng tính tổng số tiền và ghi vào nhật ký chứng từ số 1, sau đó kế toán đối chiếu số nợ ở phần ghi có TK 1111, nợ TK 331 ở nhật ký chứng từ số 1 với số liệu ở phần ghi nợ TK 331, có TK 1111 ở sổ chi tiết thanh toán với ngời bán, tổng cộng phải khớp nhau.
* Nhật ký chứng từ số 2: Ghi có TK 1121
Cũng nh nhật ký chứng t số 1, sổ này đợc mở theo từng tháng, kế toán tập hợp các chứng từ liên quan đến việc trả bằng tiền gửi ngân hàng trong tháng. Cuối tháng tính tổng số tiền và ghi vào nhật ký chứng từ số 2. Sau đó tiến hành đối chiếu số liệu ở phần ghi nợ TK 331, có TK 1121 ở sổ chi tiết thanh toán với ngời bán và phần ghi có TK 1121, nợ TK 331 ở nhật ký chứng từ số 2, số liệu dòng tổng cộng phải khớp nhau.
Qua đó, ta thấy đợc kế hoạch tổng hợp nhập vật liệu - công cụ ở Công ty Cổ phần may và dịch vụ Hng Long đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau ở cả trong nớc và nớc ngoài với số lợng và chủng loại phong phú, kế toán phải phản ánh chính xác để có thể nắm bắt đợc kịp thời đặc điểm, tầm quan trọng của từng đơn vị cung cấp vật t để từ đó có những biện pháp thích hợp đảm bảo cho vật t đợc luân chuyển liên tục phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh.
Trong tháng, để phản ánh giá trị nhập và hay xuất ra của vật liệu- công cụ, dụng cụ thì kế toán thực hiện lập bảng kế số 3 - tính giá thành thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ. (biểu số 16)
* Phơng pháp lập các cách ghi bảng kê số 3 nh sau:
I. Số d đầu tháng: Số liệu lấy từ dòng tổng kho cuối tháng của bảng kê số3, tháng trớc.
II. Số phát sinh trong tháng: Số liệu lấy từ dòng tổng cộng của số chi tiết tài khoản 331 và các nhật ký chứng từ liên quan.
III. Cộng số d đầu tháng và phát sinh trong tháng: I +II
IV. Xuất trong tháng: Vật t xuất dùng trong tháng: Lấy giá thực tế từ số liệu tổng hợp xuất của mỗi loại vật t tập hợp từ các chứng từ xuất.
V. Tồn kho cuối tháng: III - IV
Bảng kê số 3 đợc lập với mục đích là tính giá thành thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ khi doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán. Mặc dù Công ty sử dụng giá thực tế nhng vẫn lập bảng kê này với mục đích chính là thấy đợc tình hình nhập - xuất vật liệu - công cụ dụng cụ và làm cơ sở để lập bảng phân bổ vật liệu- công cụ dụng cụ.