IV. Hồ sơ kiểm tốn
I.1.4. Về việc lưu hồ sơ
Cơng việc kiểm tốn địi hỏi phải lưu trữ một số lượng lớn bằng chứng kiểm tốn, giấy làm việc, nên cơng việc tổ chức lưu và đánh số tham chiếu rất quan trọng.
Đơn vị đã xây dựng cho mình một hệ thống lưu trữ hồ sơ rất khoa học. Đây là một điều kiện tốt cho cơng việc kiểm tốn của đệ tam nhân cũng như những cuộc kiểm tốn sau này tại đơn vị.
Tại đơn vị chỉ cĩ một hình thức lưu hồ sơ duy nhất là lưu trên các file giấy. Nhưng các file giấy này chưa được chuẩn hố sẽ làm cho người nhĩm trưởng cũng như những người làm việc sau này cĩ nhu cầu xem lại hồ sơ sẽ khơng hiểu rõ được những cơng việc cũng như những bằng chứng kiểm tốn trước đĩ.
Các hồ sơ được sắp xếp và phân chia theo từng cơng việc của kiểm tốn. Ở từng mục, đầu tiên là chương trình kiểm tốn, tiếp theo là giấy làm việc từng phần hành kiểm tốn cụ thể, sau cùng là các tài liệu chứng minh. Các tài liệu trong file giấy cĩ tính liên thơng với nhau qua những tham chiếu thể hiện mối quan hệ giữa từng cơng việc bộ phận với nhau.
Tuy nhiên việc lưu hồ sơ này tại đơn vị vẫn chưa thực hiện đúng chương trình đã đề ra. Ví dụ như khoản mục tiền đang chuyển phát sinh rất ít cho nên đơn vị chuyển khoản mục này vào chung với khoản mục tiền gửi ngân hàng.
Ngồi ra, cách đánh dấu trong các file hồ sơ chưa được thực hiện đồng loạt. Những người thực hiện cĩ thể nhớ và đối chiếu được cơng việc mình đang làm, nhưng người khác muốn tham khảo tài liệu này thì khĩ cĩ thể hiểu được hoặc mất nhiều thời gian để tìm hiểu.
Do cơng tác đang cịn khá mới mẻ đối với đơn vị cho nên việc hướng dẫn các nhân viên áp dụng các nguyên tắc ghi chép và lưu hồ sơ chưa được thực hiện đồng loạt và nhất quán.
I.1.5.Về đánh giá mức trọng yếu:
Đơn vị chỉ đưa ra mức trọng yếu chung cho tồn bộ báo cáo tài chính, chưa tiến hành phân bổ cho từng khoản mục. Mặt khác, đơn vị chưa đưa ra một quy định chung về đánh giá mức trọng yếu.
Tuy nhiên, việc đánh giá mức trọng yếu địi hỏi Kiểm Tốn Viên phải cĩ nhiều kinh nghiệm mà tại đơn vị cơng việc kiểm tốn chỉ mới được chú trọng gần đây chỉ mới thành lập, quy mơ nhỏ nên chưa thể đưa ra quy định chung về đánh giá mức trọng yếu cho từng khoản mục.
Ngồi ra, kiểm tốn tại đơn vị phần lớn là kiểm tốn được thực hiện gần như là 100% , do đĩ Kiểm Tốn Viên khơng đánh giá mức trọng yếu.
I.1.6.Về áp dụng các phương pháp kiểm tốn:
Các Kiểm Tốn Viên thường bỏ qua việc thực hiện thủ tục phân tích hoặc áp dụng chưa hiệu quả mặc dù đây là một thủ tục rất hữu hiệu. Nĩ giúp Kiểm Tốn Viên cĩ cái nhìn bao quát tồn bộ vấn đề, nhận diện các trường hợp bất thường và giới hạn phạm vi kiểm tra chi tiết. Các Kiểm Tốn Viên chỉ chú trọng thực hiện các thử nghiệm chi tiết , tuy nhiên việc chọn mẫu cịn mang tính ngẫu nhiên.
I.1.7. Về tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm sốt nội bộ:
Nhĩm trưởng dựa vào kinh nghiệm sẽ thực hiện phỏng vấn người quản lý để tìm hiểu hệ thống KSNB. Tuy nhiên, phần mơ tả lại khơng được thực hiện và lưu trong hồ sơ kiểm tốn. Điều này đã gây khĩ khăn cho Kiểm Tốn Viên khác khi kiểm tốn phần hành của mình và mất nhiều thời gian để tìm hiểu hệ thống KSNB theo cách riêng.
I.1.8. Việc thực hiện các thử nghiệm cơ bản.
Được thực hiện gần như đầy đủ và khá tốt các thử nghiệm chi tiết. Kiểm Tốn Viên áp dụng yếu các thủ tục phân tích, cĩ vài trường hợp khơng áp dụng.
Theo cách thực hiện này, kiểm tốn viên sẽ thu thập được nhiều bằng chứng kiểm tốn hơn, giảm thiểu được rủi ro kiểm tốn nhưng tốn rất nhiều thời gian và nhân lực.
I.2. Nhận xét về kiểm tốn phần hành nợ phải trả người bán I.2.1. Đối việc tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội bộ. I.2.1. Đối việc tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội bộ.
Các Kiểm Tốn Viên chỉ thực hiện cơng việc này song song với việc áp dụng các thử nghiệm chi tiết, việc tìm hiểu này chỉ mang tính cá nhân và khơng được lưu trong hồ sơ kiểm tốn.
Phương pháp Kiểm Tốn Viên sử dụng để tìm hiểu hệ thống KSNB là phỏng vấn người quản lý . Kiểm Tốn Viên khơng sử dụng các dạng bảng câu hỏi về KSNB trong quy trình mua hàng theo dõi nợ phải trả
Ngồi ra, Kiểm Tốn Viên khơng thực hiện việc mơ tả hệ thống KSNB trên giấy làm việc nên Kiểm Tốn Viên khác muốn biết phải hỏi trực tiếp Kiểm Tốn Viên thực hiện phần hành này.
I.2.2. Đối với việc thực hiện các thử nghiệm kiểm sốt:
Tại cơng ty, các thử nghiệm kiểm sốt thường được lồng vào khi thực hiện các thử nghiệm cơ bản. Mặc dù thử nghiệm này cho kết quả cĩ độ tin cậy cao nhưng địi hỏi mất nhiều thời gian và cơng sức.
Điều này ảnh hưởng đến yếu tố chi phí cho một cuộc kiểm tốn vì khi thực hiện riêng biệt các thử nghiệm này sẽ hữu ích và ít tốn kém hơn.
I.2.3.Đối với việc áp dụng thủ tục phân tích:
Vì thủ tục phân tích bao gồm nhiều loại với tính chất, phương pháp, đối tượng, phạm vi được áp dụng cĩ sự khác nhau, nên để vận dụng thủ tục phân tích cĩ hiệu quả thì ngồi sự hiểu biết về các loại thủ tục phân tích, cũng rất cần đến khả năng xét đốn nghề nghiệp của Kiểm Tốn Viên.
Qua nghiên cứu hồ sơ kiểm tốn cũ của cơng ty, thủ tục này chưa được sử dụng nhiều. Do đĩ, Kiểm Tốn Viên khơng cĩ một cái nhìn tổng quát, khơng đánh giá được tính hợp lý chung của số liệu và vì vậy Kiểm Tốn Viên cĩ thể sẽ gặp nhiều rủi ro.
I.2.4.Đối với việc áp dụng thử nghiệm chi tiết:
Kiểm Tốn Viên thường dựa hồn tồn vào kết quả thư xác nhận để đưa ra ý kiến về khoản mục này. Nếu cĩ sự chênh lệch giữa thư xác nhận và sổ sách thì Kiểm Tốn Viên cũng đã thực hiện đầy đủ các thử nghiệm thay thế để đạt được kết luận.
Trong quá trình thực hiện các thử nghiệm chi tiết, Kiểm Tốn Viên đơi khi bỏ qua một số thử nghiệm trong chương trình kiểm tốn mẫu tại cơng ty do hạn chế về mặt thời gian, nhân lực. Ví dụ Kiểm Tốn Viên thường bỏ qua việc thu thập chứng cứ liên quan đến khả năng thanh tốn của bên thứ ba hoặc kiểm tra mẫu vài nghiệp vụ để bảo đảm rằng đơn vị đã áp dụng đúng như chính sách chiết khấu.
Việc chọn mẫu trong kiểm tra chi tiết cịn mang tính ngẫu nhiên dẫn đến Kiểm Tốn Viên cĩ thể gặp rủi ro kiểm tốn.
Tĩm lại. việc áp dụng chương trình kiểm tốn khoản mục nợ phải trả và nghiệp cụ mua hàng vào thực tế chưa được cụ thể, mặc dù trong chương trình kiểm tốn các khoản phải trả thể hiện khá đầy đủ. Nguyên nhân là do đa số đội ngũ kiểm tốn viên đang cịn thiếu kinh nghiệm trong quá trình áp dụng chương trình kiểm tốn vào thực tế cũng như việc xác định mức trọng yếu cho Báo cáo tài chính, cụ thể là khoản mục nợ phải trả người bán.
II. KIẾN NGHỊ
Qua thời gian thực tập tại đơn vị và nghiên cứu tài liệu tại Bưu Điện Tỉnh Đồng Nai. Bên cạnh những ưu điểm đơn vị cũng cịn cĩ nhiều hạn chế cần phải khắc phục trong tương lai.
Với những kiến thức học được tại trường, qua thực tếvà tham khảo một số tài liệu kiểm tốn, kết hợp với phương hướng phát triển trong tương lai của đơn vị, em xin được đưa ra một số kiến nghị sau:
II.1. Kiến nghị chung:
II.1.2. Về cơng tác kế tốn tại đơn vị:
Đơn vị nên cĩ chương trình kế tốn mới để cĩ thể áp dụng một cách triệt để hơn chuẩn mực kế tốn ban hành năm 2000 của bộ tài chính. Từ đĩ tránh những sai sĩt khi phải làm các Báo Cáo bằng Excel do chương trình kế tốn cũ khơng đáp ứng được những vấn đề này.
Về tài khoản 331 theo em đơn vị nên cĩ tài khoản chi tiết để theo dõi những khoản phải trả bằng tiền Việt Nam và ngoại tệ. Cĩ như vậy kế tốn viên theo dõi các khoản phải trả mới nắm bắt đựơc thơng tin kịp thời và chính xác để cĩ hướng xử lý thích hợp khi xảy ra sự cố.
II.1.3. Kiến nghi chung về cơng tác kiểm tốn II.1.3.1. Tổ chức lưu trữ hồ sơ, tập tài liệu.
Việc tổ chức hồ sơ và lập tài liệu khơng những giúp cho kiểm tốn viên cĩ thể tài liệu hố bằng chứng phân tích mà cịn tạo thuận lợi cho kiểm tốn viên khi quản lý cơng việc của mình. Thơng qua việc tổ chức hồ sơ một cách khoa học, kiểm tốn viên sẽ thấy được tính liên thơng trong cơng việc và dễ dàng truy cập thơng tin khi cần thiết. Việc lập tài liệu đầy đủ rõ ràng sẽ tạo thuận lợi cho cơng tác giám sát chất lượng kiểm tốn và giúp kiểm tốn viên ở các kỳ sau sẽ dễ dàng hơn trong việc sử dụng thơng tin.
Hình thức tổ chức và lưu trữ hồ sơ trên các file giấy thường chỉ áp dụng cho những cuộc kiểm tốn nhỏ khơng quan trọng.Cịn những cuộc kiểm tốn lớn và phức tạp, đơn vị nên thực hiện trên cả file giấy lẫn các phần mềm vi tính khác như Word, Excell, phần mềm kiểm tốn Lotus notes….
Các hồ sơ phải được đánh số một cách cĩ hệ thống dựa trên mục đích sử dụng và tính chất của từng cơng việc.
Các hồ sơ quản lý bao gồm các vấn đề quan trọng trao đổi vơi từng bộ phận, những thủ tục kiểm tra chất lượng cơng việc, báo cáo kiểm tốn cùng các bản chỉnh sửa phải được xếp trên cùng của file giấy. Các hồ sơ khác được sắp xếp bên dưới và được phân chia theo từng cơng việc của kiểm tốn.Ở từng mục đầu tiên là chương trình kiểm tốn, tiếp theo là biểu chỉ đạo, các biểu cơ sở và sau cùng là các tài liệu chứng minh.Các tài liệu trong file giấy cĩ tính liên thơng với nhau qua những tham chiếu thể hiện mối quan hệ chặt chẽ giữa từng cơng việc , bộ phận với nhau. Các file giấy nên được lưu trữ bảo quản trong phịng lưu trữ hồ sơ riêng.
Điều quan trọng là cơng ty nên đào tạo cho các nhân viên kiểm tốn của mình phải áp dụng một cách triệt để và nhất quán các nguyên tắc lưu trữ hồ sơ. Bởi vì hồ sơ kiểm tốn chính là bằng chứng của kiểm tốn viên khi cĩ những tranh chấp xảy ra. Hơn nữa, việc lưu trữ hồ sơ làm việc một cách khoa học và nhất quán sẽ giúp cho trưởng bộ phận kiểm tốn dễ dàng theo dõi được cơng việc của từng trợ lý kiểm tốn qua đĩ hỗ trợ cho từng người làm tốt cơng việc của mình hơn.
II.1.3..2. Hồ sơ kiểm tốn
Do hồ sơ kiểm tốn hiện hành tại đơn vị chưa được sắp xếp một cách khoa học cho nên đơn vi cĩ thể áp dụng mẫu của VAS300, phần lưu hồ sơ, để dễ nhớ hơn và thuận tiện trong việc đối chất với các số liệu cho những người cĩ nhu cầu xem.
Theo mẫu kiến nghị này thì việc lưu hồ sơ sẽ đơn giản hơn và được chuẩn hố theo chuẩn mực kiếm tốn mới.
TRÌNH TỰ SẮP XẾP GIẤY TỜ LÀM VIỆC I.PHẦN BÁO CÁO TỔNG HỢP 1. Giấy phép đầu thư
2. Quyết tốn thuế.
3. Biên bảng họp hội đồng quản trị
4. Quyết định chính sách của Ban Giám Đốc
5. Văn bản và các quyết định của cơ quan Nhà Nước.
6. Bản Dự thảo báo cáo tài chính ( sẽ gởi cho Ban Giám Đốc)
7.Bảng kế hoạch kiểm tốn : Do nhĩm trưởng thực hiện trước khi xuống từng
bộ phận làm việc.
8.Báo cáo tài chính tổng hợp : nội dung gồm cĩ số liệu của các bộ phận được
kiểm tốn, số của kiểm tốn, số chênh lệch giữa số kiểm tốn và số của khách hàng.
9. Bảng tổng hợp các bút tốn đề nghị điều chỉnh ( PAJE)
10. Bảng phân tích đánh giá lại rủi ro : do nhĩm trưởng thực hiện trước khi
xuống tưng bộ phận kiểm tốn
11. Bảng mục lục sắp xếp giấy tờ.
II. PHẦN GIẤY TỜ LÀM VIỆC
Mỗi hồ sơ làm việc được lưu theo mục lục sắp xếp hồ sơ kiểm tốn
- Note of account: ghi nhận tất cả những đặc điểm hạch tố của tài khoản,
cách truy tìm đối chiếu số liệu (A_100)
- Proposal adjustment journal entries (PAJE) : ghi nhận các bút tốn đề nghị
- Review notes: ghi nhận những vấn đề phát sinh trong quá trình kiểm tốn đối với tài khoản đang theo dõi và cĩ được làm sáng tỏ hay chưa.(A_120).
- Giấy làm việc A4 hoặc A3
II.1.3.3. Tìm hiểu về HTKSNB của đơn vị:
Mặc dù là người của đơn vị nhưng các kiểm tốn viên cần phải mơ tả HTKSNB như các chu trình bán hàng, thu tiền, mua hàng và thanh tốn…, điều cần thiết là phải cĩ bảng mơ tả bằng lời văn hay lưu đồ để lưu hồ sơ giúp cho kiểm tốn viên đánh giá sơ bộ phần hành mình kiểm tốn và tạo thuận lợi trong việc kiểm sốt của nhĩm trưởng, đồng thời thấy được mối liên hệ giữa các phần hành
II.1.3.4. Theo dõi sau kiểm tốn.
Sau khi phát hành báo cáo kiểm tốn, cuộc kiểm tốn cĩ vẻ như hồn tất. Thực chất khơng hẳn như vậy, bởi vì kiểm tốn viên cần phải theo dõi sau kiểm tốn. Bất cứ một cơng việc nào muốn thành cơng cũng cần phải cĩ sự theo dõi liên tục cho đến khi cĩ được kết quả. Cơng việc kiểm tốn khơng nằm trong trường hợp ngoại lệ đĩ. Vì vậy cơng việc kiểm tốn sẽ phát huy hết hiệu quả của nĩ khi cĩ quá trình theo dõi sau kiểm tốn được kiểm tốn tốt.
Theo ý kiến của em thì cơng việc này sẽ bao gồm:
- Ban giám đốc sẽ quyết định xem các kiến nghị của kiểm tốn viên áp dụng khi nào và áp dụng lúc nào.
- Kiểm tốn viên sẽ luơn luơn theo dõi các sửa đổi cĩ được thực hiện hay khơng và kết quả cĩ như mong muốn hay khơng.
- Chính vì vậy bộ phận kiểm tốn cần phải đưa ra được một số chính sách theo dõi sau kiểm tốn để mức độ hiệu quả của cơng việc kiểm tốn được nâng cao.
II.2. Kiến nghị về kiểm tốn phần hành Nợ phải trả người bán.
II.2.1. Lập bảng mơ tả, lưu đồ, bảng câu hỏi về HTKSNB đối với chu trình mua hàng và thanh tốn.
Trong quá trình tìm hiểu về HTKSNB nĩi chung và tìm hiểu về HTKSNB đối với nghiệp vụ mua hàng trả chậm tại đơn vị nĩi riêng. Kiểm tốn viên nên trình bày sự hiểu biết này trên giấy thay vì như trước đây là chỉ tìm hiểu mà thơi. Đây chính là cách tốt nhất để thấy rõ những gian lận sai sĩt cĩ thể xảy ra.
Mặt khác qua đĩ kiểm tốn viên cũng thấy được những thiếu sĩt của mình trong việc tìm hiểu và qua việc ghi nhận lại trên giấy làm việc. Từ đĩ giúp kiểm tốn viên đánh giá về HTKSNB một cách chính xác hơn chỉ là quan sát và phỏng vấn rồi đánh giá.
Hơn thế nữa trong quá trình làm việc của mình, kiểm tốn viên cĩ thể nêu vấn đề một cách cụ thể các vấn đề trên giấy tờ làm việc.
Sơ đồ và bảng mơ tả các bộ phận tham gia trong quy trình này và nội dung bảng câu hỏi cĩ thể soạn theo phần trình bày về HTKSNB đối với nợ phải trả và nghiệp vụ mua hàng đã được trình bày ở phần cơ sở lý luận.
II.2.2. Thực hiện các thử nghiệm kiểm sốt phục vụ cho kiểm tốn khoản mục nợ phải trả người bán.
Các kiểm tốn viên nên thực hiện các thử nghiệm kiểm sốt riêng rẻ để tiết kiệm thời gian và đạt hiệu quả cao hơn.
Một số thử nghiệm kiểm sốt đối với khoản mục nợ phải trả người bán