IV.1. Loại hình tổ chức hạch tốn kế tốn.
Loại hình tổ chức hạch tốn kế tốn là một nội dung quan trọng của việc tổ chức hạch tốn kế tốn. Vì nĩ sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của bộ máy kế tốn tại đơn vị. Ví dụ như nĩ sẽ ảnh hưởng đến việc sử dụng các cán bộ kế tốn sao cho cĩ hiệu quả nhất, khơng gây lãng phí, và điều quan trọng nhất chính là tạo cho họ thực hiện đầy đủ, và chính xác các chức năng nhiệm vụ của mình một cách nhanh nhất.
Xuất phát từ đặc điểm trên và từ tính chất hoạt động kinh doanh của ngành Bưu Chính Viễn Thơng cùng với mạng lưới sản xuất kinh doanh của Bưu Điện Tỉnh Đồng Nai rất rộng nên Bưu Điện Tỉnh Đồng Nai đẫ lựa chọn mơ hình tổ chứ cơng tác kế tốn vừa phân tán vừa tập trung hay cịn gọi là phân tán trực thuộc.
Theo loại hình này ở văn phịng Bưu Điện Tỉnh cĩ phịng kế tốn thống kê tài chính tập trung cịn ở các đơn vị Bưu Điện huyện, thị, và các cơng ty trực thuộc đều cĩ bộ phận kế tốn riêng để thực hiện cơng việc kế tốn phát sinh tại đơn vị. Định kỳ các bộ phận kế tốn này lập các báo cáo kế tốn như báo cáo doanh thu, chi phí và các bảng cân đối tài khoản gửi về phịng kế tốn tại Bưu Điện Tỉnh. Tại phịng
kế tốn thống kê tài chính của Bưu Điện Tỉnh sẽ thực hiện phần hành cơng tác kế tốn phát sinh tại văn phịng và tổng hợp số liệu kế tốn ở các báo cáo kế tốn của Bưu Điện Huyện, Thị, các đơn vị trực thuộc gửi lên để lập báo cáo chung cho tồn Bưu Điện Tỉnh.
IV.2. Tổ chức bộ máy kế tốn.
+ Kế tốn trưởng :Chịu trách nhiệm trước giám đốc về việc tổ chức cơng tác kế
tốn, thống kê tồn Bưu Điện Tỉnh. Chỉ đạo trực tiếp và đề ra nhiệm vụ hàng tháng cho nhân viên phịng kế tốn thống kê, phê duyệt các chứng từ phát sinh, ký duyệt các báo cáo kế tốn thống kê, hợp đồng kinh tế … Tham mưu giúp Giám đốc trong lĩnh vực kinh tế tài chính, chấp hành chế độ chính sách tài chính, thực hiện tiết kiệm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
+ Phĩ phịng kế tốn: Chịu sự lãnh đạo trực tiếp của kế tốn trưởng, cĩ nhiệm
vụ kiểm tra sổ sách kế tốn tại đơn vị.
+ Kế tốn tổng hợp kiêm tài sản cố định:
- Cĩ trách nhiệm theo dõi tình hình tài sản cố định hiện cĩ, phản ảnh kịp thời tình hình tăng giảm tài sản cố định, phân bổ khấu hao chính xác và kịp thời đồng thời theo dõi việc điều chuyển tài sản trong nội bộ.
- Kiểm tra tất cả quá trình lưu chuyển chứng từ, đối chiếu sổ sách. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm in các sổ cái, trực tiếp đẩy số liệu để lên báo cáo và lên bảng tổng kết tài sản theo đúng chế độ quy định.
+ Kế tốn thu chi cơng nợ:
Theo dõi việc thu chi hàng ngày quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, xử lý cơng nợ trong nội bộ cũng như bên ngồi. Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh của các cơ sở báo lên và chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí trực tiếp tại Bưu Điện Tỉnh cuối kỳ lập báo cáo chi phí. Cân đối quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Tổng hợp chứng từ lên chứng từ ghi sổ, vào các sổ sách cĩ liên quan. Tính trích bảo hiểm xã hội cho tồn đơn vị.
+ Thủ quỹ , thủ kho:
- Thủ quỹ : căn cứ các phiếu thu, phiếu chi hợp lệ để thu và phát tiền. Quan hệ với ngân hàng để nộp và rút tiền mặt. Cuối tháng cộng sổ quỹ đối chiếu với kế tốn thu chi.
- Thủ kho: hàng tháng căn cứ trên phiếu nhập xuất hợp lệ để nhập và xuất nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ cho sản xuất, cộng sổ vật tư đối chiếu với kế tốn vật tư, cơng cụ dụng cụ.
+ Kế tốn vật tư, cơng cụ dụng cụ:
Theo dõi tình hình nhập xuất vật tư, cơng cụ dụng cụ cả về số lượng cũng như giá trị, lập thẻ kho, phiếu nhập, xuất kho và sổ chi tiết. Tham gia nghiệm thu vật tư, cơng cụ dụng cụ nhập kho, tập hợp các chứng từ lên chứng từ ghi sổ chuyển lên kế tốn tổng hợp.
+ Kế tốn xây dựng cơ bản, phát hành báo chí và thống kê:
- Theo dõi tập hợp chi phí các cơng trình xây dựng cơ bản. Tập hợp tất cả các chứng từ phát sinh liên quan đến quá trình thi cơng các cơng trình. Cuối tháng lập báo cáo chi phí giá thành cơng trình, quyết tốn các cơng trình xây dựng cơ bản đã hồn thành. Đồng thời theo dõi tiền phát hành báo chí các Bưu Điện Huyện , Thị, Cơng ty nộp về . Trực tiếp tính doanh thu phát hành trong tồn Bưu Điện tỉnh, theo dõi thanh tốn báo chí với cơng ty phát hành báo chí trung ương và xuất bản.
- Hàng tháng căn cứ các báo cáo sản lượng và doanh thu của các Bưu Điện Huyện, Thị, các cơng ty gửi về để lập báo cáo sản lượng và doanh thu gửi Tổng cơng ty.
+ Kế tốn dịch vụ tiết kiệm Bưu Điện :
Cĩ nhiệm vụ hạch tốn, theo dõi khoản tiền tiết kiệm của khách hàng gửi vào, hàng tháng tổng hợp bảng báo cáo về tiền tiết kiệm ở các đơn vị trực thuộc gửi lên.
+ Kế tốn huyện , thị, cơng ty:
Tính tiền lương và các khoản phụ cấp, thu nhập khác cho cán bộ cơng nhân viên. Ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cuối tháng lập các báo cáo gửi lên cho phịng kế tốn Bưu Điện tỉnh.
Hình II.3. Sơ đồ tổ chức phịng kế tốn Kế tốn thu chi và cơng nợ Kế tốn dịch vụ tiết kiệm Bưu Điện KẾ TỐN TRƯỞNG PHĨ PHỊNG KẾ TỐN Thủ kho và thủ quỹ Kế tốn vật tư, CC Dcụ Kế tốn XDCB, PHCB và thống kê Kế tốn TSCĐ & tổng hợp
CHƯƠNG III: CHƯƠNG TRÌNH KIỂM TỐN “ NỢ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN” ÁP DỤNG TẠI BƯU ĐIỆN TỈNH ĐỒNG NAI.