II. tình hình xuất khẩu gạo ở Công ty Lơng Thực Cấp I Lơng Yên.
1. Nghiệp vụ xuất khẩu.
Quy trình hoạt động nghiệp vụ xuất khẩu của Công ty Lơng Thực Cấp I Lơng Yên đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ nghiệp vụ xuất khẩu của Công ty Lơng Thực Cấp I Lơng Yên
1.1. Ký kết hợp đồng xuất khẩu.
Công ty Lơng Thực Cấp I Lơng Yên là một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập, việc ký kết hợp đồng xuất khẩu do Công ty tự tìm lấy đối tác, giao dịch, đàm phán và đi đến thoả thuận, ký kết hợp đồng xuất khẩu (trừ một số trờng hợp Công ty thực hiện theo hợp đồng ký kết giữa Chính phủ Việt Nam với các nớc khác).
Hình thức ký kết hợp đồng phần lớn là qua Fax, trờng hợp hai bên ngồi đàm phán giao dịch đi đến ký kết hợp đồng là rất ít.
1.2. Kiểm tra L/C
Nghiệp vụ này Công ty Lơng Thực Cấp I Lơng Yên có thế mạnh vì hầu hết cán bộ xuất nhập khẩu đều nắm chắc nghiệp vụ, do vậy có thể tiến hành hoàn toàn thuận lợi và dễ dàng. Nghiệp vụ kiểm tra L/C sau nghiệp vụ ký kết hợp đồng có thể nói là rất quan trọng trong nghiệp vụ xuất khẩu của Công ty. Khi nhận đợc L/C từ ngân hàng thông báo, cán bộ xuất nhập khẩu phải kiểm tra thời hạn mở L/C, số lợng hàng giao, thời hạn thanh toán, giá trị hợp đồng... Tất cả điều khoản trong hợp đồng phải thể hiện trên L/C. Nếu L/C phù hợp với hợp đồng thì ngời mua mới thanh toán tiền hàng. Vì vậy, kiểm tra L/C là nghiệp vụ rất quan trọng vì nó liên quan cả đến khâu thanh toán lẫn thực hiện hợp đồng.
1.3. Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu.
Để có hàng hóa phục vụ cho xuất khẩu, Công ty Lơng Thực Cấp I Lơng Yên uỷ thác cho các đơn vị thành viên hoặc một tổ chức thơng mại (một công ty th-
Ký hợp
đồng XK Kiểm tra L/C Chuẩn bị hàng hóa nghiệm hKiểm 2
Làm thủ tục hải quan Giao hàng lên tàu Làm thủ tục thanh toán Giải quyết khiếu nại (nếu có)
Thuê tàu & mua bảo
ơng nghiệp, hợp tác xã hoặc t nhân) tiến hành thu mua và dự trữ lúa gạo trên địa bàn. Sau đó tiến hành công tác xay xát, đánh bóng, tách hạt màu để nâng cao phẩm cấp gạo.
Công ty Lơng Thực Cấp I Lơng Yên thờng xuất khẩu gạo sạch, mùa mới, loại gạo 10% theo tiêu chuẩn gạo của Việt Nam:
- Độ dài của hạt:
+ Nếu là gạo hạt dài: thì số hạt >7mm chiếm trên 10% + Nếu là gạo hạt ngắn: thì số hạt <6mm không vợt quá 20%
- Các tạp chất tối đa trong đó, bao gồm: + Hạt sọc đỏ : 1.25% + Hạt vàng : 0,75 + Hạt phấn : 7% + Hạt hỏng : 0,75% + Hạt nếp : 1,5% + Hạt non và tạp chất: 0,25% + Hạt thóc : 20 hạt/kg
- Tỷ lệ kim loại nặng không đợc vợt quá hàm lợng: + Thủy ngân : 0,01 PPM + Chì : 0,1 PPM + Asen : 0,15 PPM + Catmi : 0,04 PPM - Độ ẩm không quá : 14% - Độ xay xát: đợc xay xát, đánh bóng tốt
Nh vậy, Công ty Lơng Thực Cấp I Lơng Yên căn cứ vào các tiêu chuẩn đó để thu gom hàng xuất khẩu tránh tình trạng hàng hóa không đúng quy cách phẩm chất, nhằm giảm chi phí và thời gian thu mua hàng xuất khẩu .
1.4. Kiểm tra chất lợng hàng hóa xuất khẩu.
Về phía Công ty Lơng Thực Cấp I Lơng Yên, từ khâu thu mua cho đến khi bao gói sản phẩm, Công ty cử một đội ngũ cán bộ có chuyên môn hoặc thuê VinaControl theo dõi, giám sát và kiểm tra chất lợng của hàng hóa theo tiêu chuẩn đã quy định để có thể hạn chế và loại trừ khuyết tật của hàng hóa.
Về phía khách hàng thì có khách hàng trực tiếp gửi đại diện hoặc thuê một công ty có chuyên môn ra kho hàng hoặc cầu cảng để kiểm tra chất lợng hàng giao. Sau khi kiểm tra, khách hàng sẽ giao cho Công ty bản IC (Inspection Certificate) trong đó khẳng định hàng hóa đúng chất lợng hay không.
1.5. Thuê tàu và mua bảo hiểm hàng hóa
Công ty Lơng Thực Cấp I Lơng Yên xuất khẩu gạo theo hai hình thức: theo giá CIF ( Cost, Insurance and Freigt) hoặc theo giá FOB (Free On Board) nên Công ty giành đợc quyền thuê tàu và mua bảo hiểm. Đây là một thế mạnh của Công ty vì hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam xuất khẩu hàng hóa theo giá FOB. Vì vậy, Công ty Lơng Thực Cấp I Lơng Yên vừa tăng thêm đợc ngoại tệ, vừa tạo điều kiện cho các ngành khác nh ngành vận tải, bảo hiểm phát triển
Công ty Lơng Thực Cấp I Lơng Yên thờng trực tiếp kí kết hợp đồng vận tải với Công ty Hàng Hải Việt Nam (Vosco). Nếu hợp đồng xuất khẩu có số lợng hàng giao lớn thì Công ty thuê tàu chuyến. Ngợc lại, nếu số lợng hàng xuất khẩu nhỏ thì Công ty sử dụng hình thức chuyên chở bằng container, đăng ký chỗ (gọi là lu cớc) của một tàu chợ để chở hàng.
Về bảo hiểm, Công ty Lơng Thực Cấp I Lơng Yên mua bảo hiểm của Công ty Bảo Hiểm Việt Nam (Bảo Việt) theo hình thức bảo hiểm bao (Open Policy). Công ty mua bảo hiểm ký hợp đồng từ đầu năm, còn đến khi giao hàng xuống tàu xong, Công ty chỉ gửi đến Bảo Việt một thông báo bằng văn bản gọi là “giấy báo bắt đầu vận chuyển”. Hình thức hợp đồng bảo hiểm này đợc Công ty sử dụng vì Công ty là một doanh nghiệp xuất khẩu gạo thờng xuyên, nhiều lần trong một năm.
1.6. Làm thủ tục hải quan
1.6.1. Khai báo hải quan
Công ty Lơng Thực Cấp I Lơng Yên cử đại diện (thờng là nhân viên phòng kinh tế đối ngoại) kê khai chi tiết về hàng hóa lên tờ khai (customs declaration) để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục, giấy tờ.
1.6.2. Xuất trình hàng hóa
Hàng hóa xuất khẩu đợc sắp xếp trật tự, thuận tiện cho việc kiểm soát. Gạo là mặt hàng xuất khẩu với khối lợng lớn nên việc kiểm tra hàng hóa và giấy tờ của hải quan thờng diễn ra ở nơi giao hàng cuối cùng. Nhân viên hải quan kiểm tra, niêm phong kẹp chì và nội dung hàng hóa theo nghiệp vụ của mình.
1.6.3. Thực hiện các quyết định của hải quan.
Công ty Lơng Thực Cấp I Lơng Yên có trách nhiệm nghiêm túc thực hiện theo các quyết định của hải quan.
Hàng xuất khẩu đợc vận chuyển bằng đờng biển, vì vậy Công ty phải tiến hàng các công việc:
- Lập bảng đăng ký hàng chuyên chở
- Xuất trình bản đăng ký hàng chuyên chở cho ngời vận tải để lấy hồ sơ xếp hàng.
- Trao đổi với cơ quan điều độ cảng để nắm vững ngày, giờ làm hàng. - Bố trí phơng tiện đa hàng vào cảng xếp hàng lên tàu
- Lấy biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt) và đổi biên lai thuyền phó lấy vận đơn đờng biển B/L (Bill of Lading). Vận đơn đờng biển phải là vận đơn hoàn hảo, đã xếp hàng (Clean on Boảd B/L) và phải chuyển nhợng đợc (negotiable). Vận đơn ngay sau đó đợc chuyển ngay về bộ phận kế toán để lập bộ chứng từ thanh toán.
1.8. Thủ thục thanh toán
Công ty Lơng Thực Cấp I Lơng Yên chỉ sử dụng phơng thức thanh toán bằng th tín dụng L/C (Letter of Credit). Đây là phơng thức đảm bảo hợp lý, thuận tiện, an toàn, hạn chế rủi ro cả cho Công ty và đối tác.
Sau khi nhận đợc L/C Công ty phải kiểm tra, so sánh với nội dung và điều kiện ghi trong hợp đồng, nếu có chỗ nào cha phù hợp phải yêu cầu bên nhập khẩu sửa chữa bằng văn bản.
Ngân hàng thông báo của Công ty thờng là VietcomBank.
1.9. Giải quyết khiếu nại.
Nếu Công ty Lơng Thực Cấp I Lơng Yên bị khiếu nại:
- Về số lợng, trọng lợng hàng hóa: nếu là lỗi của Công ty thì giải quyết khiếu nại bằng cách giao đủ số hàng thiếu hoặc trả lại số tiền hàng giao thiếu.
- Về phẩm chất không phù hợp thì có thể áp dụng quy định tại Điều 41- Công ớc LaHay 1964; Điều 46, 50 Công ớc Viên 1980 ... Công ty tự sửa chữa khuyết tật và chịu chi phí hoặc ngời mua tự sửa chữa. Công ty hoàn chi phí, giảm giá hàng bán; thay hàng khuyết tật bằng hàng mới phù hợp về phẩm chất; huỷ hợp đồng (ngời mua có quyền huỷ hợp đồng khi Công ty vi phạm các điều khoản hợp đồng...)
Đối với khiếu nại về không giao hàng hoặc chậm giao hàng thì nộp phạt hoặc bồi thờng tuỳ trờng hợp cụ thể.
Công ty cũng có thể khiếu nại ngời mua nếu ngời mua không trả tiền hoặc trả chậm so với quy định trong hợp đồng; có thể khiếu nại do ngời mua từ chối nhận hàng mà không có lý do chính đáng; nếu hợp đồng quy định rằng ngời mua có
nghĩa vụ cung cấp bao bì mà ngời mua giao cho Công ty không đúng thời hạn làm cho Công ty không giao đợc hàng hoặc giao hàng không đúng thời hạn.
Nói chung việc giải quyết khiếu nại (nếu có) đợc Công ty Lơng Thực Cấp I