Quản trị thông tin gồm:
o Lập kế hoạch thông tin
o Phân phối thông tin
o Báo cáo tình hình hoạt động
6.1 Lập kế hoạch thông tin
Đây là dự án xây dựng khu biệt thự nên những thông tin cần cho dự án là những thông tin về xây dựng và kiến trúc: các kiểu biệt thự và kiến trúc biệt thự, các quy định của Bộ xây dựng về kỹ thuật xây dựng, đấu thầu, chọn nhà thầu, thi công, kiểm tra giám sát, nghiệm thu.
Đầu vào ( Input )
Vạch ra các thông tin từ và yêu cầu mà dự án cần thực hiện
Khai thác tối đa nguồn thông tin trong nội bộ và các cơ quan quản lý liên quan.
Thu thập các thông tin liên quan đến dự án: Tình hình biến động giá cả, các vấn đề về điện nước, giải phóng mặt bằng, nơi tiến hành xây dựng dự án.
Dự đoán các yếu tố bất thường xảy ra làm ảnh hưởng đến quá trình thực hiện và thi công dự án.
Các căn cứ liên quan:
Nguồn Phương thức Trách nhiệm Thời gian
Các văn bản, thông tin của ban điều hành dự án Họp,văn bản, báo cáo Ban quản lý dự án Từng tháng Các quy chế điều hành Họp hội đồng quản trị Ban quản lý dự án Từng tuần
Từ nhà đầu tư Bằng văn bản Từng giai đoạn
Phản hồi từ ban quản lý
Tiếp xúc trực tiếp Nhóm dự án Thường xuyên
ngòai tin Quy định pháp luật trong xây dựng
Văn bản pháp luật Giai đoạn
báo cáo của các thành viên quản trị
miệng, thư,văn bản
Định kỳ
Đầu ra ( output )
Đảm bảo chất lượng thông tin đầu ra phải chính xác, đáng tin cậy, cập nhật và nhất quán Thông báo cho những bên liên quan về tiến độ và những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.
Cung cấp thông tin tới công chúng một cách khách quan qua nhiều kênh khác nhau.
6.2 Phân phối thông tin
Đầu vào( Inputs):
Cuối mỗi ngày phải có báo cáo về công việc thực thi trong ngày. Mỗi ngày làm việc phải có biên bản bàn giao cho ngày tiếp theo.
Ban quản lý chỉ đạo tiến độ thi công và phân công phân bổ công việc cho từng thời kì và từng quản lý bộ phận.
Công cụ và kĩ thuật( tools and techniques )
Kịp thời điều chỉnh thi công khi có những thông tin khác với dự kiến ban đầu. Liên lạc giữa các bộ phận liên tục thông qua bộ đàm, điện thoại, trực tiếp, văn bản. Đầu ra( outputs):
Các báo cáo thường xuyên cập nhật trong suốt quá trình thông tin.
6.3 Báo cáo tình hình hoạt động
BẢNG XÁC ĐỊNH CÁC LUỒNG THÔNG TIN
STT Công việc Phương thức tiếp cận truyền tin
1
Tiếp nhận chỉ thị, điều chỉnh từ ban điều hành.
Thông qua trao đổi trực tiếp của các bên liên quan và thông qua các cuộc họp thường kì.
2 Tiếp nhận yêu cầu từ phía các nhà thầu.
Qua gặp gỡ trực tiếp hoặc thông qua văn bản, trao đổi
3 Tiếp nhận các phản hồi và các phát sinh trong quá trình thi công.
Tiếp xúc thường xuyên với các bộ phận.
4
Liên tục cập nhật những quy định và những thay đổi trong các luật định về xây dựng.
Có 1 luật sư tư vấn riêng chịu trách nhiệm về các quy định luật pháp liên quan đến quá trình xây dựng.
5
Thu thập bảng kê giá vật liệu, trang thiết bị, máy móc thi công và các văn bản hướng dẫn liên quan của bộ xây dựng.
Tiến hành khảo sát định kì, tham khảo và cập nhật thông tin từ nhiều nguồn.
6 Tổng hợp, phân tích, truyền tin và lưu trữ.
Thông qua bộ phận lưu trữ thông tin của công ty.
Đầu ra:
Báo cáo thường xuyên trong ngày những sự cố phát sinh trong quá trình thi công. Báo cáo tiến độ thi công theo tuần, theo tháng
6.4 Tổng kết hoạt động:
Quản trị thông tin có liên hệ mật thiết đối với các phần quản trị khác: quản trị nhân sự, quản trị rủi ro, quản trị chi phí... Nếu hệ thống thông tin hoạt động thông suốt, độ chính xác cao, thời gian công bố thông tin phù hợp với tiến trình công việc sẽ giúp các bộ phận khác đạt hiệu quả công việc cao hơn, ví dụ: thông tin các công việc đầy đủ sẽ xác định được hết các rủi ro cần tránh, thông tin cập nhật về giá vật liệu, giá gói thầu mới nhất, chính xác nhất sẽ xác định được tổng chi phí hợp lý, tiết kiệm nhất. Ngược lại, nếu hệ thống thông tin bị gián đoạn sẽ ảnh hưởng nhiều đến tiến độ công việc của toàn dự án. Vì vậy, trước hết cần có các công cụ thông tin đầy đủ, hiện đại đảm bảo truyền tải một cách tốt nhất. Ngoài khuôn mẫu hệ thống thông tin sắp đặt sẵn, ban quản lý dự án cần có biện pháp xử lý đặc biệt riêng mỗi khi có sự cố thông tin đột xuất, khó kiểm soát để không ảnh hưởng đến sản phẩm của dự án.
Đầu vào:
Tài liệu nhận xét, đánh giá về quá trình thi công Biên bản nghiệmthu phân đoạn công trình. Biên bản ghi nhận phát sinh ngoài dự kiến. Báo giá vật liệu.
Đầu ra:
Kết quả của dự án
Kết luận: Xây dựng một hệ thống thông tin hoàn chỉnh là một phần không thể thiếu trong mỗi dự án và việc quản trị thông tin, đảm bảo duy trì hệ thống thông tin ấy hoạt động một cách hiệu quả lại càng quan trọng hơn.