Củng cố tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ, hiệu quả đảm bảo phát huy đợc tính sáng tạo, tự chủ của cán bộ công nhân viên. Điều chỉnh lại cơ chế lãnh đạo của Công ty đối với các chi nhánh văn phòng theo hớng tăng cờng quyền tự quyết cho các đơn vị thàng viên.
Công tác tuyển dụng và đào tạo cán bộ cho sự thành công của Công ty, phải đào tạo lại cán bộ cho phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của từng ngời, đặc biệt chú trọng vào việc mở các lớp đào tạo nghiệp vụ ngắn hạn cho cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty.
2. Tiếp tục đẩy mạnh việc phát triển thị trờng thuyền thống.
♦ Tăng cờng mối quan hệ bạn hàng truyền thống
Đối với các nhà cung cấp, Công ty Cổ phần sản xuất và Thơng mại Đất việt coi đây là một thành viên kinh doanh của Công ty, nên Công ty rất chú trọng đến mối quan hệ này. Mục tiêu đặt ra là phải thờng xuyên tổ chức giao lu giữa nhà cung cấp với các thành viên Công ty để họ hiểu thêm về văn hoá Công ty và khả năng tiềm năng của Công ty mà các nhà cung cấp cần khai thác.
♦ Đẩy mạnh hơn nữa việc tiêu thụ sản phẩm trên thị trờng truyền thống, Công ty thờng xuyên đa ra các chính sách chăm sóc khách hàng, quán triệt toàn bộ công nhân viên Công ty phải coi khách hàng là một nhân tố quảng cáo sản phẩm cho Công ty. Xây dựng tốt các chiến lợc tiêu thụ sản phẩm và các chính sách quảng cáo sản phẩm của Công ty, chẳng hạn nh việc tăng cờng nghiệp vụ cho đội ngũ Marketing để họ có khả năng đi sâu hơn nữa trong việc khai thác thị trờng.
3. Mục tiêu định hớng kế hoạch hoạt động của Công ty
♦ Đẩy mạnh khai thác thị trờng tiêu thụ tiềm năng. Cụ thể là tăng cờng hơn nữa các chính sách quảng cáo, xây dựng hệ thống Catalogue đồng bộ cho các mặt hàng của Công ty…
♦ Mở rộng quy mô kinh doanh, đa đa dạng hoá các mặt hàng đáp ứng đầy đủ nhu cầu của thị trờng.
♦ Tăng vốn đầu t vào công nghệ máy móc sản xuất, nhằm mục đích xuất khẩu hàng hoá ra thị trờng quốc tế đặc biệt là sản phẩm đồ gốm mỹ nghệ của Công ty.
♦ Xây thêm hệ thống chi nhánh văn phòng giới thiệu và bán sản phẩm nằm ở một số tỉnh trên miền Bắc, cải cách lại phơng thức hoạt động quản lý kinh doanh đảm bảo giảm tối thiểu chi phí phát sinh nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh. Để đạt đ- ợc mục tiêu dài hạn đó, mục tiêu năm 2002 của Công ty đặt ra khá cao để làm bàn đạp cho những năm sau. Với các chỉ tiêu cụ thể nh sau: Bảng 7: Các chỉ tiêu phấn đấu năm 2002
STT Khoản mục Giá trị(ngàn đồng)
1 Tổng giá trị sản lợng 17.171.741
2 Tổng doanh thu 21.495.700
3 Các khoản giảm trừ 60.789
4 Doanh thu thuần 21.434.911
5 Lợi nhuận thuần 996.724
( Nguồn: Phòng tài vụ Công ty Cổ phần sản xuất và Thơng mại Đất việt. )
II.. một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động kinh doanh nhập khẩu của Công ty Cổ phần sản xuất và Thơng mại Đất Việt
.Những giải pháp đối với Công ty
Để thực hiện các phơng hớng, mục tiêu mà ban lãnh đạo Công ty đã đề ra trớc hết việc hoàn thành tốt nhiệm vụ kinh doanh nhập khẩu là vấn đề quan trọng, quyết định sự phát triển đi lên hay bị phá sản của toàn Công ty.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu, Công ty phải quán triệt các quan điểm về kinh tế, xã hội, con ngời ... đồng thời khẳng định vị thế hiện tại của mình, đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu, tìm ra những nguyên nhân yếu kém đang tồn tại để kinh doanh đạt kết quả cao.
Là Doanh nghiệp ngoài quốc doanh đợc phép kinh doanh nhập khẩu trực tiếp, do đó việc nâng cao hiệu quả nhập khẩu của Công ty phải là mối quan tâm hàng đầu của Công ty. Tuy nhiên, để thực hiện đợc điều này, Công ty phải chịu tác động của nhiều nhân tố cả chủ quan lẫn khách quan. Về phía Công ty, cần có
những biện pháp để hoàn thiện hơn nữa quá trình kinh doanh cũng nh các biện pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh, có lãi và giảm thiểu những rủi ro trong quá trình kinh doanh.
Để đạt đợc điều đó cần phải có sự nỗ lực cố gắng từ phía Công ty cũng nh sự đổi mới và hoàn thiện các chính sách và thủ tục xuất nhập khẩu của Nhà nớc. Trớc hết đối với Công ty cần phải có những giải pháp sau :
1. Đa dạng hoá mặt hàng và hình thức nhập khẩu.
Trong nền kinh tế ngày nay, một Công ty muốn tồn tại và phát triển bền vững thì không thể chuyên môn hoá vào kinh doanh một mặt hàng hay một lĩnh vực nhất định mà phải thực hiện đa dạng hoá hình thức kinh doanh ,đa dạng hoá các mặt hàng kinh doanh. Đây là một biện pháp nhằm phân tán rủi ro. Đối với Công ty Cổ phần sản xuất và Thơng mại Đất Việt, hiện nay mới chỉ kinh doanh nhập khẩu một số mặt hàng là:
- Máy vi tính, thiết bị linh kiện máy vi tính - Bếp gas, bình nóng lạnh máy hút mùi. - Gỗ thông.
- Gỗ công nghiệp MDF. - Gỗ công nghiệp OKAN.
Đây là những mặt hàng kinh doanh truyền thống của Công ty, mặc dù các mặt hàng này hiện nay Công ty đang kinh doanh có hiệu quả. Song với tiềm năng hiện có thì Công ty có thể nhập khẩu kinh doanh các mặt hàng nh đá Granite,
nhựa Composite…Theo kế hoạch của phòng Kinh doanh Công ty thì hiện nay Công ty đang nghiên cứu, tìm hiểu thị trờng nhập khẩu để đa các mặt hàng này vào kinh doanh.
Cho đến nay, Công ty chỉ đơn thuần thực hiện hoạt động nhập khẩu trực tiếp (nhập khẩu tự doanh) mà không triển khai các hình thức khác nh nhập khẩu uỷ thác, liên doanh liên kết, tạm nhập tái xuất. Nếu Công ty đa dạng hoá các hình thức nhập khẩu có nghĩa là tận dụng đợc hết các tiềm năng của Công ty, phân tán rủi ro cho các hình thức khác nhau. Đặc biệt là hình thức nhập khẩu uỷ thác hiện
nay đang rất phổ biến ở nớc ta, nếu áp dụng hình thức này sẽ gia tăng nguồn thu trong khi không phải bỏ ra một đồng vốn nào, kể cả mức phí dao dịch, mức phí uỷ thác hiện nay là 0.5%-1% tổng giá trị lô hàng. Tuy nhiên, trong nhập khẩu uỷ thác cần phải chú ý những mặt hàng, chỉ nên nhập những mặt hàng có trong giấy phép nhập khẩu của Công ty nhng không phải là mặt hàng mà Công ty đang nhập khẩu tự doanh bởi vì nếu làm nh vậy sẽ gây mất thị trờng tiêu thụ, tạo ra nhiều đối thủ cạnh tranh mới.
2. Thiết lập phòng xuất nhập khẩu.
Một điểm thiếu sót dễ thấy trong cơ cấu tổ chức của công ty là không tách riêng phòng kinh doanh tổng hợp và phòng xuất nhập khẩu.Nh chúng ta đã biết doanh số từ hoạt động nhập khẩu chiếm một tỷ trọng lớn. Hoạt động kinh doanh nhập khẩu lại hết sức phức tạp, đòi hỏi có sự hiểu biết về thị trờng quốc tế, nắm chắc nghiệp vụ ngoại thơng, có bản lĩnh nghề nghiệpvà đầu t nhiều công sức. Do đó, đòi hỏi phải có một bộ phận chuyên trách thực hiện vấn đề này, đó là phòng xuất nhập khẩu có cơ cấu nh sau:
Hình 5 :Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng xuất nhập khẩu .
Trởng phòng Bộ phận nghiên cứu thị tr- ờng Bộ phận thực hiện hợp đồng nhập khẩu Thị trờng trong nớc nớc ngoài Thị trờng
Nh vậy phòng xuất nhập khẩu đợc chia thành hai bộ phần là: Bộ phận nghiên cứu thị trờng và bộ phận thực hiện hợp đồng nhập khẩu, chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận nh sau:
• Trởng Phòng: Có trách nhiệm lập kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu từng tháng, quý và từng năm vê cơ cấu hàng nhập, số lợng , chủng loại để trình giám đốc.
• Bộ phận nghiên cứu thị trờng: Đây là công việc hết sức quan trọng, nội dung của công tác nghiên cứu thị trờng là quá trình thu thập những dữ liệu cần thiết tùy thuộc vào mục đích của Công ty trong từng giai đoạn cụ thể: Thông tin về giá cả, về cung - cầu và các nhân tố ảnh hởng tới nó, cơ chế chính sách của Nhà n- ớc, các quan hệ kinh tế quốc tế, nghiên cứu về đối thủ cạnh tranh v.v... Đây là một công việc hết sức khó khăn đòi hỏi sự tham gia của nhiều ngời. Bộ phận này có thể đợc chia làm 2 mảng chính nh sau:
- Nghiên cứu thị trờng trong nớc có nhiệm vụ là.
+ Giám sát toàn bộ diễn biến về tình hình tiêu thụ, giá cả trong nớc. Tìm hiểu nhu cầu của ngời tiêu dùng xem mặt hàng nào đợc a chuộng, mặt hàng nào đang suy thoái. Từ đó, thông qua các công cụ phân tích thông kê đa ra những dự báo về kế hoạch nhập khẩu từng giai đoạn.
+ Nghiên cứu thị trờng nớc ngoài: Có trách nhiệm tìm kiếm các thông tin kinh doanh từ các thị trờng có quan hệ, mở rộng tìm kiếm sang các thị trờng khác. Các thông tin thu thập đợc cần phải cập nhật chính xác để sử dụng một cách có hiệu quả nhất. Các nhân viên có thể nghiên cứu thông qua các sách báo, tạp chí trong nớc và thế giới, qua mạng Internet qua các ấn phẩm của tổ chức quốc tế; phòng Thơng mại và Công nghiệp Việt Nam, Ngân hàng thế giới (WB), quỹ tiền tệ quốc tế (IMF). Kết quả của quá trình nghiên cứu là phải đa ra những bảng báo cáo đầy đủ, chính xác, những chiến lợc kinh doanh xuất nhập khẩu để báo cáo lên Tr- ởng phòng và Ban Giám đốc Công ty.
Bộ phận thực hiện hợp đồng nhập khẩu có chức năng và nhiệm vụ sau:
Sau khi nhận đợc báo cáo từ bộ phần nghiên cứu thị trờng trong và ngoài n- ớc. Yêu cầu trớc tiên là phải xác định xem kinh doanh mặt hàng nào có lợi hơn,
mặt hàng đó đợc nhập từ nớc ngoài. Do đó bộ phận thực hiện hợp đồng nhập khẩu có nghĩa vụ phân tích đánh giá các số liệu từ việc nghiên cứu thị trờng để tìm ra đ- ợc một phơng án kinh doanh cho một thơng vụ nhất định.
Bộ phận thực hiện hợp đồng này có thể phân công theo từng công việc cụ thể nh sau:
+ Phụ trách khâu đàm phán và kí kết hợp đồng : Bao gồm từ quá trình từ việc trao đổi thông tin, giao dịch với nhà cung cấp hoặc khách hàng, đa ra bản chào hàng, bảng báo giá, thoả thuận với các điều khoản hợp đồng. Khi hợp đồng đợc làm xong, có trách nhiệm dàn xếp để ngời đại diện hợp pháp của các bên kí kết.
+ Nhóm phụ trách khâu tổ chức thực hiện hợp đồng: Bao gồm các cơ bản nh: Mở L/C, làm thủ tục hải quan, thuê tài lu trớc, mua bảo hiểm, nhận hàng và kiểm tra chất lợng hàng hoá và giải quyết các tranh chấp phát sinh, trong đó có một ngời phụ trách về việc mở L/C (hoặc dục đối tác mở L/C nếu là xuất khẩu) và thanh toán tiền hàng bởi vì đây là khâu hết sức quan trọng, thờng xuyên páhệ thống inh những rủi ro gây thiệt hại tới kết quả kinh doanh.
Nh vậy, phòng kinh doanh tổng hợp đợc tách ra để thực hiện chức năng, nhiệm vụ là tổng hợp số liệu của toàn Công ty báo cáo lên Ban lãnh đạo Công ty, đồng thời xúc tiến mạnh mẽ các hoạt động tiêu thụ sản phẩm và những công việc khác.
3. Cải tiến công tác lập kế hoạch kinh doanh.
Phơng án kinh doanh sẽ do phòng xuất nhập khẩu lập, trởng phòng nhập khẩu sẽ kiểm tra tính khả thi của chúng sau đó trình lên Giám đốc xét duyệt mà không phải qua kế toán trởng xem xét nữa. Nếu thực hiện nh thế sẽ làm giảm thời gian từ khâu lập phơng án cho đến đàm phán kí kết hợp đồng, tạo điều kiện để tận dụng mọi thời cơ có thể đợc.
Phơng án kinh doanh phải chỉ ra đợc những điểm sau:
+ Số lợng dự định nhập khẩu là bao nhiêu, để đạt phù hợp với sự cần thiết cho nhu cầu sử dụng và kế hoạch lập ra dự án
+ Giá cả đầu vào phải phù hợp với chất lợng cần thết và đạt đợc iệu quả sử dụng.
+ Chất lợng hàng hoá phải phù hợp với mục đích sử dụng của công ty + Thời gian giao hàng phải kịp tiến độ kinh doanh của công ty. + Thuế nhập khẩu, thuế VAT và các loại thuế, lệ phí phải nộp khác. + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, giao dịch.
+ Lợi nhuận của thơng vụ đó.
+ Những ngời nào chịu trách nhiệm thực hiện thơng vụ đó. 4. Nâng cao uy tín của Công ty.
Uy tín là tài sản vô hình quý giá nhất của Công ty. Ngời ta không thể bỏ tiền ra mua đợc mà phải qua một quá trình đòi hỏi nhiều cố gắng mới tích luỹ đợc. Đó là lòng tin của khách hàng đối với Công ty, là hình ảnh quen thuộc và nổi tiếng của nhãn hiệu, là những hiểu biết về luồng thông tin khoa học kỹ thuật, là việc kiểm soát khâu phân phối, là bầu không khí tổ chức nhân sự trong cơ quan và các kỹ năng quản trị. Uy tín còn là sự tin tởng của các cơ quan nh: Ngân hàng, cơ quan thuế, các đơn vị kinh tế khác trong và ngoài nớc. . . đối với Công ty. Công ty nào tích luỹ đợc uy tín thì mới có thể thành công trên thơng trờng.
Để uy tín của Công ty Cổ phần sản xuất và Thơng mại Đất Việt ngày càng đợc củng cố, Công ty có thể áp dụng các biện pháp sau:
a, Xây dựng nguồn nhân lực vững mạnh
Từ kinh nghiệm thực tế cho thấy, các Công ty kinh doanh đạt hiệu quả cao thờng tập trung khai thác chỗ mạnh ở lĩnh vực quản lý con ngời, hớng về mục tiêu chung đã lựa chọn. Muốn vậy, cần phải xây dựng bộ máy quản lý tốt, đồng thời phát huy đợc nhân tố con ngời.
Để tổ chức một bộ máy quản lý có hiệu quả, Công ty phải tiến hành sắp xếp, bố trí lao động một cách hơp lý, thực hiện chế độ phân cấp phân quyền một cách rõ ràng. Trớc hết, bộ máy lãnh đạo Công ty phải thực sự giỏi, có trình độ và linh hoạt trong việc ra quyết định xử lý những hành vi tiêu cực trong đội ngũ cán bộ của Công ty. Mặt khác, hoàn thiện hơn nữa cơ cấu, chức năng của các phòng ban.
♦ Hoàn thiện trình độ và công tác nghiệp vụ nhập khẩu
Con ngời là trung tâm của mọi hoạt động, nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh của Công ty Cổ phần sản xuất và Thơng mại Đất Việt, nên cần phải chú trọng nhiều hơn nữa trong vấn đề tổ chức đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ, đồng thời phải sắp xếp lao động một cách hợp lý, đúng ngời đúng việc. Vì thị trờng và nhu cầu thị trờng luôn thay đổi, do đó, ngời làm công tác nhập khẩu luôn phải nắm bắt đợc các tập quán thơng mại đối với các thị trờng mà mình hoạt động. Điều này, đòi hỏi họ phải luôn cập nhật thông tin, tài liệu phục vụ cho việc nghiên cứu. Các phòng nghiệp vụ của Công ty phải đảm bảo cung cấp sách, tạp chí, nghiệp vụ chuyên ngành và những ấn phẩm có liên quan phục vụ tốt cho việc mở rộng tầm nắm bắt thông tin. Mặt khác, mỗi ngời cán bộ luôn phải tự trau dồi bản thân qua việc rút kinh nghiệm thực tiễn trong các hoạt động nhập khẩu đã thực hiện.
Đối với công tác nghiệp vụ nhập khẩu cần chặt chẽ hơn trong việc xác định điều khoản hợp đồng. Việc giao dịch, đàm phán ký kết hợp đồng cần đợc chú trọng. Bất kỳ một sơ ý nào trong việc xác định các điều khoản hợp đồng đã ký kết