2.3.1. Chứng từ và thủ tục kế toán
(a) Nội dung các khoản chi phí bán hàng:
Chi phí bán hàng bao gồm các khoản chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá. Kế toán tập hợp các khoản chi phí bán hàng để phân bổ cho số hàng đã tiêu thụ trong kỳ phục vụ cho việc xác định kết quả bán hàng.
Khi phát sinh các khoản chi phí bán hàng, phòng kinh doanh cần tập hợp đầy đủ chứng từ chứng minh các khoản chi đó là có thực, hợp lý để kế toán có căn cứ tập hợp chi phí bán hàng.
(b) Chứng từ kế toán sử dụng.
Để kế toán chi phí bán hàng, cần căn cứ trên Phiếu chi tiền mặt, giấy báo Nợ của ngân hàng, Bảng tổng hợp chi tiền mặt, Chứng từ vận chuyển, Hoá đơn thanh toán của các dịch vụ mua ngoài, Bảng tính lương và BHXH, BHYT,KPCĐ..
- Tài khoản sử dụng: Kế toán chi phí bán hàng của Công ty sử dụng TK 641, để phản ánh toàn bộ khoản chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá.
(c) Phương pháp ghi sổ:
Căn cứ vào chứng từ gốc phản ánh các khoản chi phí phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng do phòng kinh doanh chuyển sang làm cơ sở để cuối kỳ Kế toán ghi vào Nhật ký chung.
2.3.2. Kế toán chi tiết chi phí bán hàng
Để có thể hình dung một cách cụ thể, ta đi vào xem xét ví dụ sau:
Trong 12/2009, Công ty có chi khoản tiền mặt nhằm phục vụ cho công tác bán hàng (Tiền thuê vận chuyển hàng bán). Kế toán viết phiếu chi để thanh toán.
Biểu số 16: PHIẾU CHI
PHIẾU CHI
Ngày 18 tháng 12 năm 2009
Quyển số:.. . .. . Số: 02
(Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của BTC
Nợ: TK 641 Có: TK 111 Họ tên người nhận tiền:
Địa chỉ: Lý do chi:
Trịnh Tiến Anh. Cty Vigeba
Vận chuyển Thang máy bán cho Văn phòng Tổng Cty Xi măng Việt Nam
Số tiền: 2.500.000 đ
Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu năm trăm nghìn đồng chẵn.
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi họ tên)
Căn cứ vào phiếu chi, định kỳ 20 ngày 1 lần kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiền mặt (Bảng số 2.1).
Và căn cứ vào giấy báo Nợ ngân hàng kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiền gửi Ngân hàng (Bảng số 2.2).
Biểu số 17: BẢNG TỔNG HỢP CHI TIỀN MẶT
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIỀN MẶT
Từ ngày 30/11/2009
Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK 111 Ghi Nợ các TK
SH Ngày 641 642 133 .. .
05/12 V/c thang máy 2.500.000 2.500.000
.. . .. .. . .. . .. . .. . .. . .. . .
8/12 Hội nghị khách hàng 3.963.800 3.963.800
8/12 Chi mua xăng đi công tác 2.355.808 2.355.808
.. . .. .. . .. . . .. . .. . ..
28/12 Trả tiền điện thoại 6.288.040 5.716.400 517.640
.. . .. .. . .. . .. . .. . .. . .. .
29/12 Chi mua văn phòng phẩm 1.325.698 1.325.698
.. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . . .. . .. . .. . .. . .
Biểu số 18
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIỀN GỬI NGÂN HÀNG
Từ ngày 01/12/2009
Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK112 Ghi Nợ các TK
SH Ngày 641 642 133 .. .
05/12 Trả tiền điện thoại 7.012.940 6.375.400 637.540
07/12 Chi tiền vận chuyển, bốc vác 3.500.000 3.500.000 .. . .. . . .. . .. . .. . .. . .. . .. . . .. . .. . ..
15/12 VPP điện nước 2.500.000 2.500.000
.. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . ..
Biểu số 19
TRÍCH BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
Tháng 12 Năm 2009 STT Ghi Có TK TK 334 TK 338 Lương Phụ cấp Khoản khác Cộng Có TK 334 TK 3382 (2%) TK 3383 (15%) TK 3384 (2%) Cộng Có TK 338 .. . .. .. . .. . .. . .. .. . .. . . .. . .. . .. .. . .. . .. .. . .. . .. . .. . .. . .. .. . .. . . .. . .. . .. .. . .. . .. . .. .. . .. . 3. TK 641 6.500.000 130.000 975.000 130.000 1.235.000 7.735.000 4. TK 642 8.500.000 170.000 1.275.000 170.000 1.615.000 10.115.000 Cộng: .. . .. . . .. . .. . . .. . .. . .. . .. . . .. . .. . .. . .. . .. .. . .. . . .. . .. . . .. . .. .. . .. . .
2.2.3. Kế toán tổng hợp về chi phí bán hàng
Cuối tháng, căn cứ vào Bảng tổng hợp chi tiền mặt, Bảng tổng hợp chi tiền gửi Ngân hàng, Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương, để kế toán lập Bảng tổng hợp các khoản chi phí. Đồng thời kế toán căn cứ vào đó để lập Sổ Nhật ký chung, để làm căn cứ để ghi vào Sổ Cái TK 641.
Biểu số 20
TRÍCH BẢNG TỔNG HỢP CÁC KHOẢN CHI PHÍ
Tháng 12 Năm 2009
Diễn giải Số hiệu TK đối
ứng 641 Ghi Nợ các TK chi phí642 133 .. . .. . 1.Chi TMặt 111 .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. .. . .. . .. . .. . . .. . .. . .. Bảng tổng hợp chi TM số 01 23.268.593 10.932.650 .. . .. .. . .. . .. . .. . . .. . .. . .. . .. . .. . .. . Tổng cộng chi TM: 34.402.560 32.562.180
2. Chi tiền gửi Ngân hàng 112
.. . .. . .. . .. .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . .
Bảng tổng hợp chi tiền gửi số 21 8.561.350 9.231.584
.. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . . .. . .. . .. . .. .. . .. .
Tổng cộng chi Tgửi: 22.562.160 25.132.621
3. Chi lương CNV 334
Chi lương CNV tháng 12 6.500.000 8.500.000
.. . .. . . .. . .. . .. . .. . .
Tổng cộng chi tiền lương: 20.500.000 23.135.000
4. Các khoản trích theo lương 338
Khoản trích tháng 10 1.235.000 1.615.000
.. . .. . .. . .. . .. . . .. . .. . ..
Tổng cộng khoản trích: 3.895.000 4.395.650
Biểu số 21: NHẬT KÝ CHUNG
NHẬT KÝ CHUNG
Ngày 31/12/2009
Diễn giải Mã số TK Số tiền
Nợ Có Nợ Có -Chi bán hàng (TM) -Chi bán hàng (TGNH) -Chi bán hàng (Lương) -Khoản trích theo lương 641 641 641 641 111 112 334 338 34.402.560 22.562.160 20.500.000 3.895.000 34.402.560 22.562.160 20.500.000 3.895.000 Tổng cộng 81.359.720 81.359.720
Biểu số 22: Sổ cái
Sổ cái
Tháng 12 năm 2009
Tên tài khoản: Chi phí bán hàng Số hiệu: TK 641
Chứng từ ghi sổ Diễn giải TKĐƯ Số tiền
SH Ngày Nợ Có
16 31/12 Chi phí bán hàng bằng TM 111 34.402.560
Chi phí bán hàng bằng TGNH 112 22.562.160
Lương 334 20.500.000
Khoản trích theo lương 338 3.895.000
23 31/12 K/c CPBH để xđ kquả 911 81.359.720
Cộng PS quý: 81.359.720 81.359.720
Số dư cuối quý: Luỹ kế từ đầu năm
CHƯƠNG 3
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM 3.1. Đánh giá chung thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Việt Nam và phương hướng hoàn thiện.
3.1.1. Ưu điểm:
Công ty luôn tổ chức tốt công tác bán hàng với một bộ máy linh hoạt, nhạy bén trong kinh doanh trong đó có sự đóng góp không nhỏ của phòng kế toán với nhiệm vụ chi tiết, tổng hợp số liệu từ các phòng ban, cửa hàng, chi nhánh, nhằm cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác hỗ trợ cho công tác quản lý của ban lãnh đạo Công ty. Đặc biệt, bộ phận kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng đã thực hiện tốt nhiệm vụ của mình trong việc phản ánh tình hình bán hàng một cách trung thực, cụ thể, chi tiết về chủng loại, số lượng, đơn giá, doanh thu bán hàng, giá vốn,…và trở thành một công cụ đắc lực giúp cho ban lãnh đạo đưa ra được những chiến lược kinh doanh phù hợp.
* Về tổ chức bộ máy kế toán: Công ty tổ chức bộ máy phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh của mình, đã phát huy được vai trò của kế toán, là một công cụ quan trọng đối với Giám đốc và Kế toán trưởng.
* Về tổ chức hạch toán: Việc áp dụng hình thức “Nhật ký chung” là phù hợp vì có ưu điểm là căn cứ vào chứng từ gốc có cùng nội dung để ghi vào sổ nhật ký chung, mở sổ chi tiết cho các đối tượng kế toán chi tiết và cuối tháng ghi vào sổ cái các tài khoản.
* Chứng từ kế toán: Công ty đã sử dụng tương đối hoàn thiện chứng từ trong quá trình hạch toán nói chung và hạch toán bán hàng, xác định kết quả bán hàng nói riêng, số liệu đầy đủ, quá trình luân chuyển chứng từ hợp lý, khoa học. Các chứng từ sử dụng đều theo đúng mẫu của Bộ Tài Chính ban hành và được lưu trữ, bảo quản cẩn thận. Các chứng từ từ khâu bán hàng
đầy đủ. Do vậy hệ thống chứng từ của Công ty đã chứng minh được tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ, làm căn cứ phục vụ cho quá trình hạch toán.
* Hệ thống sổ kế toán: Trong công tác tổ chức hạch toán nghiệp vụ bán hàng chung Công ty đã thực hiện đúng các quy định của Nhà nước, sổ sách rõ ràng, phản ánh được cả số liệu chi tiết lẫn tổng hợp, tạo điều kiện cho việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho việc điều hành và quản lý kinh tế.
3.1.2. Những hạn chế:
Nhìn chung công tác kế toán của Công ty thực hiện khá chặt chẽ, tuy nhiên bên cạnh đó còn những hạn chế sau:
* Thanh toán công nợ:
Tuy hoạt động kinh doanh của Công ty được thực hiện khá tốt nhưng đối với các khoản thanh toán công nợ còn gặp một số khó khăn. Số lượng vốn mà Công ty bị chiếm dụng tương đối lớn xét trong tổng vốn hoạt động của Công ty, phần lớn hoạt động kinh doanh của Công ty đều phải vay vốn của ngân hàng. Trong trường hợp khách hàng không thanh toán đúng hạn sẽ gây khó khăn cho Công ty trong việc quay vòng vốn, nếu vay của ngân hàng Công ty phải chịu lãi suất cao sẽ làm cho chi phí lãi vay của Công ty khá lớn. Điều này sẽ làm ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh chung của Công ty.
- Về chi phí thu mua
Công ty không nên phản ánh chi phí này vào TK 6422 vì nó không phản ánh đúng nội dung của tài khoản này. Điều này làm cho giá vốn của hàng xuất kho để bán bị giảm đi. Vì vậy trong trường hợp chi phí thu mua lớn nhưng không được phản ánh vào TK 632 có thể dẫn đến việc định giá bán không phù hợp đối với mặt hàng kinh doanh của Công ty đồng thời gây khó khăn trong việc nghiên cứu để giảm chi phí mua hàng.
Hiện nay Công ty chưa áp dụng phương pháp trích lập dự phòng phải thu khó đòi, một phương pháp thể hiện nguyên tắc thận trọng của kế toán. Trong khi đó Công ty thường bán chịu cho khách hàng với giá trị lớn do đó rủi ro các khoản phải thu có thể xảy ra.
Hiện nay, công ty đang sử dụng hình thức Nhật ký chung làm hình thức ghi sổ kế toán và công tác lập sổ và tính toán còn đang thực hiện trên Excel. Mặc dù có những ưu điểm kế thừa các hình thức khác nhưng có thể thấy hình thức này không còn phù hợp trong điều kiện vi tính hoá công tác kế toán.
3.1.3. Phương hướng
Có thể nói vi tính hoá công tác kế toán là một tất yếu khách quan, giúp công ty có thể tinh giản được bộ máy lao động kế toán, hiệu quả làm việc tăng cao, chi phí giảm xuống rất nhiều. Vấn đề đặt ra cho công ty là lựa chọn hình thức kế toán nào cho phù hợp? Theo em nghĩ Công ty chọn hình thức Nhật ký chung làm hình thức ghi sổ. Vì hình thức này vừa đơn giản, phù hợp với các nước phát triển trên thế giới lại thuận tiện cho công ty khi chuyển đổi sang sử dụng vi tính trong công tác kế toán.
Công ty đang từng bước nghiên cứu, thử nghiệm đi vào áp dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán nhằm làm giảm bớt khối lượng công việc, nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Đây chính là sự cố gắng rất lớn của bộ phận kế toán nhằm đưa công tác kế toán nói riêng và công tác quản lý kinh tế tài chính nói chung có tính khoa học hơn, hiệu quả hơn.
Ngoài ra, để có thể nắm bắt được những thay đổi của chế độ kế toán mới, trong thời gian tới công ty nên bồi dưỡng cho cán bộ kế toán về chế độ kế toán mới cũng như việc sử dụng phần mềm kế toán để việc hạch toán trong công ty được khoa học, hợp lý, thuận tiện và đúng chế độ. Công ty tiếp tục kịp thời nắm bắt thông tin về nhiều chính sách Nhà nước ban hành để cải thiện tình hình kinh doanh của doanh nghiệp phát triển hơn, nhất là khi chiến lược lâu dài của Công ty là đẩy mạnh kinh doanh thêm nhiều mặt hàng khác
phận kinh doanh xuất nhập khẩu…
3.2. Các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Việt Nam. phần Đầu tư và Công nghệ Việt Nam.
3.2.1. Về công tác quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Việt Nam.
Phương thức kinh doanh và công tác quản lý của Công ty là hai yếu tố không thể thiếu được trong chiến lược kinh doanh. Nắm rõ được điều đó ban lãnh đạo Công ty luôn đưa ra những quyết sách kịp thời giúp cho Công ty không ngừng phát triển. Là một doanh nghiệp thương mại thì lợi nhuận được coi là mục tiêu hàng đầu, chính vì vậy Công ty luôn coi trọng công tác tiêu thụ tiếp cận khách hàng, bằng mọi cách đáp ứng tối đa nhu cầu khách hàng cả về số lượng lẫn chất lượng.
Mặt khác công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng, xác định kết quả bán hàng nói riêng của Công ty cũng không ngừng được hoàn thiện vì nó đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ kịp thời để nhà quản trị ra quyết định nhanh chóng và hợp lý. Doanh thu, lợi nhuận không ngừng tăng lên qua mỗi năm, số lượng khách hàng có quan hệ làm ăn lâu dài với Công ty ngày càng nhiều, uy tín của Công ty trên thị trường ngày càng được nâng cao. Tổ chức kế toán của Công ty hiện nay tương đối phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty.
Có thể nói đối với mọi doanh nghiệp hoạt động kế toán là rất cần thiết, nó góp phần tạo nên sự thành công cho một công ty. Hoạt động thương mại là hoạt động diễn ra trong lĩnh vực lưu thông và nó có những đặc trưng cơ bản là mua, bán, dự trữ hàng hoá. Do vậy nó đã chi phối trực tiếp đến nội dung kế toán và làm cho kế toán trong doanh nghiệp thương mại có những điểm khác biệt. Đặc biệt với một nền kinh tế hội nhập như hiện nay, cần phải chú trọng đến việc tổ chức công tác kế toán một cách khoa học, phù hợp với đặc điểm, qui mô sản xuất hiện tại của doanh nghiệp để bộ máy kế toán thực sự là một
bán hàng và xác định kết quả bán hàng có ý nghĩa quyết định đến sự sống còn của doanh nghiệp. Vì chính bán hàng là phương tiện trực tiếp để đạt được mục tiêu “Lợi nhuận”. Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng sẽ đảm bảo cho việc cung cấp thông tin được kịp thời, chính xác, nhà quản lý có thể nắm rõ hơn tình hình thực tế về hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và kết quả lãi lỗ của hoạt động bán hàng, từ đó đưa ra những quyết định đúng đắn, kịp thời và chính xác hơn, đem lại hiệu quả kinh doanh cao hơn trong điều kiện nền kinh tế cạnh tranh khốc liệt hiện nay.
3.2.2. Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán.
* Công ty nên sử dụng TK 156 để hạch toán riêng chi phí thu mua của hàng hoá mua vào, Công ty không nên phản ánh chi phí này vào TK 6422 vì nó không phản ánh đúng nội dung của tài khoản này. Điều này làm cho giá vốn của hàng xuất kho để bán bị giảm đi. Vì vậy trong trường hợp chi phí thu mua lớn nhưng không được phản ánh vào TK 632 có thể dẫn đến việc định giá bán không phù hợp đối với mặt hàng kinh doanh của Công ty đồng thời gây khó khăn trong việc nghiên cứu để giảm chi phí mua hàng. Chính vì vậy Công ty nên sử dụng TK 1562 để hạch toán chi phí thu mua hàng hoá đã nhập trong kỳ và phân bổ chi phí này cho số lượng hàng xuất bán trong kỳ và HTK cuối kỳ.
TK 1562 gồm những chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình mua hàng như chi phí bảo hiểm hàng hoá, tiền thuê kho thuê bãi, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản từ nơi mua về đến kho của doanh nghiệp.
Công thức: Chi phí thu mua phân bổ cho mặt