II. Các biện pháp góp phần thúc đẩy hoạt động kinh doanh xuất khẩu
3. Không ngừng đào tạo và nâng cao trình độ cho cán bộ các phòng
đôi khi có thời đã không khuyến khích các ban trong phòng đẩy mạnh doanh số, các đơn vị chỉ cố găng hoàn thành chỉ tiêu doanh số không cần vợt mức cốt có lãi là đợc. Nhiều khi không phải ban có doanh số lớn là sử dụng phí nhiều, những đơn vị nh thế cần phải khuyến khích thì ngợc lại họ phải chịu chi phí quản lý đến nhiều.Cách giải quyết trớc đây cần phải giảm biên chế bộ phận quản lý đến mức thấp nhất, mặt khác cần phải phân bổ chi phí cho hợp lý hơn nh : những chi phí về giao dịch, xe ôtô, chi phí họp bàn tiếp khách, của ban giám đốc hay bộ phận… quản lý phục vụ trực tiếp phòng nào có thể thấy ngay đợc thì tính ngay vào chi phí quản lý của phòng đó.
2. Giảm bớt những bộ phận quản lý kém hiệu quả:
Để có thể tồn tại trong cơ chế cạnh tranh này, không cho phép và bắt buộc các doanh nghiệp phải có cơ cấu gọn nhẹ, tất cả đều phải kinh doanh, mục tiêu hàng đầu là lợi nhuận.
Giải quyết vấn đề này, công ty cần phải giảm bớt những cá nhân không làm việc tại bộ phận kinh doanh này để thu gọn về số lợng bằng cách: những cán bộ nào cao tuổi, không năng động thì khuyến khích họ nghỉ theo chế độ, những cán bộ nào không phát huy đợc việc mình đảm nhận thì cũng nên bố trí công việc khác tạo điều kiện thuận lợi cho họ tìm việc ở những nơi khác phù hợp hơn.
Mặt khác trong quá trình kinh doanh cũng cần tiếp tục giảm bớt những cán bộ làm việc không có hiệu quả để dần dần thanh lọc đợc một đội ngũ cán bộ có trình độ, có trách nhiệm, năng động, sáng tạo, phù hợp với cơ chế mới.
3. Không ngừng đào tạo và nâng cao trình độ cho cán bộ các phòng kinh doanh. kinh doanh. kinh doanh.
Nên quy hoạch đào tạo sắp xếp lại đội ngũ cán bộ cho phù hợp, cần phải trẻ hóa đội ngũ cán bộ.
- Với cán bộ lãnh đạo: Phải là ngời có trình độ lãnh đạo trên mọi phơng diện, có đầu óc sáng tạo năng động, có kiến thức trình độ cũng nh kinh nghiệm trong việc tiến hành các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu để từ đó có thể chủ động trong các cuộc giao dịch đàm phán. Hơn ai hết cán bộ lãnh đạo của công ty phải là ngời thông thạo ngoại ngữ đặc biệt là tiếng Anh bởi lẽ khi giao dịch mà nắm vững ngoại ngữ của ban thì việc giao dịch giữa hai bên sẽ diễn ra thuận lợi hơn nhiều đồng thời có thể chủ động và phản ứng kịp thời những tình huống xảy ra trong giao dịch buôn bán.
- Một ngời lãnh đạo có tài còn là ngời biết tạo đợc mối không khí thuận lợi ở cơ quan mình, vì nh vậy mới tránh đợc tình trạng chán nản trong công việc và đ- ơng nhiên ngày làm việc sẽ có hiệu quả hơn.
- Các cán bộ lãnh đạo chính là bộ mặt của công ty vì vậy hợp tác với Tổng công ty của các bạn hàng phụ thuộc rất nhiều vào việc ngoại giao của cán bộ lãnh đạo.
Đối với các cán bộ lãnh đạo nghiệp vụ: phải là những ngời có trình độ, kiến thức về ngoại thơng, có phơng pháp t duy tốt, biết đánh giá phân tích và tổng kết tình hình. Đặc biệt là đối với cán bộ làm việc tại các cơ quan có liên quan đến nớc khác thì việc đòi hỏi có ngoại ngữ là điều tất yếu.
Hiện nay, ở Hà Nội nói chung các cán bộ quản lý đều có thể nói và viết thông thạo ít nhất một ngoại ngữ vì vậy việc giao dịch với bạn hàng không có gì khó khăn lắm, đồng thời tránh đợc sức ép mà bên kia đa ra, từ đó tránh đợc các thiệt hại về tài sản cho toàn bộ công ty và thực hiện tốt các hợp đồng.
Mặt khác, muốn thực hiện tốt công việc của mình các cán bộ kinh doanh xuất nhập khẩu phải am hiểu tất cả các điều kiện giao dịch trong buôn bán quốc tế, tập quán thơng mại, phong tục tập quán nớc khách hàng và luật pháp quốc gia, quốc tế đồng thời phải nắm vững các thông tin trên thị trơng, những quyết định, quy định của Bộ Thơng mại và Du lịch về hàng hóa cấm xuất nhập khẩu, ngừng xuất nhập khẩu hay về hạn ngạch xuất nhập khẩu
.
Tóm lại, việc đào tạo một đội ngũ cán bộ có năng lực, trình độ phù hợp với công việc mà mình phụ trách, việc tạo không khí thuận lợi trong công ty là một biện pháp cần thiết mà mỗi cán bộ công nhân viên đều phải cố gắng để tạo ra nó để đem lại hiệu quả cao trong công việc.
Trên đây là các biện pháp về tổ chức, cơ cấu, hành chính của công ty nhằm làm cho hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu ngày càng có hiệu quả. Sau đây là một số biện pháp thuộc về nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu lựa chọn đối với Doanh nghiệp Long Hải cũng nhằm giúp cho công ty ngày càng làm ăn tốt hơn. Cụ thể:
4. Xác định đúng đắn mục tiêu xuất nhập khẩu.
Là đơn vị kinh doanh bất kỳ doanh nghiệp nào cũng muốn thu đợc lợi nhuận. Muốn vậy, công ty phải quan tâm đến vấn đề điều hòa vốn và thời gian hoàn vốn của mình. Từ đó xác định doanh số kim ngạch, thời gian cho lãi và các nhân tố khách, nhân tố chủ quan ảnh hởng đến lợi nhuận. Ta có thể nói mục tiêu số một của doanh nghiệp là lợi nhuận, nó chi phối toàn bộ quá trình hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, công ty phải coi trọng các mục tiêu khác nh vấn đề an ninh và chủ quyền quốc gia, việc bảo vệ môi trờng và hiệu quả chung của toàn xã hội.
Để mục tiêu của công ty đạt hiệu quả cao nhất trên cơ sở vật chất, kỹ thuật, tiền vốn nh hiện nay, công ty phải xác định phơng hớng và biện pháp đầu t. Muốn vậy, công ty phải nắm bắt đợc các nguyên nhân, xu hớng ảnh hởng của từng nguyên nhân tới kết quả kinh doanh của công ty.
5. Giải pháp về tạo vốn.
Việc sản xuất, kinh doanh các mặt hàng xuất nhập khẩu liên quan trực tiếp đến việc sử dụng ngoại tệ. Ngoài vốn tự có và vốn do Nhà nớc cấp, công ty còn vay thêm vốn ngân hàng. Các nguồn vốn này nhằm đáp ứng nhu cầu vốn lu động nhng cũng phải đợc cân đối theo quy định chung trong hoạt động kinh doanh.
Tuy nhiên, do sử dụng ngoại tệ để xuất nhập khẩu nên công ty cần phải chuyển đến vấn đề ngoại hối và tỷ giá của nó so với VNĐ. Đối với hoạt động xuất nhập khẩu thì công ty mua hàng trong nớc băng nội tệ và bán cho nớc ngoài thu ngoại tệ, thông thờng sau khi mua hàng xuất khẩu của công ty thờng quy đổi luôn ra ngoại tệ nên việc tính toán tỷ lệ chêng lệch là căn cứ quyết định thời điểm giao hàng. Còn đối với hoạt động nhập khẩu Công Ty phải mua bằng ngoại tệ và bán ra cho thị trờng trong nớc thu nội tệ, cho nên khi đã thanh toán xong và bán đợc hàng thì việc Công Ty có thu đợc lãi hay không còn phài xem xét. Do tỷ giá trao đổi của ngoại tệ luôn biến động nên trên thực tế tiền lãi có thể bị hạn chế có thời điểm phải chịu lỗ. Do đó cần phải dự đoán trớc tình hình biến động của tỷ giá hối đoái so với sự biến động của tỷ suất hàng hóa trong thời hạn ngắn để phân tích xác định xem có nên thu gom hàng và quyết định việc xuất khẩu hay không? Cách tốt nhất là Công Ty nên duy trì một số vốn bằng ngoại hối với Ngân Hàng ngoại thơng, nơi Công Ty đăng ký mở tài khoản để đợc đảm bảo định mức dự trữ về ngoại tệ đợc u tiên mua ngoại tệ tại thời điểm và sau một thời gian của hợp đồng sẽ thanh toán với Ngân Hàng bằng nội tệ theo tỷ giá đợc ký kết, điều đó có nghĩa là Công Ty hạn chế đợc những rủi ro trong kinh doanh và có một lợng ngoại tệ dự trữ luôn đủ dành cho xuất khẩu.
6. Đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị tr ờng.
Trong cơ chế thị trờng, vấn đề trở thành trung tâm của mọi hoạt động kinh tế là bất kỳ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nào cũng cần phải tiến hành trên công tác nghiên cứu thị trờng vì nó quyết định sự tồn tại hay phá sản của doanh
nghiệp. Đối với doanh nghiệp xuất khẩu thì nghiên cứu thị trờng càng đóng vai trò quan trọng và quyết định.
Trớc đây, việc nghiên cứu thị trờng nớc ngoài là không quan trọng bởi xuất khẩu theo nghị định th của Nhà Nớc nên bạn hàng là do Nhà Nớc chỉ định, nhng sang cơ chế tự hoạch toán kinh doanh, Công Ty tự tìm bạn hàng, giao dịch, thị tr- ờng cũ thì thờng xuyên bị biến động, thị trờng mới mở rộng thì doanh nghiệp còn có nhiều bỡ ngỡ, nh vậy vấn đề nắm vững thị trờng nớc ngoài là công việc có ý nghĩa sống còn đối với Công Ty hiện nay. Việc nghiên cứu thị trờng ở Công Ty mới ở mức trung bình, khái quát nh nắm bắt đợc tình hình chung về kinh tế – chính trị – xã hội ở đó, về bạn hàng cũng chỉ nắm sơ qua về tình hình sản xuất kinh doanh của họ, đại diện của họ, mối quan hệ cũ với Công Ty. Do đó, trong thời gian tới phòng,Công Ty cần đẩy mạnh hơn nữa công tác này, cần đi vào cụ thể, chi tiết hơn nh phải nắm chính xác.
- Chế độ chính sách, luật pháp có ảnh hởng nh thế nào đến kinh doanh trực tiếp ở thị trờng đó cũng nh phong tục tập quán của họ.
- Cần nắm rõ hơn về uy tín, cơ sở vật chất kỹ thuật và nhất là phải nắm thật chắc tình hình kinh doanh nội tại của bạn hàng cần giao dịch.
- Xác định rõ phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của ngời đứng tên giao dịch của đối tác.
Nh đã nói ở trên hiện nay ban nghiên cứu thị trờng của Công Ty vẫn nằm trong phòng kinh doanh và chịu trách nhiệm quản lý của phòng này. Nếu doanh nghiệp muốn phát triển thị trờng lên mức cao hơn thì doanh nghiệp phải tính tới trờng hợp tách ban nghiên cứu thị trờng hiện nay ra khỏi phòng kinh doanh và để cho giám đốc kinh doanh trực tiếp quản lý. Cơ cấu các nhân viên trong ban này vẫn giữ nguyên nh cũ để việc liên hệ với các ban ngành kinh doanh đợc dễ dàng hơn. Việc tách ban này ra khỏi phòng kinh doanh sẽ tạo điều kiện cho ban nghiên cứu thị trờng có cơ hội mở rộng và phát triển thị trờng hiện nay của Công Ty mà vẫn không tách rời khỏi công tác sản xuất, xuất khẩu của Công Ty.
7. Nâng cao chất l ợng sản phẩm.
Hiện nay Công Ty đang áp dụng tiêu chuẩn HACCP của Hoa Kỳ vào trong quy trình chế biến sản phẩm. Việc áp dụng tiêu chuẩn này vào trong sản xuất cũng chỉ giúp cho hàng hóa của công ty vơn tới thị trờng dễ tính hoặc có nhu cầu tiêu thụ nhiều trong khu vực. Muốn mở rộng đợc hơn nữa thị phần của mình và để không phải xuất qua nớc thứ 3 nữa công ty cần phải tiến hành khẩn trơng dự án chuyển toàn bộ phận sản xuất của Công Ty về khu công nghiệp, nơi có điều kiện thuận lợi về vị trí, nguồn nớc, điện và hệ thống xử lý n… ớc thải tiên tiến.Bên cạnh đó công ty cũng cần phải thay đổi một số chất phụ gia chế biến nh cần phải thay CO2 cho NH3 dùng trong quá trình bảo quản nguyên liệu và thành phẩm hoặc các
quy trình công nghệ chế biến đã lạc hậu gây ô nhiễm môi trờng ảnh hởng tới việc đánh giá chất lợng sản phẩm.
Mặt khác, để có đợc giấy phép lu hành hàng hóa của mình vào các thị trờng có yêu cầu cao. Công ty cũng cần phải hợp tác chặt chẽ với các nơi cung cấp nguồn hàng để hàng hóa của công ty sản xuất ra đảm bảo chất lợng ngay từ nguyên liệu. Bên cạnh đó công ty phải tiến hành chuẩn bị chu đáo để có thể lấy đ- ợc các chứng chỉ về tiêu chuẩn của sản phẩm có uy tín (nh các loại ISO ) để hàng hóa của công ty đễ dàng hơn trong việc thâm nhập vào các thị trờng khó tính.
8.Mở rộng mặt hàng kinh doanh.
Công Ty cần kinh doanh đa dạng mặt hàng hơn nữa, đây là cách thức kinh doanh chắc chắn và phổ biến nhất ở những doanh nghiệp sâu chuyên môn hóa và đa dạng dẽ khắc phục nhợc điểm cho nhau.
Công Ty cần thay đổi cơ cấu mặt hàng theo hớng đa dạng hóa, chuyển cơ cấu xuất khẩu theo hớng đáp ứng nhu cầu thị trờng. Tìm kiếm bạn hàng mới nhng đồng thời phải củng cố bạn hàng truyền thống, tạo nguồn vốn và thị trờng ổn định.
Bên cạnh các mặt hàng truyền thống, cần mở rộng và xâm nhập sâu hơn vào các thị trờng mới và nhiều mặt hàng khác nữa. Kinh doanh những mặt hàng mới rất cần có sự thận trọng và linh hoạt vì kinh nghiệm cha có mà đối thủ cạnh tranh lại nhiều. Còn những mặt hàng cũ cần có chính sách giá linh hoạt (chẳng hạn nh giá u đãi cho bạn cho bạn hàng truyền thống hoặc chính sách giá khuyến mại). Riêng những mặt hàng không cần thiết vì nó đánh giá khả năng sản xuất cũng nh cạnh tranh của một nớc, tuy nhiên không bắt buộc phải cân bằng mà tùy theo từng thời điểm tăng cờng cho loại hàng nào để đem lại cho hiệu quả nhất.
Tóm lại, lựa chọn mặt hàng chủ lực và đa dạng hóa mặt hàng đây là cốt lõi của quá trình kinh doanh để thực sự làm chủ chiếm lĩnh thị trờng. Hơn nữa các mặt hàng cũ nhu cầu gần nh bão hòa trên thị trờng truyền thống, vì vậy đổi mới và tăng cờng mặt hàng kinh doanh dựa trên một số mặt hàng chủ lực là bớc đi đúng hớng. Đối với các thị trờng mới cần đa ra những mặt hàng tốt đẹp, rẻ hơn để thu… hút gợi mở nhu cầu, còn các thị trờng cũ phải duy trì và kích thích các nhu cầu mới. Cần quan tâm hơn nữa đến việc tạo nguồn hàng thiết lập quan hệ làm ăn với nhiều Công Ty, vơi scacs mặt hàng giống nhau để thay thế để khi nớc ngoài có nhu cầu có thể thu gom hàng xuất khẩu kịp thời.
9. Đ a ra một chiến l ợc kinh doanh và tiếp thị hợp lý.
Trong nền kinh tế thị trờng nếu muốn bán đợc nhiều hàng hóa thu đợc nhiều lợi nhuận thì công ty phải đa ra đợc một chiến lợc kinh doanh và tiếp cận thị trờng hợp lý. Các chiến lợc đó đợc thể hiện cụ thể ở các mặt sau đây:
- Chiến lợc về giá: Mức giá mà công ty chào bán cho khách hàng phải ở mức cạnh tranh với các đối thủ. Điều này cũng đồng nghĩa với việc công ty sẽ thu đợc mức lợi nhuận hơn và vững chắc hơn .
- Tạo thơng hiệu và uy tín cho riêng mình: Đây là một yếu tố rất quan trọng nếu công ty muốn mở rộng thị trờng của mình. Công ty phải khẳng định tên tuổi và uy tín của mình bằng chất lợng và giá cả hàng hóa.
- Chủ động liên hệ với khách hàng : Hiên nay tại công ty khi có đối tác thì mới lo tìm hiểu về họ, điều này nhiều khi làm cản trở sự hợp tác giữa các bên. Để tránh tình trạng trên thì công ty cần phải chủ động liên hệ với bạn hàng, cung cấp cho họ những thông tin cần thiết về mình tạo điều kiện thuận lợi nhất cho đối tác hợp tác với công ty. Bên cạnh đó công ty cũng cần phải luôn cập nhật thông tin thị trờng không phải chỉ từ tập san Bản tin thủy sản mà còn từ các nguồn khác nh