II. CHƯƠNG 2 HOÀN THIỆN CễNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI CễNG
2. THỰC TRẠNG CễNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI CễNG TY CỔ
2.1. Khỏi quỏt chung về NVL tại Cụng ty Cổ phần Ống đồng Toàn
Toàn Phỏt
2.1.1.Khỏi niệm, đặc điểm và vị trớ của NVL trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty CP Ống đồng Toàn Phỏt
Nguyờn vật liệu là đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật húa, nguyờn vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giỏ trị NVL được chuyển hết một lần vào chi phớ sản xuất kinh doanh trong kỳ. NVL cú thể coi là tài sản lưu động được mua sắm, dự trữ để phục vụ cho quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh bằng vốn lưu động.
Nguyờn vật liệu là đối tượng lao động, là một trong 3 yếu tố cơ bản của quỏ trỡnh sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành lờn thực thể của sản phẩm. Khi tham gia vào quỏ trỡnh sản xuất NVL khụng giữ lại nguyờn hỡnh thỏi vật chất ban đầu.
Cụng ty CP Ống đồng Toàn Phỏt là một doanh nghiệp sản xuất ra cỏc sản phẩm ống đồng phục vụ cho cỏc cụng trỡnh, kiến trỳc đa dạng về kớch cỡ và hỡnh dạng theo yờu cầu thực tế của thị trường đầu ra. Với đặc điểm riờng của sản phẩm sản xuất mà trong quỏ trỡnh sản xuất Cụng ty luụn sử dụng rất nhiều loại NVL cựng với rất cỏc húa chất kốm theo. Hầu hết cỏc NVL cụng ty sử dụng đều cú giỏ thành rất cao, đụi khi phải nhập khẩu từ thị trường nước ngoài, thời gian sử dụng khụng nhiều khú bảo quản. Do vậy cụng tỏc quản lý NVL ở Cụng ty được thực hiện rất chặt chẽ trờn tất cả cỏc khõu từ: Thu mua – Bảo quản – Đưa vào sản xuất nhằm đảm bảo chất lượng NVL đồng thời tiết kiệm, hạn chế thấp nhất việc hư hỏng, thất thoỏt.
Ở khõu thu mua: Do sản xuất nhiều chủng loại về ống đồng, nhu cầu sử dụng NVL, vật liệu phụ đi kốm là tương đối nhiều về chủng loại và số lượng nờn tất cả cỏc vật liệu của Cụng ty đều được mua theo kế hoạch của phũng kế hoạch kinh doanh. Vật liệu trước khi nhập kho được kiểm tra chặt chẽ về số lượng, chất lượng và chủng loại.
Khõu bảo quản: Đõy là cụng việc được quan tõm chỳ trọng bởi tớnh chất lưu trữ của từng loại nguyờn vật liệu. Hiện tại do số lượng và chủng loại NVL rất lớn nờn việc bảo quản rất phức tạp. Để thuận lợi cho cụng tỏc sản
NVL chớnh, kho chứa vật liệu phụ, kho chứa nhiờn liệu và kho chứa cụng cụ dụng cụ phụ tựng thay thế.
Khõu dự trữ: Tất cả cỏc loại vật liệu trong Cụng ty đều được xõy dựng định mức dự trữ tối đa, đỏp ứng cho quỏ trỡnh sản xuất sản phẩm được diễn ra liờn tục, khụng bị giỏn đoạn, định theo kế hoạch sản xuất được cỏn bộ phũng kế hoạch kinh doanh, trỏnh tỡnh trạng ứ đọng vốn và phỏt sinh chi phớ bảo quản.
Khõu sử dụng: Do chi phớ NVL chiểm tỷ trọng lớn trong tổng chi phớ (60-70%) nờn để tiết kiệm NVL, Cụng ty đó cố gắng thực hiện việc hạ thấp định mức tiờu hao NVL mà vẫn đảm bảo được chất lượng sản phẩm. Việc sử dụng NVL tại cỏc phõn xưởng sản xuất được Cụng ty khuyến khớch việc tiết kiệm, hiệu quả bằng việc đưa ra cỏc chế độ khen thưởng thớch hợp.
2.1.2.Phõn loại NVL tại Cụng ty CP Ống đồng Toàn Phỏt
Trong quỏ trỡnh sản xuất sản phẩm, Doanh nghiệp luụn phải sử dụng rất nhiều loại NVL với nội dung kinh tế, cụng dụng và tớnh năng lý húa khỏc nhau. Để cú thể quản lý NVL một cỏch chặt chẽ và đạt hiệu quả cao đồng thời hạch toỏn chi tiết NVL phục vụ cho kế toỏn quản trị cần thiết phải tiến hành phõn loại NVL.
Trong quỏ trỡnh hạch toỏn, NVL của Cụng ty khụng được chi tiết húa theo tài khoản để hạch toỏn nhưng trong cụng tỏc quản lý, dựa trờn vai trũ và tỏc dụng của chỳng trong sản xuất, NVL của Cụng ty được phõn thành cỏc loại sau:
- NVL chớnh: là những NVL cấu thành lờn thực thể của sản phẩm một cỏch ổn định và trực tiếp. Như: Hợp kim đồng – photpho (Cu –P)
- Vật liệu phụ: là những vật liệu tuy khụng cấu thành nờn thực thể sản phẩm nhưng được kết hợp với NVL chớnh làm thay đổi hỡnh dỏng, chất lượng sản phẩm như: Photpho, Khớ Nitơ, Khớ hydro, nước…
- Nhiờn liệu: Bao gồm: than, củi, dầu động cơ, dầu bụi trơn.. cung cấp nhiệt lượng, hoạt động của hệ thống mỏy phục vụ cho sản xuất cũng như làm sạch, bụi trơn sản phẩm.
danh NVL và đặt mó quản lý cũng như chưa cú tài khoản để theo dừi phế liệu thu hồi sau quỏ trỡnh sản xuất nờn việc hạch toỏn chi tiết NVL gặp nhiều khú khăn, bỏ sút chi phớ, cụng tỏc quản lý bị phõn tỏn, dễ xảy ra nhầm lẫn, mất mỏt
2.1.3.Tớnh giỏ NVL tại Cụng ty CP Ống đồng Toàn Phỏt
Nguyờn vật liệu tại Cụng ty được tớnh theo nguyờn tắc ghi giỏ thực tế (Giỏ gốc) theo đỳng quy định của chuẩn mực kế toỏn hiện hành
*. Đối với NVL nhập kho:
NVL nhập kho của Cụng ty chủ yếu là mua ngoài. Giỏ thực tế của NVL mua ngoài được xỏc định theo cụng thức:
Giỏ thực tế NVL mua ngoài Giỏ trờn HĐ (chưa VAT) Chi phớ thu mua trực tiếp Thuế nhập khẩu (nếu cú) Giảm giỏ mua hàng = + + +
Chi phớ thu mua trực tiếp bao gồm: CP vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản… Tuy nhiờn tựy theo từng hợp đồng kinh tế ký kết với nhà cung cấp mà cỏc loại chi phớ thu mua cú thể được cộng hoặc khụng cộng vào giỏ thực tế của NVL nhập kho. Nếu chi phớ vận chuyển do bờn bỏn chịu trỏch nhiệm thỡ giỏ trị thực tế của NVL mua ngoài nhập kho khụng bao gồm chi phớ vận chuyển.
*. Đối với NVL xuất kho:
Giỏ thực tế NVL xuất kho tại Cụng ty được xỏc định theo phương phỏp bớnh quõn gia quyền. Trị giỏ NVL xuất kho được tớnh căn cứ vào số lượng NVL xuất kho trong kỳ và đơn giỏ bỡnh quõn thực tế của số lượng NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ. Đơn giỏ bỡnh quõn gia quyền được tớnh trong một thỏng.
Cụ thể: Toàn bộ NVL sử dụng ở Cụng ty được theo dừi trờn thẻ kho, trờn cơ sở theo dừi cả về mặt số lượng và giỏ trị của từng lần nhập. Sau một thỏng, kế toỏn vật tư tớnh ra đơn giỏ bỡnh quõn gia quyền để tớnh giỏ xuất kho cho số NVL xuất ra trong thỏng theo cụng thức:
Đơn giỏ bỡnh quõn = Giỏ thực tế tồn ĐK + Giỏ thực tế nhập trong kỳ Số lượng tồn ĐK + Nhập trong kỳ
2.2. Hạch toỏn chi tiết NVL tại Cụng ty Cổ phần Ống đồng Toàn Phỏt
2.2.1. Tổ chức chứng từ ban đầu: a. Đối với NVL nhập kho:
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và dự trữ, phũng kinh doanh tỡm tiến hành tỡm kiểm, đảm phỏn và gửi đơn đặt hàng với nhà cung cấp. Khi hàng về, cỏn bộ vật tư đưa hàng phải bỏo cỏo cho phũng kỹ thuật để tiến hành kiểm tra chất lượng. Kết quả kiểm nghiệm được ghi vào phiếu kiểm nghiệm và nếu đạt chất lượng thỡ phũng kinh doanh sẽ lập lệnh nhập kho.
Căn cứ vào húa đơn GTGT và phiếu kiểm nghiệm, lệnh nhập kho phũng kế toỏn tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 04 liờn, 1 liờn kế toỏn vật tư giữ, 1 liờn thủ kho giữ để làm căn cứ ghi thẻ kho (biểu số 06), 1liờn được lưu lại, liờn cũn lại Cỏn bộ thu mua chuyển cho kế toỏn thanh toỏn cựng với Húa đơn GTGT để làm căn cứ thanh toỏn và ghi sổ
Vớ dụ: Khi nhập 1 lụ hàng theo Húa đơn (GTGT) số 0099228 (Biểu số 02) của Cụng ty Thịnh Phỏt ngày 22 thỏng 03 năm 2010, phũng kế hoạch kinh doanh tiến hành lập lệnh nhập kho (Biểu số 03) và từ đú phũng kế toỏn tiến hành nhập kho (Sơ đồ số 04 )
Phiếu nhập kho (Biểu số 04) được Cụng ty lập để phự hợp với yờu cầu quản lý của mỡnh và thuận lợi cho cụng tỏc Hạch toỏn. Vỡ vậy, trong phiếu nhập kho, Cụng ty đó tỏch giỏ trị thực tế của NVL, thuế GTGT đầu vào và tổng giỏ thanh toỏn của NVL đú. Như vậy kế toỏn thanh toỏn cũng tiến hành như kế toỏn vật tư sẽ dễ dàng hơn trong việc hạch toỏn thanh toỏn cũng như hạch toỏn giỏ vật tư vỡ giỏ trị NVL, thuế GTGT và tổng giỏ thanh toỏn đó được xỏc định rừ ràng:
Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty TNHH Thịnh Phỏt
Địa chỉ: Số 35 Đường Tụn Đức Thắng – Ba Đỡnh – HN Số tài khoản:
Điện thoại MST
Họ tờn người mua hàng: Hồ Anh Xuõn
Tờn đơn vị: Cụng ty CP Ống đồng Toàn Phỏt
Địa chỉ: Đường Tụn Đức Thắng – Ba Đỡnh – HN Số tài khoản:
Hỡnh thức thanh toỏn. MST
STT Tờn hàng húa dịch vụ Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Hợp kim CU-P Kg 100 175.171 17.517.100
Cộng tiền hàng: 17.517.100 Thuế suất GTGT:10%*5% Tiền thuế GTGT: 875.855 Tổng cộng tiền thanh toỏn: 18.392.955 Số tiền viết bằng chữ: Mười tỏm triệu, ba trăm chớn mươi hai nghỡn, chớn trăm năm mươi năm đồng
Người mua hàng Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, đúng dấu, ghi rừ họ tờn)
HểA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liờn 2: Giao khỏch hàng
Ngày 22 thỏng 03 năm 2010
Mẫu số: 01 GTKT CQ/2009B
Căn cứ Húa đơn số 0099228 ngày 22/03/2010. Yờu cầu
Nhập của: Cụng ty TNHH Thịnh Phỏt. Địa chỉ: Số 35 Tụn Đức Thắng – HN Do ụng, bà:…………..Số CMTDN………..Cấp ngày../../.. cấp tại…………..
Nhập những mặt hàng dưới đõy:
STT Tờn hàng húa dịch vụ Quy cỏch Đơn vị tớnh Số lượng Ghi chỳ
1 Hợp kim CU-P Kg 100
Cộng 01 khoản: (Bằng chữ: Một)
Ngày 22/03/2010
Người thực hiện Người ra lệnh
Biểu số 03 : Lệnh nhập NVL Cụng ty CP Ống đồng Toàn phỏt CễNG TY CP ỐNG ĐỒNG TOÀN PHÁT LỆNH NHẬP KHO Cú giỏ trị hết ngày / / 2010 Số: 02 22/03/2010
Họ, tờn người giao hàng: Cụng ty TNHH Thịnh Phỏt Số: Theo Húa đơn số: 0099228 ngày 22 thỏng 03 năm 2010 Nợ:
Nhập tại kho: Vật liệu chớnh Cú:
ST T
Tờn nhón hiệu, quy cỏch Mó số Đơn vị tớnh Số lượng
Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Hợp kim CU-P Kg 100 100 175.171 17.517.100 Tiền hàng 17.517.100 Thuế GTGT 875.855 Tổng cộng 18.392.955
(Bằng chữ: Mười tỏm triệu, ba trăm chớn hai nghỡn, chớn trăm năm năm đồng)
Ngày 22 thỏng 03 năm 2010
Biểu số 04 : Phiếu nhập kho NVL Cụng ty CP Ống đồng Toàn phỏt 41
Sơ đồ 05: Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ nhập kho NVL b. Đối với NVL xuất kho:
Căn cứ vào nhiệm vụ và kế hoạch SXKD được giao và định mức tiờu hao vật tư cho từng loại sản phẩm, hàng thỏng phũng kỹ thuật lập định mức vật tư cho từng phõn xưởng. Dựa vào định mức vật tư của từng phõn xưởng, khi cú nhu cầu về NVL tại phõn xưởng lập phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức và Kế toỏn NVL dựa vào đõy để tiến hành lập phiếu xuất kho (biểu số 05), phiếu xuất kho gồm 4 liờn: 1iờn lưu tại sổ, 1 liờn giao cho thủ kho, 1 liờn giao cho kế toỏn phõn xưởng cú liờn quan, 1 liờn giao cho quản đốc phõn xưởng. Ngoài ra Cụng ty cũn sử dụng phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ đối với cỏc NVL nhập xuất giữa cỏc kho với nhau. Phiếu xuất kho này chỉ theo dừi nội bộ đối với cỏc NVL nhập xuất giữa cỏc kho với nhau và chỉ theo dừi về mặt số lượng NVL đó xuất (khụng theo dừi về mặt đơn giỏ, thành tiền) vỡ giỏ trị NVL được tớnh theo phương phỏp giỏ bỡnh quõn cả kỳ dự trữ. Vỡ thế giỏ trị NVL xuất kho sẽ khụng được ghi vào phiếu xuất kho mà chỉ đến cuối thỏng thỡ giỏ trị NVL xuất kho mới được tớnh và ghi vào thẻ kho, bảng tổng hợp nhập xuất
Nghiệp vụ nhập kho P. KH kinh doanh Người giao hàng P. Kỹ thuật P. kế toỏn Thủ kho K.toỏn vật tư Tỡm kiếm, đặt hàng Đề nghị nhập kho Kiểm nghiệm , lập phiếu Lập phiếu nhập kho Nhập kho , ghi thẻ kho Ghi sổ kế toỏn Bảo quản, lưu kho
trờn việc giỏ nhập của một số NVL rất ổn định nờn phiếu xuất kho lạp cú theo dừi cả về mặt giỏ trị bằng cỏch lấy giỏ thực tế nhập của NVL đú.
Phiếu xuất kho được lập ngay khi cỏc phõn xưởng cú nhu cầu hay cú nghiệp vụ phỏt sinh về xuất NVL trả nọ hoặc xuất bỏn. Riờng đối với hoạt động xuất bỏn NVL thỡ ngoài phiếu xuất kho, phũng kế hoạch, kinh doanh cũn lập Húa đơn GTGT phản ỏnh nghiệp vụ xuất bỏn. Húa đơn GTGT được lập thành 03 liờn trong đú: 1 liờn lưu tại phũng kinh doanh, 1 liờn giao cho khỏch hàng sau khi đó tiến hành thanh toỏn hay chấp nhận thanh toỏn với kế toỏn tiền mặt, 1 liờn do kế toỏn giữ.
Nhỡn chung, hệ thống chứng từ được sử dụng tại Cụng ty đều cú cỏc chứng từ theo quy định của chế độ kế toỏn hiện hành, bảo đảm đầy đủ cỏc chỉ tiờu, yếu tố cần thiết cho cụng tỏc quản lý và kế toỏn. Cỏc chứng từ này đều được kiểm tra chặt chẽ về tớnh hợp lệ, hợp phỏp trước khi dựng làm căn cứ ghi sổ.
Họ, tờn người nhận hàng: Phõn xưởng sản xuất Số:
Lý do xuất kho: Phục vụ sản xuất Nợ:
Xuất tại kho: Vật liệu chớnh Cú:
STT Tờn nhón hiệu, quy cỏch Mó số Đơn vị tớnh Số lượng
Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Hợp kim CU-P Kg 100 100 Tiền hàng Thuế GTGT Tổng cộng (Bằng chữ: ) Ngày 22 thỏng 03 năm 2010
Biểu số 05 : Phiếu xuất kho NVL Cụng ty CP Ống đồng Toàn phỏt 44
Sơ đồ 06: Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ xuất kho NVL Nghiệp vụ xuất kho Cỏc phõn xưởng P. kỹ thuật P. Kế toỏn Thủ kho Kế toỏn vật tư Yờu cầu về NVL Duyệt lệnh xuất Lập phiếu xuất kho Xuất kho Ghi sổ kế toỏn Bảo quản, lưu kho
-Tờn, nhón hiệu, quy cỏch vật tư: Hợp kim CU – P -Đơn vị tớnh: Kg -Mó số: TT Chứng từ Trớch yếu Ngày N-X Số lượng Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn kho 100 1 X115 1/3 Xuất PX1 1/3 100 0 2 N60 3/3 Mua hàng nhập kho 3/3 5.000 5.000 3 X 116 4/3 Xuất PX2 4/3 300 4.700 … … … … … … … … 30 N70 22/3 Mua hàng nhập kho 22/3 100 1.200 31 X150 22/3 Xuất PX1 22/3 100 1.100 … … … … … … … … … … … … … … … … … … Tổng 15.300 12.300 3.100 Ngày 31 thỏng 03 năm 2010
Kế toỏn trưởng Thủ kho Người lập
CễNG TY CP ỐNG ĐỒNG TOÀN PHÁT Tờn kho: NVL chớnh THẺ KHO Ngày lập thẻ: 31/03/2010 Mẫu Số: 06-VT
Tại Cụng ty CP Ống đồng Toàn Phỏt, việc tổ chức hạch toỏn chi tiết NVL tiến hành theo phương phỏp thẻ song song, nhằm mục đớch đơn giản cho việc ghi chộp và thuận lợi cho cụng tỏc kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết hoặc cuối kỳ.
Tại kho: Để phản ỏnh tỡnh hỡnh nhập – xuất – tồn NVL, hàng ngày thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chộp. Mỗi thẻ kho mở cho một loại NVL cú cựng nhón hiệu, quy cỏch ở cựng mộ kho và thẻ này chỉ phản ỏnh mặt số lượng của từng loại NVL theo từng lần nhập xuất. Khi cú cỏc nghiệp vụ nhập xuất NVL phỏt sinh thủ kho thực hiện việc nhập xuất NVL và ghi số lượng thực tế nhập xuất vào cỏc chứng từ nhập xuất. Căn cứ vào cỏc chứng từ này thủ kho ghi số lượng nhập xuất vào thẻ kho của loại NVL vừa nhập, xuất. Mỗi chứng từ này được ghi trờn một dũng của thẻ kho và cuối thỏng thủ kho mới tớnh ra số lượng tồn kho để ghi vào cột tồn của thẻ kho.
Tại phũng tài vụ: Việc hạch toỏn chi tiết NVL ở đõy được thực hiện bởi kế toỏn của cỏc phõn xưởng và kế toỏn NVL
- Kế toỏn Phõn xưởng: Cuối thỏng căn cứ vào phiếu nhập kho nhận được từ cỏc phõn xưởng và giỏ trị NVL tiờu hao thực tế tại cỏc phõn xưởng tương