2.3.1.2.1 Chứng từ sử dụng
Cỏc chứng từ trong phần này được sử dụnh nhằm mục đớch để theo dừi tỡnh hỡnh thu,chi,tồn quỹ của tiền mặt,ngoại tệ và cỏc khoản tạm ứng của đơn vị nhằm cung cấp những thụng tin cần thiết cho kế toỏn và người quản lý của đơn vị trong lĩnh vực tiền tệ.Cỏc chứng từ được sử dụng bao gồm:
-Dựng cho hoạt động thu chi tiền mặt:
+ Phiếu thu.
+ Phiếu chi.
-Dựng cho hoạt động chi và gửi tiền vào ngõn hàng:
+ Giấy bỏo Cú
+ Ủy nhiệm chi
+ Giấy bỏo Nợ
-Cỏc chứng từ và giấy tờ khỏc đi kốm:
+ Giấy đề nghị tạm ứng
+ Giấy đề nghị thanh toỏn tạm ứng.
+ Húa đơn bỏn hàng
+ Biờn lai thu tiền.
+ Bảng thanh toỏn tiền thuờ ngoài.
+ Bảng thanh toỏn tiền lương.
+ Bảng kờ chi tiền
+ Phiếu thu nợ, phiếu thanh toỏn nợ
*Phiếu thu:nhằm xỏc định số tiền mặt,ngoại tệ thực tế nhập quỹ và là căn cứ để thủ quỹ thu tiền,ghi sổ quỹ,kế toỏn ghi cỏc sổ cỏc khoản thu cú liờn quan.Mọi khoản tiền Việt Nam ngoại tệ đều cú phiếu thu,Riờng với ngọai tệ trước khi nhập quỹ phải được kiểm tra và lập”Bảng kờ ngoại tệ” đớnh kốm với phiếu thu
Phiếu thu do kế toỏn lập thành 3liờn,ghi đầy đủ cỏc nội dung trờn phiếu rựi đăng kớ vào phiếu thu sau đú chuyển cho kế toỏn trưởng soỏt xột và giỏm đốc kớ duyệt chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ.Sau khi đó nhận đủ số tiền,thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ(bằng chữ) vào phiếu thu trước khi kớ và ghi rừ họ tờn.
Thủ qũy giữ lại 1liờn ghi sổ,liờn giao cho người nộp tiền,1 liờn lưu nơi nhập phiếu.Cuối ngày toàn bộ phiếu thu kốm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toỏn thanh toỏn để ghi sổ.Nếu là ngoại tệ phải ghi rừ tỉ giỏ tại thời điểm nhập quỹ để tớnh ra tổng số tiền theo đơn vị VND.Liờn phiếu thu gửi ra ngoài doanh nghiệp phải đúng dấu.
*Phiếu chi:nhằm xỏc định cỏc khoản tiền mặt,ngoại tệ thực sự xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ,ghi sổ quỹ và kế toỏn thanh toỏn ghi sổ kế toỏn.
Phiếu chi cũng được lập thành 3liờn và chỉ sau khi cú chữ kớ(kớ theo từng liờn) của người lập phiếu,kế toỏn trưởng,giỏm đốc,thủ quỹ mới được xuất quỹ.Sau khi nhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi số tiền đó nhận bằng chữ,ki tờn và ghi rừ họ tờn vào phiếu chi.Liờn 1 được lưu ở nơi lập phiếu,liờn 2 thủ quỹ dựng để ghi sổ và chuyển cho kế toỏn thanh toỏn cựng với chứng từ gốc để ghi sổ kế toỏn,liờn 3 giao cho người nhận.
*giấy đề nghị thanh toỏn tạm ứng:là căn cứ để xột duyệt tạm ứng,làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng
Giấy tạm ứng do người xin hay bộ phận xin tạm ứng viết 1liờn rựi chuyển cho kế toỏn trưởng xem xột và ghi ý kiến đề nghị giỏm đốc doanh nghiệp duyệt chi.Căn cứ quyết định của giỏm đốc,kế toỏn lập phiếu chi kốm theo giấy đề nghị tạm ứng chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.
*Giấy thanh toỏn tiền tạm ứng:là bảng liệt kờ cỏc khoản tiền đó tạm ứng và cỏc khoản chi của người nhận tạm ứng,làm căn cứ thanh toỏn số tiền tạm ứng vố ghi sổ kế toỏn.
Sau khi lập xong giấy thanh toỏn tiền tạm ứng,kế toỏn thanh toỏn chuyển cho kế toỏn trưởng soỏt xột và giỏm đốc duyệt.Giấy thanh toỏn tiền tạm ứng kốm theo chứng từ gốc được dựng làm căn cứ ghi sổ.Phần chờnh lệch tạm ứng chi khụng hết phải đựơc nộp lại quỹ hay trừ vào lương.Phần chi quỏ sẽ được làm thủ tục xuất quỹ trả lại cho người tạm ứng.Chứng từ gốc,giấy thanh toỏn tạm ứng phải đớnh kố với phiếu thu hoặc phiếu chi cú liờn quan.
*Giấy đề nghi thanh toỏn:dựng trong trường hợp đó chi nhưng chưa được thanh toỏn hoặc chưa nhận tạm ứng để tổng hợp cỏc khoản chi kốm theo chứng từ để làm thủ tục thanh toỏn,làm căn cứ thanh toỏn và ghi sổ.
Giấy đề nghị thanh toỏn do người đề nghị thanh toỏn viết 1liờn và được chuyển cho kế toỏn trưởng soỏt xột và ghi ý kiến rựi đề nghị cho giỏm đốc duỵet chi căn cứ quyết định của giỏm đốc kế toỏn lập phiếu chi kốm theo giấy đề nghị thanh toỏn và chuyển cho thủ quỹ làm tục xuất quỹ.
*Biờn lai thu tiền:là giấy biờn nhận của doanh nghiệp đó thu tiền làm căn cứ để lập phiếu thu,nộp tiền vào quỹ đồng thời để người nộp thanh toỏn với cơ quan hụặc lưu quỹ.Biờn lai thu tiền được lập thành 2liờm(đặt giấy than viết 1lần) sau khi thu tiền người thu tiền và người nộp tiền cựng kớ và ghi rừ họ tờn xỏc định số tiền đó thu,đó nộp.Kớ xong người thu tiền giữ 1liờn cũn 1liờn người nộp tiền
*Bảng kiểm kờ quỹ:nhằm xỏc định tiền bằng VND tồn quỹ thực tế và số thừa thiếu so với sổ quỹ trờn cơ sở đú tăng cường quản lý và làm cơ sở quy trỏch nhiệm vật chất,ghi sổ kế toỏn chenh lệch. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bảng kiểm kờ quỹ cần phải xỏc định rừ nguyờn nhõn thừa,thiếu và cú ý kiến nhận xột và kiến nghị của Ban kiểm kờ.Bảng kiểm kờ phải cú đủ chữ kớ của thủ quỹ,trưởng ban kiểm kờ và kế toỏn trưởng.Mọi chờnh lệch đều phải bỏo cỏo giỏm đốc xem xột giải quyết.
Bảng kiểm kờ quỹ được lập thành 2bản: 1bản lưu ở thủ quỹ và 1 bản lưu ở kế toỏn tiền mặt.
2.3.1.2.2 Quy trỡnh luõn chuyển phiếu thu,phiếu chi
Sơ đồ 6 a :quy trỡnh luõn chuyển phiếu thu
Người nộp Kế toỏn phụ trỏch vốn bằng tiền
Kế toỏn trưởng Giỏm đốc Thủ quỹ
Nhận phiếu thu và thu tiền ,kớ (3liờn) Ghi sổ quĩ (liờn 2) Ghi sổ kế toỏn tiền mặt (liờn 2) Đề nghị nộp tiền Lập phiếu thu (3 liờn) Kớ và duyệt thu Nhận lại phiếu thu Kớ phiếu thu và nộp tiền Nhận phiếu thu (liờn 3) Kớ và duyệt thu
Sơ đồ 6b: quy trỡnh lưu chuyển phiếu chi Người đề nghị chi tiền mặt Kế toỏn phụ trỏch vốn bằng tiền Kế toỏn trưởng Khụng đồng ý Giỏm đốc Đồng Thủ quỹ Lập giấy đề nghị chi phiếu Lập chi Kớ duyệt chi Kớ phiếu chi Nhận phiếu chi Nhận phiếu chi Nhận tiền, kớ phiếu Xuất tiền Ghi số kế toỏn tiền mặt Ghi sổ quỹ