IV. Chức năng, nhiệm vụ cỏc phũng và cỏc đội trực thuộc xớ nghiệp
1.Chức năng, nhiệm vụ của phũng tổ chức hành chớnh:
a. Chức năng:
- Tham mưu giỳp giỏm đốc xớ nghiệp trong việc: sắp xếp bộ mỏy, cải tiến tổ chức, quản lý lao động thực hiện cỏc chế độ chớnh sỏch của Nhà nước, quy định của tổng cụng ty, cụng ty đối với người lao động.
- Thực hiện cỏc cụng việc về hành chớnh, quản trị văn phũng, văn thư bảo mật, trang trớ khỏnh tiết. Tổ chức và quản lý trang thiết bị văn phũng, xe ụ tụ phục vụ cụng tỏc điều hành SXKD. Đảm bảo an toàn trật tự, vệ sinh tại trụ sở cơ quan, tiếp khỏch trong phạm vi xớ nghiệp.
b. Nhiệm vụ:
* Cụng tỏc tổ chức, lao động, tiền lương:
- Xõy dựng mụ hỡnh tổ chức quản lý, biờn chế nhõn sự và bộ mỏy của cỏc đơn vị trực thuộc xớ nghiệp để đỏp ứng yờu cầu SXKD thực tế của đơn vị trong từng thời kỡ. Hướng dẫn nghiệp vụ cỏc đơn vị trực thuộc xớ nghiệp thực hiện đỳng chức năng, nhiệm vụ theo quy định.
- Nghiờn cứu, đề xuất cỏc phương ỏn cải tiến tổ chức sản xuất, phương ỏn sắp xếp tổ chức lao động cho phự hợp với tỡnh hỡnh phỏt triển SXKD của xớ nghiệp.
- Tổ chức, phối hợp cỏc cụng việc giữa cỏc đơn vị trực thuộc xớ nghiệp. - Tham mưu trong cụng tỏc đỏnh giỏ chất lượng lao động của CBCNV hàng thỏng, hướng dẫn và kiểm tra bảng chấm cụng, bảng chia lương thỏng của cỏc đơn vị về mức giao khoỏn được duyệt; thực hiện đầy đủ cỏc chế độ,
chớnh sỏch cho người lao động theo hướng dẫn của cỏc phong ban chức năng cụng ty đảm bảo đỳng cỏc quy định của Nhà nước và phõn cấp cụng ty.
- Xõy dựng và ỏp dụng cỏc định mức về lao động, đơn giỏ tiền lương trờn đơn vị sản phẩm trong khuụn khổ cỏc định mức, đơn giỏ của cụng ty và của Nhà nước trỡnh cụng ty phờ duyệt cỏc định mức mới và cỏc định mức khụng cũn phự hợp với tỡnh hỡnh chung của cụng ty.
- Nghiờn cứu và soạn thảo cỏc quy định về tổ chức, lao động trong nội bộ xớ nghiệp, bỏo cỏo giỏm đốc xớ nghiệp phờ duyệt.
- Giải quyết cỏc thủ tục về kớ kết cỏc hợp đồng khoỏn việc, chấm dứt, thanh lý hợp đồng lao động khoỏn viờch đó kớ kết theo phõn cấp của cụng ty và khụng trỏi với phỏp luật.
- Hướng dẫn, kiểm tra cỏc đơn vị trực thuộc thực hiện tốt cỏc chế độ chớnh sỏch về lao động, tiền lương… theo cỏc quy định của phỏp luật, quy chế, điều lệ và phõn cấp của cụng ty.
- Theo dừi cụng tỏc thi đua khen thưởng, kỷ luật của cỏc đơn vị trực thuộc xớ nghiệp, tổng hợp bỏo cỏo để Hội đồng thi đua, khen thưởng kỷ luật xớ nghiệp xột và đề nghị lờn cụng ty.
- Tham gia cụng tỏc thanh tra, kiểm tra nội bộ xớ nghiệp, thường trực trong cụng tỏc tiếp dõn, theo dừi bỏo cỏo việc xử lý cỏc đơn thư khiếu nại, tố cỏo…
* Cụng tỏc hành chớnh văn phũng
- Quản lý con dấu, đúng dấu văn bản theo quy định về quản lý con dấu và sử dụng dấu của Bộ cụng an.
- Vào sổ văn bản đi, lưư giữ và chuyển văn bản của xớ nghiệp đến nơi nhận, kiểm tra nội dung, hỡnh thức văn bản trước đúng dấu, vào sổ và gửi ban hành.
- Quản lý và điều hành cơ sở vật chất, trang thiết bị của xớ nghiệp. Lập kế hoạch định kỡ bảo dưỡng, làm vệ sinh…
- Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị văn phũng của xớ nghiệp trỡnh giỏm đốc cụng ty phờ duyệt, tham gia kiểm tra, thống kờ tài sản cố định, cụng cụ, dụng cụ phục vụ quản lý. Mua sắm, cấp phỏt văn phũng phẩm phục vụ hoạt động SXKD xớ nghiệp.
- Thực hiện vệ sinh cơ quan, chăm súc cõy cảnh, bảo đảm thụng tin liờn lạc, hệ thống điện nước, xe con…
- Mở hũm thư gúp ý tại chung cư, tập hợp ý kiến của dõn, trỡnh giỏm đốc.
- Kiểm tra, đụn đốc, tổng hợp tỡnh hỡnh thực hiện cụng việc chớnh của cỏc bộ phận trực thuộc xớ nghiệp hàng tuần, thỏng, quý.
- Chỉ đạo tổ chức và thực hiện phương ỏn bảo vệ, đụn đốc hoạt động bảo vệ xớ nghiệp.
- Tiếp khỏch đến giao dịch cụng tỏc, đặt lịch hẹn làm việc với khỏch, tiếp dõn, trả lời cỏc thắc mắc của dõn trong phạm vi cho phộp…
- Soạn thảo cỏc văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ của phũng. Lưu trữ, bảo quản cỏc văn bản đi, văn bản đến theo đỳng quy định của cụng ty.