II. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRONG NHỮNG NĂM QUA
2. Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty thời gian qua
2.1. Kết quả hoạt động kinh doanh.
Có thể phân tích kết quả kinh doanh của Công ty qua một số chỉ tiêu sau:
Bảng 8 : Kim ngạch xuất nhập khẩu (1992 - 1999)
Đơn vị:USD
Chỉ tiêu 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999
1, Kim
ngạch XK 6.732.695 11.530.740 20.362.318 24.371.952 26.385.876 20..691.062 25..263.714 28.805.969 2. Kim
ngạch NK 1352.805 8.761.395 23.810.420 9.445.024 14.035.098 11..581.257 9.125.401 12.406.483 3.Tổng kim
ngạch XNK
8085500 20.292.135 44.172.738 34.116.976 40.420.944 32..272.319 34..389.115 41..212.452
4.Tốc độ tăng(%) kim ngạch XK
250,97 217,68 77,235 118,48 87 103 113
Năm 1992 là năm đánh dấu bước phát triển mới ở Công ty. Đây là thời kỳ mà Công ty từng bước mở rộng thị trường từ các nước Châu Á, Đông Âu sang thị trường các nước Tây Âu và sang cả Châu Phi và Châu Mỹ ... Do có những bước đi trong phương án kinh doanh linh động và phù hợp với sự chuyển đổi cơ chế của nền kinh tế quốc dân nên Công ty đã đẩy mạnh được hoạt động xuất nhập khẩu với những kết quả rất khả quan. Nếu năm 1992, kim ngạch xuất khẩu chỉ đạt 6.732.695 USD thì chỉ đến năm 1999, giá trị xuất khẩu của Công ty đã đạt 28.805.969 USD,
tăng hơn 4 lần so với năm 1992. Riêng năm 1994 kim ngạch xuất khẩu của Công ty đã đạt con số kỉ lục là 44.172.738 USD gấp 5,46 lần so với năm 1992, đây là một kết quả đáng ghi nhớ. Trong những năm từ 1992 trở lại đây, nhịp độ tăng xuất nhập khẩu của Công ty trung bình là 20 - 35% năm.
Trong kinh doanh xuất nhập khẩu thì hoạt động xuất khẩu luôn chiếm tỷ trọng cao hơn, với mức tăng bình quân hàng năm khá vững chắc là 30 - 35% năm.
Trong khi đó, hoạt động nhập khẩu có những biểu hiện bất thường, năm 1993 tăng 6,48 lần so với năm 1992 thì đến năm 1994 kim ngạch nhập khẩu tăng gấp 17,6 lần so với năm 1992. Đến năm 1995 kim ngạch nhập khẩu chỉ tăng gấp 7,2 lần so với năm 1992.
Tuy vậy, Công ty đang phấn đấu để giữ vững đẩy mạnh hơn nữa kim ngạch xuất khẩu, còn Kim ngạch nhập khẩu có thể giữ xu hướng của những năm qua.
Hiệu quả xuất nhập khẩu được coi là nhân tố quan trọng nhất quyết định kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Trong những năm qua, kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty như sau:
Bảng 9: Kết quả kinh doanh của Công ty (1996 - 1999).
Đơn vị:VNĐ
Năm
Chỉ tiêu 1996 1997 1998 1999
1, Kết quả HĐSXKD chính 2.767.033.099 622.945.755 3.182.975.477 3.745.213.930 2, Kết quả hoạt động tài chính 222.057.783 122.554.824 375.341.626
3.Kết quả hoạt động SXKD phụ
38.734.904 4.626.240.437 1.712.035.590 1.982.726.557
4, Kết quả khác -17.856.319 -1.135.815.038 -116.164.767 -1.485.279.563 5.Phân phối kết quả
(1+2+3+4)
3.009.969.467 4.113.511.151 4.901.401.124 4.609.002.550
6.Thuế lợi tức 1.559.016.030 2.125.922.413 2.543.024.381 2.479.362.101 7. Trích lập quỹ công ty 1.386.316.893 1.987.628.741 2.134.822.813 2.341.799.791 8.Khoản trừ vào lợi nhuận 64.638.544 232.553.930 137.562.310
9. Thu nhập chưa phân phối 0 0 0 0
Từ bảng trên ta thấy, trong 04 năm liên tục từ 1996 đến 1999, lợi nhuận trước thuế của Công ty liên tục tăng. Năm 1996, lợi nhuận trước thuế của Công ty
là 3.009.969.476 VNĐ , sang năm 1997 lợi nhuận trước thuế của Công ty là 4.113.511.151VNĐ. Năm 1998 lợi nhuận trước thuế của Công ty đạt 4.901.401.124 VNĐ, năm 1999 lợi nhuận trước thuế của Công ty đạt 4.609.002.550 VNĐ.
Có được kết quả như này là do Công ty đã đẩy mạnh được mọi hoạt động kinh doanh, luôn luôn đổi mới phương thức kinh doanh, tìm kiếm cơ hội mới.
Trong thời gian này kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh chính đã đem lại kết quả khá cao, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng lợi nhuận. Năm 1996 con số này là 2.767.033.099,năm 1997 con số này là 622.945.755VNĐ, tới năm 1999 con số này tăng lên 3.754.213.930VNĐ.
Cũng trong thời gian này, kết quả hoạt động khác của Công ty đáng được lưu tâm. Từ năm 1996 đến 1999 kết quả hoạt động khác luôn bị âm và đang có xu hướng tăng lên qua các năm. Năm 1996 kết quả hoạt động khác là (-17.856.319) VNĐ, sang năm 1997 con số này là (-1.135.815.038) VNĐ,năm 1998 là (116.164.767) VNĐ và năm 1999 con số này là (-1.485.279.563) VNĐ. Kết quả hoạt động tài chính cũng có biểu hiện thất thường, năm 1996 là 222.057.738 VNĐ nhưng sang năm 1997 hoạt động tài chính không đem lại kết quả, đến năm 1998 con số này là 122.554.824 VNĐ. Qua các kết quả của hoạt động kinh doanh Công ty cần phải xem xét, nghiên cứu kĩ lưỡng để đề ra phương pháp giải quyết vấn đề.
Các kết quả cuối cùng từ lợi nhuận sau thuế đã được trích lập các quỹ Công ty và đang có xu hướng tăng lên qua các năm từ 1997 tới nay. Kết quả này đã giúp cải thiện tình hình vốn của Công ty và cơ sở vật chất kĩ thuật.
a) Bối cảnh.
Hoạt động kinh doanh của Công ty diễn ra trong bối cảnh môi trường kinh doanh có nhiều diễn biến phức tạp.
- Có chế độ, chánh sách của Nhà nước và các ngành có liên quan có nhiều thay đổi và chưa được đầy đủ, toàn dIện.
- Tình hình thị trường, đặc biệt là thị trường tiêu thụ có những biến động bất ngờ. Cuộc khủng hoảng kinh tế ở Châu Á nổ ra vào tháng 7/1997 và kéo dài cho đến bây giờ đã ảnh hưởng tiêu cực tới tình hình hoạt động xuất khẩu của Công ty.
- Sự chuẩn bị các mặt của Công ty còn nhiều lúng túng và bất cập, nhiều vấn đề chưa tháo gỡ được, đặc biệt là vấn đề tổ chức và quản lí khi chuyển từ cơ chế bao cấp sang.
Bên cạnh những khó khăn trên cũng cần nhận thấy những tiềm năng và cơ hội mới một cách đầy đủ và toàn diện nhằm củng cố và phát triển, đó là tình hình môi trướng pháp lý đã được cải thiện hơn, quan hệ thương mại quốc tế của quốc gia được mở rộng. Đội ngũ cán bộ của Công ty qua các năm kinh doanh đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm. Công ty hoạt động trên địa bàn rộng đã xây dựng được uy tín nhất định đối với nhiều bạn hàng. Hoạt động của Công ty được sự hỗ trợ mạnh mẽ từ các cấp, các ngành, đặc biệt là Sở Thương mại.
b) Kết quả.
Từ bối cảnh trên, Ban lãnh đạo Công ty đã xác định được phương hướng kinh doanh là tiếp tục đổi mới về tổ chức, về phương thức kinh doanh, không ngừng tìm kiếm cơ hội và mở rộng thị trường. Qua đó đã đạt được một số kết quả nhất định.
* Về nhận thức tư tưởng:
Mặc dù, còn mang nặng tính chất kinh doanh theo thời vụ và chưa có kế hoạch kinh doanh ổn định trong dài hạn song tập thể cán bộ công nhân viên cũng như Ban lãnh đạo Công ty đã xác nhận những điều kiện kinh doanh hiện nay là rất khó khăn và phức tạp, Công ty đã nhận thất vấn đề bức xúc là phải đổi mới phương pháp tư duy và hành động trong sản xuất kinh doanh. Từ đó tập thể cán bộ công nhân viên đã không ngừng chủ động và sáng tạo trong kinh doanh, nâng cao chất lượng và hiệu quả của các hoạt động, lấy chỉ tiêu kinh tế làm tiêu chí hàng động.
* Về tổ chức:
Trong những năm qua, tổ chức lao động của Công ty đã có nhiều cải cách đáng kể. Một mặt, cùng với việc duy trì và phát triển các cơ sở kinh doanh có hiệu quả, mặt khác là rà soát và giải thể các cơ sở làm ăn kém hiệu quả, Công ty đã thực hiện giảm biên chế và tổ chức lao động theo hướng gọn nhẹ, linh động, với phương châm một nhân viên thực hiện nhiều chức năng. Bên cạnh đó, Công ty chỉ ký hợp
đồng ngắn hạn với các nhân viên khác khi công việc yêu cầu. Chính vì vậy, tổ chức lao động của Công ty rất linh hoạt và làm ăn có hiệu quả (ngày càng cao).
Phương pháp quản lí lao động Công ty là tự chủ, sáng tạo, nghĩa là cán bộ lãnh đạo chức năng lập kế hoạch kinh doanh và giao cho các nhân viên cấp dưới tự hoàn thành các nhiệm vụ thuộc thẩm quyền của mình theo các phương án phù hợp.
* Kết quả kinh doanh:
Những cố gắng về nhận thức cũng như tổ chức đã đưa lại kết quả khả quan cho Công ty như sau:
Bảng 12: Kết quả kinh doanh (1996 - 1999)
Đơn vị:Tỷ VNĐ
Chỉ tiêu Năm 1996 Năm 1997 Năm 1998 Năm 1999
1. Lợi nhuận trước thuế 3,010 4,114 4,901 4,609
2.Doanh thu 553,691 507,540 522,028 576,834
3. Vốn hoạt động 15,729 25,436 29.582 32.388
4. Tỷ suất lợi nhuận/doanh thu (%)
0,5436 0,811 0,93884 0,8
5.Tỷ suất lợi nhuận/vốn (%)
19,14 16,174 16,568 14,231
6. Số vòng quay vốn/năm 35,2 19,954 17,647 17,81
Từ bảng trên cho thấy, mặc dù số vòng quay của vốn giảm dần qua các năm nhưng doanh thu và lợi nhuận của Công ty liên tục tăng từ năm 1997 cho đến 1999. Dù rằng cuộc khủng hoảng tài chính tiền tệ vẫn chưa dị hẳn. Tỉ suất lợi nhuận trên vốn trong 3 năm gần đây đã dần dần đi vào ổn định và tăng lên, cũng như vậy, tỉ suất lợi nhuận trên doanh thu cũng đang từng bước được phục hồi, điều này chứng tỏ Công ty đã nghiên cứu và cân nhắc kĩ các cơ hội kinh doanh, thực hiện tốt các nghiệp vụ để nâng cao hiệu quả. Mặc dù cơ hội kinh doanh của Công ty không nhiều nhưng hiệu quả của nói là điều đáng mừng. Tuy nhiên số vòng quay vốn có xu hướng giảm, Công ty cần có biện pháp thúc đẩy tiêu thụ hàng hóa, góp phần tăng nhanh vòng quay của vốn hơn.
Nhiệm vụ của nghiệp vụ này là lựa chọn nguồn hàng, thị trường và nhà cung cấp, giao dịch, kí kết hợp đồng và tiến hành vận chuyển, bảo quản hàng hóa.
Trong những năm gần đây, Công ty đã sử dụng các hình thức tạo nguồn hàng sau:
- Mua đứt bán đoạn: đây là hình thức thu mua chủ yếu của Công ty, chiếm gần 80% giá trị hàng hóa thu mua. Sau khi Công ty và người bán đã đạt được thỏa thuận về mặt số lượng, chất lượng mẫu mã, phương thức thanh toán, điều kiện và cơ sở giao hàng ... thì hai bên mới tiến hành kí kết hợp đồng kinh tế. Hợp đồng này là cơ sở ràng buộc trách nhiệm của các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Thông thường người kí kết hợp đồng là Giám đốc Công ty hoặc Phó Giám đốc được ủy quyền.
- Phương thức ủy thác: Là phương thức mà Công ty dùng danh nghĩa của mình để giao dịch với khách hàng nước ngoài nhằm thỏa thuận với họ về các điều khoản: số lượng, chất lượng, mẫu mã, giá cả, điều kiện cơ sở giao hàng ... và tổ chức bán hộ hàng cho người ủy thác. Phương thức thu mua này chỉ chiếm một tỉ lệ nhỏ trong hoạt động kinh doanh của Công ty.
- Phương thức đầu tư, liên doanh liên kết sản xuất hàng xuất khẩu. Theo phương thức này, Công ty sẽ bỏ vốn ra đầu tư vào các đơn vị sản xuất chế biến hàng xuất khẩu theo các hợp đồng ngắn hạn, trong đó Công ty chịu trách nhiệm tiêu thụ các sản phẩm sản xuất ra. Thông thường Công ty chỉ ứng vốn trước cho các cơ sở chức không tham gia trực tiếp điều hành các hoạt động sản xuất. Hình thức này chỉ được Công ty áp dụng khi đã kí được hợp đồng xuất khẩu với nước ngoài mà nguồn hàng trong nước chưa có sẵn.
Công tác thu mua tạo nguồn hàng của Công ty được thực hiện theo quy trình sau;
- Xác định nhu cầu: Căn cứ vào các đơn đặt hàng của nước ngoài và các hợp đồng đã kí kết.
- Xây dựng đơn hàng: Dựa trên các điều kiện về số lượng, chất lượng, giá cả ... biến đơn hàng nước ngoài thành đơn hàng của mình.
- Lựa chọn khu vực thị trường: Căn cứ vào tính chất yêu cầu của hàng hóa xuất khẩu theo từng hợp đồng. Thông thường, thị trường khai thác hàng của Công ty là các tỉnh phía Nam vì nơi đây tập trung các mặt hàng nông, lâm, thủy hải sản ... là những mặt hàng có thế mạnh xuất khẩu của Công ty.
- Tìm kiếm và lựa chọn người cung cấp: Căn cứ vào khu vực thị trường đã lựa chọn, Công ty tiến hành tìm kiếm người cung cấp. Bước đầu là tập hợp các nhà cung cấp có thể có, sau đó tiến hành phân loại nhà cung cấp theo các chỉ tiêu ưu tiên và dùng phương pháp loại trừ dần để chọn nhà cung cấp có khả năng đáp ứng mọi yêu cầu của đơn hàng.
- Tiếp cận và đàm phán với nhà cung cấp: Trên cơ sở đã xác định được nhà cung cấp, Công ty tiếp cận đàm phán về các điều kiện của đơn hàng, kí kết hợp đồng thu mua nếu đạt được các thỏa thuận với nhà cung cấp.
- Tổ chức thực hiện hợp đồng mua bán. Trong khâu này vận chuyển là khâu quan trọng nhất. Công ty đã sử dụng các hình thức tiếp nhận, vận chuyển sau:
+ Giao hàng tại cảng xuất khẩu.
+ Giao hàng tại kho của Công ty.
+ Giao hàng lên phương tiệnvận chuyển của Công ty tại kho người bán.
Tùy theo từng trường hợp cụ thể mà Công ty lựa chọn các điều kiện cơ sở giao hàng phù hợp.
Bảng VI: Mô hình tổ chức công tác thu mua tạo nguồn hàng.
b) Nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu. Nghiệp vụ này bao gồm các khâu sau:
Xác định nhu cầu
Xây dựng đơn hàng
Lựa chọn Thị trường
Tiếp cận, đàm phán, Ký kết hợp
đồng
Thanh lý Hợp đồng Tổ chức thực
hiện hợp đồng
Tìm kiếm Nhà cung
Cấp
Lựa chọn Nhà cung
Cấp
Kiểm Tra Hàng Hóa
Tiếp Nhận Hàng Hóa
Vận Chuyển
Hàng Hóa
Thanh Toán
Bảo Quản
Xử lí tranh chấp
- Chuẩn bị hàng: Sau khi Công ty đã đưa hàng về kho thì tiến hành các khâu chuẩn bị như đóng gói hàng hóa, ghi mã kí hiệu để hoàn thiện hàng theo đơn hàng của nước nhập khẩu.
- Thuê tàu và kí kết hợp đồng vận chuyển: Thông thường, Công ty sử dụng điều kiện cơ sở giao hàng theo điều kiện FOB trong Incoterm 1990 với nước ngoài do vậy ở khâu này, Công ty chỉ kí kết hợp đồng vận chuyển với các tổ chức vận tải, thuê các tổ chức này đem phương tiện tới tận kho hàng của Công ty để chuyển hàng hóa ra cảng xuất khẩu, sau đó tiến hành bốc dỡ hàng xuống cảng để hải quan kiểm định hàng hóa.
- Hoàn thiện thu tục giấy tờ: Làm thủ tục giấy phép xuất khẩu Công ty thường phải chuẩn bị các loại giấy tờ sau:
+ Hợp đồng thương mại (bản chính và bản sao).
+ Bản dịch hợp đồng.
+ Hạn ngạch, quota nếu xuất hàng hạn ngạch.
+ Giấy chứng nhận xuất xứ.
+ Giấy kiểm dịch vệ sinh hàng.
+ Các giấy tờ hải quan.
- Tổ chức khai báo và giám định hải quan. Khâu này Công ty có trách nhiệm xuất trình đầy đủ giấy tờ, mở hàng hóa để hải quan kiểm tra.
- Giao hàng lên tàu và lập vận đơn. Thông thường, Công ty ủy thác toàn phần cho hãng vận tải. Sau khi giao hàng lên tàu thì đại diện của Công ty và cơ quan bảo hiểm xác nhận hàng vào biên bản để Công ty tiến hành mua bảo hiểm.
Cũng trong khâu này, đại diện của Công ty phải lấy xác nhận thuyền phó và sau đó đổi lấy vận đơn thuyền trưởng.
c) Nghiệp vụ thanh toán bao gồm các khâu vay vốn thanh toán nguồn hàng và nhận tiền thanh toán của bên nhập khẩu:
Đối với thanh toán đầu vào, các phòng hoặc đơn vị thực hiện nhiệm vụ trực tiếp thì được Công ty ủy quyền giao vốn để thanh toán. Sau khi nhận được tiền hàng bên nhập khẩu thanh toán, đơn vị sẽ giao lại Công ty toàn bộ doanh thu và các chi phí hợp lí. Hình thức thanh toán nguồn hàng chủ yếu bằng Tiền mặt.
Nguồn vốn để thanh toán đầu vào của Công ty một phần là vốn tự có, nhưng do điều kiện còn rất thiếu vốn nên Công ty thường chủ động vay ngắn hạn Ngân hàng.
Việc thanh toán của đơn vị nhập khẩu là khâu ấn định kết quả cuối cùng cả quá trình nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa. Số tiền thanh toán căn cứ vào trị giá hàng hóa và thời hạn thanh toán đã được quy định trong hợp đồng. Phương thức thanh toán trong xuất khẩu của Công ty rất nhiều, chẳng hạn, thanh toán bằng thư tín dụng (L/C), thanh toán bằng phương thức nhờ thu, thanh toán hàng đổi hàng, thanh toán trao tay tiền mặt. Ngoại trừ phương pháp mở L/C, còn các phương pháp khác rủi ro là khá lớn, vì vậy, Công ty chủ trương tạo điều kiện để bên đối tác mở L/C.
d) Nghiệp vụ xử lí thông tin thị trường hàng xuất khẩu.
Trên cơ sở thông tin thu thập được qua niên giám thống kê Việt Nam, qua các bản tin nhanh về thị trường, giá cả, Tạp chí Thương mại, qua các cơ quan Nhà nước có liên quan, qua tiếp xúc trực tiếp với bạn hàng trong và ngoài nước ... Cán bộ Phòng Kinh doanh xác định từng thị trường phù hợp với những mặt hàng nào, số lượng, chất lượng, giá cả có thể đáp ứng. Phương pháp nghiên cứu được áp dụng chủ yếu là thống kê kinh nghiệm.
Trong những năm qua, thị trường thế giới có nhiều biến đổi thất thường, đặc biệt là thị trường hàng nông sản. Trong khi đó, hệ thống cung cấp thông tin của nước ta còn rất kém, chưa kịp thời với xu hướng phát triển của thế giới. Do đó, công tác thu thập và xử lí thông tin của Công ty gặp rất nhiều khó khăn. Bên cạnh đó, đội ngũ cán bộ kinh doanh của Công ty chưa được trang bị đầy đủ những kiến thức cần thiết về nghiên cứu thị trường, chưa có các phương án nghiên cứu mang tính hệ thống. Vì vậy, có nhiều trường hợp Công ty đã gặp những lúng túng về định hướng các thị trường trọng điểm để tiến hành giao dịch xuất khẩu. Còn nữa, do yếu kém về dự đoán xu hướng của cung cầu và giá cả trong tương lai nên Công ty chưa xác định được các chiến lược xuất khẩu hợp lí. Nhiều khi giá cả chưa lên cao đã tiến hành bán ồ ạt hàng hóa, khi giá cả đã lên cao rồi thì không còn hàng hóa để bán. Hoặc có tình trạng chọn sai đối tượng buôn bán, họ không đủ khả năng tài chính để thanh toán Tiền hàng hoặc chây ì thực hiện hợp đồng gây ảnh