3.2.1 Nguồn nhân lực:
Ngay từ khi bước vào thực hiện kế hoạch kinh doanh công ty đã coi công tác củng cố và ổn định tổ chức nhân sự là một nhiệm vụ quan trọng. Chính vì công ty đã tiến hành sắp xếp lao động cho hợp lý, tổ chức bộ máy quản lý có hiệu quả nên hoạt động kinh doanh của công ty có hiệu quả và hoàn thiện hơn. Số nhân viên trong công ty là: 20 nhân viên.
Giám đốc
♦Trưởng chi nhánh
♦Quản lý: 9
♦Tiếp thị: 5
♦Tài xế: 2
Độ tuổi trung bình là: 28
Trình độ: 75% nhân viên có trình độĐại Học.
3.2.2 Nguồn lực tài chính: a/ Cơ sở vật chất kỹ thuật
Công ty có cơ sở vật chất: 1 trụ sở chính xây dựng trên phần đất của công ty, 1 kho, 1 chi nhánh, 3 xe chở hàng, máy photo, máy fax, các tủ trưng bày sản phẩm và các trang thiết bị phục vụ trong công việc của các nhân viên.
b/ Các loại máy móc thiết bị
Công ty có các loại máy móc, thiết bị chủ yếu phục vụ cho quá trình kinh doanh nhỏ: xe nâng, cân, các phương tiện di chuyển hàng hóa.
c/ Tình hình kinh doanh
Bảng số 3.1 : Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua 3 năm 2007, 2008, 2009. Đơn vị tính:1.000.000 đồng Chênh lệch Năm 2008 / 2007 Năm 2009 / 2008 Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Giá trị % Giá trị % 1.Tổng doanh thu 62.999 17.187 51.570 -45.812 -73% 34.383 200% 2. Các khoản giảm trừ: 0 0 0 0 0 0 0
3. Doanh thu thuần 62.999 17.187 51.570 -45.812 -73% 34.383 200% 4. Giá vốn hàng bán 60.742 15.501 49.379 -45.241 -74% 33.878 219% 5. Lợi nhuận gộp 2.257 1.686 2.191 -571 -25% 505 30% 6. Thu nhập HĐTC 26 7 78 -19 -73% 71 1.014% 7. Chi phí HĐTC 96 464 0 368 383% -464 -100% 8. Chi phí bán hàng - - - 9. Chi phí QLDN 1.585 900 1.640 -685 -43% 740 82% 10. Lợi nhuận từ HĐKD 602 329 629 -273 -45% 300 91% 11. Thu nhập khác 0 0 0 12. Chi phí khác 0 0 0 13. Lợi nhuận khác - - - 14. Lợi nhuận trước thuế 602 329 629 -273 -45% 300 91% 15. Thuế TNDN 169 92 157,25 -76 65,25
16. Lợi nhuận sau thuế 433 237 471,75 -197 -45% 234,75 99%
Qua bảng số liệu trên ta thấy, nhìn chung công ty có nhiều định hướng và biện pháp kinh doanh nên việc kinh doanh có hiệu quả, kinh doanh 3 năm đều có lãi. Tuy nhiên, lợi nhuận năm 2008 giảm so với năm 2007, cụ thể là giảm 197 triệu (45%). Đây là sự sụt giảm khá lớn. Ngoài nguyên nhân chính là do sự sụt giảm khá lớn của doanh thu thì chi phí tài chính cũng góp phần không nhỏ trong việc làm giảm lợi nhận của năm 2008, chi phí tài chính tăng lên 464.000.000 đồng so với năm 2007 là 96.000.000 đồng.
(Nguyên nhân:
Vềđiều kiện thời tiết cũng ảnh hưởng đến lượng hàng bán ra của công ty, doanh thu bán ra nhiều nhất vào vụ đông xuân và hè thu vì thời tiết vào thời điểm này rất thuận lợi và thích hợp cho người dân tiến hành sản xuất. Tuy nhiên, thời tiết không phải lúc nào cũng thuận lợi cho sản xuất vì vậy việc sản xuất năm 2008 gặp nhiều khó khăn khi lũ về, mỗi khi lũ về thì cản trở sự sản xuất của người dân làm cho mùa màng bị thất bát và cũng ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của công ty.
Ngoài những nhân tố khách quan trên còn có những nhân tố khác tác động làm cho công ty luôn gặp nhiều khó khăn trong quá trình kinh doanh. Khó khăn lớn nhất là tính cạnh tranh gay gắt của thị trường, đối thủ cạnh tranh.
Vì vậy, việc đương đầu với những khó khăn trên thì lĩnh vực bị tác động nhiều nhất chính là tài chính mà giải pháp duy nhất và cuối cùng mà công ty có thể áp dụng vào thời điểm đó là phải gánh một khoản tiền lãi vay nặng nề. Trong khi đó, doanh thu tài chính thì lại giảm 19.000.000 đồng tương đương 73%.
Do bị giảm sút trong việc tiêu thụ hàng hóa nên một phần chi phí phục vụ việc bán hàng cũng giảm xuống cụ thể như: chi phí xăng dầu, phí vận chuyển, bốc dỡ, lương tài xế (công ty áp dụng phát lương tài xế theo hình thức lương cây số),…Chi phí quản lí doanh nghiệp năm 2007 là 1.585.000.000 đồng, năm 2008 chỉ còn 900.000.000 đồng, giảm 685.000.000 đồng tương đương 43%.
Đến năm 2009, tình hình đã bắt đầu được cải thiện theo chiều hướng tốt trở lại. Dựa vào kết quả kinh doanh của công ty năm 2009 ta thấy doanh thu đã tăng một cách nhanh chóng và vượt bậc so với năm 2008. Tổng doanh thu năm 2009 là 51.570.000.000 đồng so với năm 2008 là 17.187.000.000 đồng, tăng 34.343.000.000 đồng tương đương 200%, vì vậy giá vốn hàng bán cũng tăng, năm 2009 tăng 33.878.000.000 đồng tương đương 219%. Ta thấy doanh thu chỉ tăng 200% mà giá vốn hàng bán lại tăng 219% là do giá cả hàng mua vào có phần tăng nhẹ cộng với chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa tại cảng cũng tăng, nhưng BGĐ công ty xét thấy sự biến động này cũng chưa đáng kể và do tính chất cạnh tranh nên cũng chưa điều chỉnh giá bán đểổn định tình hình.
Chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2008 là 900.000.000 đồng, năm 2009 là 1.640.000.000 đồng tăng 740.000.000 đồng tương đương 82%, chi phí quản lý doanh nghiệp tăng phần lớn là do doanh thu tăng nên một số chi phí phục vụ cho việc bán hàng cũng tăng chứ không hề bị tác động bởi công tác quản lý của công ty. Hơn nữa, nó cũng thấp hơn nhiều so với sự gia tăng của doanh thu.
Một sự biến động đáng kể cũng góp phần không nhỏ vào sự gia tăng lợi nhuận chính là phần thu nhập có được từ hoạt động tài chính. Năm 2009 doanh thu tài chính đạt được là 78.000.000 đồng so với 2008 chỉ có 7.000.000 đồng tăng 1.014%, trong khi chi phí tài chính thì giảm 100% vì sang năm 2009 công ty không có phát sinh chi phí tài chính. Vì thế, lợi nhuận sau thuế của công ty năm 2009 đạt được là 471.750.000 đồng, so với năm 2008 là 237.000.000 đồng, tăng 234.750.000 đồng tương đương 99%.
Một điều đáng ghi nhận nữa là qua 3 năm 2007, 2008, 2009 công ty không có phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu như: giảm giá hàng bán hoặc hàng bán bị trả lại, điều này cho thấy công tác quản lý chất lượng tại công ty khá chặt chẽ, đảm bảo hàng hóa đúng chất lượng ghi trên bao bì cộng với công tác vận chuyển khá tốt nên đã góp phần làm tăng uy tín của công ty.
Tóm lại tình hình kinh doanh của công ty đang ngày càng có hiệu quả là do sự lãnh đạo sáng suốt của BGĐ và sự nổ lực của các nhân viên.
3.3 Thuận lợi và khó khăn
3.3.1 Thuận lợi:
Công ty có định hướng đúng đắn về việc lập ra các kế hoạch thực hiện sản xuất kinh doanh, các quyết định đúng đắn đã đưa công ty ngày càng phát triển hơn. Phát huy các thế mạnh trong việc kinh doanh các mặt hàng trong nước, mở rộng mạng lưới tiêu thụ hàng hóa. Các hình thức tổ chức hợp tác đầu tư đảm bảo cho việc kinh doanh được tiến hành thuận lợi, nhanh chóng nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Công ty có đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn tốt giúp cho công ty có nguồn lực vững chắc, đảm bảo cho việc sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao.
3.3.2 Khó khăn:
Công ty có qui mô hoạt động ngay càng phát triển và mở rộng nên nhu cầu về vốn của công ty ngày càng lớn. Vì vậy, đòi hỏi công ty phải tìm ra nhiều biện pháp để công ty có được một nguồn vốn kinh doanh vững chắc nhằm đảm bảo kinh doanh có hiệu quả.
Công ty có nhiều đối thủ cạnh tranh về các mặt hàng mà công ty đang kinh doanh. Vì vậy công ty cần phải theo dõi tình hình thị trường bên ngoài và việc bán hàng hóa nhằm tránh những trường hợp mặt hàng tồn đọng quá nhiều để từđó có những biện pháp kịp thời.
3.4 Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH thương mại Đồng Xanh
¾ Hình thức tổ chức công tác kế toán
Hình thức tổ chức công tác kế toán công ty đang áp dụng là mô hình bộ máy kế toán tập trung phù hợp với qui mô hoạt động của công ty. Toàn công ty có một phòng kế toán duy nhất thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở công ty. Định kì thì toàn bộ chứng từđược chuyển về phòng kế toán để kiểm tra và ghi sổ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tếđã phát sinh ở tất cả các bộ phận trong công ty. Cuối mỗi tháng, quý, năm tiến hành lập báo cáo tài chính.
¾ Chứng từ kế toán:
à Bảng thanh toán tiền lương.
à Phiếu nhập, xuất kho.
à Hóa đơn bán hàng.
à Phiếu thu, chi.
¾ Sổ kế toán :
Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán nhật kí chung. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải ghi vào sổ nhật kí chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán nghiệp vụđó, sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức sổ kế toán nhật ký chung gồm các loại sổ sách kế toán chủ yếu sau:
Sổ nhật ký chung. Sổ cái Sổ kế toán chi tiết. TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG Sổ nhật ký chung Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thẻ kế toán chi tiết Chứng từ gốc Sổ nhật ký chuyên dùng Sổ cái Ghi hàng ngày Quan hệđối chiếu Ghi hàng tháng
Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh
Trình tự ghi sổ:
Hằng ngày căn cứ vào chứng từđược dùng làm căn cứđể ghi sổ kế toán, trước hết ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi vào sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào sổ chi tiết có liên quan.
Trường hợp doanh nghiệp mở các nhật ký chuyên dùng thì hàng ngày, căn cứ vào chứng từđược dùng làm căn cứđể ghi sổ kế toán, ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào nhật ký chuyên dùng liên quan. Định kì hoặc cuối tháng, tùy khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tổng hợp từng sổ nhật ký chuyên dùng, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái tổng hợp, sau khi đã loại trừ số trường hợp do một nghiệp vụđược ghi đồng thời vào hai sổ nhật ký chuyên dùng (nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái, và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập báo cáo tài chính.
¾ Báo cáo tài chính sử dụng tại công ty:
à Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
à Bảng cân đối kế toán.
à Bảng cân đối số phát sinh.
à Bảng thuyết minh báo cáo tài chính.
¾ Bộ máy kế toán của công ty
Sơ đồ 3.2: Sơ đồ bộ máy kế toán
(Nguồn:phòng kế toán)
Nhiệm vụ của từng bộ phận:
Kế toán trưởng: tổ chức, kiểm tra công tác kế toán tại công ty. Là người giúp việc trong lĩnh vực chuyên môn kế toán tài chính cho giám đốc điếu hành. Kế toán trưởng chịu sự lãnh đạo trực tiếp về mặt hành chính của giám đốc. Là người ký duyệt các chứng từ kế toán, báo cáo kế toán và những tài liệu có liên quan đến công tác kế toán.
Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Kế toán hàng hóa Kế toán tổng hợp Thủ quỹ
Kế toán thanh toán: theo dõi các khoản phải thu, phải trả, thanh toán với khách hàng dựa trên các chứng từ có liên quan.
Thủ quỹ: cất giữ thu, chi các khoản tiền mặt, rút, gửi tiền mặt, ngoại tệ tại ngân hàng. Trả tiền lương và các khoản trích theo lương cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty. Hàng ngày báo cáo tiền mặt còn tồn quỹ cho kế toán trưởng. Chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về sự mất mát tiền.
Kế toán hàng hóa: theo dõi việc xuất, nhập hàng hóa hàng ngày, báo cáo kiểm kê hàng tồn kho hàng tháng, quý…
Kế toán tổng hợp: thu thập và tổng hợp tất cả các tài liệu, số liệu của các bộ phận kế toán để làm các báo cáo quyết toán.
Chương 4:
KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XĐKQKD TẠI CÔNG TY TNHH TM ĐỒNG XANH
4.1 Kế toán doanh thu
4.1.1 Kế toán bán hàng và cung cấp dịch vụ
¾Các phương thức bán hàng tại công ty: Hoạt động bán hàng chủ yếu trong công ty là mua nguyên liệu từ nước ngoài về gia công và bán cho các đại lý trong nước.
Công ty Đồng Xanh áp dụng hình thức bán hàng chủ yếu là bán qua đại lý vì đây là hình thức bán hàng nhanh chóng.
ª Nhận xét
Ưu điểm :
9 Bán hàng nhanh chóng.
9 Không tốn nhiều thời gian tiếp khách hàng.
9
Nhược điểm
9 Đại lý thanh toán tiền chậm.
9 Tốn nhiều chi phí vận chuyển.
¾Chính sách đối với đại lý:
Công ty có nhiều chính sách đối với đại lý
Đại lý mua hàng trên 100 triệu đồng trong một năm thì công ty sẽ chia hoa hồng cho đại lý là 2%.
Còn đại lý nào mua hàng trên 3 tỷ đồng trong một năm thì được hưởng hoa hồng là 4%.
Ngoài ra, đại lý còn được tặng một vé đi du lịch đi cùng với nhân viên trong công ty. Qua các chính sách bán hàng này giúp cho công ty tăng doanh thu bán hàng, bởi vì với chính sách bán hàng như thế sẽ thu hút các đại lý mua hàng nhiều hơn. Với chỉ tiêu bán hàng như thế không có gì khó đối với một đại lý kinh doanh thuốc bảo vệ thực vật. Mà ởđây công ty muốn tăng doanh thu bán hàng của công ty cũng như muốn tăng thêm thu nhập cho đại lý để tạo được mối quan hệ hợp tác lâu dài với khách hàng.
¾Sau khi nhập nguyên liệu của các công ty nước ngoài thì công ty đem về gia công và thu hồi thành phẩm đem về nhập kho của công ty rồi mới xuất hàng để bán.
Công ty xuất bán cho các hệ thống đại lý trong nước. Hàng hóa chủ yếu là thuốc bảo vệ thực vật.
Khi khách hàng mua hàng tại công ty thì khách hàng gọi điện thoại đến công ty và đơn đặt hàng.
Các chứng từ bán hàng gồm:
oLệnh xuất kho.
oPhiếu xuất kho.
oHóa đơn giá trị gia tăng.
oPhiếu giao hàng.
Khi khách đặt hàng, bộ phận kinh doanh sẽ lập lệnh bán hàng, lệnh này được chấp thuận thì bộ phận kinh doanh sẽ xuất hóa đơn thuế GTGT theo qui định của Bộ tài chính. Trên đó ghi rõ số hóa đơn, ngày, tháng, năm, số lượng hàng hóa, thành phẩm, đơn giá, tổng cộng tiền hàng, tiền thuế GTGT, tổng cộng tiền thanh toán. Hóa đơn được lập thành 3 liên: liên 1 lưu tại phòng kế toán làm căn cứđể hạch toán xác định doanh thu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 lưu cùng nhật ký bán hàng. Trường hợp bán hàng thu tiền ngay thì hóa đơn được chuyển cho kế toán thanh toán làm thủ tục thu tiền từ khách hàng, sau đó chuyển sang thủ quỹ tiến hành thu tiền và kí nhận vào phiếu thu.
Sau đó 1 liên của lệnh bán hàng sẽ được chuyển đến thủ kho, kế toán kho sẽ căn cứ vào lệnh này để tiến hành xuất hàng, hàng hóa được bốc dỡ lên xe và tài xế vận chuyển hàng