M Y V IT NHÁ Í
2.1.3 Đặc điểm tổ chức kế toán tại Công ty cổ phần LICOGI 16
2.1.3.1 Hình thức tổ chức công tác kế toán ở Công ty cổ phần LICOGI 16.6
Xuất phất từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý của công ty, công ty tổ chức kế toán theo hình thức tập trung, toàn bộ công tác kế toán được thực hiện ở phòng tài chính kế toán, từ khâu kiểm tra xử lý, hệ thống hoá chứng từ, nhập liệu cho đến việc lên các sổ chi tiết, sổ tổng hợp và các báo cáo tài chính. Ở các đội sản xuất chỉ biên chế nhân viên kế toán làm công tác thống kê kế toán, thu thập, tập hợp chứng từ, tổng hợp số liệu ban đầu sau đó gửi lên phòng kế toán công ty.
2.1.3.2 Tổ chức bộ máy kế toán tại phòng tài chính kế toán Công ty cổ phần LICOGI 16.6
Sơ đồ 9: Sơ đồ bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần LICOGI 16.6
Ghi chú:
Quan hệ chỉ đạo nghiệp vụ Quan hệ cung cấp thông tin
Chức năng của từng bộ phận:
Kế toán trưởng: Phụ trách chung phòng kế toán, có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo mọi mặt công tác kế toán, thống kê của công ty, tổ chức phân công lao động trong phòng kế toán.
Kế toán thanh toán nội bộ, vật tư, tài sản cố định, công cụ dụng cụ: Là người có nhiệm vụ theo dõi, kiểm tra tình hình thanh toán trong nội bộ công ty, tình hình sử dụng tài sản, vật liệu, công cụ dụng cụ, căn cứ chứng từ nhập xuất vật tư để ghi sổ chi tiết theo dịnh kì.
Thủ quỹ: Có trách nhiệm quản lý vốn bằng tiền, các nghiệp vụ thu chi tiền mặt, trên cơ sở các phiếu thu, chi tiến hành thu chi, ghi sổ quỹ.
Kế toán thanh toán nội bộ,vật tư, TSCĐ, CCDC Thủ quỹ Kế toán ngân hàng và công nợ bên ngoài. Kế toán tổng hợp kiêm kế toán chi phí giá thành Kế toán thuế
Nhân viên hạch toán các đội, các xưởng Kế toán trưởng
Kế toán ngân hàng và công nợ với bên ngoài: Thực hiện các hoạt động giao dịch với ngân hàng để huy động vốn, mở các khoản tiền vay, tiền gửi, bảo lãnh hợp đồng, …; tiến hành các nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng; thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến công nợ với bên ngoài.
Kế toán tổng hợp kiêm kế toán chi phí giá thành: Có trách nhiệm tổng hợp chi phí của các phần hành kế toán để tính giá thành sản phẩm, cuối quý lập báo cáo tài chính.
Kế toán thuế: Hàng tháng, hàng kỳ cập nhật, theo dõi kê khai và tính nộp thuế các lọai thuế: Xuất nhập khẩu, môn bài, GTGT đầu ra, đầu vào, thuế TNDN, kê khai báo cáo sử dụng hóa đơn.
2.1.3.3 Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty cổ phần LICOGI 16.6
Chế độ kế toán: theo quyết định số 15/2006 QĐ – BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp. Theo đó:
Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 theo dương lịch.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: đồng Việt Nam
Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Phương pháp khấu hao tài sản cố định: phương pháp đường thẳng.
Phương pháp tính trị giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cu xuất kho: theo phương pháp thực tế đích danh
Phương pháp kế toán thuế giá trị gia tăng: Phương pháp khấu trừ.
Sơ đồ 10: Sơ đồ tổ chức hạch toán kế toán trong công ty
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
Chứng từ, sổ sách:
Các loại chứng từ:
Lao động tiền lương: Hợp đồng giao khoán, hợp đồng lao động, bảng chấm công, biên bản nghiệm thu kỹ thuật, biên bản thanh lý hợp đồng, bảng thanh toán tiền lương ...
Hàng tồn kho: Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận vật tư, ...
Bán hàng: Hoá đơn GTGT, phiếu kê mua hàng, ...
Tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm
Chứng từ gốc
Nhập liệu vào máy tính Xử lý tự động theo chương trình Sổ tổng hợp (Sổ nhật ký chung, sổ cái,..) Sổ kế toán chi
ứng, bảng kê lĩnh tiền mặt, bảng kê thanh toán, ...
Tài sản cố định: Biên bản giao nhận tài sản cố định, biên bản thanh lý tái sản cố định, ...
Khi nhận được chứng từ, bộ phận kế toán của doanh nghiệp thực hiện việc luân chuyên chứng từ kế toán theo 4 bước sau đây:
Bước 1: Kiểm tra chứng từ Bước 2: Hoàn thiện chứng từ
Bước 3: Tổ chức luân chuyển chứng từ Bước 4: Bảo quản và lưu trữ chứng từ
Các sổ chi tiết: Sổ theo dõi vật tư; sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh; thẻ tính giá thành sản phẩm, công trình xây lắp hoàn thành; sổ chi tiết NVL trực tiếp; sổ chi tiết chi phí nhân công trực tiếp; sổ chi tiết chi phí sử dụng máy thi công; sổ chi tiết thanh toán Công ty Cổ phần 16; sổ chi tiết theo dõi chủ các công trình; sổ chi tiết thanh toán nội bộ Công ty Cổ phần 16.6; sổ chi tiết vật liêu, công cụ; sổ chi tiết thanh toán với người mua (bán); sổ chi tiêt tiền vay; sổ chi tiết cổ phiếu quỹ; sổ chi tiết thuế GTGT; sổ theo dõi nguồn vốn kinh doanh của Công ty.
Các sổ (bảng) tổng hợp: Bảng phân bổ tiền lương cho các công trình; bảng phân bổ khấu hao TSCĐ; bảng tổng hợp chi phí nhân công; bảng tính và phân bổ chi phí sản xuất chung; bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa; sổ theo dõi phân bổ các khoản chênh lệch khi mua đầu tư và Công ty liên kết; sổ quỹ tiền mặt; sổ tiền gửi Ngân hàng; sổ TSCĐ; sổ chi phí sản xuất, kinh doanh; sổ theo dõi thuế GTGT; sổ kho.
Hệ thống tài khoản công ty áp dụng
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản theo quyết đinh số 1864/1998/QĐ – BTC.
Để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị mình, Công ty đã áp dụng tài khoản cấp 2, cấp 3, cấp 4 theo từng đối tượng, hạng mục, công trình, … Loại 1 – TSCĐ: TK 1111, 1121, 1122, 128, 131, 133, 1362, 1368, 13684, 1388, 141, 142, 1421, 1422, 152, 153, 154. Loại 2 – TSLĐ: TK 211, 2112, 2113, 2114, 2115, 2141, 2411, 2412. Loại 3 – Nợ phải trả: 311, 331, 333, 3331, 3334, 3335, 3338, 3341, 3342, 335, 336, 338, 3382, 3383, 3384, 3388, 341 Loại 4 – Nguồn vốn: TK 411, 415, 416, 4211, 4212, 441 Loại 5 – Doanh thu: TK 511, 512
Loại 6 – Chi phí sản xuất kinh doanh: TK 621, 622, 623, 627, 6271, 6272, 6273, 6274, 6277, 6278, 632, 641, 642.
Loại 7 – Thu nhập hoạt động khác: TK711, 721 Loại 8 – Chi phí hoạt động khác: TK 811, 821 Loại 9 – Xác định kết quả kinh doanh: TK 911 Loại 0 – Tài khoản ngoài bảng: TK 002, TK 009.
Phần mềm kế toán áp dụng:
Xuất phát từ nhu cầu thực tế, công ty đã chính thức đưa vào sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm do một kỹ sư trong ngành lập ra, nên tên phần mềm cũng là tên tác giả.
Để khởi động chương trình, ta nhấp đúp chuột vào biểt tượng khởi động; nhập mật khẩu nếu có; nhập niên độ kế toán làm việc; chọn sổ kế toán làm việc nếu có 2 sổ kế toán, mỗi sổ kế toán là một đơn vị kế toán.
Muốn thoát khỏi chương trình, dù ở bất kỳ vị trí nào, đầu tiên bạn phải tìm cách quay trở lại màn hình chính.
Phần mềm này cho phép kế toán trưởng có thể phân công chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán thông qua chức năng “Đăng ký mật khẩu mở sổ” trong phân hệ “Hệ thống”
Chức năng phân quyền này giúp kế toán trưởng có thể kiểm tra công việc của từng nhân viên và xác định được cụ thể trách nhiệm thuộc về người nào khi xảy ra sai sót.
Phần mềm kế toán sử dụng trong công ty có các phân hệ sau đây: Hệ thống, Số liệu, Thuế, Truy xuất, Tổng hợp, Giá thành, Từ điển, Khác. Các phân hệ này chính là các thực đơn trên menu chính. Để thực hiện các thực đơn, ta dùng mũi tên sang phải, sang trái, lên, xuống để đi chuyển ô sáng đến
các thực đơn cần thiết. Khi ô sáng tới thực đơn nào thì ấn ENTER sẽ thực hiện thực đơn đó.
Di chuyển chuột đến ô “Hệ thống”, chọn mục “thông tin hệ thống” ta có thông tin về sổ kế toán của đon vị.
Nhấn “Kết thúc” để quay về màn hính chính.
Phần mềm này cho phép người sủ dụng chọn lọc chứng từ theo các tiêu thức nhất định qua phân hệ “ Truy xuất” như: Truy xuất theo mã tài khoản, truy xuất theo mã chi tiết, truy xuất theo mã chi tiết gắn với tài khoản, truy xuất theo mã sản phẩm và công trình, chọn lọc chứng từ tổng hợp.
Nhập thời điểm đầu và cuối để xác định thời gian truy xuất, chọn mã tài khoản, mã chi tiết cần truy xuất. Khi đó máy xử lý và truy xuất những chứng từ thoả mãn điều kiện lọc. Người dùng có thể Xem, sửa chứng từ, In bảng kê chứng từ. Ấn CTRL + W để cất chứng từ, sau đó máy sẽ thông báo tình hình diễn biến của Mã chi tiết tại tài khoản vừa truy xuất.