* HOẠT ĐỘNG CỦA BAN ISO TRONG QUÝ III.
- Hoàn thiện công tác giám sát duy trì việc cấp giấy chứng nhận ISO 9001:2000 của tổ chức SGS Việt Nam.
- Theo dõi, đánh giá việc khắc phục các tồn tại sau đánh giá nội bộ.
- Phối hợp với Trung tâm Đào tạo giới thiệu và đào tạo về ISO cho các thành viên mới của PVFC.
- Góp ý sửa đổi các quy trình, Quy chế nghiệp vụ trong toàn hệ thống, hỗ trợ các đơn vị xây dựng mới hoặc sửa đổi các quy trình, quy chế trong Công ty.
- Đánh giá việc hoàn thành Mục tiêu chất lượng quý III năm 2007 của các đơn vị.
* KHẮC PHỤC CÁC TỒN TẠI, KIẾN NGHỊ SAU KIỂM TRA,ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ VÀ ĐÁNH GIÁ CỦA TỔ CHỨC CẤP CHỨNG CHỈ:
Sau kiểm tra đánh giá nội bộ toàn hệ thống tháng 11/2006 và đánh giá giám sát duy trì việc cấp giấy chứng nhận ISO 9001: 2000 của tổ chức SGS, hiện nay các phòng ban đã và đang có những biện pháp khắc phục các tồn tại. Bên cạnh đó một số tồn tại của các Phòng ban, Chi nhánh chưa khắc phục được cụ thể như sau:
- Trung tâm thông tin và công nghệ tin học:
Hiện nay Trung tâm đã chỉnh sửa được phần mềm: Uỷ thác quản lý vốn cho phù hợp với quy trình huy động vốn mới ban hành; Phát hành trái phiếu PVFC; Báo cáo Ngân hàng nhà nước; Bổ sung chức năng in giấy xác nhận uỷ thác đầu tư; Phần mềm quản lý chứng từ có giá và xây dựng thêm các chức năng mới: Báo cáo hoạt động cho vay đầu tư chứng khoán; Báo cáo tài chính theo Quyết định số
16/2007/QĐ-NHNN; Hỗ trợ đào tạo nhân viên các chi nhánh và phòng giao dịch mới; Hỗ trợ các chi nhánh triển khai phần mềm Bank2000; Tham gia xây dựng đề án Tin học hoá văn phòng công ty. Hiện nay Trung tâm thông tin đang dần khắc phục các vướng mắc còn lại tại phần mềm Bank 2000.
- Phòng Kế toán: Đã hoàn thành việc ban hànhQuy trình hướng dẫn phân loại nợ và đối chiếu số liệu với các phòng kinh doanh.
- Phòng Kế hoạch và thị trường: Đã thực hiện định kỳ gửi công văn yêu cầu các phòng ban, Chi nhánh tiến hành hoạt động đo lường sự hài lòng của khách hàng, phối hợp xây dựng cơ chế đo lường sự hài lòng của khách hàng. Hiện nay Phòng KH&TT đang xây dựng dự thảo Quy trình thu thập ý kiến, xử lý phàn nàn và đo lường sự hài lòng của khách hàng.
- Phòng Dịch vụ tài chính. Trong phiếu khắc phục các tồn tại trong quá trình đánh giá nội bộ Phó Tổng Giám đốc Bùi Thị Nguyệt có chỉ đạo, trong Quý I/2007 Phòng Dịch vụ tài chính phải hoàn thành việc Sửa đổi Quy trình tư vấn lập phương án tài chính và Xây dựng Quy trình Tư vấn cổ phần hoá trên cơ sở hướng dẫn của Bộ Tài chính. Tuy nhiên cho đến nay Phòng DVTC vẫn chưa hoàn thành (Chưa ban hành) việc xây dựng và sửa đổi hai Quy trình này.
- Phòng Đầu tư.
Chưa hoàn thành việc khắc phục các tồn tại trong quá trình đánh giá nội bộ, cụ thể: Phiếu khắc phục các tồn tại trong quá trình đánh giá nội bộ tháng 11/2006, Phó Tổng Giám đốc Bùi Thị Nguyệt có chỉ đạo: Sau khi Quy chế Đầu tư ban hành được 15 ngày Phòng Đầu tư có trách nhiệm ban hành Quy trình đầu tư CTCG, Quy trình quản lý sau đầu tư. Tuy nhiên đến nay sau khi Quy chế Đầu tư đã ban hành theo Quyết định số 1769/2007/QĐ-TCDK-18 ngày 18 tháng 4 năm 2007 của Hội đồng quản trị Công ty Tài chính Dầu khí, Phòng Đầu tư chưa hoàn thành việc xây dựng Quy trình Đầu tư CTCG, Quy trình Quản lý sau đầu tư.
- Chi nhánh Đà Nẵng:
Các phòng ban đã tiến hành khắc phục các tồn tại sau đánh giá nội bộ. Tuy nhiên, đến nay còn một số tồn tại vẫn chưa khắc phục được như sau:
+ Việc thu hồi văn bản lỗi thời đã thực hiện nhưng chưa triệt để, vẫn còn tồn tại văn bản cũ đưa vào sử dụng.
+ Chưa tổ chức đo lường sự hài lòng của khách hàng.
Tình hình xây dựng và hoàn thiện các quy trình, quy chế theo chỉ đạo của Ban Giám đốc: đã thực hiện đầy đủ ngay khi có yêu cầu. Hoàn thiện quy chế lập và đánh giá thực hiện kế hoạch và đã được Gián đốc Chi nhánh phê duyệt ban hành.
- Chi nhánh Hồ Chí Minh.
Chi nhánh Hồ Chí Minh đã tiến hành khắc phục các điểm tồn tại trong quá trình Đánh giá nội bộ như: Đã tiến hành đo lường sự hài lòng của khách hàng. Bên cạnh các tồn tại đã khắc phục được Chi nhánh Hồ Chí Minh chưa khắc phục được các tồn tại sau: Chưa khắc phục được việc đảm bảo giao và đánh giá đầy đủ mọi hoạt động của các đơn vị trong Chi nhánh; Chưa tiến hành thường
phần mềm của Phòng Tín dụng các TCKT chưa khớp đúng với cân đối phát sinh của Phòng Kế toán.
Các tồn tại chưa khắc phục Ban ISO sẽ tiếp tục theo dõi, kiểm tra và Báo cáo quý sau.
* QUY TRÌNH QUY CHẾ:
A. Các quy trình, quy chế, Quy định đã ban hành trong quý III năm 2007
Các hoạt động nghiệp vụ trong toàn Công ty dần được hoàn thiện với các quy trình quy chế, hướng dẫn nghiệp vụ liên quan, cụ thể:
+ Ngày 12/7/2007 Chủ tịch HĐQT ký QĐ số 3473/QĐ-02 về việc phê chuẩn điều lệ của Quỹ học bổng “PVFC- Thắp sáng niềm tin”.
+ Ngày 10/07/2007 Chủ tịch HĐQT quyết định số 3413/QĐ-01 về việc ban hành Quy định công tác kiểm soát văn bản trình ký, thực hiện các văn bản chỉ đạo của Ban lãnh đạo PVFC.
+ Ngày 13/7/2007 Chủ tịch HĐQT ký quyết định số 3490/QĐ-02 về việc ban hành quy định chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức các phòng ban PVFC Chi nhánh Thăng Long.
+ Ngày 13/07/2007 Chủ tịch HĐQT ký quyết định số 3491/QĐ-02 về việc ban hành Quy định chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức các phòng ban PVFC Chi nhánh Sài Gòn.
+ Ngày 18/7/2007 Chủ tịch HĐQT ký quyết định số 3565/QĐ-QLRR về việc sửa đổi, bổ sung danh mục chứng từ có giá và cổ phiếu nhận cầm cố tại PVFC.
+ Ngày 18/7/2007 Chủ tịch HĐQT ký quyết định số 3588/QĐ-01 về việc ban hành Quy định vận hành và sử dụng hệ điều hành tác nghiệp Edocman của PVFC.
+ Ngày 09/8/2007 Tổng Giám đốc ký quyết định số 4103/QĐ-QLRR về việc ban hành Quy định quản lý và giám sát sử dụng nguồn vốn uỷ thác của tập đoàn DKQGVN.
+ Ngày 20/8/2007 Chủ tịch HĐQT ký quyết định số 4266/QĐ-02 về việc ban hành Quy định chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng.
+ Ngày 20/8/2007 Chủ tịch HĐQT ký quyết định số 4267/QĐ-02 về việc ban hành Quy định chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Quản trị.
+ Ngày 20/8/2007 Chủ tịch HĐQT ký Quyết định số 4268/QĐ-02 về việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trung tâm thông tin và công nghệ tin học.
+ Ngày 22/8/2007 Chủ tịch HĐQT ký quyết định số 4317/QĐ-02 về việc ban hành Quy định tiêu chuẩn xếp loại PGD trực thuộc PVFC.
+ Ngày 23/8/2007 Tổng Giám đốc ký quyết định số 4324/QĐ-KHTT về việc ban hành Quy định quản lý và sử dụng hệ thống định mức tại PVFC.
+ Ngày 12/7/2007 Chủ tịch HĐQT ký quyết định số 3529/QĐ-02 về việc ban hành Quy chế giao đơn giá tiền lương và quyết toán quỹ tiền lương cho các phòng ban đơn vị thuộc PVFC.
+Ngày 20/07/2007 Chủ tịch HĐQT ký quyết định số 3632/QĐ-02 về việc ban hành Quy chế tổ chức hoạt động bổ sung, sửa đổi của PVFC Chi nhánh Đà Nẵng.
+ Ngày 14/8/2007 Chủ tịch HĐQT ký quyết định số 4185/QĐ-QLRR về việc ban hành Quy chế hoạt động chuyển nhượng các sản phẩm đầu tư.
+ Ngày 14/8/2007 Chủ tịch HĐQT ký quyết định số 4183/QĐ- QLRR về việc ban hành Hướng dẫn thực hiện quy chế Hội đồng đầu tư.
+ Ngày 15/8/2007 Chủ tịch HĐQT ký quyết định số 4199/QĐ-02 về việc Bổ sung quy chế đánh giá hệ số hoàn thành nhiệm vụ của CBCNV PVFC.
+ Ngày 17/8/2007 Chủ tịch HĐQT ký quyết định số 4251/QĐ-QLRR về việc ban hành hướng dẫn thực hiện quy chế hoạt động tín dụng của PVFC.
+ Ngày 23/8/2007 Chủ tịch HĐQT ký quyết định số 4333/QĐ-QLRR về việc ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động thẩm định độc lập của PVFC.
B. Các quy trình, quy chế chưa hoàn thành:
- Phòng TCNS&TL:
trước ngày 05/6/2007, đến nay do sắp tới Công ty chuyển đổi thành mô hình Tổng Công ty nên hiện nay Phòng TCNS&TL đang tiến hành xây dựng Quy chế theo mô hình Tổng Công ty.
+ Trong Biên bản giao ban tháng 8/2007 Tổng Giám đốc giao Phòng TCNS&TL trong tháng 9/2007 hoàn thành Quy chế về cán bộ Công ty Tài chính Dầu khí được cử tham gia quản lý dự án và doanh nghiệp khác.
- Trung tâm Đào tạo: Trong biên bản giao ban tháng 8/2007 Tổng Giám đốc giao Trung tâm Đào tạo trong tháng 9/2007 Trung tâm Đào tạo ban hành chính thức Quy chế Đào tạo, tuy nhiên đến nay Quy chế Đào tạo vẫn chưa được ban hành.
- Phòng KH&TT: Chưa hoàn thành việc sửa đổi, bổ sung Quy chế lập và đánh giá kế hoạch.; Quy định quản lý thị trường, khách hàng trong toàn hệ thống.
- Phòng Quản lý Dòng tiền: Chưa hoàn thành việc sửa đổi Quy chế quản lý dòng tiền.
- Văn phòng: Quy chế pháp chế.
- Phòng Đầu tư: Biên bản giao ban tháng 8 năm 2007 Tổng Giám đốc giao trong tháng 9/2007 Phòng Đầu tư hoàn thành việc ban hành Quy định quản lý, giám sát sau đầu tư, đến nay chưa hoàn thành. Tuy nhiên Phòng Đầu tư đã có tờ trình và đã được Tổng Giám đốc phê duyệt hoàn thành Quy định này trong Quý IV/2007.
- Phòng Quản lý rủi ro: Trước 15/9 trình Tổng Giám đốc ban hành Hướng dẫn hoạt động nhận UTĐT; Trong tháng 9 trình Tổng Giám đốc ban hành Hướng dẫn cho vay dự án và hoàn thành việc sửa đổi các Quy chế, Hướng dẫn đã được kết luận tại Hội nghị tập huấn thực hiện các Quy chế Đầu tư, Uỷ thác đầu tư, Tín dụng.
* ĐÁNH GIÁ VIỆC THỰC HIỆN MTCL QUÝ III/2007 ** Văn phòng:
Hoàn thành các mục tiêu đề ra trong Quý III: Xử lý hồ sơ tài liệu cho ý kiến pháp chế và trình ký Ban TGĐ; Hoàn thành đầu mối khai thác, cập nhật, phổ biến và kiểm tra các thông tin liên quan đến các văn bản quy phạm pháp luật để áp dụng vào hoạt động của Công ty.
- Không hoàn thành mục tiêu cập nhật, phân phối, kiểm soát văn bản tài liệu lỗi thời đảm bảo nhanh chóng, chính xác, kịp thời. Dựa trên cơ sở đăng ký trong Mục tiêu chất lượng năm 2007: 100% các văn bản lỗi thời được thu hồi. Tuy nhiên trên Infor một số quy trình, quy chế đã hết hiệu lực chưa được thu hồi triệt để, cụ thể: Quy chế tổ chức và hoạt động của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ Công ty Tài chính Dầu khí (ban hành kèm theo Quyết định số 757 ngày 16/3/2005 của Giám đốc Công ty Tài chính Dầu khí) đã hết hiệu lực và được thay thế bởi Quy chế tổ chức và hoạt động của bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ chuyên trách Công ty Tài chính Dầu khí (ban hành kèm theo Quyết định số 1882 ngày 24 tháng 4 năm 2007 của Chủ tịch Hội đồng Quản trị Công ty Tài chính Dầu khí); Quy định về hoạt động đầu tư của PVFC (Ban hành kèm theo QĐ số 2235/2006/QĐ-TCDK-08 ngày
07/06/2006) đã được thay thế bởi Quy chế đầu tư (ban hành kèm theo QĐ số 1769/QĐ-TCDK-18 ngày 18 tháng 4 năm 2007). Ban ISO đã trao đổi nhiều lần với Tổ trưởng Tổ văn thư về việc thu hồi triệt để các văn bản lỗi thời trên mạng nội bộ để tránh trường hợp sử dụng các văn bản đã hết hiệu lực, nhưng đến nay tình trạng các văn bản lỗi thời chưa được thu hồi triệt để vẫn tiếp diễn.
** Phòng TXV&TDDN:
+ Thực hiện thu xếp vốn thành công cho các nhu cầu vay vốn của các dự án trong và ngoài nghành: Hoàn thành mục tiêu đề ra. Trong quý III, Phòng TXV đã hoàn thành việc thu xếp vốn cho dự án trong và ngoài nghành như Dự án Cẩu bánh xích 600T; Dự án thuỷ điện Nậm Chiến; Dự án xi Măng Long Thọ II (ĐTT với BIDV Lào Cai); Dự án mua lại Công ty CP Sông Hồng; Dự án mở rộng mạng lưới viễn thông của EVN Telecom.
+ Đảm bảo công các đề xuất cho vay của cán bộ tín dụng được lãnh đạo công ty chấp thuận: Hoàn thành mục tiêu đặt ra.
+ Đảm bảo an toàn tín dụng tối đa, trong Quý III, phòng không để phát sinh thêm nợ nhóm 4, nhóm 5.
+ Chưa hoàn thành các chỉ tiêu tăng trưởng số dư tín dụng. Hiện tại dư nợ tín dụng tại phòng (đến thời điểm 19/9/2007) là 1994,13 tỷ đồng chỉ đạt 66% kế hoạch Quý III (Được đánh giá tại Đánh giá thực hiện kế hoạch của Phòng KH&TT Quý III).
+ Chưa hoàn thành mục tiêu triển khai nghiệp vụ Bao thanh toán và nghiên cứu nghiệp vụ mới. ( Chỉ tiêu của Phòng TXV là hàng quý ký được hợp đồng và thực hiện nghiệp vụ), đến nay phòng chưa thực hiện được hợp đồng nào.
** Phòng Dịch vụ Tài chính
Mục tiêu Hoàn thành chất lượng công tác chuyển đổi các đơn vị trong ngành Dầu khí: Hoàn thành
Mục tiêu thực hiện đúng cam kết về thời gian và nội dung công việc trong hợp đồng tư vấn với chất lượng cao: Hoàn thành.
Đảm bảo tốc độ tăng trưởng số dư huy ( Số dư quý I : 998 tỷ; Số dư đến 25/6/2007: 1660 tỷ): Hoàn thành.
** Phòng Thẩm định độc lập.
Hoàn thành các mục tiêu đặt ra như: Xây dựng hệ thống quy trình và các hướng dẫn thẩm định theo từng nghiệp vụ. Trong quý 3 Phòng đã hoàn thiện và ban hành Hướng dẫn Quy trình định giá tài sản tại PVFC; Công tác thẩm định tín dụng theo quy chế đã ban hành, thực hiện tốt chỉ tiêu đề ra, 100% hồ sơ cho vay theo kết quả thẩm định độc lập; Công tác định giá tài sản, tổng số tài sản định giá đến ngày 20/9/2007: 29 hồ sơ với tổng giá trị 198.430.585.914đ, 100% tiến độ.
** Phòng Hành chính Quản trị.
Hoàn thành các mục tiêu đặt ra như: Thực hiện tốt công tác lễ tân, chuẩn bị và phục vụ tốt các cuộc họp, hội nghị, hội thảo của Công ty; Quản lý TTB&TS đúng theo quy định, không có trường hợp sai phạm xảy ra, trong Quý III Tổ quản trị và Tổ mua sắm đã tiến hành thống kê các TTB&TS hiện có tại Công ty. Tiến hành thanh lý các TTB&TS đã hết khấu hao; Quản lý và sử dụng ôtô đúng quy trình và quy định, đưa đón CBCNV an toàn, đúng giờ, tinh thần phục vụ chu đáo; Thực hiện mua sắm TTB&TS theo kế hoạch phê duyệt. Luôn tuân thủ nghiêm túc quy trình, quy chế tài chính thương mại hiện hành của Công ty, TCT và pháp luật.
** Phòng Tổ chức nhân sự và tiền lương: Hoàn thành các mục tiêu đặt ra: Hoàn thành quy chế trả lương trả thưởng; Đảm bảo công tác tuyển dụng của Công ty được thực hiện bài bản, phù hợp với Quy chế và định biên lao động được phê duyệt, đã tổ chức tuyển dụng cho trụ sở và các Chi nhánh; Hoàn thành mục tiêu xây dựng ĐMLĐ cho tất cả các chuyên viên trong Công ty.