I. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CƠNG TY
2. Đặc điểm qui trình cơng nghệ
Doanh nghiệp xây lắp là doanh nghiệp sản xuất đặc biệt, sản phẩm xây lắp sau khi hồn thành trở thành tài sản và được bàn giao cho chủ đầu tư, vì vậy giá trị của sản phẩm là rất lớn. Do đĩ, để sản xuất ra một sản phẩm thì tại cơng ty Kỹ thuật xây dựng Phương Bắc đã thực hiện theo một qui trình cơng nghệ cụ thể như sau:
Sơ đồ 2.1: QUI TRÌNH SẢN XUẤT SẢN PHẨM XÂY LẮP
Quá trình sản xuất của cơng ty bắt đầu từ khi cơng ty tham gia đấu thầu hoặc
được giao thầu xây dựng. Sau khi nhận nghiên cứu hồ sơ mời thầu xây lắp của khách hàng thì cơng ty lập hồ sơ dự thầu bao gồm đơn xin dự thầu, thuyết minh về giá, đơn cam kết, các giấy tờ chứng minh về kinh nghiệm và khả năng thi cơng, bố trí nhân
Đấu thầu Ký kết hợp đồng Phần mái và hồn thiện Đổ mĩng Khởi cơng Quyết tốn Nghiệm
giao nhận thầu xây lắp được thực hiện giữa hai bên thể hiện quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong đĩ phải ghi rõ các thoả thuận về giá trị cơng trình, thời gian thi cơng, phương thức thanh tốn, bảo hành,...
Khi hợp đồng xây lắp cĩ hiệu lực cơng ty tiến hành tổ chức sản xuất. Với đặc
điểm của sản phẩm xây lắp cĩ giá trị lớn nên cần được lập dự tốn một cách chi tiết và bao quát tồn bộ quá trình từ khi bắt đầu thực hiện đến khi kết thúc mọi cơng việc và trong quá trình sản xuất luơn luơn so sánh dự tốn, lấy dự tốn làm thước đo.
Trên cơ sở các mẫu đã thiết kế, cơng ty giao khốn trực tiếp cho các đội xây dựng, các đội xây dựng tiến hành thi cơng chia theo từng giai đoạn từ khâu đào mĩng, xây thơ (phần thân), đổ bê tơng (phần mái) và hồn thiện cơng trình.
Giai đoạn thi cơng mĩng gồm 6 bước:
+ Bước 1: Cơng tác chuẩn bị mặt bằng và giác mĩng + Bước 2: San lấp mặt bằng
+ Bước 3: Cơng tác đào đất mĩng, bê tơng gạch vỡ lĩt mĩng + Bước4: Cơng tác thi cơng bê tơng mĩng, cốt thép mĩng + Bước 5: Cơng tác đệm cát nền, bê tơng gạch vỡ nền + Bước 6: Cơng tác xây mĩng và cổ mĩng
Giai đoạn Phần thân gồm 2 bước: + Bước 1: Cơng tác xây tường
+ Bước 2: Cơng tác ván khuơn, cốt thép, bê tơng phần thân.
Giai đoạn phần mái và hồn thiện:
+ Cơng tác thi cơng lập mái
+ Giàn giáo chát, cơng tác trát tường, ốp lát
+ Thi cơng cửa, quét vơi, thi cơng điện, cấp thốt nước,...
Sau khi hồn thiện bên giao thầu sẽ nghiệm thu cơng trình, cơng ty tiến hành quyết tốn và bên giao thầu cĩ nhiệm vụ thanh tốn như hợp đồng xây lắp đã ký kết.
Tuy nhiên, đối với những cơng trình nhỏ hoặc hạng mục cơng trình khơng cần tham gia đấu thầu thì cơng ty chỉ cần gửi bảng báo giá tới khách hàng và sau đĩ ký kết hợp đồng và thi cơng cơng việc theo hợp đồng nhưđã thoả thuận.
3. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh:
Chức năng, nhiệm vụ kinh doanh của cơng ty:
Cơng ty Kỹ thuật xây dựng Phương Bắc là doanh nghiệp liên doanh được thành lập theo quyết định của Uỷ ban Nhà nước về hợp tác và đầu tư do đĩ theo quyết
định phê duyệt việc mở rộng phạm vi hoạt động của cơng ty ngày 15/1/1999 của Bộ
Kế hoạch và đầu tư đã xác định: Nhiệm vụ kinh doanh chính của cơng ty gồm các lĩnh vực sau:
+ Nhận thầu thi cơng xây dựng các cơng trình dân dụng và cơng nghiệp, + Lắp đặt và sửa chữa hệ thống điện, điện lạnh trong các cơng trình, + Trang trí nội- ngoại thất cơng trình,
+ Giám sát kỹ thuật xây dựng và quản lý xây dựng,
+ Chế tạo, sản xuất các kết cấu khung nhơm và sản phẩm nhơm dùng trong cơng trình dân dụng và cơng nghiệp.
Với những nhiệm vụ kinh doanh của mình và để thực hiện tốt nhiệm vụ kinh doanh ấy, mang lại kết quả kinh doanh cao cơng ty đã tổ chức hoạt động kinh doanh với mơ hình như sau:
Sơ đồ 2.2: TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CƠNG TY
Trong đĩ: Tại Cơng ty là nơi làm việc của ban Giám đốc, của phịng kế tốn và Phân xưởng Tổ/đội xây dựng
Tổđiện nước Tổ nề Tổ mộc
Cơng ty (Trụ sở chính)
ban, thực hiện cơng tác kế tốn và thiết kế kỹ thuật. Đồng thời, là nơi mà Ban Giám
đốc đưa ra các quyết định kinh doanh chỉ thị xuống các phân xưởng, các tổ/ đội xây dựng làm việc theo quyết định ấy.
Phân xưởng và các tổ/ đội xây dựng thường xuyên được chỉđạo bởi cơng ty và cĩ nhiệm vụ thực hiện các yêu cầu, đề nghị của cơng ty. Mặt khác, cũng phải báo cáo về tình hình thực hiện cho các phịng ban trên cơng ty biết để cĩ hướng giải quyết những vấn đề nảy sinh cũng nhưđưa ra các quyết định kinh doanh mới.
Tại tổ/ đội xây dựng thì đứng đầu là ban điều hành hiện trường cĩ nhiệm vụ
chỉđạo chung. Tổ/ đội xây dựng được phân thành các tổ/ đội riêng biệt như: tổ nề, tổ
mộc,... với chức năng - nhiệm vụ khác nhau nhằm đảm bảo việc hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra nhanh và hiệu quả, các cơng việc khơng bị chồng chéo lên nhau giữa các tổ. Trong đĩ:
+ Tổ nề: Cĩ nhiệm vụ tiến hành thi cơng về các mặt như: xây, trát, bê tơng, làm mĩng, làm sàn,...chịu sự chỉđạo trực tiếp từ ban điều hành.
+ Tổ cơ khí: Gia cơng chi tiết và các cấu kiện lắp đặt các bộ phận của cơng trình tại xưởng trên những nguyên vật liệu như tơn, thép, sắt,...sau đĩ tiến hành lắp
đặt tại cơng trình.
+ Tổ mộc: Gia cơng chi tiết và các cấu kiện lắp đặt các bộ phận như hệ thống cửa, ....
+ Tổ lắp đặt điện nước: Sau khi các cơng việc do các tổ khác gần nhưđã hồn thành thì tổ lắp đặt điện nước cĩ nhiệm vụ lắp đặt hệ thống điện nước cho cơng trình.
* Thị trường kinh doanh của cơngty: Địa bàn hoạt động của cơng ty rộng khắp nội ngoại thành Hà Nội và một số tỉnh trong cả nước.
4. Đặc điểm tổ chức quản lý
Cơng ty kỹ thuật và xây dựng Phương Bắc là một đơn vị hạch tốn độc lập cĩ tư cách pháp nhân, được tổ chức theo sơđồ sau:
Sơ đồ 2.3: BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ TẠI CƠNG TY
* Chức năng nhiệm vụ của các phịng ban:
- Hội đồng thành viên là cơ quan cao nhất cĩ quyền và nhiệm vụ sau: Quyết định phương hướng phát triển của cơng ty, việc tăng - giảm vốn điều lệ, thời điểm và phương thức huy động thêm vốn. Bầu, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Giám đốc, kế tốn trưởng,...quyết định cơ cấu tổ chức quản lý cơng ty.
Hội đồng thành viên Ban giám đốc Khối văn phịng Khối trực tiếp sản xuất Phịng kế tốn Phịng kthuật ỹ Bộ phận kho, phân xưởng Bộ phận thi cơng Điều hành hiện trường Tổ/ đội xây dựng
- Ban Giám đốc: Là người đại diện theo pháp luật của cơng ty, điều hành hoạt
động kinh doanh hàng ngày của cơng ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về
việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình. Cĩ nhiệm vụ ký kết hợp đồng kinh tế, tổ
chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và đầu tư của cơng ty, hướng dẫn các phịng ban thực hiện các nhiệm vụ và tuyển dụng lao động,...
- Phịng tài chính kế tốn: Dưới sự chỉđạo trực tiếp của Giám đốc với nhiệm vụ
hạch tốn kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ, cung cấp số liệu, thơng tin chính xác - kịp thời - đầy đủ cho ban Giám đốc và các bộ phận cĩ liên quan nhằm phục vụ cơng tác quản lý. Hạch tốn chính xác các khoản chi phí và tính giá thành sản phẩm cơng trình cũng như các phần hành kế tốn khác, cuối kỳ lập các báo cáo tài chính.
- Phịng kỹ thuật: Cĩ nhiệm vụ chủ yếu là giám sát, chỉ đạo về mặt kỹ thuật đối với các cơng trình xây lắp đã và sẽ đưa vào thi cơng, lập dự tốn và kiểm tra thường xuyên các định mức kỹ thuật, các thơng số xây dựng,...
- Bộ phận kho: Được phụ trách bởi thủ kho, thủ kho cĩ nhiệm vụ nhập - xuất NVL cho cơng trình khi cĩ lệnh yêu cầu. Thường xuyên thơng báo với Giám đốc về tình hình vật tư trong kho đểđảm bảo cung ứng kịp thời. Đồng thời thủ kho phải chuyển các chứng từ về phịng kế tốn để theo dõi.
- Bộ phận thi cơng: Đứng đầu là Ban điều hành hiện truờng: Cĩ nhiệm vụ điều hành chung và chỉ đạo sát sao các tổ thực hiện việc thi cơng tại cơng trình về các mặt: tiến độ thi cơng, kỹ thuật, cung ứng vật tư, an tồn lao động, vệ sinh mơi trường,...thường xuyên liên hệ và tiếp nhận thơng tin từ chủđầu tư/ khách hàng để giải quyết những vấn
đề tồn tại hay vướng mắc tại cơng trình. Đồng thời phải lập báo cáo hoặc ghi sổ "nhật ký cơng trình" gửi cho ban giám đốc để thơng báo về tình hình thi cơng và xin ý kiến chỉ đạo nếu vấn đề cần giải quyết nằm ngồi khả năng của ban điều hành.
Tổ/ đội xây dựng được chia thành các tổ/ đội riêng biệt để thực hiện quá trình xây lắp tạo ra sản phẩm xây lắp dưới sự chỉđạo trực tiếp của ban điều hành hiện trường, các tổ đội phải thực hiện đúng các nhiệm vụ của mình và tiến hành thi cơng theo đúng bản vẽ/ thiết kế kỹ thuật đã cĩ.
Cơng ty kỹ thuật xây dựng Phương Bắc khơng cĩ đội máy thi cơng riêng vì mỗi tổ
thi cơng cần cĩ những loại máy phục vụ riêng do đĩ từng tổ sẽ cĩ người phụ trách điều hành máy, ngồi ra cơng ty cịn phải đi thuê thêm máy mĩc thiết bịđể phục vụ cơng tác thi cơng.
5. Đặc điểm về tổ chức cơng tác kế tốn
5. 1. Tổ chức bộ máy kế tốn
Phịng tài chính kế tốn của cơng ty cĩ chức năng theo dõi tồn bộ các mặt liên quan tới tài chính của doanh nghiệp nhằm sử dụng vốn đúng mục đích, đúng chế độ
chính sách hợp lý và phục vụ cho sản xuất cĩ hiệu quả. Đồng thời cĩ nhiệm vụ tổ chức thực hiện kế tốn trong phạm vi cơng ty.
Phịng kế tốn cĩ quyền yêu cầu các phịng ban, các cá nhân cĩ liên quan tới các chứng từ kế tốn phải cung cấp kịp thời tất cả các thơng tin cĩ liên quan tới các chứng từ gốc nhằm xác định tính cĩ thực của các thơng tin, cĩ quyền độc lập về nghiệp vụ và phản ánh những quan điểm của mình về các vấn đề liên quan tới thực hiện thể chế, chếđộ chính sách.
Để phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất, cơng ty áp dụng hình thức tổ chức cơng tác kế tốn kiểu tập trung cĩ nghĩa là tồn doanh nghiệp chỉ cĩ một phịng kế tốn làm nhiệm vụ hạch tốn tổng hợp và hạch tốn chi tiết, lập báo cáo kế tốn. Hiện nay, bộ
máy kế tốn của cơng ty được xây dựng trên mơ hình kế tốn trưởng kiêm trưởng phịng kế tốn. Mơ hình được thể hiện trên sơđồ sau:
Sơ đồ 2.4: BỘ MÁY KẾ TỐN PHỊNG TÀI CHÍNH - KẾ TỐN
Kế tốn lương, BHXH và Kế tốn trưởng Kế tốn tổng hợp Kế tốn tập hợp chi phí và tính giá thành Kế tốn vốn bằng tiền,thanh tốn, cơng Kế tốn NVL và TSCĐ
Trong đĩ:
- Kế tốn trưởng kiêm trưởng phịng kế tốn: Do Ban Giám đốc bổ nhiệm, cĩ nhiệm vụ giám sát, phụ trách chung mọi hoạt động của phịng kế tốn, chỉ đạo phương thức hạch tốn, tham mưu tình hình tài chính và thơng tin kịp thời cho ban Giám đốc tình hình sản xuất kinh doanh của cơng ty, giải thích các Báo cáo tài chính với các cơ quan quản lý cấp trên.
- Kế tốn tổng hợp: Cĩ nhiệm vụ tổng hợp các thơng tin từ các phần hành kế
tốn cụ thểđể lên bảng cân đối tài khoản và lập các báo cáo cuối kỳ.
- Kế tốn TSCĐ và vật tư: Cĩ nhiệm vụ chủ yếu là thực hiện kế tốn tổng hợp và kế tốn chi tiết các loại TSCĐ, tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, theo dõi lượng nhập - xuất- tồn vật tư tồn cơng ty.
- Kế tốn vốn bằng tiền, thanh tốn kiêm theo dõi cơng nợ: Cĩ nhiệm vụ theo dõi sự biến động tăng hay giảm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Đảm bảo việc theo dõi các khoản thu/ chi. Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình vay, trả lãi vay, quản lý và giám sát các khoản đã và sẽ thanh tốn với khách hàng đồng thời thanh tốn với nhà cung cấp.
- Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt tại cơng ty, thu/ chi tiền mặt theo các phiếu chi, thường xuyên báo cáo với ban lãnh đạo về tình hình tiền mặt tồn quỹ.
- Kế tốn tập hợp chi phí và tính giá thành: Cĩ nhiệm vụ là tổng hợp và chi tiết các khoản chi phí và tính giá thành cho từng cơng trình hoặc hạng mục cơng trình.
- Kế tốn tiền lương và bảo hiểm xã hội: Cĩ nhiệm vụ hàng tháng tính ra các khoản tiền lương, tiền phụ cấp, tiền làm thêm cho các cơng nhân viên và các khoản trích - nộp BHXH, đồng thời phân bổ các khoản đĩ cho các đối tượng tính giá thành.
5.2. Các chính sách kế tốn áp dụng tại cơng ty
- Niên độ kế tốn của cơng ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế tốn là đồng Việt Nam đồng (VNĐ) hạch tốn theo nguyên tắc giá gốc.
- Nguyên tắc chyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền sử dụng: Theo tỷ giá thanh tốn giữa đồng Việt Nam và các đồng ngoại tệ khác của ngân hàng Indơvina cơng bố tại thời điểm chuyển đổi
- Hình thức sổ kế tốn: Nhật ký chung - Chính sách kế tốn đối với hàng tồn kho: + Hàng tồn kho được tính theo giá gốc
+ Phương pháp hạch tốn hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên
+ Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ.
+ Sản phẩm dở dang: Là tổng giá vốn nguyên vật liệu, chi phí nhân cơng và chi phí sản xuất chung, chi phí sử dụng máy thi cơng tính từ thời điểm bắt đầu thi cơng đến cuối kỳ kế tốn nếu phương thức thanh tốn là khi sản phẩm hồn thành. Nếu phương thức thanh tốn qui định là theo điểm dừng kỹ thuật hợp lý thì chi phí sản xuất dở dang được tính theo chi phí thực tế trên cơ sở phân bổ chi phí cho các giai
đoạn đã hồn thành và cịn dở dang theo giá trị dự tốn.
+ Phương pháp giá vốn hàng bán: Giá trị nguyên vật liệu, chi phí nhân cơng, chi phí sử dụng máy thi cơng và chi phí sản xuất chung được phân bổ cho từng cơng trình hợp đồng theo giá dự tốn.
- Chính sách kế tốn đối với TSCĐ:
+ Phương pháp khấu hao TSCĐ: Khấu hao TSCĐđược tính theo phương pháp
đường thẳng. Thời gian khấu hao theo qui định tại Quyết định số 206/2003/QĐ- BTC ngày 12 tháng 12 năm 2003 của Bộ Tài chính.
+ Đối với TSCĐVH là quyền sử dụng đất đang được đơn vị theo dõi và sử
dụng trích khấu hao theo qui định.
- Phương pháp hạch tốn thuế GTGT: Khấu trừ
5.3 Vận dụng hệ thống chứng từ
Do chứng từ kế tốn dùng để ghi chép các thơng tin kế tốn ngay khi chúng phát sinh nên chứng từđược coi là giai đoạn đầu tiên để thực hiện việc ghi sổ và lập các báo cáo kế tốn. Chứng từ kế tốn cĩ ý nghĩa hết sức quan trọng cả về mặt pháp
thanh tra và là cơ sởđể qiải quyết các tranh chấp trong kinh tế giúp cho các nhà quản