Chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Cỏc cụng việc cần thực hiện trong giai đoạn này như sau:
Lập kế hoạch cài đặt
Chuyờn đề thực tập tốt nghiệp Chuyển đổi Khai thỏc và bảo trỡ Đỏnh giỏ 2.3 Phõn tớch hệ thống thụng tin
2.3.1 Phương phỏp thu thập thụng tin cho quỏ trỡnh phõn tớch
Để cú một sự thấu hiểu về hệ thống cần phõn tớch, cỏn bộ phõn tớch phải tiến hành thu thập thụng tin. Sau đõy là cỏc phương phỏp phục vụ cho cụng việc này, bao gồm: phỏng vấn, nghiờn cứu tài liệu, sử dụng phiếu điều tra, và quan sỏt.
2.3.1.1 Phỏng vấn
Việc gặp gỡ những người lónh đạo, những người quản lý cấp dưới và những người trực tiếp tham gia vào quỏ trỡnh sử dụng hệ thống thụng tin sau này là rất quan trọng. Phõn tớch viờn sử dụng phương phỏp này để cú thể nắm bắt những yờu cầu của một hệ thống mới đề ra. Để việc phỏng vấn đạt được hiệu quả cao, cỏc quy trỡnh sau đõy nờn được tuõn thủ.
Chuẩn bị phỏng vấn
o Lập danh sỏch những người sẽ được phỏng vấn và lịch phỏng vấn o Cần một số thụng tin về người được phỏng vấn.
o Lập đề cương nội dung chi tiết cho phỏng vấn
o Xỏc định cỏch thức phỏng vấn (phi cấu trỳc hay cú cấu trỳc) o Gửi trước những vấn đề yờu cầu
o Đặt lịch làm việc
o Phương tiện ghi chộp là cỏc ký phỏp trờn giấy khổ lớn
Chuyờn đề thực tập tốt nghiệp
Tiến hành phỏng vấn
o Nhúm phỏng vấn gồm 2 người (cỏn bộ phỏng vấn chớnh và người dẫn dắt phỏng vấn, lược ghi)
o Thỏi độ lịch sự, đỳng giờ, khỏch quan, khụng tạo ra cảm giỏc “thanh tra”
o Nhẫn nại, chăm chỳ lắng nghe. Mềm dẻo và cởi mở. Cú thể dựng mỏy ghi õm nhưng phải được sự cho phộp của người được phỏng vấn.
Tổng hợp kết quả phỏng vấn
o Lập bảng tổng hợp tài liệu gồm 3 cột: Số hiệu tài liệu, mụ tả về tài liệu và cỏc nhiệm vụ xử lý chỳng.
o Lập bảng tổng hợp nhiệm vụ xử lý gồm 5 cột: số hiệu nhiệm vụ xử lý, mụ tả về nhiệm vụ xử lý, vị trớ cụng tỏc thực hiện, tần suất và khối lượng xử lý, tài liệu sử dụng, tài liệu ra.
o Tổng hợp cỏc thụng tin thu thập được, kết hợp với cỏc thụng tin khỏc để thấy được vấn đề.
2.3.1.2 Nghiờn cứu tài liệu
Phương phỏp này cho phộp cỏn bộ xỏc định yờu cầu cú thờm thụng tin về tổ chức như lịch sử hỡnh thành, phỏt triển, tỡnh trạng tài chớnh, tiờu chuẩn và định mức, cấu trỳc thứ bậc,… những thụng tin trờn giấy tờ phản ỏnh quỏ khứ, hiện tại, và thậm chớ cả tương lai của tổ chức. Vỡ vậy, cần nghiờn cứu cỏc văn bản sau:
Cỏc văn bản về thủ tục và quy trỡnh làm việc của cỏ nhõn hoạt nhúm cụng tỏc
Cỏc phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức
Chuyờn đề thực tập tốt nghiệp
Cỏc bỏo cỏo, bảng biểu do hệ thống thụng tin hiện tại sinh ra.
2.3.1.3 Sử dụng phiếu điều tra
Khi cần lấy thụng tin trờn một diện rộng cỏc đối tượng thỡ sử dụng phương phỏp này. Yờu cầu cõu hỏi trờn phiếu phải rừ ràng, phiếu ghi cú cỏch thức dễ tổng hợp.
Cú thể chọn gửi phiếu điều tra đến những đối tượng sau: Những đối tượng cú thiện chớ
Nhúm ngẫu nhiờn
Chọn nhúm cú mục đớch
Phõn thành cỏc nhúm (lónh đạo, quản lý, người dựng,…)
Phiếu thường được thiết kế trờn giấy, tuy nhiờn cú thể dựng qua điện thoại, fax, email,…
2.3.1.4 Quan sỏt
Khi phõn tớch viờn muốn hiểu thờm về hệ thống thụng tin mới, cú thể sử dụng phương phỏp này kết hợp với cỏc phương phỏp trờn. Tuy nhiờn, phương phỏp này sẽ gặp khú khăn nếu người bị quan sỏt khụng làm việc như thường ngày.
2.3.2 Phương phỏp mó húa dữ liệu
2.3.2.1 Định nghĩa mó húa dữ liệu
Mó hiệu được xem như một biểu diễn theo quy ước, thụng thường là ngắn gọn về mặt thuộc tớnh của một thực thể hoặc tập hợp thực thể. Bờn cạnh những thuộc tớnh định danh theo ngụn ngữ tự nhiờn, người ta thường tạo ra
Chuyờn đề thực tập tốt nghiệp
những thuộc tớnh nhận diện mới gồm một dóy ký hiệu, chủ yếu là những chữ cỏi và chữ số, được gỏn cho một ý nghĩa nhất định.
Mó húa là việc xõy dựng một tập hợp những hàm thức mang tớnh quy ước và gỏn cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cỏch cho liờn hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn. Đõy là một cụng việc của thiết kế hệ thống thụng tin.
2.3.2.2 Tỏc dụng của việc mó húa
Việc mó húa mang lại những lợi ớch sau:
Nhận diện khụng nhầm lẫn cỏc đối tượng. Do gỏn cho mỗi đối tượng một thuộc tớnh định danh mang tớnh duy nhất nờn khụng thể cú sự nhầm lẫn giữa đối tượng này với đối tượng khỏc.
Mụ tả nhanh chúng cỏc đối tượng. Tờn của một đối tượng thường dài và khú nhớ, tuy nhiờn, nếu nú được gỏn cho một mó hiệu và mó hiệu này nằm trong bảng mó thỡ việc truy cập để tỡm tờn cụng ty là dễ dàng.
Nhận diện nhúm đối tượng nhanh hơn. Nếu việc mó húa đó được phõn nhúm từ trước thỡ việc ta cú thụng tin về từng nhúm đối tượng sẽ trở nờn nhanh chúng và dễ dàng rất nhiều.
2.3.2.3 Cỏc phương phỏp mó húa cơ bản
Cú cỏc phương phỏp mó húa sau:
Mó húa phõn cấp: Mó húa từ trờn xuống dưới, từ trỏi qua phải. Dóy số
được kộo dài về phớa phải thể hiện chi tiết sự phõn cấp sõu hơn. Phương phỏp này đơn giản và dễ hiểu.
Mó húa liờn tiếp: Mó của đối tượng sau bằng mó của đối tượng trước nú
cộng 1 đơn vị. Phương phỏp này tạo lập dễ dàng nhưng khụng cú tớnh gợi nhớ và khụng thể chốn thờm.
Chuyờn đề thực tập tốt nghiệp
Mó tổng hợp: Kết hợp hai phương phỏp trờn
Mó húa theo series; Sử dụng một tập hợp dóy gọi là seri.
Mó húa gợi nhớ: Căn cứ vào đặc tớnh của đối tượng để xõy dựng. Phương
phỏp này cú tớnh gợi nhớ cao, nhưng khụng thuận lợi cho tổng hợp và phõn tớch. Mó húa ghộp nối: Chia mó làm nhiều trường, mỗi trường gắn với một
đặc tớnh của đối tượng được mó húa.
Dự dựng phương phỏp nào thỡ bộ mó cũng phải đảm bảo ba yờu cầu sau: bảo đảm tỷ lệ kộn chọn và tỷ lệ sõu sắc bằng 1; cú tớnh uyển chuyển, lõu bền; tiện lợi khi sử dụng.
2.3.3 Cụng cụ mụ hỡnh húa2.3.3.1 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) 2.3.3.1 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) Tên người, bộ phận phát, nhận tin Tên dòng dữ liệu Tên tiến trình xử lý Tên tệp dữ liệu Nguồn hoặc đích Dòng dữ liệu Tiến trình xử lý Kho dữ liệu DFD Hỡnh 2.5: Cỏc ký phỏp cơ bản của ngụn ngữ DFD
Sơ đồ luồng dữ liệu dựng để mụ tả hệ thống thụng tin nhưng trờn gúc độ trừu tượng. Trờn sơ đồ gồm cỏc luồng dữ liệu, xử lý, lưu trữ, nguồn, đớch nhưng khụng quan tõm đến đối tượng chịu trỏch nhiệm xử lý. Sơ đồ này chỉ mụ tả đơn thuần hệ thống thụng tin làm gỡ và để làm gỡ.
Chuyờn đề thực tập tốt nghiệp
Cỏc mức của DFD. Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện khỏi quỏt nội dung chớnh của hệ thống thụng tin. Sơ đồ này khụng đi vào chi tiết mà mụ tả sao cho chỉ cần một lần nhỡn là nhận ra nội dung chớnh của hệ thống. Phõn ró sơ đồ: Chi tiết húa, cụ thể húa từng chức năng trong sơ đồ ngữ cảnh. Cú cỏc mức 0, mức 1,…
2.3.3.2 Sơ đồ luồng thụng tin (IFD)
Xử Lý
kHO LƯU TRữ Dữ LIệU
DòNG THÔNG TIN
Thủ công Giao tác người -
máy Tin học hóa hoàntoàn
Thủ công Tin học hóa
điều khiển
IFD
Chuyờn đề thực tập tốt nghiệp
Hỡnh 2.6: Cỏc ký phỏp cơ bản của ngụn ngữ IFD
Sơ đồ luồng thụng tin được dựng để mụ tả hệ thống thụng tin theo cỏch thức động. Tức là mụ tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, lưu trữ trong thể giới vật lý bằng cỏc sơ đồ.
Dũng thụng tin ra vào với kho dữ liệu khụng cần phải cú mũi tờn chỉ hướng. Cú thể dựng thờm một số ký tự khỏc như màn hỡnh, đĩa từ.
2.3.3.3 Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD)
Mức 0 Mức 1 Biểu thị một nhóm chức năng, nhiệm vụ BFD
Mũi tên biểu thị mối quan hệ giữa
hai mức
Hỡnh 2.7: Cỏc ký phỏp cơ bản của ngụn ngữ BFD
Mục đớch của sơ đồ là nờu lờn chớnh xỏc và cụ thể cỏc chức năng chớnh của hệ thống thụng tin. Sơ đồ chức năng của hệ thống chỉ ra cho chỳng ta biết hệ thống cần phải làm gỡ chứ khụng phải chỉ ra là phải làm như thế nào. Sơ đồ BFD được biểu diễn dưới dạng hỡnh cõy. Ở mỗi mức, cỏc chức năng cựng mức sắp xếp trờn cựng một hàng, cựng một dạng. Mỗi chức năng cú một tờn duy nhất, tờn chức năng phải là một mệnh đề động từ gồm một đồng từ và một bổ ngữ. Tờn chức năng cần phản ỏnh được nội dung cụng việc thực tế mà tổ chức thực hiện và người sử dụng quen dựng nú.
Chuyờn đề thực tập tốt nghiệp
2.4 Thiết kế logic của hệ thống thụng tin quản lý
2.4.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ cỏc thụng tin ra
Cỏc bước để tiến hành thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ cỏc thụng tin đầu ra: Bước 1: Xỏc định cỏc đầu ra
o Liệt kờ toàn bộ đầu ra
o Nội dung, khối lượng, tần xuất và nơi nhận chỳng
Bước 2: Xỏc định cỏc tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra.
o Liệt kờ cỏc phần tử thụng tin trờn đầu ra. Trờn mỗi thụng tin đầu vào bao gồm cỏc phần tử thụng tin gọi là thuộc tớnh. Phõn tớch việc liệt kờ toàn bộ cỏc thuộc tớnh thành một danh sỏch. Đỏnh dấu cỏc thuộc tớnh lặp, thuộc tớnh thứ sinh, gạch chõn cỏc thuộc tớnh khúa cho thụng tin đầu ra, loại bỏ cỏ thuộc tớnh thứ sinh.
o Thực hiện việc chuẩn húa mức 1 (1.NF). Trong mỗi danh sỏch khụng được phộp chứa những thuộc tớnh lặp. Nếu cú cỏc thuộc tớnh lặp thỡ phải tỏch chỳng ra làm cỏc danh sỏch con, cú một ý nghĩa dưới gúc độ quản lý. Gắn thờm cho nú một tờn, tỡm cho nú một thuộc tớnh định danh riờng và thờm thuộc tớnh định danh của danh sỏch gốc.
o Thực hiện chuẩn húa mức 2 (2.NF). Trong một danh sỏch, mỗi thuộc tớnh phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khúa chứ khụng chỉ phụ thuộc vào một phần của khúa. Nếu cú sự phụ thuộc như vậy thỡ phải tỏch những thuộc tớnh phụ thuộc hàm vào bộ phận của khúa thành một danh sỏch mới. Lấy toàn bộ khúa đú làm khúa cho danh sỏch mơi. Đặt cho danh sỏch này một tờn riờng phự hợp với nội dung cỏc thuộc tớnh trong danh sỏch.
Chuyờn đề thực tập tốt nghiệp
o Thực hiện chuẩn húa mức 3 (3.NF). Trong một danh sỏch khụng được phộp cú sự phụ thuộc hàm vào thuộc tớnh Y và Y phụ thuộc hàm vào X thỡ phải tỏch chỳng làm 2 danh sỏch chứa quan hệ Z, Y và danh sỏch chứa quan hệ Y với X.
o Mụ tả cỏc tệp. Sau chuẩn húa mức 3 mỗi danh sỏch sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu. Tờn tệp viết chữ hoa, nằm phớa trờn, thuộc tớnh nằm trong cỏc ụ, thuộc tớnh khúa cú gạch chõn.
Bước 3: Tớch hợp cỏc tệp để chỉ tạo ra một CSDL. Những danh sỏch nào cựng mụ tả về một thực thể thỡ phải tớch hợp lại, nghĩa là tạo thành một danh sỏch chung bằng cỏch tập hợp tất cả cỏc thuộc tớnh chung và riờng của danh sỏch đú.
Bước 4: Xỏc định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ. Xỏc định số lượng cỏc bản ghi từng tệp, độ dài cho một thuộc tớnh, độ dài cho bản ghi.
Bước 5: Xỏc định liờn hệ logic giữa cỏc tệp và thiết lập lại sơ đồ cấu trỳc dữ liệu. Xỏc định mối liờn hệ giữa cỏc tệp, biểu diễn chỳng bằng cỏc mũi tờn hai chiều, nếu cú quan hệ một-nhiều thỡ vẽ hai mũi tờn về hướng nhiều.
2.4.2 Thiết kế cơ sở dữ liờu bằng phương phỏp mụ hỡnh húa
Khỏi niệm cơ bản
Thực thể: được dựng để biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thụng tin về chỳng.
Liờn kết: Một thực thể trong thực tế khụng tồn tại độc lập với cỏc thực thể khỏc mà cú sự liờn hệ qua lại giữa cỏc thực thể với nhau.
Mức độ liờn kết
Chuyờn đề thực tập tốt nghiệp
Ngoài việc biết thực thể này liờn kết với thực thể khỏc ra sao cũn cần phải biết cú bao nhiờu lần xuất thực thể A tương tỏc với mừi lần xuất thực thể B và ngược lại.
Liờn kết một – một (1@1) là mỗi lần xuất thực thể A được liờn kết với chỉ một lần xuất thực thể B và ngược lại.
Liờn kết một – nhiều (1@N) là mỗi lần xuất của thực thể A được liờn kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liờn kết với duy nhất một lần xuất của thực thể A.
Liờn kết nhiều – nhiều (N@M) là mỗi lần xuất của thực thể A được liờn kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B được liờn kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A.
2.5 Thiết kế vật lý ngoài2.5.1 Thiết kế vật lý đầu ra 2.5.1 Thiết kế vật lý đầu ra
Thiết kế vật lý đầu ra cú hai nhiệm vụ: lựa chọn vật mang tin và bố trớ thụng tin trờn vật mang.
Lựa chọn vật mang tin. Để truyền tải thụng tin cần phải cú vật mang tin, đõy là yếu tố phải được lựa chọn đầu tiờn vỡ nú quyết định dạng thức của đầu ra. Cú 4 loại vật mang tin chớnh: giấy, màn hỡnh, tiếng núi, vật mang tin từ tớnh hoặc quang tớnh.
Bố trớ thụng tin đầu ra trờn vật mang. Sau khi xỏc định được vật mang, thiết kế viờn phải lựa chọn cỏch thức bố trớ sao cho nú thể hiện tốt nhất nội dung của thụng tin. Cú hai vật mang tin được dựng chủ yếu là giấy và màn hỡnh.
o Thiết kế trang in. Gồm cú cỏc thụng tin cố định, khụng thay đổi như tờn tài liệu, tờn cụng ty,…. Nếu thụng tin cần được phõn nhúm thỡ phải thể
Chuyờn đề thực tập tốt nghiệp
hiện tất cả những yếu tố tờn tài liệu, tờn trang, tờn nhúm, thõn tài liệu, cuối nhúm, cuối trang, cuối tài liệu. Thụng tin cú thể được trỡnh bày theo cột, theo cột trong từng nhúm, theo dũng.
o Thiết kế ra trờn màn hỡnh. Sử dụng màn hỡnh sẽ cú nhiều lợi thế hơn giấy. Thiết kế sao cho người sử dụng cú thể dựng cỏc phớm lựi, tiến,… để xem thụng tin. Nếu cú thể thỡ nờn sử dụng cỏch tiếp cận Danh sỏch – Chi tiết.
2.5.2 Thiết kế vật lý đầu vào
Lựa chọn phương tiện nhập. Nhập từ một tài liệu nguồn qua một thiết bị cuối, dữ liệu vào là đầu ra của quỏ trỡnh xử lý trước đú.
Quy tắc thiết kế màn hỡnh nhập liệu. Khuụn dạng màn hỡnh nờn giống với tài liệu gốc; Nờn nhúm cỏc trường trờn màn hỡnh theo một trật tự cú ý nghĩa; Khụng nhập cỏc thụng tin mà hệ thống cú thể lấy từ kết quả tớnh toỏn; Đặt tờn trường ở trờn hoặc trước trường nhập; Đặt cỏc giỏ trị ngầm định cho phự hợp; Sử dụng phớm Tab để chuyển trường nhập.
2.5.3 Thiết kế giao tỏc với phần tin học húa
Giao tỏc bằng tập hợp lệnh. Cỏch này cú những bất lợi: khú thiết kế và lập trỡnh; Người sử dụng phải nhớ cỏc cõu lệnh để sử dụng. Cỏch này sử dụng cho người cú trỡnh độ tin học cao.
Giao tỏc bằng cỏc phớm trờn bàn phớm. Dựng một vài phớm núng. Cỏch