- Hình thức sổ kế toán: Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ đây là hình thức kế toán đơn giản, thuận tiện cho việc sử dụng máy vi tính. Hiện tại Công ty đang sử dụng phần mền kế toán FAST nhờ đó việc ghi chép ít bị trùng lặp nhiều, nên việc lập báo cáo không bị chậm như làm bằng phương pháp thủ công. Hệ thống sổ kế toán ở hình thức này gồm có: Sổ cái, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Bảng cân đối tài khoản, Sổ kế toán chi tiết...
- Sổ cái: Mỗi tài khoản mà Công ty sử dụng được theo dõi trên một vài trang sổ cái theo kiểu ít cột ghi định kỳ.
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Sổ này Công ty ghi theo thời gian, hàng tháng mọi chứng từ ghi sổ sau khi lập xong đều phải đăng ký vào sổ này để lấy số hiệu và ngày tháng. Số hiệu của chứng từ ghi sổ được đánh liên tục từ đầu tháng đến cuối tháng, ngày tháng trên chứng từ ghi sổ tính theo ngày ghi “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”.
Sơ đồ 5. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày: Ghi định kỳ:
Quan hệ đối chiếu:
Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp
Sơ đồ 6. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán máy vi tính tại công ty cổ phần xi măng Tuyên Quang
TRÌNH TỰ KẾ TOÁN TRÊN MÁY:
+Bước 1: "Các phân hệ nghiệp vụ" thể hiện các nghiệp vụ kế toán sử dụng và quản lý.
CHỨNG TỪ G Ố
Nhập và lưu dữ liệu vào máy
tính
Khai báo các thông tin cần khai thác Máy tính tự động xử lý theo nội dung phần mềm kế toán Sổ kế toán chi tiết - Chứng từ ghi sổ - Sổ kế toán tổng hợp - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái... Báo cáo kế toán Nhập và lưu dữ liệu vào máy tính
+Bước 2: Phân chia các nhóm danh mục khi sử dụng các nghiệp vụ kế toán hoặc quản lý ở trên ô "Các phận hệ nghiệp vụ".
+Bước 3: Thực hiện tiếp các thao tác trên phần mềm và in các mẫu biểu, bảng.
_ Căn cứ vào chứng từ gốc, hàng ngày kế toán nhập dữ liệu lưu vào máy. Kế toán khai báo các thông tin cần khai thác. Máy tự động sử lý theo nội dung phần mềm kế toán đã được cài đặt và cho phép xem, in sổ, báo cáo cần thiết.
(Giao diện phần mềm kế toán như sau)