III. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CễNG TÁC ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CễNG VIỆC Ở TECHCOMBANK
1. Xõy dựng bản tiờu chuẩn thực hiện cụng việc
Bản tiờu chuẩn thực hiện cụng việc là một trong ba yếu tố làm nền tảng để xõy dựng hệ thống đỏnh giỏ thực hiện cụng việc. Tuy nhiờn hiện nay, khụng chỉ riờng Techcombank mà ở hầu hết cỏc doanh nghiệp Việt Nam việc xõy dựng này gặp khụng ớt khú khăn.
Cựng với bản mụ tả cụng việc, bản yờu cầu của cụng việc với người thực hiện thỡ bản tiờu chuẩn thực hiện cụng việc là kết quả của cụng tỏc phõn tớch cụng việc. Phõn tớch cụng việc là quỏ trỡnh thu thập cỏc tư liệu và đỏnh giỏ một cỏch cú hệ thống cỏc thụng tin quan trọng cú liờn quan đến cụng việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rừ bản chất của từng cụng việc. Cụ thể, đú là việc nghiờn cứu cỏc cụng việc để làm rừ: ở từng cụng việc cụ thể, người lao động cú những nhiệm vụ chức năng gỡ; họ thực hiện những hoạt động nào, tại sao phải thực hiện và thực hiện như thế nào; những mỏy múc, cụng cụ, thiết bị nào được sử dụng; những mối quan hệ nào được thực hiện; cỏc điều kiện làm việc cụ thể cũng như những yờu cầi về kiến thức, kỹ năng và cỏc khả năng mà người lao động cần phải cú… Phõn tớch cụng việc cú ý nghĩa quan trọng bởi vỡ nhờ cú phõn tớch cụng việc mà người quản lý xỏc định được những kỳ vọng của mỡnh với người lao động và làm cho họ hiểu được cỏc kỳ vọng đú. Và cũng nhờ đú mà người lao động cũng hiểu được cỏc trỏch nhiệm và nghĩa vụ của mỡnh trong cụng việc. Chớnh vỡ vậy trước hết ở mỗi doanh nghiệp, cụng tỏc phõn tớch cụng việc phải thực hiện tốt từ đú việc xõy dựng bản tiờu chuẩn thực hiện cụng việc mới cú thể phản ỏnh hết sự hoàn thành nhiệm vụ được quy định trong bản mụ tả cụng việc.
Đối với cỏc cụng việc sản xuất, tiờu chuẩn chủ yếu của thực hiện cụng việc chớnh là cỏc mức lao động như: số lượng cần sản xuất trong một đơn vị thời gian, lượng thời gian được phộp tiờu hao trong một sản phẩm… và thường được gắn với một hệ thống khuyến khớch sự thực hiện vượt mức. Vớ dụ nếu vượt mức kế hoạch sản xuất sản phẩm tối thiểu 10% thỡ ở phần kết quả thực hiện chỉ tiờu cụng việc sẽ được xếp loại xuất sắc. Tuy nhiờn đối với cỏc cụng việc quản lý và chuyờn mụn nghiệp vụ xiệc xỏc định cỏc tiờu chuẩn thực hiện cụng việc cũn khú hơn. Ở Techcombank lao động chủ yếu là cỏc lao động quản lý, chuyờn mụn nghiệp vụ nờn việc xỏc định cỏc tiờu chuẩn thực hiện gặp nhiều khú khăn. Để giảm bớt cỏch diễn đạt chung chung của cỏc cụng việc mang tớnh chất định tớnh này thỡ nờn cố gắng sử dụng cỏch diễn đạt
định lượng để đỏnh giỏ thực hiện cụng việc cú thể dựng cỏc cõu diễn đạt định tớnh để thể hiện tiờu chuẩn cần đạt được như: Với nhõn viờn giao dịch viờn: Khụng để khỏch hàng phàn nàn vỡ xử sự thiếu lịch thiệp.
Để cụng tỏc đỏnh giỏ thực hiện cụng việc được thực hiện đảm bảo sự chớnh xỏc và hiệu quả thỡ việc cần làm của Techcombank là cần xõy dựng bản tiờu chuẩn thực hiện cho tất cả cỏc chức danh cụng việc.
Yờu cầu đối với bản tiờu chuẩn thực hiện cụng việc là:
- Tiờu chuẩn phải cho thấy những gỡ người lao động cần làm trong lao động và phải làm tốt đến mức nào?
- Cỏc tiờu chuẩn phải phản ỏnh một cỏch hợp lý cỏc mức độ yờu cầu về số lượng và chất lượng của thực hiện cụng việc, phự hợp với đặc điểm của từng cụng việc.
Cú hai cỏch để xõy dựng cỏc tiờu chuẩn:
- Chỉ đạo tập trung: trong cỏch này người lónh đạo bộ phận viết cỏc tiờu chuẩn và phổ biến cho người lao động cấp dưới mỡnh để thực hiện. Cỏch này giỳp giảm tối đa thời gian cho việc xõy dựng tiờu chuẩn tuy nhiờn, khụng thể hiện sự dõn chủ và đụi khi nhưng tiờu chuẩn đú khụng phự hợp với người lao động hoặc quỏ cao hoặc quỏ thấp. Nếu ỏp dụng cỏch xõy dựng bản tiờu chuẩn thực hiện cụng việc này ở Techcombank cú thể xảy ra trường hợp: Cựng là chi nhỏnh, như chi nhỏnh Chương Dương và chi nhỏnh Hà Nội, cựng với chức danh cụng việc là Chuyờn viờn Tư vấn tài chớnh cỏ nhõn nhưng cú thể tiờu chuẩn thực hiện cụng việc chờnh lệch nhau rừ ràng thỡ dễ gõy tõm lý bất bỡnh cho người lao động.
- Thảo luận dõn chủ: trong cỏch này, người lao động và người lónh đạo bộ phận cựng bàn bạc để đưa ra quyết định về cỏc tiờu chuẩn thực hiện cụng việc. Cú thể tiến hành theo ba bước như sau:
Bước 1: Người lónh đạo động viờn và thu hỳt cỏc nhõn viờn dưới quyền vào việc xõy dựng tiờu chuẩn và phổ biến cỏch viết tiờu chuẩn đú cho họ
Bước 2: Mỗi nhõn viờn dự thảo tiờu chuẩn cho cụng việc của mỡnh và nộp bản thảo cho lónh đạo.
Bước 3: Người lónh đạo thảo luận với từng nhõn viờn về cỏc tiờu chuẩn dự thảo để đi đến thống nhất tiờu chuẩn cuối cựng.
Cỏch này phức tạp hơn nhưng thu hỳt được đụng đảo người lao động vào việc xõy dựng cỏc tiờu chuẩn thực hiện cụng việc nờn bản tiờu chuẩn sau khi được thống nhất sẽ mang tớnh thực tế và phự hợp. Khụng những vậy nú cũn cú ý nghĩa quan
trọng đối với sự ủng hộ và tự nguyện thực hiện cỏc tiờu chuẩn đú. Nờn theo em, bản tiờu chuẩn thực hiện của Techcombank nờn xõy dựng theo cỏch thảo luận dõn chủ.
Bảng 3.1: Mẫu tiờu chuẩn thực hiện cụng việc với chức danh Nhõn viờn kinh doanh tiền tệ
TIấU CHUẨN THỰC HIỆN CễNG VIỆC Chức danh cụng việc: Nhõn viờn kinh doanh tiền tệ 1. Thực hiện được 100 cuộc điện thoại phục vụ khỏch hàng 2. Thực hiện 120 cuộc giao dịch với khỏch hàng
3. Liờn hệ với 10 khỏch hàng mới
4. Thu về cho chi nhỏnh 30.000.000 đồng
5. Khụng được quỏ 2% khỏch hàng phàn nàn về chất lượng giao dịch
Bảng 3.2: Mẫu tiờu chuẩn thực hiện cụng việc với chức danh Nhõn viờn kinh doanh tiền tệ
TIấU CHUẨN THỰC HIỆN CễNG VIỆC Chức danh cụng việc: Nhõn viờn kinh doanh tiền tệ 1.Thực hiện được 100 cuộc điện thoại phục vụ khỏch hàng 2.Thực hiện 120 cuộc giao dịch với khỏch hàng
3.Liờn hệ với 10 khỏch hàng mới
4.Thu về cho chi nhỏnh 30.000.000 đồng
5.Khụng được quỏ 2% khỏch hàng phàn nàn về chất lượng giao dịch