tốn
Tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh
Để tăng cường bộ máy quản lý cĩ hiệu lực, đảm bảo quản lý chặt chẽ trên tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh, bộ máy quản lý của cơng ty được tổ chức theo mơ hình trực tiếp tham mưu với cấp trên. Việc quản lý của cơng ty do Giám đốc của cơng ty trực tiếp điều hành bao gồm các phịng ban và các đội sản xuất. Số cán bộ nhân viên thuộc cơ quan cơng ty hiện nay cĩ khoảng từ 20 đến 25 người, cơng ty hiện đang thực hiện chính sách ưu tiên những cán bộ cĩ năng lực quản lý và cĩ sức khoẻ bố trí điều hành các dự án trọng điểm.
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CƠNG TY
Ban Giám đốc Phĩ giám đốc 1 Phĩ giám đốc 2 Phĩ giám đốc 3 Phịng tổ chức cán bộ Phịng thiết bị kỹ thuật Phịng tài chính kế tốn Phịng kinh doanh Phịng kinh tế kế hoạch
28 Cơ cấu bộ máy quản lý cơng ty như sau:
Ban Giám đốc: Là cơ quan quản lý cơng ty, cĩ tồn quyền nhân danh cơng ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến liên quan đến mục đích, quyền lợi của cơng ty.
Phĩ giám đốc 1: Là người phụ trách về kỹ thuật sản xuất và xây dựng, trực tiếp theo dõi các phịng vật tư, kế hoạch, kỹ thuật thiết bị.
Phĩ giám đốc 2: Là người làm cơng tác tham mưu cho giám đốc về hoạt động sản xuất kinh doanh, trực tiếp theo dõi phịng tài chính- kế tốn, phịng kinh doanh.
Phĩ giám đốc 3: Là người điều hành nội chính phụ trách đời sống vật chất cho cán bộ cơng nhân viên, trực tiếp theo dõi các phịng tổ chức cán bộ và lao động, phịng hành chính bảo vệ.
Nhiệm vụ các phịng ban
Phịng tổ chức hành chính: Đảm nhiệm cơng tác quản lý lao động, theo dõi thi đua, cơng tác văn thư, tiếp khách, bảo vệ tài sản. Ngồi ra cịn làm cơng tác tuyển dụng lao động, quản lý theo dõi bổ sung nhân viên của tồn cơng ty.
Phịng tài chính – kế tốn: Cĩ nhiệm vụ hạch tốn tài vụ cũng như quá trình sản xuất kinh doanh của cơng ty. Tổ chức thực hiện việc ghi chép, xử lý, cung cấp số liệu về tình hình kinh tế, tài chính, phân phối và giám sát vốn, giám sát và hướng dẫn nghiệp vụ đối với những người làm cơng tác kế tốn trong cơng ty. Xây dựng kế hoạch sản xuất, giá thành kế hoạch của sản phẩm, ký kết hợp đồng sản xuất, quyết tốn sản lượng, tham gia đề xuất với giám đốc các quy chế quản lý kinh tế áp dụng nội bộ.
Phịng thiết bị kỹ thuật: Phụ trách vấn đề xây dựng và quản lý các quy trình trong sản xuất, nghiên cứu ứng dụng cơng nghệ mới đưa vào sản xuất, tổ chức hướng dẫn nhằm nâng cao tay nghề cho cơng nhân, tăng khả năng nghiệp vụ cho các kỹ thuật viên. Ngồi ra cịn cĩ nhiệm vụ cung cấp nguyên vật liệu cho quá trình
29 sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, điều hành mọi phương tiện thiết bịđược giao cho tồn cơng ty.
Phịng kinh doanh: Phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh trước, trong và sau khi sản xuất, thiết lập mối quan hệ với các cấp, lập tồn bộ hồ sơ dự tốn cơng trình, định giá và lập phiếu giá thanh tốn, làm tham mưu bảo đảm tính pháp lý của mọi hoạt động kinh tế, kiểm tra bản vẽ thiết kế, tổng hợp khối lượng cơng trình, bám sát kế hoạch, tiến độ, biện pháp thi cơng và tham gia nghiệm thu.
Như vậy, mỗi phịng ban trong cơng ty đều cĩ chức năng nhiệm vụ riêng nhưng giữa chúng cĩ mối quan hệ chặt chẽ dưới sự điều hành của ban giám đốc cơng ty nhằm đạt lợi ích cao nhất cho cơng ty.
Về tổ chức sản xuất kinh doanh
Cơng ty TNHH xây dựng và thương mại Hồng An là đơn vị thi cơng xây lắp nên việc tổ chức sản xuất phải chịu ảnh hưởng trực tiếp đặc điểm của ngành xây dựng cơ bản. Sản phẩm của cơng ty chủ yếu là các cơng trình dân dụng. Sản xuất mang tính chất đơn chiếc, thời gian sản xuất dài. Hoạt động xây lắp tiến hành ngồi trời chịu ảnh hưởng của điều kiện thiên nhiên, ảnh hưởng đến việc quản lý tài sản, vật tư, máy mĩc dễ bị hư hỏng và ảnh hưởng đến tiến độ thi cơng. Do vậy, vấn đề sinh hoạt cho người cơng nhân và an ninh cho người lao động cũng như phương tiện máy mĩc rất được cơng ty quan tâm. Để phù hợp với điều kiện xây dựng và đảm bảo ổn định cho hoạt động sản xuất kinh doanh, cơng ty tổ chức bộ máy quản lý sản xuất ngày càng gọn nhẹ mà vẫn mang lại hiệu quả cao.
Hiện nay, việc tổ chức sản xuất thành các đội sản xuất một cách hợp lý giúp cho cơng ty trong việc quản lý lao động và phân cơng lao động của cơng ty thành nhiều vị trí khác nhau với nhiều cơng trình khác nhau cĩ hiệu quả. Cơ cấu sản xuất của cơng ty gồm các đội sản xuất mỗi đội sản xuất cĩ đội trưởng quản lý.
30 Ngồi các đội này cịn cĩ đội xe cơ giới cĩ nhiệm vụ bảo dưỡng phục hồi các loại xe, máy, đảm bảo vận chuyển vật liệu, máy mĩc thiết bịđến nơi cần thiết, phục vụ trực tiếp cho quá trình thi cơng xây dựng sản xuất cĩ hiệu quả.
Về tổ chức lao động
Xuất phát từ đặc điểm của ngành Xây dựng cơ bản, mỗi cơng trình cĩ những đặc điểm khác nhau. Sản phẩm xây lắp cốđịnh tại nơi sản xuất, đơn vị xây lắp phải di chuyển vật tư, lao động theo mặt bằng và vị trí thi cơng mà vị trí thi cơng thường rải rác khắp nơi cách xa trụ sở cơng ty. Do vậy, số lao động trong cơng ty thường thay đổi theo khối lượng cơng việc mà cơng ty nhận thầu.
Tổ chức cơng tác kế tốn của Cơng ty
Cơng ty tổ chức bộ máy kế tốn theo mơ hình một phịng kế tốn trung tâm của cơng ty, bao gồm các bộ phận cơ cấu phù hợp với các khâu cơng việc, các phần hành kế tốn, thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn của cơng ty. Phịng Tài chính – kế tốn của cơng ty thu nhận, kiểm tra sơ bộ chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của tổ, đội và gửi những chứng từ kế tốn đĩ về để hạch tốn và xử lý. Từ đĩ, đưa ra các thơng tin tài chính, kế tốn tổng hợp, chi tiết đáp ứng yêu cầu quản lý của cơng ty.
Tất cả các phần hành kế tốn trong cơng ty đều tuân thủ chung một hệ thống kế tốn đã ban hành theo QĐ1864/1998/QĐ-BTC ngày 16/12/1998 và các chuẩn mực kế tốn đã được ban hành.
Hình thức sổ kế tốn tại cơng ty: Hình thức kế tốn được Cơng ty áp dụng là hình thức “Chứng từ ghi sổ”. Cơng ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế tốn: Phịng Tài chính – Kế tốn của cơng ty cĩ 3 người, đảm nhiệm các phần hành kế tốn khác nhau:
31
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TỐN CỦA CƠNG TY
Kế tốn trưởng: Chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế tốn đơn giản, gọn nhẹ phù hợp với yêu cầu quản lý, hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra cơng việc do kế tốn viên thực hiện và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc và cấp trên về thơng tin tài chính kế tốn.
Kế tốn tổng hợp: tổng hợp chi phí, tính giá thành và xác định kết quả kinh doanh.
Kế tốn vật tư, TSCĐ: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn của vật liệu, xác định chi phí nguyên vật liệu cho từng cơng trình. Theo dõi tình hình biến động của TSCĐ, vật tư, phản ánh chính xác tình hình TSCĐ, khấu hao TSCĐ.
Kế tốn thanh tốn: Thực hiện thanh tốn khối lượng cơng trình, hạng mục cơng trình và theo dõi các khoản cơng nợ.
Kế tốn vốn bằng tiền: Thực hiện các phần liên quan đến các nghiệp vụ ngân hàng, cùng thủ quỹđi rút tiền, chuyển tiền, vay vốn tín dụng, lập các kế hoạch vay vốn tín dụng và lập các phiếu thu, phiếu chi.
Kế tốn lương và các khoản trích theo lương: Thanh tốn số lương phải trả trên cơ sở tiền lương cơ bản và tiền lương thực tế với tỷ lệ % quy định hiện hành,
Kế tốn Kế tốn vật tư, TSCĐ Kế tốn thanh tốn Kế tốn vốn bằng tiền Kế tốn thanh tốn tiền lương Thủ quỹ Kế tốn tổng hợp (phĩ phịng)
32 kế tốn tiền lương tính ra số tiền BHXH, BHYT, KPCĐ. Căn cứ vào bảng duyệt quỹ lương của các đội và của khối gián tiếp của cơng ty, kế tốn tiến hành tập hợp bảng thanh tốn lương, kiểm tra bảng chấm cơng.
Thủ quỹ: Tiến hành thu, chi tại cơng ty căn cứ vào các chứng từ thu, chi đã được phê duyệt, hàng ngày cân đối các khoản thu, chi vào cuối ngày, lập báo cáo quỹ, cuối tháng báo cáo tồn quỹ tiền mặt.
2.2. Khái quát tình hình tài chính của Cơng ty.