các doanh nghiệp xây lắp
2.1 Cơng tác hạch tốn ban đầu
Hạch tốn ban đầu là khâu mở đầu cĩ vị trí quan trọng và quyết định đến chất lượng của tồn bộ cơng tác kế tốn, kế tốn viên thực hiện theo dõi, ghi chép và hệ thống hố các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ kế tốn và tổ chức luân chuyển, xử lý chứng từ làm cơ sở cho hạch tốn chi tiết.
Chứng từ kế tốn gồm nhiều loại, số lượng lớn dẫn đến trong quá trình hạch tốn và luân chuyển chứng từ rất dễ bị nhầm lẫn, thất lạc hoặc chậm trễ dẫn đến hiệu quả khơng cao. Chính vì vậy, kế tốn cần phải căn cứ vào hệ thống chứng từ ban đầu do Bộ tài chính ban hành, căn cứ vào nội dung kinh tế của các hoạt động, yêu cầu quản lý các hoạt động để xác định mẫu chứng từ, việc ghi chép vào từng loại chứng từ cho phù hợp quy định. Căn cứ vào hình thức tổ chức cơng tác kế tốn và tổ chức bộ máy kế tốn để xây dựng con đường vận động của chứng từ khoa học và hợp lý.
Trong doanh nghiệp xây lắp, kế tốn NVL- sử dụng các loại chứng từ sau:
Trong doanh nghiệp xây lắp, kế tốn NVL- sử dụng các loại chứng từ sau: - Hố đơn GTGT - Hố đơn bán hàng - Biên bản kiểm nghiệm vật tư - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Thẻ kho
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Sổ kế tốn chi tiết
- Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn NVL - Giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi..
Phương hướng cải tiến tổ chức hợp lý chứng từ kế tốn nĩi chung bao gồm các nội dung sau:
- Bảo đảm phản ánh đơn giản nội dung chứng từ kế tốn và tiêu chuẩn hố, thống nhất về quy cách, biểu mẫu chứng từ.
- Chứng từ kế tốn sử dụng cĩ nhiều loại, cĩ thể do đơn vị tự lập hoặc tiếp nhận từ bên ngồi, trong đĩ bao gồm nhiều nội dung, nhiều yếu tố khác nhau. Tuy nhiên một chứng từ hợp lệ phải phản ánh đúng đầy đủ các yếu tố bắt buộc sau:
+ Tên gọi chứng từ
+ Số hiệu và ngày tháng lập chứng từ
+ Tên gọi và địa chỉ của các bên cĩ liên quan đến chứng từ + Nội dung nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ
+ Quy mơ, nghiệp vụ kinh tế phát sinh: số lượng, đơn giá, thành tiền + Tên chữ ký người lập và chịu trách nhiệm về tính chính xác của nghiệp vụ
- Hợp lý thủ tục nhập và xử lý chứng từ + Giảm bớt thủ tục xét duyệt, ký chứng từ + Cĩ kế hoạch luân chuyển chứng từ khoa học
+ Cĩ phương pháp phân loại, tổng hợp chứng từ và cung cấp số liệu giữa các bộ phận một cách hợp lý.
- Trang bị các phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính tốn hiện đại cho việc tổng hợp xử lý số liệu chứng từ nhanh chĩng.
Tổ chức luân chuyển chứng từ kế tốn là việc xác định đường đi của các loại chứng từ sao cho giảm bớt mức tối đa việc ghi chép sổ kế tốn, ghi chép khơng bị trùng lặp, lượng thơng tin đầy đủ, đảm bảo yêu cầu quản lý, thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu. Chứng từ kế tốn phải được luân chuyển dụa vào kế hoạch luân chuyển chứng từ, được xây dựng trên cơ sở sau:
+ Đặc điểm của từng đơn vị về quy mơ, tổ chức quản lý và sản xuất + Tình hình tổ chức hệ thống thơng tin
+ Nhu cầu và khả năng cung cấp thơng tin của đơn vị + Vị trí và đặc điểm luân chuyển của từng loại.
Kế hoạch luân chuyển của chứng từ khơng thể xây dựng chung cho tất cả các loại hình doanh nghiệp mà chỉ cĩ thể xây dựng ở dạng mẫu mang tính chất hướng dẫn. Các doanh nghiệp sẽ căn cứ vào tình hình cụ thể của mình và
đặc điểm của từng loại chứng từ mà xây dựng con đường vận động của chứng từ phù hợp nhất.
2.2 Hồn thiện hạch tốn tổng hợp và hạch tốn chi tiết
Hồn thiện hệ thống sổ kế tốn chính là lựa chọn, vận dụng hệ thống sổ sách kế tốn một cách thích hợp căn cứ vào hệ thống TK kế tốn, các qui định về chếđộ kế tốn của Nhà nước, đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, điều kiện trang thiết bị, trình đọ của cán bộ kế tốn… Hệ thống sổ kế tốn được sử dụng để ghi chép, hệ thống hố và tổng hợp số liệu từ các chứng từ kế tốn theo một trình tự nhất định và phương pháp nhất định.
Ngồi ra, hệ thống sổ kế tốn mà đơn vị áp dụng phải đơn giản, rõ ràng, gọn nhe, thuận tiện cho việc ghi chép và giảm tới mức tối đa cơng việc ghi chép của kế tốn nhưng vẫn đảm bảo cung cấp thơng tin đầy đủ về các mặt, đáp ứng yêu cầu quản lý. Hiện nay, Bộ Tài Chính đã ban hành bốn hình thức tổ chức sổ kế tốn: - Sổ Nhật ký chung - Sổ Nhật ký - sổ cái - Chứng từ ghi sổ - Nhật ký chứng từ Lựa chọn hình thức tổ chức sổ phù hợp vơi đặc điểm của DN thì kế tốn mới thực sự phát huy được tác dụng trong quản lý và cung cấp thơng tin chính xác đểđánh giấ hoạt động sản xuất kinh doanh. Doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ nào thì số liệu trên sổ phải dễ tổng hợp, đối chiếu với nhau nhằm phục vụ cho cơng tác kiểm tra, đánh giá.