2. Cơ cấu tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất kinh doan hở cơng ty XNK Intimex Hà Nội.
2.1.4.Tổ chức bộ máy kế tốn
Cơng ty Intimex là một đơn vị hạch tốn kinh tế độc lập, cĩ tư cách pháp nhân, cĩ con dấu riêng, cĩ tài khoản riêng tại ngân hàng VietcomBank. Cơng ty hồn tồn tự chủ về kinh tế, tài chính.
Phịng Kế tốn tài chính của cơng ty cĩ chức năng quản lý, giám sát để phản ánh kịp thời, chính xác mọi hoạt động của cơng ty và tình hình sử dụng tài sản, nguồn vốn, thực hiện đúng nguyên tắc chế độ của ngành và của Nhà nước. Kế tốn cơng ty cĩ nhiệm vụ theo dõi hạch tốn riêng cá thể cơng ty và các đơn vị thành viên để lên báo cáo quyết tốn tồn cơng ty, cung cấp số liệu đáng tin cậy để ban giám đốc điều hành hoạt động kinh doanh và ra quyết định quản lý đúng đắn.
Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, phịng kế tốn tài chính của cơng ty được tổ chức hợp lý với 10 kế tốn và một thủ quỹ. Các nhân viên trong
phịng đều đã qua đào tạo chuyên ngành kế tốn, cĩ nhiều năm cơng tác trong ngành thương mại.
Là doanh nghiệp cĩ mạng lưới, chi nhánh ở nhiều nơi nên cơng ty Intimex áp dụng hình thức tổ chức cơng tác kế tốn vừa tập trung, vừa phân tán, vừa thực hiện chế độ khốn doanh thu và lợi nhuận lấy thu bù chi đối với các phịng nghiệp vụ và các đơn vị thành viên. Tại mỗi đơn vị thành viên đều cĩ phịng kế tốn riêng tương đối hồn chỉnh theo dõi hạch tốn hoạt động của đơn vị, lên báo cáo quyết tốn nộp cho phịng kế tốn của cơng ty theo định kỳ dưới sự hướng dẫn của kế tốn trưởng.
Tại văn phịng cơng ty cĩ phịng kế tốn trung tâm thực hiện việc tổng hợp tài liệu kế tốn từ các phịng kế tốn ở các đơn vị trực thuộc gửi lên, đồng thời trực tiếp hạch tốn kế tốn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại văn phịng cơng ty, từ đĩ lập báo cáo tổng hợp chung của tồn cơng ty. Phịng kế tốn của cơng ty cĩ nhiệm vụ lập tồn bộ các kế hoạch tài chính của cơng ty như kế hoạch về vốn, về chi phí lưu thơng, lỗ lãi... nên các nhân viên trong phịng được sắp xếp và phân cơng việc một cách rõ ràng theo khối lượng cơng việc và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ.
1. Kế tốn trưởng chịu trách nhiệm trước Nhà nước về quản lý tài chính trong cơng ty theo điều lệ kế tốn trưởng Nhà nước đã ban hành. Kế tốn trưởng giúp giám đốc cơng ty chỉ đạo thực hiện thống nhất cơng tác kế tốn và thống kê, đồng thời kiểm tra kiểm sốt tình hình kinh tế tài chính của đơn vị. Phụ trách chung điều hành cơng việc trong phịng đáp ứng yêu cầu kinh doanh, điều hành vốn, cân đối trong tồn cơng ty.
2. Phĩ phịng kế tốn giúp việc cho kế tốn trưởng, điều hành và giải quyết cơng việc lúc kế tốn trưởng đi vắng. Phĩ phịng kế tốn kiêm kế tốn tổng hợp, lập báo cáo kế tốn định kỳ.
3. Kế tốn mua hàng: theo dõi và hạch tốn tồn bộ hoạt động mua hàng của cơng ty, bao gồm mua hàng nội địa, thành phẩm sản xuất gia cơng, tiếp nhận hàng nhập khẩu.
4. Kế tốn bán hàng: theo dõi và hạch tốn tồn bộ hoạt động bán hàng của cơng ty, bao gồm xuất bán cho các đơn vị trong nước, xuất khẩu, bán buơn, bán lẻ, bán đại lý, bán trả gĩp.
5. Kế tốn hàng tồn kho: theo dõi và hạch tốn các hoạt động nhập khẩu và tồn kho hàng hố, thành phẩm ở tất cả các kho của cơng ty. Cơng ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, tồn kho lấy theo số thực tế tại phịng kế tốn.
6. Kế tốn tài chính: theo dõi và hạch tốn kế tốn vốn bằng tiền, tài sản cốđịnh, tài sản lưu động, nguồn vốn và các quỹ xí nghiệp, theo dõi chi phí và các khoản cơng nợ nội bộ, thanh tốn với ngân sách nhà nước và phân phối lợi nhuận.
7. Thủ quỹ: chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt, ngoại tệ, ngân phiếu của cơng ty, cĩ trách nhiệm thu, chi số tiền trên phiếu thu, phiếu chi. Phát hiện tiền giả do khách hàng trả, nếu nhầm lẫn phải chịu trách nhiệm bồi thường.
8. Kế tốn thanh tốn theo dõi ngoại tệ, hàng xuất nhập khẩu nội địa, thuế và dịch vụ kiều hối.
Việc lập chứng từ ban đầu, hạch tốn các chứng từ và ghi chép trên các báo biểu, sổ sách kế tốn được tiến hành thống nhất theo quy định chung của ngành và Nhà nước, thống kê quyết tốn và lập báo cáo theo quy định hiện hành. Việc phân tích các hoạt động kinh tế tài chính của cơng ty tiến hành thường xuyên theo quý, tổng kết theo năm tài chính từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm. Mọi chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên sổ
sách kế tốn đều được lưu trữ trên máy vi tính của cơng ty và được bảo quản cẩn thận theo quy định tại các đơn vị trực thuộc cĩ liên quan.
Mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn vừa tập trung, vừa phân tán 2.1.5. Tổ chức cơng tác kiểm tra kế tốn tài chính ởđơn vị.
Cứ ba tháng một lần, báo cáo kế tốn từ các đơn vị trực thuộc được gửi đến cơng ty. Cơng ty cĩ trách nhiệm tổng hợp các báo cáo để sáu tháng một lần gửi lên Bộ, ban, ngành cĩ liên quan như Bộ Tài chính, Bộ Thương mại, Cục Thống kê.
Cơng ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch tốn hàng tồn kho, VAT theo phương pháp khấu trừ.
Ngồi các báo cáo bắt buộc do Bộ Tài chính ban hành: Bảng cân đối tài sản, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh, cơng ty cịn lập một số báo cáo phục vụ cho mục đích quản trị nội bộ như: báo cáo cơng nợ phải thu, phải trả, báo cáo kiểm kê quý, năm, báo cáo quyết tốn.