III- Chứng từ kế tốn về lao động, BHXH, cơng tác tính lương, tính thưởng, tính BHXH ph ải trả và lập bảng thanh tốn lương, bảng thanh tốn
4- Quy định tính và thanh tốn bảo hiểm của cơng ty:
4.1- Quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ của Cơng ty:
Cơng ty là một doanh nghiệp Nhà nước, vì vậy, Cơng ty là đối tượng nộp BHXH, BHYT, KPCĐ bắt buộc theo quy định của Nhà nước.
a) Quỹ BHXH:
Khơng phân tách độc lập như quỹ lương, quỹ BHXH của Cơng ty được kế
tốn bảo hiểm Cơng ty trích lập cho cả nhân viên văn phịng Cơng ty (nhân viên quản lý Cơng ty), cả nhân viên ở các đội, hạt, trạm thu phí. Cuối quý, sau khi trích lập, tồn bộ quỹ BHXH của Cơng ty được nộp lên cơ quan BHXH.
Hiện nay, theo chếđộ hiện hành, Cơng ty trích quỹ BHXH theo tỷ lệ 20% tổng quỹ lương cấp bậc của người lao động trong cả Cơng ty thực tế trong kỳ
hạch tốn.
Thơng thường, Cơng ty tiến hành trích lập 20% quỹ BHXH 3 tháng 1 lần và phân bổ với các mức như sau cho các đối tượng:
- Nhân viên quản lý Cơng ty
5% khấu trừ trực tiếp lương nhân viên 15% tính vào chi phí quản lý Cơng ty. - Nhân viên các đội, hạt trực thuộc Cơng ty
5% trừ trực tiếp vào lương nhân viên
15% phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh của cụ thể từng đội, hạt theo cơng trình thi cơng
- Cơng nhân ở các đội, hạt xây dựng trực thuộc Cơng ty và một số nhân viên khác thuộc diên khơng tham gia đĩng BHXH thì Cơng ty khơng trích quỹ
BHXH cho những người này.
b) Quỹ BHYT:
Giống như quỹ BHXH, quỹ BHYT được trích lập tập trung tại Cơng ty với mức trích là 3% tổng quỹ lương cơ bản của người lao động trong cả Cơng ty thực tế trong kỳ hạch tốn và được nộp cho cơ quan BHYT 3 tháng 1 lần.
Các mức phân bổ trích BHYT như sau: - Nhân viên quản lý Cơng ty:
1% Khấu trừ trực tiếp lương của người lao động 2% tính vào chi phí quản lý Cơng ty.
- Nhân viên các đội, hạt sản xuất kinh doanh trực thuộc Cơng ty: 1% khấu trừ trực tiếp lương của nhân viên
2% phân bổ vào các cơng trình mà đội, hạt đang thi cơng
- Cơng nhân xây dựng ở các đội xây dựng trực thuộc Cơng ty và một số
nhân viên khác khơng thuộc diện tham gia đĩng BHYT thì Cơng ty khơng trích lập quỹ BHYT cho những người này.
c) Quỹ KPCĐ :
Khác với quỹ BHXH, BHYT quỹ KPCĐ của Cơng ty khơng được trích lập, nộp trực tiếp lên cơ quan cơng đồn cấp trên mà quỹ KPCĐ của Cơng ty sau khi tập trung lại sẽ nộp lên Khu QLĐB II để Khu QLĐB II trực tiếp thanh tốn với cơng đồn cấp trên.
Quỹ KPCĐ được trích lập theo tỷ lệ 2% tổng quỹ lương thực trả cho người lao động trong Cơng ty trong kỳ hạch tốn (quý).
Trong 2% này, 0,8% sẽ được giữ lại làm quỹ KPCĐ chi trả cho các hoạt
động cơng đồn tại mỗi bộ phận tính lương (Cơng ty, Đội, Hạt ), cịn lại 1,2% phải nộp tập trung lên quỹ KPCĐ của Khu QLĐB II.
Tồn bộ số tiền trích lập quỹ KPCĐ, được phân bổ hồn tồn vào chi phí sản xuất kinh doanh, cụ thể.
- ở văn phịng Cơng ty: tính vào chi phí nhân viên quản lý.
- ở các xí nghiệp sản xuất kinh doanh: tính vào chi phí nhân viên ở cụ thể
từng bộ phận (nhân viên phân xưởng, nhân viên quản lý...)
* Tuy nhiên, theo cách tính lương, BHXH, BHYT trích bằng cách khấu trừ lương của nhân viên văn phịng cơng ty hay đội, hạt 5% BHXH, 1% BHYT, thì cũng được trích 15% BHXH, 2% BHYT vào chi phí cịn lại, KPCĐ nhân viên quản lý tương ứng.
ở bộ phận nhân viên các đội, hạt, kế tốn trích 5% BHXH, 1% BHYT khấu trừ lương những nhân viên cĩ tham gia nộp BHXH, BHYT, KPCĐ. ở cơng ty kế tốn lương và BHXH tính ra số BHXH, BHYT phải nộp của tồn cơng ty và theo chi tiết cho từng đội, hạt phần đã thu nộp của người cơng nhân
và đồng thời trích 15% BHXH, 2% BHYT, 2% KPCĐ ( theo quỹ lương ) tính vào chi phí cơng nhân trực tiếp, nhân viên quản lý cơng trình tương ứng.
Những khoản trợ cấp thực tế cho người lao động tại doanh nghiệp trong các trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động...(hưởng lương BHXH) được tính tốn trên cơ sở mức lương ngày của họ, thời gian nghỉ (cĩ chứng từ hợp lệ) và tỷ lệ trợ cấp BHXH.
Khi người lao động được nghỉ hưởng BHXH, kế tốn ở cơng ty (hoặc kế
tốn ở đội, hạt tuỳ thuộc đối tượng nghỉ thuộc bộ phận nào quản lý) lập phiếu nghỉ lương BHXH cho từng người (mẫu số 03 - LĐTL chếđộ chứng từ kế tốn) và từ các phiếu nghỉ hưởng BHXH, kế tốn lập bảng thanh tốn BHXH, (mẫu số
04 - LĐTL chếđộ chứng từ kế tốn). Sau đĩ, nếu nhân viên nghỉ hưởng BHXH
ở các đội, hạt trực thuộc thì các đơn vị này gửi các chứng từ trên lên cơng ty để
cơng ty gom lại lập bảng thanh tốn BHXH cho tồn Cơng ty. Các chứng từ này sẽ là chứng từ dể cơng ty thanh tốn với cơ quan BHXH vào cuối mỗi năm. Các mẫu biểu các số thanh tốn BHXH cho nhân viên như sau:
Phiếu khám bệnh
Họ và tên: Vũ Bích Phượng
Địa chỉ: Hạt 1 QL38 - Cơng ty QL&SCĐB 248 Khoa khám bệnh: - Sản -
Chẩn đốn
Ngày sinh con: 25/6 - 27/6
Ngày nghỉ theo quy định: 4 tháng. Ngày 28 tháng 6 năm 2003
Giám đốc bệnh viện Hành chính khoa Bệnh nhân ký
Hạt 1 QL38 Phiếu nghỉ hưởng BHXH Cơng ty QL&SCĐB 248
Số: 15 Họ tên: Vũ Bích Phượng, tuổi: 29 Tên cơ quan y tế Ngày tháng năm Lý do Số ngày nghỉ Y, bác sĩ ký tên đĩng dấu Số gnày thực nghỉ Xác nhận của phụ trách BP Tổng số Từ ngày Đến hết ngày Bệnh viện C 27/6/04 Nghỉ đẻ 4Tháng 15.6 15.10 ... 122 ... Phần thanh tốn số ngày nghỉ tính BHXH Lương bình quân 1 ngày % tính BHXH Số tiền hưởng BHXH 122 25.309,0909 Đ 100% 3.087.709
1 tháng lương BHXH trợ các cho trường hợp nghỉđẻ 556.800
Tổng cộng 3.644.509
Ngày 30 tháng 6 năm 2004
Người lập Kế tốn BHXH
(tiền lương bình quân 1 ngày dùng làm cơ sở để tính lương nghỉ hưởng BHXH được tính như sau:
Trả lương tối thiểu x Cấp bậc lương theo quy định TL bình quân 1 ngày = 22 ngày Chị Vũ Bích Phượng: Cấp bâc: 1,92 ⇒ Tiền lương = 290.000 x 192 ; 22 = 25309.0909đ Hạt 1 - QL38 Bảng thanh tốn BHXH Tháng 6 năm 2004 Cơng ty QL&SCĐB 248
Nợ :...
Cĩ :...
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Ba triệu sáu trăm bốn bốn nghìn năm trăm linh chín đồng
Kế tốn BHXH Kế tốn trưởng
Từ các giấy nghỉ của bệnh viện, phiếu nghỉ hưởng BHXH từ Hạt 1 gửi lên Kế tốn BHXH Cơng ty lập bảng thanh tốn BHXH gửi ra cơ quan BHXH để kiểm tra và chấp nhận thanh tốn số tiền theo bảng thanh tốn và làm căn cứ để chi trả
cho các đối tượng được hưởng trợ cấp BHXH.
Tính BHXH phải trả cho CBCNV trong tháng : + Nợ TK 338.3
Cĩ TK 334
Khi cơ quan BHXH chấp nhận thanh tốn : bằng tiền mặt hoặc bằng chuyển số tiền đĩ vào tài khoản của Cơng ty, kế tốn định khoản :
+ Nợ TK 111, 112
Cĩ TK 338.3 - Số tiền được chấp nhận thanh tốn
Nếu bằng chuyển khoản, khi rút tiền từ tài khoản tiền gửi về chi tra, kế
tốn ghi : T T Họ tên Nghỉốm Nghỉ con ốm Nghỉđẻ Nghỉ sẩy thai sinh đẻ kế hoạch Nghỉ tai nạn lao động Tổng số tiền Ký nhận số ngày Số tiền số ngày Số tiền số ngày Số tiền Khoản chi Số ngày Khoản chi Số ngày S`ố ngày Số tiền 1 Vũ Bính Phượng 122 3.644.509 3.644.509 (Đã ký) Cộng 122 3.644.509 3.644.509
+ Nợ TK 111 Cĩ TK 112
Khi Cơng ty chi trả cho người được hưởng số tiền BHXH, kế tốn ghi : + Nợ TK 334
Cĩ TK 111
Nghiệp vụ hạch tốn BHXH, BHYT, KPCĐ tại Cơng ty