Thông tin khách hàng sử dụng nước được quản lý trong hệ thống bao gồm từ khi nhập mới thông tin khách hàng, thay đổi thông tin (nếu có yêu cầu) trong suốt quá trình phát sinh hóa đơn đến khi có yêu cầu cắt nước (hủy mã khách hàng).
Hình 3.2: Sơ đồ quy trình phát sinh khách hàng mới
Khách hàng mới sau khi khai báo sẽ được hệ thống tự động sinh ra một mã số duy nhất gọi là mã khách hàng có độ dài 9 chữ số theo quy tắc: XX-XXXXXX-X. Hai chữ số đầu bao gồm: chữ số thứ nhất là mã của đơn vị trực tiếp quản lý khách hàng, chữ số thứ hai là mã của đối tượng sử dụng nước mà khách hàng thuộc vào. Sáu chữ số tiếp theo là số tăng dần trong dãy số tự nhiên bắt đầu từ 1 đến 999999. Chữ số cuối cùng là mã kiểm tra tính hợp lệ của cả dãy số mã khách hàng (mã check), mã này được sinh theo một quy tắc nhất định trong quá tình xây dựng phần mềm để đảm bảo tính duy nhất của mã khách hàng.
Khai phá luật dãy Nguyễn Đình Văn
Theo quy tắc trên, chỉ cần nhìn vào thông tin mã khách hàng cũng nhận biết được khách hàng thuộc phạm vi quản lý của đơn vị nào, thuộc đối tượng sử dụng nào và khoảng thời gian được khai báo vào hệ thống.
Khách hàng mới luôn phải thuộc về một trong hai đối tượng sử dụng Tư nhân hoặc Cơ quan. Mỗi đối tượng sử dụng lại có mục đích sử dụng nước (để áp giá) ngầm định khác nhau: đối tượng Tư nhân có mục đích sử dụng ngầm định là Sinh hoạt, đối tượng Cơ quan có mục đích ngầm định là Sản xuất. Khi khai báo thông tin khách hàng mới hệ thống tự động gán mục đích sử dụng nước cho khách hàng nếu mục đích sử dụng không có gì khác so với ngầm định.
Thông tin khách hàng mới gồm: thông tin về nhân thân như họ tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế…Với khách hàng Tư nhân, nếu một mã khách hàng có trên một hộ sử dụng nước thì ngoài thông tin khách hàng chính sẽ có phần khai báo thông tin hộ khách hàng cùng sử dụng (họ tên, địa chỉ, số hộ khẩu).
Phần lớn khách hàng phát sinh mới hiện nay đều sử dụng đồng hồ, chỉ một số rất ít khách hàng vì lý do đặc biệt nào đó sử dụng nước khoán theo tháng. Nếu khách hàng dùng đồng hồ thì thông tin khách hàng bao gồm cả thông tin về đồng hồ đang sử dụng. Một số khách hàng thay vì trả tiền lắp đồng hồ một lần cho công ty Nước sạch thì sẽ trả dần hàng tháng gọi là trả tiền thuê bao đồng hồ. Tiền thuê bao này được tính kèm trên hóa đơn tiền nước. Đối với khách hàng trả tiền thuê bao khi khai báo thông tin khách hàng mới phải khai báo thông tin này gồm số tiền phải trả mỗi tháng và số tháng cần phải trả.
Khách hàng mới khi khai báo thông tin vào hệ thống được được xếp luôn vào sổ đọc và có trạng thái là Đang sử dụng nước, được đưa ngay vào quy trình ghi đọc đồng hồ phát sinh hóa đơn ở kỳ gần nhất.
Có thể tìm kiếm thông tin khách hàng theo tên và địa chỉ (số nhà, đường phố). Có thể sửa đổi thông tin khách hàng gồm: họ tên, địa chỉ, mã số thuế, số tài khoản…, thông tin đồng hồ, mục đích sử dụng, danh sách hộ dùng chung đầu máy, quá trình gán sổ đọc.
Có thể sửa thông tin đồng hồ cho khách hàng nếu cần.
Trong quá trình ghi thu, thông tin chỉ số đồng hồ trên hệ thống có thể sai khác với thông tin chỉ số đồng hồ thực tế do nhiều nguyên nhân như nhân viên đọc chỉ số tự bịa số không đi đọc đồng hồ…, hệ thống cho phép chốt lại chỉ số đồng hồ của khách hàng, chỉ số chốt sẽ được dùng làm chỉ số cũ của kỳ ghi đọc gần nhất tiếp theo.
Một số trường hợp khai báo nhầm tiền thuê bao hoặc đang trả thuê bao mà khách hàng muốn trả luôn một lần bằng hóa đơn tài chính thì hệ thống cho phép xóa thuê bao.
Khai phá luật dãy Nguyễn Đình Văn
Khách hàng không còn nhu cầu sử dụng nước hoặc bị trùng mã (một khách hàng được khai báo nhiều lần vào hệ thống) hoặc thuộc khu vực bị giải tỏa… nếu có yêu cầu sẽ được cắt nước (hủy mã) trên hệ thống để loại khách hàng ra khỏi danh sách khách hàng Đang sử dụng nước và không phát sinh hóa đơn. Những khách hàng này sẽ được chuyển sang trạng thái Cắt nước và được cập nhật thông tin ngày cắt nước. Khách hàng có trạng thái là Cắt nước sẽ không tham gia vào bất cứ quy trình nghiệp vụ nào của hệ thống mà chỉ để phục vụ công tác tra cứu.