- Bước 1: Tiếp nhận chứng từ
Thanh toỏn viờn tiếp nhận bộ chứng từ nhờ thu, đúng dấu RECEIVED và ghi ngày giờ nhận. Kiểm soỏt viờn xỏc thực và kiểm tra tớnh hợp lệ của lệnh nhờ thu.
Thanh toỏn viờn nhập thụng tin nhờ thu, hạch toỏn cỏc bỳt toỏn thu phớ, in Giấy bỏo chứng từ nhờ thu hàng nhập.
Kiểm soỏt viờn tiến hành kiểm tra hồ sơ theo hướng dẫn. Nếu đồng ý, kiểm soỏt viờn ký duyệt hồ sơ và chuyển lại cho thanh toỏn viờn trỡnh giỏm đốc, duyệt bản ghi nhờ thu nhập trờn hệ thống.
Giỏm đốc phờ duyệt Giấy bỏo chứng từ nhờ thu hàng nhập để thanh toỏn viờn thụng bỏo cho khỏch hàng về tỡnh trạng của bộ chứng từ nhờ thu.
- Bước 2: Quyết định thanh toỏn:
Nếu khỏch hàng đồng ý thanh toỏn: thanh toỏn viờn chỉ giao chứng từ cho khỏch hàng trong cỏc trường hợp sau: khi khỏch hàng cú cam kết trả tiền bằng văn bản hoặc ký chấp nhận thanh toỏn hối phiếu vào ngày đỏo hạn (đối với nhờ thu theo D/A), khi nhận được thanh toỏn nhờ thu của khỏch hàng (đối với nhờ thu D/P). Thanh toỏn viờn lập điện thanh toỏn hoặc chấp nhận thanh toỏn vào ngày đỏo hạn (đối với nhờ thu trả chậm), hạch toỏn cỏc bỳt toỏn chuyển
tiền thanh toỏn, thu phớ và ngoại bảng, chuyển toàn bộ hồ sơ cho kiểm soỏt viờn.
Nếu khỏch hàng từ chối thanh toỏn: thanh toỏn viờn lập điện trỡnh kiểm soỏt viờn, thụng bỏo cho ngõn hàng gửi nhờ thu và chi rừ ‘Chỳng tối đang giữ chứng từ chờ sự định đoạt của cỏc ụng’. Sau 30 ngày kể từ ngày thụng bỏo mà vẫn khụng nhận được chỉ thị của ngõn hàng nhờ thu mà khụng chịu trỏch nhiệm gỡ. Trường hợp cú vướng mắc phải bỏo ngay cho phụ trỏch phũng để xử lý.
- Bước 3: Duyệt cấp 1
Kiểm soỏt viờn duyệt cấp 1 giao dịch trờn hệ thống nếu đồng ý quyết định ở bước 2 và ký duyệt chứng từ được liệt kờ ở bước 2.
- Bước 4: Duyệt cấp 2
Trung tõm thanh toỏn duyệt cấp 2 và đẩy điện đi ngõn hàng nước ngoài. - Bước 5: Phõn phối chứng từ
Thanh toỏn viờn gửi khỏch hàng, lưu tại chi nhỏnh và trung tõm thanh toỏn.