CễNG TY DHG
Thứ nhất: Việc tổ chức luõn chuyển chứng từ kế toỏn chưa đỏp ứng được nhu cầu thụng tin kế toỏn một cỏch kịp thời.
Do đặc trưng của cụng ty DHG là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xõy dựng và sản phẩm của cụng ty là những cụng trỡnh cú giỏ trị lớn, địa điểm xõy dựng cỏc cụng trỡnh ở nhiều khu vực khỏc nhau, thậm chớ rất xa trụ sở chớnh của Cụng ty như cụng trỡnh Saigon Pearl ở Thành Phố Hồ Chớ Minh, cỏc cụng trỡnh đấu thầu tại Hũa Bỡnh,.... Trong khi đú, bộ mỏy kế toỏn của cụng ty được tổ chức tập trung, cỏc chi nhỏnh xõy dựng cụng trỡnh hạch toỏn phụ thuộc, ở mỗi cụng trỡnh đều cú kế toỏn riờng và định kỡ gửi cỏc chứng từ về phũng kế toỏn của Cụng ty để hạch toỏn tổng hợp. Do đú, việc thu thập thụng tin chớnh xỏc và kịp thời là một việc khụng dễ dàng. Từ cụng trường thi cụng cụng trỡnh ở xa chuyển chứng từ về cụng ty phải mất một thời gian khỏ lõu, hơn nữa, cỏc cụng trỡnh cú quy mụ và giỏ trị lớn nờn cỏc nghiệp vụ phỏt sinh nhiều, lượng chứng từ rất lớn nờn thụng tin kế toỏn rất dễ bị sai lệch (cú thể do sơ suất hay do sự cố ý của cỏn bộ kế toỏn tại cụng trỡnh), điều này khiến cho việc quản lớ và kiểm tra thụng tin kế toỏn một cỏch chớnh xỏc là việc làm rất khú, gõy khú khăn cho kế toỏn quản trị và quản lớ doanh nghiệp.
Thứ hai: Khụng lập bảng phõn bổ nguyờn, vật liệu xuất kho
Theo như chi nhỏnh xõy dựng cụng nghiệp, khi xuất kho NVL thỡ giỏ trị xuất kho được hạch toỏn thẳng vào Sổ Nhật kớ chung và khụng tiến hành lập bảng phõn bổ NVL xuất dựng. Việc xuất kho được thực hiện như sau: Khi cú biờn bản yờu cầu xuất NVL thỡ tiến hành xuất kho từ cỏc kho riờng của từng cụng trỡnh và dựa vào phiếu xuất kho ghi luụn vào sổ Nhật kớ chung. Kế toỏn NVL khụng lập bảng phõn bổ giỏ trị NVL xuất dựng cho từng bộ phận sử dụng. Do vậy, khi tập hợp chi phớ để tớnh giỏ thành sản phẩm (cụng trỡnh) hoàn thành sẽ khú khăn và phức tạp hơn nhất là đối với cỏc doanh nghiệp xõy lắp cú thờm
Cú thể thấy rừ điều này ở ngay cụng trỡnh Saigon Pearl Vilass, đõy là cụng trỡnh lớn mà cụng ty được giao thầu và hiện nay vẫn đang trong quỏ trỡnh thi cụng, hoàn thiện.
Khi xuất dựng NVL, dựa vào phiếu xuất kho kế toỏn ghi giảm giỏ trị NVL và ghi luụn vào Nhật kớ chung. Thế nờn, nếu muốn biết tổng chi phớ NVL của từng bộ phận sử dụng cho cụng trỡnh là rất khú, lỳc đú phải lọc số liệu trờn Sổ Nhật kớ chung mà Cụng ty DHG là một cụng ty lớn, cỏc nghiệp vụ phỏt sinh rất nhiều và phong phỳ nờn việc lọc số liệu trờn đú là rất phức tạp và cú thể nhầm lẫn.
Vớ dụ: Trớch sổ Nhật kớ chung (chi nhỏnh xõy dựng cụng nghiệp) thỏng 12, năm 2009.
Bảng 3.1. Sổ Nhật ký chung
( Trớch sổ Nhật kớ chung – Cụng ty DHG 2009)
Cụng ty cổ phần ĐTXD&TM DHG Địa chỉ: Mai Lõm – Đụng Anh – Hà Nội
Dự ỏn Sài Gũn Pearl Villas
Mó số thuế: 0102150565 SỔ NHẬT KÍ CHUNG
Ngày dd Chứng từ
Số Ngày, thỏng
… … … … … … …
22/12/2009 PXKSGV3458 24/12/2009 Xuất kho vật tư cho tổ nhõn cụng 2 62117 15201 3689343 22/12/2009 PXKSGV3459 24/12/2009 Xuất kho vật tư phục vụ thi cụng (tổ 1) 62117 15201 7000452 24/12/2009 PNKSGV747 24/12/2009 Xuất vật tư cho Trần Ngọc (mỏy lu) 6232 1521 989753 24/12/2009 PXKSGV3469 24/12/2009 Xuất kho vật tư cho tổ quản lớ cụng trường 6271 1522 670 066 24/12/2009 PXKSGV3475 24/12/2009 Xuất vật tư cho tổ nhõn cụng 2 62117 15201 5689343 24/12/2009 PXKSGV3477 24/12/2009 Xuất vật tư cho Bựi Văn Thụng (mỏy xỳc) 6232 1521 1455300
… … … … …. … …
Theo số liệu trờn sổ nhật kớ chung thỡ khi hoàn thành một hạng mục nào đú, kế toỏn phải tập hợp chi phớ để tớnh giỏ thành cụng trỡnh, chỉ trong ngày 24/12/2009 đó cú rất nhiều lần xuất kho vật tư phục vụ thi cụng. Khi tập hợp chi phớ, kế toỏn phải lọc số liệu trờn sổ nhật kớ chung và tớnh tổng số phỏt sinh của cỏc tài khoản chi phớ.
Vớ dụ: Khi tớnh tổng chi phớ nguyờn, vật liệu trực tiếp, kế toỏn phải tớnh tổng số phỏt sinh trờn tài khoản 621, theo số liệu trớch trờn sổ nhật kớ chung trờn thỡ chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp là: 5.689.343+11.000.452+5.689.343+……. Từ khi bắt đầu thi cụng cho đến khi kết thỳc một hạng mục cụng trỡnh cần tớnh giỏ thành thỡ cú rất nhiều nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, việc xuất kho vật liệu diễn ra thường xuyờn, liờn tục, đến khi hoàn thành hạng mục thỡ số lượng nghiệp vụ phỏt sinh liờn quan đến chi phớ. Do đú, để tập hợp một cỏch chớnh xỏc và nhanh chúng thỡ rất khú khăn.
Thứ ba: Quản lớ vật tư chưa thật hiệu quả và triệt để
Đa số cỏc cụng trỡnh của cụng ty đều là cụng trỡnh quản lớ tập trung nờn việc quản lớ cũng như sử dụng vật liệu chưa được tiết kiệm một cỏch triệt để. Điều này làm chi phớ sản xuất và giỏ thành sản phẩm tăng cao. Mỗi một cụng trỡnh đều cú kho vật tư riờng, việc quản lớ vật tư do thủ kho phụ trỏch. Việc xuất kho vật liệu được thực hiện giữa thủ kho và người yờu cầu xuất vật tư (thường là đội trưởng cỏc đội thi cụng), kế toỏn và thủ trưởng đơn vị là người duyệt và xỏc nhận cho xuất kho vật liệu. Đối với một cụng ty như DHG cú rất nhiều nghiệp vụ nhập, xuất kho phỏt sinh trong ngày, tại cụng trường cú kế toỏn theo dừi và tập hợp chi phớ cho cụng trỡnh đú, tuy vậy, chỉ kế toỏn và thủ trưởng thỡ khụng thể nào kiểm soỏt được tất cả hoạt động của cỏc đội cụng nhõn trực tiếp thi cụng cụng trỡnh. Chớnh vỡ thế, tại cụng trường đụi khi xảy ra hiện tượng yờu cầu xuất vật tư lớn hơn số lượng cần thiết hay số vật tư khụng sử dụng hết nhưng khụng được nhập lại kho mà bị cỏ nhõn bỏn ra ngoài. Điều này khụng chỉ gõy lóng phớ vật tư (nhất là trong thời điểm hiện nay khi giỏ nguyờn, vật liệu, cụng cụ-dụng cụ tăng cao) mà cũn làm cho giỏ thành cụng trỡnh tăng lờn, cụng ty bị giảm lợi nhuận. Việc quản lớ vật tư khụng triệt để như vậy đó lảm ảnh hưởng đến việc kế toỏn nguyờn, vật liệu. Kế toỏn sẽ tập hợp chi phớ sai, số liệu kế toỏn khụng cũn đỏng tin cậy. Giả sử, một cỏ nhõn nào đú vỡ lợi ớch của bản thõn đó khai tăng số lượng vật liệu cần xuất dựng hay cắt xộn nguyờn, vật liệu trong thi cụng sẽ làm cho số liệu kế toỏn khi hạch toỏn giảm vật liệu tăng lờn, chi phớ nguyờn, vật liệu trực tiếp tăng và làm tăng giỏ thành của cụng trỡnh khi hoàn thành.
Thứ tư: Xử lớ phế liệu thu hồi cũn lóng phớ.
Việc quản lớ và thu hồi phế liệu sau thi cụng vẫn chưa được cụng ty quan tõm đỳng mức. Do đặc thự của cụng ty là doanh nghiệp xõy lắp những cụng trỡnh dõn dụng cú giỏ trị lớn, do đú lượng phế liệu thu hồi cũng cú giỏ trị khỏ lớn và cú thể tỏi sử dụng. Tuy nhiờn, cụng ty thường xử lớ lượng phế liệu là bỏn ra ngoài thu tiền chứ khụng tiến hành nhập kho mặc dự trong đú cú nhiều loại cú thể tỏi sử dụng để phục vụ cho những hạng mục tiếp theo. Giỏ bỏn phế liệu thường thấp
hơn rất nhiều so với giỏ mua vào, chớnh vỡ thế, đối với những loại phế liệu cú thể tỏi sử dụng thỡ sẽ làm cho cụng ty lóng phớ một lượng chi phớ vật liệu khi phải nhập ngoài và vận chuyển vật liệu phục vụ cho hạng mục xõy lắp tiếp sau.