Nguyờn, vật liệu của Cụng ty chủ yếu là được mua ngoài, vật tư cung ứng từ nhiều nguồn cung cấp khỏc nhau và chủ yếu là trờn thị trường tự do.
Nếu vật liệu được cung ứng là nguồn ổn định thỡ khi cụng ty cú nhu cầu về vật liệu, nhõn viờn cung ứng sẽ tỡm nhà cung cấp và đem về 03 bản bỏo giỏ của
03 nhà cung cấp khỏc nhau về loại vật liệu đố để hội đồng duyệt giỏ xem xột duyệt mua. Sau khi duyệt được nhà cung cấp, nhõn viờn cung ứng sẽ xin tạm ứng số tiền để mua khối vật tư đú.
Tại Cụng ty, kế toỏn tổng hợp nhập vật liệu được thực hiện trờn Nhật kớ chung. Và mỗi nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh kế toỏn sẽ ghi vào sổ Nhật kớ chung một lần. Căn cứ để ghi nhật kớ chung là húa đơn giỏ trị gia tăng, phiếu nhập, phiếu xuất vật liệu.
Từ nhật kớ chung kế toỏn sẽ tổng hợp vào cỏc sổ cỏi của cỏc Tài Khoản cú liờn quan (TK 152, TK331, TK1331, TK111, TK141,…).
Cuối thỏng, trờn cơ sở cộng số phỏt sinh, số dư của từng tài khoản, kế toỏn tổng hợp lấy số liệu để đưa vào cỏc bảng (Bảng cõn đối tài khoản, bảng tổng hợp số phỏt sinh). Những bảng này phản ỏnh số dư đầu kỡ, phỏt sinh nợ, phỏt sinh cú và số dư cuối kỡ của cỏc tài khoản.
Cựng với việc phản ỏnh, theo dừi giỏ trị của vật liệu thu mua, nhập kho trong kỡ, kế toỏn cũn phải theo dừi chặt chẽ tỡnh hỡnh thanh toỏn với người bỏn theo từng nhà cung cấp, từng hợp đồng, từng chứng từ thanh toỏn và kế toỏn cần sử dụng sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn.
Sổ chi tiết theo dừi hạch toỏn với người bỏn được mở cả năm để theo dừi chớnh xỏc tỡnh hỡnh thanh toỏn với người bỏn. Đối với người bỏn cú mối quan hệ thường xuyờn thỡ được theo dừi trờn vài trang sổ (hoặc một sổ riờng). Hàng ngày khi nhập cỏc chứng từ nhập vật liệu từ phũng vật tư chuyển sang kế toỏn tiến hành ghi vào sổ theo dừi thanh toỏn với người bỏn.
Nguyờn vật liệu nhập kho được tớnh theo gớa khụng thuế GTGT, Cụng ty tớnh thuế GTGT theo phương phỏp khấu trừ . Cuối kỡ, kế toỏn xỏc định số thuế GTGT được khấu trừ và số phải nộp trong kỡ.
Số thuế GTGT được khấu trừ trong kỡ ghi: Nợ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
Để xỏc định được số thuế GTGT cuối kỡ phải nộp, hàng thỏng kế toỏn phỉa lập tờ khai thuế GTGT. Lập bảng kờ húa đơn, chứng từ hàng húa, dịch vụ mua vào, bỏn ra.
Theo nguồn số liệu phũng kế toỏn chi nhỏnh xõy dựng cụng nghiệp, Cụng trỡnh xõy dựng Sài Gũn Villas trong thỏng 12/2009 cú tỡnh hỡnh nhập Gạch lỗ Sài Gũn 8ì8ì18 như sau:
Để hiểu rừ hơn về trỡnh tự kế toỏn tăng nguyờn, vật liệu của cụng ty, ta xột quỏ trỡnh nhập kho của vật liệu Gạch lỗ Sài Gũn 8ì8ì18 trong thỏng 12 năm 2009:
+ Theo PNKSGV682 ngày 1/12/1009: Nhập vật tư phục vụ thi cụng của cụng ty TNHH Tuấn Quốc do Bựi Văn Ngọc phụ trỏch: số lượng 6000 viờn, đơn giỏ 500 đồng/viờn.
+ PNKSGV691 ngày 4/12/2009: Huỳnh Vũ Linh, nhập kho vật tư của cụng ty TNHH TM Tuấn Quốc: số lượng 6000 viờn, đơn giỏ 500/viờn.
+ PNKSGV694 ngày 5/12/2009: Huỳnh Vũ Linh, nhập kho vật tư của cụng ty TNHH TM Tuấn Quốc: số lượng 6000 viờn, đơn giỏ 500/viờn.
+ PNK SGV747 ngày 24/12/2009: Hồ Ngọc Tỳ – Cụng ty TNHH TM Tuấn Quốc, nhập kho vật tư phục vụ thi cụng: số lượng 6000, đơn giỏ 873 đồng/viờn. Từng chứng từ kế toỏn tăng nguyờn, vật liệu trờn sẽ lần lượt được nhập chứng từ kế toỏn vào mỏy tớnh (việc nhập chứng từ kế toỏn theo trỡnh tự thời gian) như sau:
Bảng 2.12. Nhập chứng từ kế toỏn nhập kho vật liệu.
Cụng ty Cổ phần XD&TM DHG
Nhập chứng từ kế toỏn
Tổng hợp Nhập vật tư Xuất vật tư Thỏng CT CTghi sổ Kờnh phõn phối: Ngày CT Ngày ghi sổ Số hiệu Kho hàng Diễn giải Bộ phận Người nhập: Linh STT TK Diễn giải Mó số Số lượng Đơn giỏ PS Nợ PS Cú 1 152 Gạch lỗ SG 8ì8ì18 15202032 6000 500 3.000.000 2 331 Cụng ty TNHH Tuấn Quốc 3311208 3.000.000
Cỏc PNK tiếp theo sẽ được nhập vào mỏy vi tớnh tương tự như PNK SGV682 ở trờn.
Sau khi nhập chứng từ kế toỏn thỡ cỏc nghiệp vụ được chuyển vào Sổ nhật kớ chung (Việc định khoản được thực hiện trờn sổ Nhật kớ chung) như sau:
12/2007 3311208-Cụng ty TNHH
04/12/2009 09/12/2009
PNKSGV682 Kho CT Saigon Pearl Villas
Bảng 2.13. Mẫu sổ nhật ký chung
(Trớch sổ nhật kớ chung – Cụng ty DHG quý 4, 2009)
Cụng ty Cổ phần ĐTXD&TM DHG Địa chỉ: Mai Lõm – Đụng Anh - HN
Dự ỏn Sài Gũn Pearl Villas Mó số thuế: 0102150565 SỔ NHẬT KÍ CHUNG Thỏng 12,Năm 2009 Ngày dd Chứng từ Số Ngày, thỏng … … … … … … …
1/12/2009 PNKSGV682 1/12/2009 Nhập kho vật tư phục vụ thi cụng 152 3311 3.000.000
… … … … … … …
4/12/2009 PNKSGV691 4/12/2009 Nhập kho vật tư phục vụ thi cụng 152 3311 3.000.000
5/12/2009 PNKSGV694 5/12/2009 Nhập kho vật tư phục vụ thi cụng 152 3311 3.000.000
24/12/2009 PNKSGV747 24/12/2009 Nhập kho vật tư phục vụ thi cụng 152 3311 5.238000
…. …. …. …. …. …. …..
NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƯỞNG
Sau đú từ sổ Nhật kớ chung, số liệu được lọc để chuyển sang sổ cỏi tài khoản 152 và sổ cỏi tài khoản 331.
Bảng 2.14. Sổ cỏi Tài khoản 152
(Trớch sổ cỏi tài khoản 152.)
Cụng ty Cổ Phần ĐTXD&TM DHG Địa chỉ: Mai Lõm - Đụng Anh - HN
Dự ỏn Sài Gũn Pearl Villas
Mó số thuế: 0102150565
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Tài khoản 152(15202032)- Gạch lỗ SG 8ì8ì18 Thỏng 12, Năm 2009 Ngày dd Chứng từ Số Ngày, thỏng … … … … … … …
1/12/2009 PNKSGV682 1/12/2009 Nhập kho vật tư phục vụ thi cụng 3311 3000000 0
… … … … … … …
4/12/2009 PNKSGV691 4/12/2009 Nhập kho vật tư phục vụ thi cụng 3311 3.000.000 0
5/12/2009 PNKSGV694 5/12/2009 Nhập kho vật tư phục vụ thi cụng 3311 3.000.000 0
24/12/2009 PNKSGV747 24/12/2009 Nhập kho vật tư phục vụ thi cụng 3311 5.238000 0
NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƯỞNG
Bảng 2.15: Sổ Cỏi tài khoản 3311
(Trớch sổ cỏi tài khoản 3311 – Cụng ty TNHH TM Tuấn Quốc)
Cụng ty Cổ Phần ĐTXD&TM DHG Địa chỉ: Mai Lõm – Đụng Anh - HN
Dự ỏn Sài Gũn Pearl Villas
Mó số thuế: 0102150565
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Tài khoản 331(3311208)- Cụng ty TNHH Tuấn Quốc
Thỏng 12, Năm 2009
Ngày dd Chứng từ
Số Ngày,
thỏng
… … … … … … …
1/12/2009 PNKSGV682 1/12/2009 Nhập kho vật tư phục vụ thi cụng 152 0 3.000.000
… … … … … … …
4/12/2009 PNKSGV691 4/12/2009 Nhập kho vật tư phục vụ thi cụng 152 0 3.000.000
5/12/2009 PNKSGV694 5/12/2009 Nhập kho vật tư phục vụ thi cụng 152 0 3.000.000
24/12/2009 PNKSGV747 24/12/2009 Nhập kho vật tư phục vụ thi cụng 152 0 5.238.000
NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƯỞNG
- Ngoài trường hợp tăng do mua ngoài thỡ ở cụng ty vật liệu cũn tăng do di chuyển nội bộ. Sau khi cú phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ thỡ kế toỏn cũng nhập chứng từ kế toỏn vào mỏy vi tớnh như sau:
Bảng 2.16. Nhập chứng từ kế toỏn xuất kho vận chuyển nội bộ Thỏng Diễn giải: Ngày Số hiệu: Kho xuất Số hiệu Vật tư Số lượng Thành tiền Kho nhập TK ghi Số hiệu Diễn giải Đơn giỏ
152 15201001 Xi măng hokim 962 2500 2.379.875 Saigon Pearl villas 152
Sau khi nhập chứng từ kế toỏn thỡ việc định khoản cũng được thực hiện trờn Sổ nhật kớ chung và số liệu được chuyển về sổ cỏi TK 152 như trường hợp nhập ngoài nguyờn, vật liệu.
- Vật tư của cụng ty cũng tăng do kiểm kờ thừa. Sau mỗi đợt kiểm kờ số lượng nguyờn vật liệu vào ngày 1/7 và 31/12 hàng năm, nếu giỏ trị nguyờn vật liệu thực tế kiểm kờ lớn hơn giỏ trị ghi sổ thỡ kế toỏn hạch toỏn vào giỏ vốn (nếu thừa trong định mức) hoặc vào khoản phải trả khỏc. Ở cụng ty, trường hợp vật liệu thừa (nhất là vật liệu thừa ngoài định mức) xảy ra khụng nhiều.