- Bước 1: Tiếp nhận, kiểm tra chứng từ nhờ thu
Thanh toỏn viờn tiếp nhận từ khỏch hàng cỏc loại chứng từ, kiểm tra lại chứng từ, số lượng của từng loại chứng từ kể trờn trước khi ký nhận chứng từ, đúng dấu RECEIVED và ghi rừ ngày, giờ nhận chứng từ trờn thư yờu cầu gửi chứng từ hàng xuất của khỏch hàng và gửi ttrả lại cho khỏch hàng 01 liờn. - Bước 2: Thực hiện đũi tiền
Nhập liệu: Thanh toỏn viờn nhập thụng tin chứng từ nhờ thu xuất, nhập ngày tra soỏt tự động, hạch toỏn ngoại bảng và thu phớ, in thư nhờ thu kốm chứng từ.
Duyệt giao dịch: Kiểm soỏt viờn kiểm tra sự trựng khớp giữa thư yờu cầu nhờ thu của khỏch hàng và thư nhờ thu do thanh toỏn viờn lập. Nếu thư nhờ thu chưa hợp lệ, kiểm soỏt viờn gửi lại cho thanh toỏn viờn sửa, nếu thư nhờ thu hợp lệ, kiểm soỏt viờn ký duyệt chuyển sang bước tiếp theo, sau đú duyệt bản ghi trờn hệ thống.
Duyệt thư nhờ thu: Giỏm đốc ký duyệt thư nhờ thu nếu đồng ý.
Gửi chứng từ: thanh toỏn viờn gửi thu nhờ thu kốm bộ chứng từ đến ngõn hàng nhờ thu, theo dừi đường đi của chứng từ (lấy thụng tin từ cụng ty chuyển phỏt nhanh/bưu điện), lập hồ sơ theo dừi bộ chứng từ nhờ thu xuất với đầy đủ thụng tin cần thiết.
- Bước 3: Chuyển tiền về
Trung tõm thanh toỏn thực hiện ghi cú tài khoản treo chờ thanh toỏn của chi nhỏnh theo quy trỡnh chuyển tiền đến từ nước ngoài.
- Bước 4: Thanh toỏn
Ngõn hàng nước ngoài thanh toỏn: Trung tõm thanh toỏn nhận được bỏo Cú từ ngõn hàng nước ngoài thỡ thực hiện ghi cú tiền về vào tài khoản treo chờ thanh toỏn tương ứng của chi nhỏnh. Thanh toỏn viờn nhập liệu thanh toỏn nhờ thu tại chi nhỏnh, kiểm soỏt viờn duyệt thanh toỏn nhờ thu.
Ngõn hàng nước ngoài khụng thanh toỏn: Khi phớa nước ngoài từ chối thanh toỏn nhờ thu, thanh toỏn viờn phải thụng bỏo ngay cho khỏch hàng vào yờu cầu khỏch hàng cú ý kiến bằng văn bản về việc xử lý chứng từ. Căn cứ cụng văn trả lời của khỏch hàng, thanh toỏn viờn lập ngay điện MT499 trỡnh phụ trỏch phũng ký gửi ngõn hàng thu hộ. Sau 15 ngày làm việc kể từ ngày thụng bỏo cho khỏch hàng, nếu khụng nhận được ý kiến về việc xử lý bộ chứng từ đú, ngõn hàng sẽ yờu cầu ngõn hàng thu hộ trả lại chứng từ.
- Bước 5: Phõn phối chứng từ
Thanh toỏn viờn gửi khỏch hàng, lưu tại chi nhỏnh và trung tõm thanh toỏn.