II. một số giải pháp cơ bản nhằm từng bớc triển khai áp dụng TQM ở công ty.
3. Bớc đầu triển khai và hoàn thiện công tác tính toán chi phí chất lợng.
Thực tế hiện nay hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam không tính toán đợc chi phí chất lợng. Để xác định và tính toán hiệu quả đầu t cho chất lợng mang lại bao nhiêu phần trăm trong tổng số lợi nhuận của công ty, nhất thiết công ty phải tính toán đợc chi phí chất lợng. Từ đó thu hút hơn sự quan tâm của lãnh đạo công ty, cũng nh của tất cả mọi thành viên đến chất lợng, tạo đà cho việc cải tiến, lao động sáng tạo và không ngừng thoả mãn khách hàng. Việc tính toán chi phí bớc đầu cần tập trung vào một số chỉ tiêu sau:
- Tính chi phí sai hỏng.
+Chi phí sai hỏng bên trong bao gồm: * Chi phí cho sản phẩm hỏng.
* Chi phí cho sửa chữa sản phẩm hỏng. + Chi phí sai hỏng bên ngoài bao gồm:
*Chi phí sản phẩm không đạt yêu cầu khách hàng trả lại.
* Chi phí do không thực hiện đúng hợp đồng (trễ thời gian, sản phẩm sai quy cách, phẩm chất).
- Chi phí đầu t.
+ Chi phí phòng ngừa bao gồm: * Chi phí cho kiểm tra sản phẩm. * Chi phí cho đào tạo.
* Chi phí bảo dỡng phụ tùng, máy móc thiết bị. + Chi phí thẩm định bao gồm:
* Chi phí cho công tác kiểm tra đầu vào (chi phí hành chính, chi phí lấy mẫu thử, chi phí vật t tiêu hao).
* Chi phí kiểm tra trong quá trình sản xuất (chi phí hành chính, chi phí đào tạo, chi phí lập hồ sơ).
Chi phí kiểm tra đầu ra (chi phí lấy mẫu, chi phí hành chính). Các giai đoạn tiến hành tính toán chi phí chất lợng:
1. Nhận dạng yếu tố chi phí.
2. Thu thập các dữ liệu chi phí chất lợng. 3. Tính chi phíliên quan đến chất lợng. 4. Hình thành chi phí chất lợng.
Liệt kê tất cả các loại chi phí thành một bản, cuối tháng, quý, năm phòng KCS đa ra sử lý hoàn thành báo cáo chất lợng. Những chi phí này có thể tính trên tổng doanh thu, lợi nhuận. Sau này khi hệ thống đã có kinh nghiệm tính chi phí, công ty có thể tiến hành tính chi phí từng loại sản phẩm.
Để tính đợc chi phí chất lợng không phải là đơn giản. Nó không chỉ là chi phí phế liệu, phế thải, lao động tái chế... Mà nó còn là tổng hợp các loại chi phí, các lĩnh vực liên quan đến chất lợng sản phẩm. Nó không chỉ bao gồm chi phí tính toán đợc mà còn phải có cả chi phí ớc định.
Khi tính toán chi phí chất lợng có thể lấy dữ liệu ở các báo cáo nh:
- Các báo cáo của ngời bán.
- Báo cáo sửa chữa thay thế.
- Bảng tính tiền công tiền lơng.
- Báo cáo phế liệu.
- Biên bản các cuộc họp.
Phòng kế toán tính chi phí kèm bảng báo cáo chi phí chất lợngvà hàng tháng, quý, năm đa ra so sánh tỷ lệ chi phí với doanh thu, lợi nhuận. Xem xét các chi phí ấy đã hợp lý hay cha. Cần cắt giảm, tăng hoặc loại bỏ chi phí nào để đạt đợc hiệu quả tối u.
Cần so sánh mối tơng quan chi phí tình hình thực hiện và kế hoạch chất lợng để thấy đợc hiệu qủa của công tác quản lý chất lợng.
Ví dụ: Bảng tình hình thực hiện kế hoạch sản phẩm của công ty:
Năm Chi phí sản xuất (triệu đồng) Chi phí sản xuất sản phẩm hỏng (triệu đồng) Tỷ lệ sai hỏng (%) KH TH KH TH KH TH 1997 10.000 12.000 200 360 0,02 0,03 1998 14.000 13.000 280 234 0,02 0,018 1999 16.000 18.000 240 288 0,15 0,016 2000 22.000 25.000 330 325 0,015 0,014
Có thể liệt kê tất cả các khoản mục chi phí thành một bảng sau đó tính toán cụ thể tỷ lệ % từng loại chi phí so với doanh thuhoặc chi phí sản xuất để thấy đợc hiệu quả công tác quản lý chất lợng, mức giảm chi phí qua các năm.
Ban đầu có thể tính cho một loại sản phẩm. Sau đó khi đã có kinh nghiệm, công ty sẽ triển khai tính cho các loại sản phẩm khác và tính chung cho toàn bộ các sản phẩm.
Ví dụ: bảng các hạng mục chi phí năm 2000 của công ty.
STT Chỉ tiêu Năm 2000 (triệu đ) Tỷ lệ % so với CFSX (%)
1 Tổng doanh thu 400
2 Lợi nhuận 50
3 Chi phí sản xuất 250
4 Chi phí chất lợng 50 20
* Chi phí sai hỏng 20 8
+ Chi phí sai hỏng bên ngoài 10 4
- Chi phí sửa chữa 6