Muốn thực hiện được một chương trình thỏa mãn mong muốn của khách thì nhân viên điều hành phải hiểu được nhu cầu của khách và những lưu ý đặc biệt với một số khách. Ngoài danh sách đoàn nhận được, người điều hành cần tìm hiểu một số thông tin của khách như đối tượng khách của mình làm nghề gì, cơ cấu độ tuổi và giới tính và một số thông tin cá nhân khác để có thể cung cấp thông tin này cho những nhân viên trực tiếp làm việc với khách, các ngành nghề khác nhau thì cách thức tiếp cận và trao đổi giữa hướng dẫn và khách là khác nhau, ví dụ như người làm lao động chân tay chủ yếu thì không nên đưa quá nhiều thông tin kinh tế xã hội nhưng người lao động trí óc ta có thể gới ý để họ trao đổi nhìn nhận của họ.
Cần tìm hiểu một số thông tin khác như ngày sinh nhật không những phục vụ làm chuyến đi phong phú hơn mà còn là nguồn dữ liệu phục vụ cho việc chăm sóc khách hàng sau khi kết thúc chương trình.
Ngoài ra chú ý tìm hiểu kinh nghiệm tiêu dùng, một số thông tin vể khẩu vị ăn uống của khách như người miền Bắc không ăn cay tốt, người miền Nam hay ăn ngọt, chú ý tới xem đoàn khách có ai phải ăn kiêng không, dị ứng với đồ ăn không. Tôi cho rằng một dịch vụ hoàn hảo khi dịch vụ đó thỏa mãn những nhu cầu nhỏ nhất, ví dụ như khi điều hành tìm hiểu được khẩu vị ăn uống của khách thì sẽ có thể đặt dịch vụ phù hợp, không thể khách là người Châu Á đặt cho khách ăn sáng Châu Âu, khi khách không ăn được và dẫn đến bị đói điều này ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng chương trình.