a) Quy trỡnh thanh toỏn chuyển tiền
Để thực hiện chuyển tiền qua hệ thống ( từ HSC đến Chi nhỏnh hoặc từ Chi nhỏnh đến HSC) đựơc thực hiện trờn mạng thanh toỏn nội bộ. Việc truyền và nhận điện giữa HSC và cỏc ngõn hàng ngoài hệ thống được chuyển qua bộ phận SWIFT để truyền đi hoặc mạng thanh toỏn khỏc (Telex, thư).
1) Lệnh chuyển tiền từ khỏch hàng
Chuyển tiền cho khỏch hàng cú 2 loại: chuyển tiền mậu dịch (thanh toỏn hàng nhập khẩu, chiếm 90% tổng số tiền giao dịch chuyển tiền cho khỏch hàng) và chuyển tiền phi mậu dịch (thanh toỏn cho cỏc dịch vụ khỏc). Chuyển tiền đi cho khỏch hàng bao giờ cũng xuất phỏt từ HSC Hà Nội hoặc Sở giao dịch Thành phố Hồ Chớ Minh hoặc Chi nhỏnh đúng vai trũ khởi tạo. Vỡ thế nhiệm vụ quan trọng nhất của cỏc Chi nhỏnh trong cụng đoạn này là tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ chuyển tiền.
Ngoài chuyển tiền theo lệnh của khỏch hàng, Chi nhỏnh cũn thực hiện cỏc giao dịch vốn kinh doanh cho bản thõn ngõn hàng, cỏc chứng từ hồ sơ cho cỏc giao dịch của bản thõn Chi nhỏnh cũng phải kiểm tra theo đỳng quy định quản lý ngoại hối của NHNN và SHB. 2) HSC nhận điện từ Chi nhỏnh qua mạng nội bộ và phõn loại - Chuyển đến được xử lý ngay tại HSC bằng hạch toỏn thớch hợp - Chuyển đến để chuyển tiếp ra ngoài hệ thống
2’)HSC nhận điện chuyển đến của cỏc ngõn hàng ngoài hệ thống từ mạng SWIFT
Bộ phận SWIFT nhận điện chuyển vào chương trỡnh mạng nội bộ và phõn loại
- Điện chuyển đến xử lý tại HSC
- Điện chuyển tiếp cho Chi nhỏnh nhận điện.
3) HSC chuyển tiếp điện đến bộ phận SWIFT để truyền ra ngoài hệ thống.
3’) HSC chuyển điện cho Chi nhỏnh nhận điện trờn mạng nội bộ nếu ngõn hàng khởi tạo và ngõn hàng nhận điện đều là Chi nhỏnh SHB.3*)HSC chuyển tiếp điện từ SWIFT cho Chi nhỏnh nhận. 4) Chi nhỏnh nhận điện đến xử lý bằng cỏc hỡnh thức hạch toỏn
thớch hợp và thụng bỏo cho người hưởng.
b) Quy trỡnh thanh toỏn L/C nhập khẩu
Trong quy trỡnh thanh toỏn L/C nhập khẩu tại SHB thỡ HSC ngoài vai trũ nhận điện phỏt hành L/C, tạo điện chuyển tiếp ra ngõn hàng nước ngoài, HSC cũn cú nhiệm vụ phỏt hành L/C nhập khẩu, tiếp nhận, kiểm tra và thanh toỏn cho bộ chứng từ cho cỏc Chi nhỏnh.
1) Sở giao dịch và Chi nhỏnh SHB tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ xin mở L/C của ngõn hàng nhập khẩu, tuõn thủ đỳng thủ tục và điều kiện quy định.
Cỏc L/C do Chi nhỏnh phỏt hành và cỏc sửa đổi L/C sau khi đuợc tạo lập do trưởng phũng TTQT kiểm soỏt, tớnh ký hiệu mật truyền về HSC, nếu L/C vượt mức phỏn quyết thỡ phải thờm bước tớnh ký hiệu mật của Tổng giỏm đốc.
2) HSC - SHB nhận điện đến của cỏc Chi nhỏnh từ mạng nội bộ. HSC cú trỏch nhiệm kiểm tra L/C hoặc sửa đổi L/C phỏt hành từ Chi nhỏnh phự hợp thụng lệ quốc tế và đỳng theo tiờu chuẩn SWIFT, nếu cú yếu tố rủi ro cho khỏch hàng hoặc ngõn hàng thỡ thụng bỏo cho Chi nhỏnh bằng cỏch nhanh nhất, yờu cầu Chi nhỏnh sửa đổi bằng điện.
3) Ngõn hàng đại lý nhận thống bỏo L/C SHB phỏt hành thụng qua mạng SWIFT hoặc Telex, thư
Phần lớn cỏc ngõn hàng thụng bỏo được chỉ định là cỏc ngõn hàng đại lý của SHB. Đú vừa là ngõn hàng nhận điện phỏt hành L/C vừa là ngõn hàng thương lượng bộ chứng từ cho người xuất khẩu. Nhưng nếu ngõn hàng thụng bỏo được chỉ địnhlà một ngõn hàng khỏc thỡ ngõn hàng đại lý sẽ thụng bỏo chuyển tiếp cho ngõn hàng được chỉ định này.
4) Ngõn hàng đại lý thụng bỏo L/C cho nhà xuất khẩu
5) Ngưũi hưởng L/C trỡnh bộ chứng từ giao hàng cho ngõn hàng thương lượng sau khi giao hàng
6) Ngõn hàng thương lượng gửi bộ chứng từ kốm chỉ dẫn thanh toỏn cho Chi nhỏnh loại I
6’) Ngõn hàng thương lượng gửi bộ chứng từ kốm chỉ dẫn thanh toỏn cho HSC - SHB
7) HSC - SHB gửi chứng từ và phiếu kiểm tra chứng từ cho Chi nhỏnh loại II
8) Chi nhỏnh phõn loại phiếu kiểm tra loại I và loại II gửi chứng từ cho khỏch hàng nhập khẩu.
Chi nhỏnh loại I: Cú 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận bộ chứng từ để kiểm tra.
Chi nhỏnh loại II: do HSC nhận chứng từ nờn phũng TTQT - HSC cú 4 ngày làm việc kể từ ngày nhận để kiểm tra và gửi về cho Chi nhỏnh.
9) Chi nhỏnh loại I nhập điện thanh toỏn L/C nhập khẩu
Sau khi bộ chứng từ được kiểm tra hoàn hảo hoặc khỏch hàng chấp nhận thanh toỏn, Chi nhỏnh lập điện thanh toỏn truyền về HSC.
10) SHB thanh toỏn L/C nhập khẩu cho ngõn hàng nước ngoài. Chi nhỏnh loại I: HSC nhận điện thanh toỏn từ Chi nhỏnh và kiểm soỏt tinh shơp lệ trước khi tạo điện chuyển tiếp qua mạng SWIFT.
Chi nhỏnh loại II: HSC lập điện thanh toỏn trực tiếp chuyển qua mạng SWIFT rồi bỏo nợ cho Chi nhỏnh.
c) Quy trỡnh thanh toỏn L/C xuất khẩu
HSC - SHB cú chức năng nhận chuyển tiếp L/C, sửa đổi L/C hoặc cỏc bức điện giao dịch kỏc cú liờn quan đến L/C xuất khẩu cho cỏc Chi nhỏnh hoặc ngõn hàng khỏc hệ thống. Nếu ngõn hàng phỏt hành chỉ định L/C cần được xỏc nhận của SHB thỡ việc xỏc nhận này chỉ được xỏc nhận tại HSC - SHB.
Cỏc Chi nhỏnh SHB được phộp nhận thụng bỏo L/C, sửa đổi L/C, cho khỏch hàng khi đó HSC xỏc thực hoặc cỏc ngõn hàng khỏc cú uy tớn xỏc thực. Tanh toỏn L/C xuất khẩu tại SHB cú quy trỡnh như sau:
1) Nhà nhập khẩu nước ngoài yờu cầu ngõn hàng phỏt hành L/C cho người hưởng ( là nhà xuất khẩu Việt Nam)
2) SHB nhận L/C, sửa đổi L/C hoặc yờu cầu xỏc nhận L/C từ ngõn hàng phỏt hành thụng qua mạng SWIFT để thụng bỏo chuyển tiếp.
3) SHB chuyển tiếp điện L/C, cỏc sửa đổi hoặc cỏc điện khỏc cú liờn quan cần thụng bỏo cho Chi nhỏnh qua mạng nội bộ hoặc thụng bỏo chuyển tiếp L/C cho cỏc ngõn hàng khỏc ngoài hệ thống trờn mạng SWIFT hoặc mạng thanh toỏn khỏc.
3’) Cỏc ngõn hàng ngoài hệ thống thụng bỏo chuyển tiếp L/C, sửa đổi L/C cho Chi nhỏnh SHB.
Trước khi thụng bỏo cho khỏch hàng hưởng L/C và cỏc sửa đổi L/C, cỏc Chi nhỏnh phải đảm bảo tớnh xỏc thực bằng cỏch kiểm tra SWIFT key, mẫu chữ ký của người cú thẩm quyền trờn L/C, TEST key. Nếu L/C Chi nhỏnh nhận từ ngõn hàng khỏc SHB thỡ phải xỏc nhận chữ ký của ngõn hàng thụng bỏo đú.
Cỏc trường hợp L/C chưa được xỏc thực thỡ trong thụng bỏo cho khỏch hàng Chi nhỏnh phải cú lưu ý: L/C chưa được xỏc thực.
4) Cỏc Chi nhỏnh thụng bỏo L/C cho khỏch hàng hưởng L/C ( nhà xuất khẩu)
5) Nhà xuất khẩu trỡnh bộ chứng từ và L/C gốc cho Chi nhỏnh SHB Chi nhỏnh loại I kiểm tra bộ chứng từ xuất khẩu ngay khi nhận theo đỳng thủ tục quy định.
Chi nhỏnh loại II sau khi nhận trong vũng 1 ngày, đúng gúi chứng từ kốm bảng kờ chứng từ gửi về HSC xử lý tiếp.
Chi nhỏnh loại I cú 5 ngày, HSC cú 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận chứng từ để kiểm tra.
Cỏc Chi nhỏnh chỉ được phộp chiết khấu bộ chứng từ xuất khẩu với điều kiện bảo lưu quyền truy đũi người ký phỏt hối phiếu trong trường hợp ngõn hàng phỏt hành hoặc ngõn hàng hoàn tiền, ngõn hàng xỏc nhận khụng thanh toỏn và phải thỏa món cỏc điều kiện quy định.
6) HSC, Chi nhỏnh loại I gửi bộ chứng từ đến ngõn hàng phỏt hành kốm theo thư chỉ dẫn hũan tiền. Nếu L/C cho phộp đũi tiền bằng điện, Chi nhỏnh lập điện để gửi về HSC chuyển tiếp cho ngõn hàng hũan tiền.
7) Ngõn hàng phỏt hành thụng bỏo cho nhà nhập khẩu về bộ chứng từ
8) Ngõn hàng phỏt hành thanh toỏn cho Chi nhỏnh SHB thụng qua HSC bằng mạng SWIFT
9) HSC bỏo cú tiền thanh toỏn L/C xuất khẩu cho cỏc Chi nhỏnh 10) Chi nhỏnh bỏo cú cho khỏch hàng hưởng L/C.
d) Quy trỡnh thanh toỏn nhờ thu nhập khẩu ( nhờ thu đến)
Cỏc Chi nhỏnh SHB được phộp tiếp cận ủy nhiệm nhờ thu ( cả nhờ thu trơn và nhờ thu kốm chứng từ) do cỏc tổ chức tài chớnh trong và ngoài nước nhận đến. Trường hợp đặc biệt nếu cú sự thỏa thuận truớc thỡ chứng từ cú thể do khỏch hàng nước ngoài trực tiếp gửi
đến nhưng Chi nhỏnh phải xỏc thực được lệnh nhờ thu và cỏc chỉ định liờn quan để trỏnh tranh chấp phỏp lý sau này.
1) Nhà xuất khẩu giao hàng
2) Nhà xuất khẩu gửi chứng từ kốm ủy thỏc nhờ thu tại ngõn hàng nhà xuất khẩu.
3) Chi nhỏnh SHB tiếp nhận bộ chứng từ nhờ thu do ngõn hàng nước ngoài chuyển tới, lờngj nhờ thu phải phự hợp thụng lệ quốc tế. 4) Chi nhỏnh xử lý và thụng bỏo về chứng từ nhờ thu cho khỏch hàng ( nhà nhập khẩu).
2.2.3 Thực trạng hoạt động TTQT tại SHB