Mục đớch của kiểm toỏn viờn khi thực hiện thủ tục này là để đạt được cỏc mục tiờu về: tớnh hiệu lực, tớnh đầy đủ, ghi chộp, khúa sổ và đỏnh giỏ hàng tồn kho. Kiểm toỏn viờn kiểm tra xem cụng ty ABC cú thực hiện ghi chộp hàng tồn kho theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn hợp lý và đỏng tin cậy như đó mụ tả trong giấy làm việc số 5420 – “Ghi chỳ hệ thống – Hàng tồn kho” hay khụng, số lượng hàng tồn kho cuối kỳ cú cũn hợp lý vào thời điểm kiểm
kờ khụng, cú hàng tồn kho thuộc sở hữu của ABC nhưng khụng nằm trong kho mà được giữ hộ ở bờn thứ ba hay khụng?
Trước ngày kiểm kờ, kiểm toỏn viờn thu thập cỏc hướng dẫn của khỏch hàng về kế hoạch và thủ tục kiểm kờ hàng tồn kho (nếu cú), trường hợp khỏch hàng cú hướng dẫn kiểm kờ thỡ phải đỏnh giỏ việc hướng dẫn kiểm kờ của khỏch hàng cú chặt chẽ khụng. Tại AISC xõy dựng mẫu chuẩn để đỏnh giỏ tổ chức kiểm kờ của khỏch hàng, bao gồm đỏnh giỏ sự phự hợp, hữu hiệu của cỏc quy định và thủ tục hướng dẫn kiểm kờ của khỏch hàng.
Thực tế tại cụng ty ABC khụng cú hướng dẫn kiểm kờ cũng như khụng phõn cụng cụ thể ai làm cụng việc này. Trước khi kiểm kờ, kiểm toỏn viờn đi một vũng kho để cú được cỏi nhỡn tổng thể về vị trớ và trỡnh trạng hàng tồn kho sẽ được kiểm kờ, sau đú xỏc định khu vực chứa nhiều hàng húa và thảo luận với khỏch hàng về thời gian, cỏch thức kiểm kờ. Trường hợp cú nhiều khu vực chứa hàng tồn, phải xỏc định khu vực cụ thể mà kiểm toỏn viờn sẽ chứng kiến và thực hiện kiểm mẫu. Căn cứ vào việc phỏng vấn trực tiếp kết hợp với quan sỏt kiểm kờ, kiểm toỏn viờn thường lưu ý: hàng tồn kho cú bị hư hỏng, lỗi thời hay khụng bỏn được khụng?.. v..v.. Khi thực hiện kiểm mẫu, kiểm toỏn viờn lựa chọn một số tài liệu kiểm kờ của khỏch hàng như sổ sỏch ghi chộp thường xuyờn, phiếu kiểm kờ và thực hiện kiểm mẫu, tỡm ra chờnh lệch dựa vào cỏc tài liệu cú lien quan, đếm lại những mó hàng cú chờnh lệch, đồng thời ghi chỳ chung về cỏc chờnh lệch này.
Sau khi kiểm kờ hoàn tất, kiểm toỏn viờn lập bỏo cỏo tổng hợp hàng tồn kho. Trong bỏo cỏo này, kiểm toỏn viờn mụ tả sơ lược về hàng tồn kho tại ngày kiểm kờ, cỏch thức kiểm kờ của nhõn viờn khỏch hàng, cỏch thức chọn mẫu kiểm kờ của kiểm toỏn viờn và đối chiếu số liệu sổ sỏch với số liệu kiểm mẫu và nờu đỏnh giỏ của kiểm toỏn viờn đối với cụng tỏc kiểm kờ, kết quả
kiểm kờ. Bỏo cỏo kiểm kờ kho nguyờn vật liệu được trỡnh bày tại Giấy tờ làm việc số 5441 ABC - Bỏo cỏo kiểm kờ kho nguyờn vật liệu.
Biểu 3.2: Giấy làm việc số 5441 ABC – Bỏo cỏo kiểm kờ kho nguyờn vật liệu
CễNG TY AISC CHI NHÁNH TẠI HÀ NỘI
Khỏch hàng: Cụng ty XYZ Tham chiều: 5441 Kỳ kết thỳc: 31/12/2008 Người thực hiện: Nội dung: Kiểm kờ hàng tồn kho – Kho nguyờn liệu Ngày thực hiện:
BÁO CÁO KIỂM Kấ KHO NGUYấN LIỆU THễNG TIN CHUNG
Khỏch hàng: Cụng ty ABC Thời điểm kiểm kờ: 31/12/2008
Thời gian: 9h sỏng
Thành phần tham dự: - Nhõn viờn khỏch hàng cụng ty ABC - Nhõn viờn AISC
Mễ TẢ
- Nguyờn liệu của ABC gồm: Nguyờn liệu để sản xuất sợi bụng gũn và nguyờn liệu dung sản xuất vải mộc. Do vải mộc khụng cũn được sản xuất nữa nờn nguyờn liệu vải mộc hiện để kho riờng. Năm 2007 đó lập dự phũng cho toàn bộ nguyờn liệu này nờn khụng tiến hành kiểm kờ, kiểm toỏn viờn chỉ kiểm kờ nguyờn liệu dung sản xuất sợi bụng gũn.
- Cỏch thức xếp kho và chuẩn bị kiểm kờ: Nguyờn liệu cú nhiều mó nhưng khụng sắp xếp theo từng mó mà để mỗi nơi một ớt. Nguyờn liệu được bỏ vào trong từng bao cú trọng lượng xỏc định như 450 kg, 30 kg. Chỉ cú nhõn viờn kho mới phõn biệt được nguyờn liệu trong từng bao chớnh xỏc là mó nào vỡ khụng cú thẻ kho dỏn lờn từng bao.
hướng dẫn kiểm kờ và phõn cụng cụ thể ai cú trỏch nhiệm kiểm kờ. Trờn thực tế, hàng thỏng ụng K – Phú giỏm đốc phụ trỏch sản xuất đều trực tiếp đi kiểm kờ để đối chiếu lại với sổ sỏch (khụng phải nhõn viờn kho).
Cỏch thức kiểm kờ của ABC và chọn mẫu kiểm kờ của kiểm toỏn viờn
Tại ngày kiểm kờ, kế toỏn chưa lập được bỏo cỏo tồn kho nờn kiểm toỏn viờn sử dụng bỏo cỏo của bộ phận kho do ụng K cung cấp để chọn mó kiểm toỏn mẫu. Nhõn viờn kiểm kờ của ABC cựng với kiểm toỏn viờn đi một vũng quanh kho để kiểm, đếm và cõn lại những mó nguyờn liệu đa được chọn bơi kiểm toỏn viờn.
Đối với những nguyờn liệu nào cú trọng lượng chuẩn là 450 kg/bao, kiểm toỏn viờn chỉ chọn mẫu một số bao để cõn thử. Sau đú đếm bao và nhõn lờn số lượng. Căn cứ vào bỏo cỏo của kho, kiểm toỏn viờn đối chiếu và xỏc định chờnh lệch. Trường hợp chờnh lệch lớn thỡ sẽ kiểm lại.
Nhận xột
Cỏch thức quản lý kho của ABC khụng chặt chẽ, việc xuất nhập kho nguyờn vật liệu cho sản xuất đều khụng cú phiếu xuất nhập mà chỉ được ghi chỳ trờn sổ sỏch của bộ phận kho (cú chữ ký và đúng dấu của ụng K). Việc khụng sử dụng thẻ kho cũng làm cho việc kiểm soỏt khú khăn do nhiều khi nhõn viờn kho khụng nắm được hàng nào đang để ở đõu, mỗi khi muốn biết chớnh xỏc phải mở bao để nhỡn hàng, đồng thời khụng xỏc định chỗ cụ thể để đặt hàngmà mỗi loại cú thể để ở nhiều nơi nờn khi kiểm kờ khụng nhớ nổi để kiểm dứt điểm một mó hàng được.
Sau khi kiểm mẫu một số loại nguyờn vật liệu cú số chờnh lệch lớn so với sổ kế toỏn, chờnh lệch phỏt sinh do sai sút trong ghi chộp kế toỏn và đó được điều chỉnh theo số liệu kiểm đếm. Do đú, kiểm toỏn viờn chốt theo số kiểm tại ngày 31/12/2008 đó thực tế tham gia kiểm kờ cựng toàn bộ nhõn viờn ABC cú mặt ở trờn và điều chỉnh lại chờnh lệch.
Kết quả kiểm kờ Tờn nguyờn vật liệu Đơn vị Lụ Số kiểm kờ thực tế Chờnh lệch Số biờn bản kiểm kờ Chờnh lệch Tại kho NVL Kết quả ước tớnh (a) (b) (c) (1) (2) (1)-(2) (3) (3)-(2) Extruted Yarn – Hard Yarn Kg 9+11 164.543 163.528 1.015 163.528,23 0,23 Pet Bottle Kg 17+23 12.484 12.497 5 12.478,86 (0,14) Pet Film Kg 5 3.101 3.086 15 3.085,99 (0,01) Polyester Chip - Transparent Kg 24 6.000 6.000 6.000,12 0,12 Sợi PE 42/1 SH Kg 10 48.021 48.126 (105) 48.126,34 0,34 Polyester Yarn (Heavy) Kg 22 13.155 13.175 (20) 13.174,69 (0,31) Polyester Yarn (nonstretched) Kg 19 2.525 2.525 2.525,05 0,05 Sợi PE 30/1 (PP) Kg 1 25 40 (15) 40,00 0,00 Sợi PE 52/1 HL3 Kg 12 24 24 24,47 0,47
Water Jet Loom Yarn
Kg 4 11.976 11.976 11.976,50 0,50
Ghi chỳ
Chờnh lệch giữa số liệu kiểm mẫu và số bỏo cỏo khụng đỏng kể => chấp nhận số khỏch hàng.
Số chờnh lệch lớn đó phỏt hiện nguyờn nhõn và điều chỉnh theo số liệu kiểm kờ.
Kết luận
Số lượng hàng tồn kho tại ngày 31/12/2008 của Cụng ty ABC phản ỏnh trung thực.