Căn cứ vào Luật doanh nghiệp, Luật kế toỏn, Luật thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành cựng điều lệ tổ chức hoạt động của cụng ty cổ phần Vũ Gia do Đại hội đồng cổ đụng thành lập thụng qua ngày 15/2/2002; căn cứ vào quy chế hoạt động của Hội đồng quản trị liờn quan đến cụng tỏc tổ chức hạch toỏn kế toỏn và quản lý tài chớnh; cụng ty lập quy chế quản lý tài chớnh với mục đớch theo dừi, quản lý chặt chẽ, cú hiệu quả, hợp phỏp cỏc nguồn lực phục vụ sản xuất kinh doanh của cụng ty.
Sau đõy là những nội dung cơ bản của quy chế quản lý tài chớnh dựa trờn yờu cầu cụ thể húa cỏc quy định của Bộ tài chớnh vào cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn và quản lý tài chớnh của cụng ty cổ phần Vũ Gia.
2.1.1. Quản lý và sử dụng tài sản tại cụng ty
+ Tài sản cố định
Cụng ty đó đăng ký phương phỏp trớch khấu hao bỡnh quõn với cơ quan Thuế trực tiếp quản lý trước khi thực hiện trớch khấu hao. Mức khấu hao cụ thể do giỏm đốc cụng ty quyết định phự hợp với quy định của Bộ tài chớnh về chế độ quản lý, sử dụng và trớch khấu hao tài sản cố định. Thời gian sử dụng của cỏc loại tài sản đó được phờ duyệt tại cụng ty như sau:
Bảng 2.1. Thời gian sử dụng của cỏc nhúm tài sản cố định tại cụng ty cổ phần Vũ Gia
STT Nhúm tài sản cố định Thời gian khấu hao (năm)
1 Nhà cửa, vật kiến trỳc 10 – 27
2 Mỏy múc thiết bị 5 – 9
3 Phương tiện vận tải, truyền dẫn 7
4 Dụng cụ quản lý 5 – 6
5 Tài sản cố định vụ hỡnh 10
(Nguồn: Cụng ty cổ phần Vũ Gia)
+ Cho thuờ, thế chấp, cầm cố, thanh lý, nhượng bỏn tài sản
- Cụng ty được quyờn cho thuờ, thế chấp, cầm cố tài sản của cụng ty theo nguyờn tắc cú hiệu quả, bảo toàn và phỏt triển vốn theo quy định của phỏp luật.
- Đối với tài sản cú giỏ trị nhỏ hơn 10% tổng giỏ trị tài sản trờn sổ sỏc kế toỏn, giỏm đốc cụng ty cú quyền quyết định cho thuờ, nhượng bỏn, thanh lý.
- Đối với những tài sản cú giỏ trị từ 10% đến 50% tổng giỏ trị tài sản trờn sổ sỏch kế toỏn, giỏm đốc phải bỏo cỏo bằng văn bản trỡnh Hội đồng quản trị phờ chuẩn. Trong vũng 5 ngày, Hội đồng quản trị phải trả lời bằng văn bản.
- Đối với những tài sản cú giỏ trị lớn hơn 50% tổng giỏ trị tài sản trờn sổ sỏch kế toỏn thỡ phải được Đại hội đồng cổ đụng thụng qua.
- Khi cho thuờ, thế chấp, nhượng bỏn, thanh lý tài sản cố định, cụng ty phải lập hội đồng giao nhận, hội đồng thanh lý, hội đồng nhượng bỏn tài sản cố định, gồm cỏc thành viờn bắt buộc:
• Giỏm đốc cụng ty
• Kế toỏn trưởng
• Chuyờn gia kỹ thuật am hiểu về loại tài sản cố định (trong hoặc ngoài cụng ty)
• Đại diện bờn giao tài sản (nếu cú)
• Cỏc thành viờn khỏc do cụng ty quyết định
Trong vũng 10 ngày sau nhượng bỏn, thanh lý tài sản giỏm đốc phải bỏo cho Hội đồng quản trị bằng văn bản.
+ Quản lý cỏc khoản nợ phải thu
- Mở sổ theo dừi cỏc khoản nợ phải thu theo từng đối tượng nợ.
- Đầu kỳ, đối chiếu, tổng hợp, phõn tớch tỡnh hỡnh cụng nợ phải thu, đặc biệt là cỏc khoản nợ ngắn hạn, nợ quỏ hạn. Riờng đối với số dư cụng nợ cuối năm phải gửi thư xỏc nhận.
- Cụng ty phải trớch lập dự phũng đối với cỏc khoản nợ phải thu khú đũi. - Cụng ty được bỏn cỏc khoản nợ phải thu theo quy định của phỏp luật (nợ phải thu trong hạn, nợ khú đũi) để thu hồi vốn. Gia bỏn cỏc khoản nợ do cỏc bờn tự thỏa thuận.
- Đối với cỏc khoản nợ phải thu khụng cú khả năng thu hồi, cụng ty phải lập hội đồng xử lý, xỏc định rừ nguyờn nhõn khụng thể thu hồi, trỏch nhiệm của tập thể, cỏ nhõn và kiến nghị biện phỏp xử lý.
Nợ khụng cú khả năng thu hồi, nếu do nguyờn nhõn chủ quan, sau khi trừ tiền bồi thường của cỏ nhõn, tập thể phạm lỗi được bồi thường bằng cỏc khoản dự phũng nợ phải thu khú đũi, quỹ dự phũng tài chớnh. Nếu cũn thiếu thỡ hạch toỏn vào chi phớ kinh doanh của cụng ty (Tài khoản 642 – Chi phớ quản lý doanh nghiệp).
- Nợ khụng cú khả năng thu hồi sau khi xử lý như trờn, cụng ty vẫn phải tho dừi trờn tài khoản ngoài bảng cõn đối kế toỏn và tổ chức thu hồi. Số tiền thu hồi được hạch toỏn vào thu nhập khỏc của cụng ty (Tài khoản 711 – Thu nhập khỏc).
Giỏm đốc cụng ty phải chịu trỏch nhiệm trước Hội đồng quản trị về cỏc khoản phải thu của cụng ty. Giỏm đốc cỏc xớ nghiệp hoặc người được giỏm đốc ủy quyền chịu trỏch nhiệm trước giỏm đốc cụng ty và phỏp luật về cỏc khoản phải thu phỏt sinh từ việc ủy quyền, phõn cấp cho đơn vị hoặc cỏ nhõn đú.
- Cụng ty phải tổ chức kiểm kờ, xỏc định số lượng tài sản, đối chiếu cỏc khoản cụng nợ phải trả, phải thu trong cỏc trường hợp sau:
• Khi khúa sổ kế toỏn để lập Bỏo cỏo tài chớnh năm
• Khi thực hiện quyết định chia, tỏch, sỏp nhập, hợp nhất, chuyển đổi sở hữu
• Sau khi xảy ra thiờn tai, dịch họa
• Khi cú một lý do nào đú gõy ra biến động tài sản của cụng ty
• Theo chủ trương của nhà nước
- Đối với tài sản thừa, thiếu, nợ khụng thu hồi được, nợ quỏ hạn cần xỏc định rừ nguyờn nhõn, trỏch nhiệm của người cú liờn quan và xỏc định mức bồi thường vật chất theo quy định tại quy chế tài chớnh của cụng ty và theo quy định của phỏp luật hiện hành.
Cụng ty thực hiện kiểm kờ tài sản vào ngày 31/12 hàng năm. + Đỏnh giỏ lại tài sản
Cụng ty thực hiện đỏnh giỏ lại tài sản và hạch toỏn tăng, giảm vốn do đỏnh giỏ lại tài sản trong cỏc trường hợp sau:
- Theo quyết định của cơ quan Nhà nước cú thẩm quyền.
- Kiểm kờ đỏnh giỏ lại tài sản theo quyết định của Đại hội đồng cổ đụng. - Dựng tài sản để liờn doanh, liờn kết, gúp vốn vào cỏc doanh nghiệp khỏc (khi gúp và khi nhận về).
+ Xử lý tổn thất tài sản
Khi phỏt hiện ra bất cứ sự tổn thất, mất mỏt tài sản nào của cụng ty, đơn vị sử dụng tài sản phải bỏo ngay cho phũng Tài chớnh – Kế toỏn để cựng tiến hành lập biờn bản xỏc định giỏ trị đó bị tổn thất, nguyờn nhõn, trỏch nhiệm của tập thể và cỏ nhõn cú liờn quan và lập phương ỏn xử lý.
• Người gõy tổn thất bồi thường.
• Tài sản thiếu được bự đắp bằng Quỹ dự phũng tài chớnh, trong trường hợp chưa đủ thỡ hạch toỏn vào chi phớ sản xuất kinh doanh trong kỳ.
- Giỏm đốc quyết định phương ỏn xử lý đối với tổn thất tài sản cú giỏ trị nhỏ hơn 10% vốn diều lệ, nếu lớn hơn thỡ giỏm đốc phải bỏo cỏo bằng văn bản trỡnh Hội đụng quản trị phờ duyệt phương ỏn xử lý.
- Trường hợp đặc biệt do thiờn tai hoặc nguyờn nhõn bất khả khỏng, gõy thiệt hại nghiờm trọng cụng ty khụng thể tự khắc phục được, giỏm đốc cụng ty lập phương ỏn xử lý trỡnh Hội đồng quản trị, Đại hội đụng cổ đụng, cơ quan quản lý nhà nước cú thẩm quyền phờ duyệt phương ỏn xử lý.
- Sau khi xử lý tổn thất tài sản theo phương ỏn do cỏc cấp cú thẩm quyền quyết định, cụng ty phải diều chỉnh lại sổ kế toỏn theo quyết định xử lý.
Cụng ty cú trỏch nhiệm xử lý kịp thời giỏ trị tài sản tổn thất và cỏc khoản nợ khụng cú khả năng thu hồi (tại quy định về quản lý cỏc khoản nợ phải thu) và trớch lập cỏc khoản dự phũng rủi ro sau:
• Dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho.
• Dự phũng cỏc khoản phải thu khú đũi.
• Dự phũng giảm giỏ cỏc khoản đầu tư dài hạn.
• Dự phũng trợ cấp mất việc, thụi việc.
2.1.2. Quản lý doanh thu và chi phớ kinh doanh
+ Doanh thu của cụng ty
Căn cứ ghi nhận doanh thu cung cấp dịch vụ tư vấn:
• Hợp đồng kinh tế
• Biờn bản giao nhận, nghiệm thu hồ sơ
• Sản phẩm tư vấn được cấp cú thẩm quyền phờ duyệt
• Húa đơn phỏt hành + Thu nhập khỏc của cụng ty
Thu nhập khỏc của cụng ty bao gồm cỏc khoản thu từ hoạt động khụng thường xuyờn, ngoài cỏc hoạt động tạo doanh thu.
Giỏm đốc cụng ty chịu trỏch nhiệm trước Hội đụng quản trị và phỏp luật về tớnh đỳng đắn, hợp phỏp của cỏc khoản doanh thu và thu nhập khỏc của cụng ty. Toàn bộ doanh thu và thu nhập khỏc phỏt sinh trong kỳ phải được phản ỏnh đầy đủ vào sổ sỏch kế toỏn của cụng ty theo chế độ kế toỏn hiện hành.
+ Chi phớ của cụng ty
Chi phớ của cụng ty bao gồm chi phớ hoạt động sản xuất kinh doanh (hoạt động cung cấp dịch vụ) và chi phớ khỏc.
Cỏc khoản chi phớ phải trả phự hợp theo đỳng định mức kinh tế, kỹ thuật được giỏm đốc cụng ty phờ duyệt. Cỏc khoản chi phớ phải cú húa đơn, chứng từ hợp lý, hợp lệ theo quy định của Bộ tài chớnh.
+ Hạch toỏn giỏ thành, dịch vụ
Cụng ty thực hiện hạch toỏn giỏ thành theo khoản mục chi phớ theo đỳng chế độ hiện hành.