Nền kinh tế nước ta đang trên đà phát triển mạnh, trong những năm gần đây, tỉ lệ GDP tăng đều giữa các năm từ 8-8,5%. Các quan hệ sản xuất, trao đổi, thương mại phát triển mạnh với quy mô ngày càng lớn. Chính từ đó, nhu cầu thanh toán qua ngân hàng ngày càng gia tăng. Ngay cả trong ngân hàng, nhu cầu thanh toán vốn cũng tăng mạnh. Nghiệp vụ thanh toán vốn phát sinh nhiều cùng với mức độ phức tạp của nó đặt ra yêu cầu đối với các ngân hàng phải thiết kế KSNB hợp lý, chặt chẽ để đảm bảo cho nghiệp vụ diễn ra nhanh chóng, chính xác và an toàn cho khách hàng và ngân hàng.
Do tính chất phức tạp đó, nghiệp vụ thanh toán vốn chịu sự điều chỉnh, kiểm soát của nhiều cơ quan chức năng của Nhà nước: Chính phủ, Bộ Tài chính, đặc biệt là NHNN và NHĐT&PT Việt Nam. Một hệ thống văn bản liên quan được ban hành để tổ chức và thực hiện nghiệp vụ thanh toán vốn tại các ngân hàng: Các văn bản quy định điều kiện để tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán được tham gia vào các phương thức thanh toán; văn bản về quy chế, quy trình nghiệp vụ; văn bản về sử dụng chứng từ điện tử, chữ ký điện tử trong thanh toán vốn; văn bản về kiểm tra, kiểm toán nội bộ đối với nghiệp vụ này. Đó là các quyết định như: Quyết định 353/1997/QĐ-NHNN về quy chế chuyển tiền điện tử, Quyết định 309/2002/QĐ-NHNN về Quy chế thanh toán điện tử liên ngân hàng, quyết định 543/2002/QĐ-NHNN về xây dựng, cấp phát, quản lý và sử dụng chữ ký điện tử trong TTNĐTLNH, quy trình chuyển tiền theo quyết định số 6953/QĐ-HĐH ngày 1/12/2004 của Tổng Giám đốc NHĐT&PT Việt Nam, quyết định 3329/2004/QĐ-HĐH của NHĐT&PT về quy trình luân
chuyển, kiểm soát và lưu trữ chứng từ hạch toán kế toán, và các quy định khác về hệ thống tài khoản sử dụng trong dự án Hiện đại hoá, văn bản vê nội dung kiểm tra nội bộ đối với nghiệp vụ thanh toán vốn…
Tại Chi nhánh Cầu Giấy, Ban Giám đốc đã trực tiếp tham gia phổ biến các văn bản cho phòng nghiệp vụ, xây dựng và tổ chức các điều kiện về cơ sở hạ tầng tin học, nhân sự và quy trình thanh toán, chuyển tiền.
Về chữ ký điện tử (mã khoá bảo mật) trong TTLNH, đây là một yếu tố của chứng từ điện tử, được mã hoá và luôn gắn liền với các dữ liệu của chứng từ điện tử nhằm xác định tính đúng đắn, chuẩn xác của các yếu tố trên chứng từ điện tử khi thực hiện truyền, nhận qua mạng máy tính giữa các Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán. Chữ ký điện tử trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký tay trên chứng từ giấy. Giám đốc chi nhánh trực tiếp uỷ quyền quản lý và sử dụng chữ ký điện tử cho trưởng phòng và phó phòng (KSV) của Phòng khách hàng Doanh nghiệp. Hai cán bộ này có trách nhiệm bảo mật chữ ký điện tử của mình, không tiết lộ, bàn giao cho người khác sử dụng trong bất kỳ trường hợp nào. Trong phòng, máy tính và các trang thiết bị để sử dụng chữ ký điện tử được bố trí, sắp xếp ở vị trí khuất để khi sử dụng thì người khác không thể quan sát được mật mã và thao tác sử dụng. Định kỳ, chữ ký điện tử được thay đổi để đảm bảo tính bảo mật. Mã khoá truy nhập chương trình của GDV cũng phải được thường xuyên thay đổi để tránh bị lộ, cứ khoảng 10 ngày sẽ thay đổi.
Môi trường tin học và chương trình ứng dụng
Tháng 10 năm 2003, Chi nhánh Cầu Giấy là một trong bảy đơn vị được chọn
áp dụng chương trình Hiện đại hoá trong dự án Hiện đại hoá NHĐT&PT Việt Nam. NHĐT&PT Việt Nam đã mời các công ty như: Logical, Silverlake… tư vấn hỗ trợ kỹ thuật cho dự án. Sau khi cân nhắc, so sánh những yêu cầu, quy chuẩn và tiện ích của những sản phẩm mà mỗi công ty đưa ra với những quy
định của NHNN Việt Nam, những chuẩn mực quốc tế cũng như thực tế của NHĐT&PT, NHĐT&PT đã quyết định lựa chọn sản phẩm của công ty Silverlake áp dụng cho dự án.
SIBS (Silverlake Integrated Banking System) là hệ thống ngân hàng tích hợp Silverlake. Theo hệ thống này, các nghiệp vụ ngân hàng được xây dựng trên cơ sở tham số hoá, tức là dựa vào các thuật toán mà các nhà nghiên cứu đưa ra các tình huống khác nhau thay đổi linh hoạt cho phù hợp với những thay đổi của môi trường kinh doanh. Đây cũng là hệ thống mở nên dễ dàng nâng cấp cho phù hợp với sự phát triển của nghiệp vụ sau này.
Chương trình SIBS phân chia hệ thống sản phẩm dịch vụ của ngân hàng thành các phần xử lý theo từng loại nghiệp vụ gọi là các phân hệ nghiệp vụ. Có các phân hệ nghiệp vụ như sau:
- GL (General Ledger): Phân hệ kế toán tổng hợp
- Phân hệ tiền gửi gồm hai phần: CD (Certificate of Deposit) – Tiền gửi có kì hạn và DD (Demand Deposit) – Tiền gửi không kì hạn. - LN (Loan): Phân hệ tín dụng
- TF (Trade Finance): Phân hệ tài trợ thương mại - TS (Treasury): Phân hệ kinh doanh tiền tệ - RM (Remittance): Phân hệ chuyển tiền
- TM (Teller Maintenance): Các giao dịch của giao dịch viên thuộc BDS. BDS (Branch Delivery System) là hệ thống chuyển giao phân phối sản phẩm của chi nhánh. Chi nhánh được cài đặt chương trình này để cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
Khi một giao dịch được thực hiện trong SIBS, giao dịch đó sẽ được hạch toán đồng thời và ngay lập tức vào máy tính chủ tại chi nhánh (local) và máy
chủ tại Trung ương (Host). Chính vì vậy, tại Trung ương có thể cập nhật và quản lý toàn bộ dữ liệu hoạt động của toàn hệ thống.
Nghiệp vụ thanh toán vốn nằm trong phân hệ chuyển tiền của chương trình. Trong phân hệ này, hệ thống SIBS tự động sinh ra số giao dịch duy nhất (số chuyển tiền) cho mỗi giao dịch thanh toán vốn, thể hiện số giao dịch trong một ngày cho một loại sản phẩm chuyển tiền của một chi nhánh. Cấu trúc bao gồm: BBB.P.YYMMDD.RRRRR
Trong đó: BBB: Mã chi nhánh
YYMMDD: Năm, tháng ngày
P: Loại sản phẩm chuyển tiền, là một tham số trong hệ thống tham số của phân hệ chuyển tiền.
RRRRR: Số chạy
Công tác tin học hoá và áp dụng công nghệ ngân hàng hiện đại cũng được quan tâm đầu tư từ phía NHĐT&PT Trung ương và tại Chi nhánh. Năm 1995, chi nhánh mới chỉ có 2 máy vi tính, đến năm 2003 là 30 máy, nhưng đến năm 2005, chi nhánh đã đầu tư nâng cấp hệ thống máy vi tính, nâng tổng số máy lên hơn 80 máy. Đồng thời chú trọng công tác đào tạo, bồi dưỡng trình độ tin học của cán bộ nhân viên. Đặc biệt là các nhân viên phụ trách về mảng tin học. Hiện tại, Tổ điện toán là đơn vị phụ trách công nghệ thông tin của toàn chi nhánh, bao gồm 4 chuyên gia về tin học và ứng dụng tin học trong hoạt động ngân hàng. Hiệu quả hoạt động của Chi nhánh cũng vì thế được nâng cao. Riêng đối với nghiệp vụ thanh toán vốn, với đặc điểm dựa trên nền tảng công nghệ cao, tốc độ xử lý và tính chính xác của nghiệp vụ phụ thuộc nhiều vào mức độ tin học hoá, chất lượng thanh toán được nâng lên rõ rệt.
Đặc thù quản lý
NHĐT&PT Việt Nam nói chung cũng như chi nhánh Cầu Giấy nói riêng có quan điểm trong quản lý hoạt động kinh doanh rất rõ ràng và chặt chẽ. Trong đó sự tăng trưởng hoạt động kinh doanh luôn gắn liền với đảm bảo an toàn, bền vững. Đó là quan điểm đúng đắn để duy trì sự phát triển của ngân hàng.
Quản lý thực hiện theo nguyên tắc tập trung, tuy vậy có sự phân nhiệm, uỷ quyền rất rõ ràng trong công tác. Từng bộ phận, phòng ban nghiệp vụ, từng cá nhân được giao nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm rất rõ ràng và được thể hiện bằng văn bản. Đây là một biểu hiện tích cực để KSNB có thể phát huy hiệu quả hoạt động.
Cơ cấu tổ chức và chính sách nhân sự
Nghiệp vụ thanh toán vốn được tập trung xử lý tại phòng Dịch vụ khách hàng doanh nghiệp của chi nhánh. Đầu ngày GDV sẽ nhận tiếp quỹ từ bộ phận kho quỹ của Chi nhánh, tuỳ theo hạn mức giao dịch của GDV. Sau đó, GDV tiếp nhận và xử lý các yêu cầu về chuyển tiền từ khách hàng, thông qua các công cụ như: Uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc du lịch, séc bảo chi… GDV là các nhân viên thực hiện các giao dịch chi tiết, nhập số liệu vào máy và hoàn tất các giao dịch theo quy định. GDV được chia thành:
- GDV khách hàng: thực hiện các giao dịch ngoài quầy (Front End) trực tiếp với khách hàng tại màn hình BDS: thu chi tiền mặt, chuyển tiền đi…
- GDV nội bộ: GDV trong quầy (Back End) xử lý các giao dịch chuyển tiền đến từ TTBT, T5, SWIFT…
Các giao dịch được hoàn tất sau khi có sự phê duyệt của KSV. KSV là người được giao nhiệm vụ kiểm soát và có thẩm quyền duyệt các giao dịch do các GDV thực hiện trong hạn mức được Giám đốc chi nhánh cho phép. KSV có thể là trưởng hoặc phó phòng hoặc cán bộ có đủ năng lực được phân công làm nhiệm vụ này.
Phòng Dịch vụ khách hàng Doanh nghiệp hoạt động nhằm đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp: thu chi tiền mặt, chi trả lương, thanh toán, chuyển tiền… Tổng số nhân viên trong phòng là 7, trong đó có 2 KSV, 4 GDVvà 1 nhân viên làm nhiệm vụ đi thanh toán bù trừ. Cơ cấu trên tương đối phù hợp
với mức độ công việc phát sinh. Các KSV là các nhân viên có kinh nghiệm công tác lâu năm, được Giám đốc chi nhánh uỷ quyền kiểm soát, phê duyệt giao dịch bằng văn bản cụ thể. Họ có nhiệm vụ kiểm soát, phê duyệt các giao dịch vượt quá hạn mức giao dịch của GDV. Các GDV đều có trình độ đại học trở lên, nắm vững quy trình nghiệp vụ với phẩm chất đạo đức trung thực và đáng tin cậy. Trong quy trình chuyển tiền theo quyết định số 6953/QĐ-KT2 ngày 1/12/2004 do Tổng Giám đốc NHĐT&PT Việt Nam ban hành quy định rất cụ thể nhiệm vụ, quyền hạn của GDV, KSV. Các nhân viên đều có tên và mật khẩu riêng để truy nhập vào chương trình.
Trình độ của các nhân viên và sự sắp xếp, bố trí công việc như trên về cơ bản có thể đáp ứng được yêu cầu công việc. Sự sắp xếp đó đảm bảo thực hiện được nguyên tắc “4 mắt” trong kiểm soát. Một giao dịch phát sinh được kiểm tra qua GDV, sau đó phải được sự phê duyệt của KSV mới hoàn thành. Việc thiết kế mô hình giao dịch như vậy giúp giảm thiểu sai sót, rủi ro trong nghiệp vụ thanh toán vốn.
Bên cạnh đó, qua quan sát có thể thấy việc bố trí không gian làm việc trong phòng rất hợp lý. Một dãy bàn dài gồm năm quầy để GDV tiếp xúc với khách hàng. Phía trong là bàn của 2 KSV và một bàn của GDV đi TTBT. Mỗi quầy giao dịch được trang bị một máy vi tính, giữa hai quầy có một máy in lazer, máy đếm tiền, máy soi tiền. Điều này rất thuận lợi để tiến hành công việc. Sau khi hoàn tất giao dịch tại phòng Dịch vụ khách hàng, cuối ngày tất cả các chứng từ liên quan đến các giao dịch trong ngày phải được tập hợp và chuyển đến phòng kế toán tổng hợp (GL) để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ, tính chính xác của các giao dịch, kịp thời phát hiện các sai sót để kịp thời điều chỉnh (Hậu kiểm). Các cán bộ tại phòng kế toán hầu hết là có thâm niên công tác lâu năm, có kinh nghiệm và hiểu biết sâu sắc về nghiệp
vụ. Chứng từ sau khi kiểm soát đúng mới được lưu trữ, bảo quản tại chi nhánh.
Như vậy, qua xem xét các yếu tố trên, có thể nhận thấy rằng, việc tổ chức KSNB nghiệp vụ thanh toán vốn tại NHĐT&PT chi nhánh Cầu Giấy về cơ bản đã tuân thủ các nguyên tắc tổ chức kiểm soát. Thứ nhất, việc thiết lập
KSNB như trên đảm bảo bao trùm được toàn bộ các hoạt động liên quan đến nghiệp vụ thanh toán vốn, đồng thời không có sự chồng chéo. Thứ hai, Chi
nhánh đã đảm bảo phân tách được ba chức năng: xử lý nghiệp vụ thanh toán vốn, ghi chép sổ sách và bảo quản tài sản, thông tin của đơn vị. Thứ ba, đảm
bảo được sự độc lập tương đối giữa các bộ phận: phòng nghiệp vụ, hậu kiểm tạo điều kiện phát huy hiệu quả hoạt động của các bộ phận này.