Đầu mỗi năm, dựa trên nhu cầu đầu tư hệ thống tổng đài của Tổng công ty bưu chính viễn thông VNPT, phòng Kế hoạch lên kế hoạch sản xuất của năm. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất năm, lượng tồn kho NVL của Công ty, định mức dự trữ NVL, phòng Kế hoạch lên kế hoạch cụ thể về việc thu mua NVL bao gồm các thông số: chủng loại và số lượng NVL cần mua, thời gian đặt hàng, thời gian nhận hàng, dự tính chi phí mua… và trình lên Tổng Giám đốc ký duyệt.
Sau đó, theo kế hoạch thu mua NVL đã lập, Phòng Kế hoạch gửi đơn đặt hàng tới nhà cung cấp và hai bên tiến hành thỏa thuận, ký kết hợp đồng mua bán. Trong hợp đồng mua bán ghi rõ chủng loại, số lượng, giá tiền, phương thức giao hàng, phương thức thanh toán, phương thức bảo hành.
Thủ tục mua nguyên vật liệu nhập khẩu
Riêng đối với NVL nhập khẩu, trước thời điểm cần nguyên vật liệu cho sản xuất 4 tháng, phòng Kế hoạch phải lên kế hoạch mua. Sau khi lên kế hoạch mua NVL 1 tháng, phòng Kế hoạch gửi đơn đặt hàng tới nhà cung cấp nước ngoài và tiến hành thỏa thuận, ký hợp đồng đảm bảo 3 tháng sau đó, nhà cung cấp xếp hàng lên phương tiện (máy bay hoặc tàu thủy) và gửi cho công ty bộ chứng từ giao nhận. Bộ chứng từ trong khâu này gồm có:
• Hoá đơn thương mại (Commercial invoice)
• Vận đơn (Bill of lading / Airway bill) • Bảng kê đóng gói bao bì (Packing list)
• Chứng từ bảo hiểm (Insurance policy)
• Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ (Certificate of original)
• Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of quality)...
quan. Khi nhận được giấy báo hàng đã về cảng, phòng Thương mại chuyển toàn bộ hồ sơ chứng từ này tới Công ty TNHH tiếp vận Thăng Long - đại lý làm thủ tục hải quan, kiêm vận chuyển hàng từ cảng Hải Phòng hoặc từ sân bay Nội Bài về kho cho Công ty.
VINECO đã ký kết một hợp đồng khung với Công ty TNHH tiếp vận Thăng Long, cụ thể như sau:
- Công ty TNHH tiếp vận Thăng Long sẽ chuẩn bị chứng từ làm thủ tục hải quan sau khi nhận chứng từ hàng hoá từ VINECO (đối với hàng biển) hay nhận từ hãng hàng không hoặc đại lý hàng không (đối với hàng không)
- Làm thủ tục hải quan
- Vận chuyển hàng hoá từ cảng Hải phòng, sân bay Nội Bài tới Nhà máy. Ví dụ minh họa mua hàng nhập khẩu: Căn cứ vào đơn đặt hàng (Purchase Order) số VNC-00-0709-01 tháng 9/2007 với trị giá 35.449,5 USD, hợp đồng nhập khẩu đã ký kết ngày 02/10/2007, ngày 14/02/2008 Công ty nhận được bộ chứng từ giao nhận hàng hoá từ nhà cung cấp Kanematsu: Hoá đơn thương mại (Biểu số 2.01), Bảng kê đóng gói bao bì (Biểu số 2.02), Vận đơn, Chứng từ bảo hiểm, Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ, Giấy chứng nhận chất lượng. Ngày 19/02/2008 nhận được thông báo hàng về do đại lý làm thủ tục hải quan (Công ty TNHH tiếp vận Thăng Long) gửi, phòng Thương mại của Công ty lập Tờ khai hải quan (Biểu số 2.03), rồi gửi cho đại lý này làm thủ tục hải quan. Ngày 24/02/2008 hàng được thông quan và vận chuyển về nhập kho Công ty ngày 25/02/2008.