- Hóa đơn thương mại 1 Bản kê chi tiết
NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY VINECO
3.4. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty VINECO
tại Công ty VINECO
Sau quá trình tìm hiểu, đánh giá về công tác hạch toán NVL tại đơn vị thực tập, em nhận thấy việc hạch toán NVL còn có những tồn tại, hạn chế nhất định như đã nêu và phân tích ở trên. Dưới đây là một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán NVL tại Công ty VINECO:
Thứ nhất: Về việc phân loại NVL
Doanh nghiệp nên chia nhỏ các nhóm vật tư theo các thông số, quy cách vật tư, công dụng kinh tế - kỹ thuật để dễ quản lý hơn.
Ví dụ: Đối với nhóm vật tư A, ta có thể chia ra thành các nhóm nhỏ hơn như : A.1 – nhóm Bảng mạch sau, A.2 - Thiết bị kết nối,... Trong mỗi nhóm này, ta đánh mã số lần lượt cho các vật liệu chi tiết để quản lý vật tư.
Nếu thay đổi, Công ty cần xây dựng lại sổ danh điểm mã vật tư thống nhất trong nội bộ Công ty để đảm bảo sự quản lý NVL một cách thống nhất.
Thứ hai: Về việc sử dụng NVL
Để nắm được hiệu quả sử dụng NVL và có các biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý, Công ty nên tiến hành phân tích tình hình và hiệu quả sử dụng NVL chứ không nên chỉ dừng lại ở việc so sánh giản đơn CPNVL thực tế phát sinh với CPNVL dự tính theo kế hoạch.
Sau một năm tài chính, kế toán nên phân tích tình hình và hiệu quả sử dụng NVL qua các chỉ tiêu tài chính, so sánh việc sử dụng NVL giữa các năm, đánh giá các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng NVL từ đó sẽ giúp đơn vị chủ động hơn trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng NVL.
Ví dụ: Ta có thể phân tích tình hình sử dụng NVL qua một số chỉ tiêu qua các năm như:
- Chênh lệch giá trị NVL tồn kho giữa các kỳ - Hệ số quay kho NVL:
Hệ số quay kho nguyên vật liệu = Tổng CPNVL Giá trị NVL bình quân Trong đó:
Giá trị NVL = Giá trị NVL tồn đầu kỳ + Giá trị NVL tồn cuối kỳ 2
Hệ số này cho biết trong kỳ kinh doanh NVL quay được bao nhiêu vòng và càng cao càng chứng tỏ NVL vận động nhanh, góp phần tăng doanh thu.
- Sức sản xuất của NVL:
Sức sản xuất của nguyên vật liệu = Tổng doanh thu Tổng CPNVL
Chỉ tiêu này càng lớn chứng tỏ sức sản xuất của NVL càng cao, tạo được doanh thu lớn.
- Sức sinh lời của NVL:
Sức sinh lời của nguyên vật liệu = Tổng lợi nhuận sau thuế Tổng chi phí nguyên vật liệu Chỉ tiêu này càng lớn chứng tỏ sức sinh lời của NVL càng cao, tạo được lợi nhuận lớn.
Tỷ trọng CPNVL trong tổng chi phí giá thành
= Tổng chi phí NVL Tổng chi phí giá thành
Chi phí này cho biết cơ cấu, tỷ trọng của CPNVL trong tổng chi phí giá thành. Công ty cần dựa vào đặc điểm hoạt động sản xuất của mình để điều chỉnh chỉ tiêu này cho phù hợp.
Đối với phế liệu trong quá trình sản xuất, Công ty nên có những biện pháp thu hồi, và quản lý chặt chẽ hơn. Phế liệu có thể thu hồi tái sử dụng cho quá trình sản xuất, đơn vị nên nhập kho. Phế liệu không thể tái sử dụng, Công ty có thể thanh lý.
Đồng thời, Công ty có thể thực hiện một số giải pháp sau để đảm bảo tiết kiệm NVL trong khâu sản xuất:
- Nâng cao tay nghề cho người lao động
- Nâng cao tinh thần làm việc, kỷ luật nghiêm túc
- Tổ chức sản xuất nhịp nhàng nhằm giảm thời gian nguyên vật liệu nằm trong quá trình sản xuất để tăng tốc độ quay kho của nguyên vật liệu, tiết kiệm nguồn vốn lưu động.
- Thường xuyên xem xét việc thực hiện định mức chi phí nguyên vật liệu
Thứ ba: Về phương pháp tính giá NVL nhập kho
Kế toán nên tính giá thực tế NVL nhập kho theo đúng chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành. Nghĩa là: chi phí thu mua NVL nên tính vào giá trị thực tế của NVL nhập kho. Khi đó, giá trị thực tế của NVL nhập kho được tính như sau :
Giá thực tế NVL nhập kho =
Giá mua ghi trên
hóa đơn +
TNK (nếu có) +
Chi phí thu mua
Thứ tư: Về phương pháp tính giá NVLC xuất kho
Để giảm bớt công việc của kế toán vào cuối tháng đồng thời có được những thông tin cập nhật về NVL, Công ty nên tính giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập. Do VINECO chủ yếu nhập khẩu NVL nên số lượng các lần nhập hàng không nhiều, phương pháp tính giá bình quân sau mỗi lần nhập
sẽ cung cấp ngay cho kế toán những thông tin cập nhật về giá trị NVL xuất, tồn kho.
Các công thức tính giá từng loại NVL xuất kho như sau: Giá đơn vị bình quân sau
mỗi lần nhập NVLi (USD/VNĐ)
= Tổng giá trị NVLi tồn sau lần nhập Số lượng NVLi tồn sau lần nhập
Giá trị NVLi xuất kho
(USD/VNĐ) =
Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập NVLi (USD/VNĐ) x
Số lượng NVLi xuất kho
Thứ năm: Về cách xử lý TNK của NVL
Việc hạch toán phức tạp TNK của NVL như hiện tại ở Công ty là không cần thiết. Kế toán nên ghi nhận ngay TNK của NVL nhập khẩu vào giá trị thực tế nhập kho của NVL mà không cần phải tách và theo dõi riêng TNK trên TK 1524 – Thuế NK NVL. Điều đó có nghĩa là, TK 1521 – NVLC và TK 1522 – NVLP theo dõi giá trị thực tế nhập kho NVL đã bao gồm giá mua, TNK và chi phí thu mua của NVL. Khi làm như vậy, công việc của kế toán sẽ giảm đi rất nhiều, đồng thời cách xử lý như trên là phù hợp với chế độ kế toán và các chuẩn mực kế toán hiện hành.
Thứ sáu: Về việc quản lý chứng từ
Việc giao nhận chứng từ giữa kho, Phòng Thương mại, Phòng Kế hoạch, Phòng Kế toán nên được lập Bảng kê giao nhận chứng từ để mỗi khi nhận hay cho ai mượn chứng từ, kế toán ghi chép vào bảng này để đảm bảo quản lý chặt chẽ chứng từ hơn tránh việc mất, thất lạc chứng từ.
Thứ bảy: Về việc xử lý NVL mua đã nhận được hóa đơn nhưng hàng chưa về nhập kho (Hàng mua đang đi đường)
Để thông tin kế toán phản ánh chính xác về giá trị hàng tồn kho cuối mỗi tháng thì kế toán nên tuân thủ cách hạch toán TK 151 và sử dụng TK 151 trong tất cả các tháng trong năm chứ không chỉ sử dụng vào tháng 12 và tháng 1. Cụ thể:
Trong trường hợp đơn vị nhận được hoá đơn của người bán và thông báo hàng về tới cảng nhưng hàng vẫn chưa về nhập kho, kế toán lưu hoá đơn này vào tập hồ sơ hàng mua đang đi đường. Trong tháng, nếu hàng về nhập kho, căn cứ vào các chứng từ nhập vật liệu kế toán ghi Nợ TK 152. Nếu cuối tháng hàng vẫn chưa về nhập kho thì căn cứ vào hoá đơn, kế toán ghi nhận hàng mua đang đi đường vào
TK 151 để tiếp tục theo dõi trong tháng sau. Khi hàng về nhập kho hoặc xuất ngay cho sản xuất,… kế toán ghi nhận theo bút toán:
Nợ TK 1521, 1522, 621… Có TK 151
Giá trị thực tế NVL đi đường về nhập kho, xuất ngay cho sản xuất,…
Thứ tám:Về việc xử lý NVL đã nhập kho nhưng chưa nhận được hóa đơn Trong trường hợp NVL đã nhập kho mà đơn vị chưa nhận được hoá đơn của nhà cung cấp, kế toán nên sử dụng giá tạm tính để ghi chép vào sổ sách kế toán:
Nợ TK 1521, 1522 Giá tạm tính Có TK 3312
Khi nhận được hoá đơn mua hàng, căn cứ vào giá mua và thuế trên hoá đơn kế toán ghi bút toán điều chỉnh:
- Nếu giá mua > giá tạm tính. Kế toán ghi định khoản bổ sung: Nợ TK 1521, 1522 : Giá mua - Giá tạm tính
Nợ TK 1331 : Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 3312 : Tổng số tiền phải thanh toán - Giá tạm tính - Nếu giá mua < giá tạm tính. Kế toán điều chỉnh giảm NVL nhập kho:
Nợ TK 1521/1522 : (Giá tạm tính – Giá mua) Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 3312 : Tổng số tiền phải thanh toán – Giá tạm tính
Thứ chín: Về sổ sách kế toán sử dụng
Công ty nên lập sổ chi tiết cho từng loại NVL để đối chiếu với thẻ kho của thủ kho giúp cho việc theo dõi, quản lý NVL được chặt chẽ. Song vì số lượng NVL của VINECO rất lớn nên việc lập sổ chi tiết cho từng loại NVL là một công việc khó có thể thực hiện. Theo em, kế toán nên lập sổ chi tiết chung cho từng nhóm NVL nhỏ có quy cách, thông số kỹ thuật tương đồng nhau để theo dõi tình hình NVL và đối chiếu với thẻ kho của thủ kho.
Ngoài ra, kế toán nên in sổ cái các tài khoản ra giấy một cách thường xuyên hơn để đảm bảo theo đúng quy định của nhà nước và tạo thuận lợi cho việc so sánh, đối chiếu các số liệu kế toán.
Thứ mười: Về việc kế toán chi phí giá thành trích trước CPNVL cho DA: Trong trường hợp kế toán chi phí giá thành trích trước CPNVL cho một dự án (ghi Có TK 3357) để phù hợp với doanh thu của dự án đã được ghi nhận. Sau khi
NVL sẵn sàng và được chuyển thẳng tới nơi lắp đặt, kế toán NVL không được ghi nhận số NVL này đã nhập kho đồng thời xuất kho ghi giảm chi phí trả trước luôn và ghi lưu ý là không tính lô này trong cách tính giá xuất kho NVL. Khi đó, kế toán nên kế toán nên sử dụng TK 151 – Hàng mua đang đi đường (nếu NVL chuyển thẳng tới nơi lắp đặt là NVL đi đường của tháng trước) hoặc ghi Nợ TK 3357 (nếu NVLC về ngay trong tháng) thay vì dùng tài khoản 152.
Kế toán ghi các bút toán như sau:
- Nếu NVL chuyển tới nơi lắp đặt là NVL đi đường của tháng trước: 1. Cuối tháng trước, khi NVL đang đi đường chưa về nhập kho:
Nợ TK 1511 (đã bao gồm TNK, nếu có) Có TK 3312
Có TK 3333
2. Khi NVL được đưa tới nơi lắp đặt: Nợ TK 3357
Có TK 1511
- Nếu NVL mua trong tháng và chuyển ngay tới nơi lắp đặt: Nợ TK 3357
Có TK 3312
Ngoài ra, Công ty nên cập nhật tình hình sản xuất trong nước để có thể biết được thông tin về các NVL có thể sản xuất được ở Việt Nam với chất lượng đảm bảo thỏa mãn được các thông số kỹ thuật, đáp ứng được yêu cầu sản xuất. Từ đó, Công ty có thể xem xét thực hiện chương trình nội địa hoá sản phẩm. Đây là một giải pháp có thể làm giảm đáng kể chi phí thu mua NVL cho Công ty vì NVL thu mua từ nguồn nhập khẩu phải trải qua nhiều khâu trung gian nên chi phí thu mua NVL nhập khẩu lớn hơn nhiều so với nguồn trong nước.
Kết luận
Vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh của bất cứ doanh nghiệp sản xuất nào đều rất quan trọng. Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, giá thành sản phẩm. Vì thế, hạch toán nguyên
vật liệu đòi hỏi phản ánh trung thực, đầy đủ chính xác về tình hình nguyên vật liệu trong công ty nhằm cung cấp thông tin cho nhà quản trị ra quyết định hợp lý.
Công ty TNHH các hệ thống viễn thông VNPT-NEC cũng không phải là ngoại lệ. Trải qua 10 năm hoạt động, Công ty đã và đang có những bước tiến vững chắc trong việc khẳng định vị trí của mình trên thị trường trong nước. Thực tế sản xuất kinh doanh tại công ty cho thấy bên cạnh những mặt đã đạt được vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định trong công tác hạch toán kế toán. Vì thế, để đảm bảo mục tiêu phát triển ổn định, lâu dài và mở rộng quy mô hoạt động của mình thì công ty cần phải tiếp tục hoàn thiện bộ máy kế toán nói chung và hạch toán nguyên vật liệu nói riêng nhằm cung cấp được những thông tin nhanh chóng, kịp thời chính xác cho nhà quản lý, đảm bảo cho việc sử dụng nguyên vật liệu hiệu quả và tiết kiệm - đây cũng chính là bước đầu tiên, cần thiết của chiến lược cạnh tranh về giá cả và chất lượng sản phẩm.
Do hạn chế về thời gian và năng lực nên chuyên đề của em còn nhiều điểm thiếu sót, chưa hoàn thiện. Vì vậy, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến và bổ sung của thầy cô và những người quan tâm.
Em xin chân thành cảm ơn cô Trần Thị Phượng đã trực tiếp hướng dẫn và giúp đỡ em trong thời gian làm chuyên đề thực tập. Đồng thời, em xin chân thành cảm ơn các anh chị phòng Kế toán đã tận tình quan tâm giúp đỡ em trong thời gian thực tập vừa qua.
Hà Nội, tháng 4 năm 2008
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Minh Dung