- Hóa đơn thương mại 1 Bản kê chi tiết
NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY VINECO
3.3.2. Đánh giá tình hình hạch toán nguyên vật liệu
Ưuđiểm:
Hạch toán nguyên vật liệu của Công ty nhìn chung được tổ chức chặt chẽ, hiệu quả phù hợp với yêu cầu quản lý và chỉ đạo của công ty.
• Về lập và luân chuyển chứng từ:
Quá trình lập và luân chuyển chứng từ trong các quá trình thu mua, sử dụng, kiểm kê… được thực hiện theo đúng quy định đảm bảo theo đúng các thủ tục và có đầy đủ sự phê duyệt cần thiết.
Việc lập phiếu xuất kho được căn cứ trên chỉ thị xuất kho đã được Phòng Kế hoạch phê duyệt dựa trên kế hoạch sản xuất và quá trình sản xuất thực tế. Điều này đã giúp sản xuất tránh tình trạng tồn nguyên vật liệu ở phân xưởng quá nhiều dễ gây thất thoát, hỏng hóc, đảm bảo kiểm soát việc sử dụng hiệu quả và tiết kiệm nguyên vật liệu.
Trong mỗi lần xuất nguyên vật liệu có thể có số lượng xuất ra lớn và cho nhiều dự án, nhưng phòng kế hoạch đã lập nhiều phiếu xuất kho và mỗi phiếu xuất kho được lập cho từng dự án tạo thuận lợi cho việc phản ánh chi phí nguyên vật liệu vào Tài khoản 621- chi tiết dự án.
• Về tài khoản sử dụng:
Công ty đã mở những tài khoản chi tiết cấp hai và cấp 3 như 1521, 15241, 1522 và 15242 để tiến hành theo dõi chi tiết các hàng tồn kho tạo điều kiện cho việc quản lý NVL chặt chẽ.
• Về ghi sổ, lập báo cáo:
Việc lập sổ sách được thực hiện theo hình thức nhật ký chung rất phù hợp với công tác kế toán máy cho doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Các nghiệp vụ nhập xuất vật liệu được kế toán định khoản, phản ánh đầy đủ chính xác theo chế độ. Các sổ sách, báo cáo sử dụng tại đơn vị tuân thủ theo đúng mẫu biểu của chế độ kế toán hiện hành.
Kế toán hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời trên các mặt dự trữ và cung ứng NVL, tạo sự quản lý chặt chẽ cả về mặt số lượng và giá trị.
Đa số NVL phụ có giá trị nhỏ, xuất kho nhiều lần, nên việc ước tính chi phí NVL phụ hàng tháng tương đối chính xác đã giúp kế toán đảm bảo phản ánh hợp lý chi phí NVL phụ và giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán.
• Về hạch toán tỷ giá ngoại tệ:
Hoạt động thu mua nguyên vật liệu chủ yếu từ nhà cung cấp nước ngoài, nên công ty thường xuyên phải sử dụng đến ngoại tệ để giao dịch, công ty đã sử dụng tỷ giá thực tế để ghi chép khoản phải trả nhà cung cấp nhằm đảm bảo tính chính xác. Việc hạch toán khoản chênh lệch tỷ giá công ty thực hiện hoàn toàn phù hợp với chuẩn mực số 10 "Ảnh hưởng của chênh lệch tỷ giá hối đoái"như sau:
- Chênh lệch tỷ giá của những khoản tiền tệ phát sinh trong kỳ kế toán được hạch toán vào chi phí và doanh thu hoạt động tài chính.
- Chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại khoản mục tiền tệ cuối kỳ được hạch toán vào tài khoản 413 ‘‘Chênh lệch tỷ giá’’
Nhượcđiểm, tồn tại:
Bên cạnh những mặt tích cực đã đạt được, công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại công ty còn một số điểm hạn chế như sau:
• Về phương pháp tính giá NVL nhập kho:
Phương pháp tính giá NVL nhập kho của Công ty có điểm chưa đúng so với chế độ kế toán và các chuẩn mực kế toán hiện hành.
Cụ thể như sau:
Chi phí thu mua NVL (bao gồm: Chi phí vận chuyển, đóng gói, lưu kho, bảo hiểm…) không được tính vào giá thực tế nhập kho của NVL mà được tập hợp trên TK 154_chung, sau đó phân bổ cho từng dự án theo tiêu thức NVLC.
Trong khi đó theo Chuẩn mực kế toán số 02 “Hàng tồn kho” quy định ở điểm 05 và 06 như sau:
“Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.”
“Chi phí mua của hàng tồn kho bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho. Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ (-) khỏi chi phí mua.”
Điều đó có nghĩa là: Chi phí thu mua NVL là một bộ phận cấu thành giá thực tế nhập kho của NVL. Ở điểm này, VINECO đã tính giá thực tế NVL nhập kho sai so với chế độ làm cho giá trị NVL nhập kho thấp hơn so với chi phí thực tế Công ty bỏ ra để có được NVL dẫn đến việc phản ánh sai thông tin về NVL.
• Về phương pháp tính giá NVL xuất kho:
Công ty hiện đang sử dụng phương pháp tính giá bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá NVLC xuất kho. Như vậy, cuối tháng kế toán mới xác định được giá trị xuất kho của NVLC nên tại thời điểm trong tháng công ty không có số liệu giá trị NVL xuất kho và tồn kho. Thêm vào đó, số lượng chủng loại nguyên vật liệu nhiều, nghiệp vụ diễn ra thường xuyên nên khối lượng công tác kế toán NVL cuối tháng rất lớn. Do đó, đôi khi các số liệu về hàng tồn kho không có kịp thời làm chậm việc lập báo cáo kế toán hàng tháng của doanh nghiệp.
• Về cách xử lý thuế NK của NVL:
Cách xử lý TNK của NVL tại VINECO là không hợp lý.
Khi nhập NVL về, TNK của NVL được tính vào giá trị thực tế nhập kho của NVL song lại được theo dõi riêng ở TK 1524 – Thuế NK NVL (Chi tiết cho NVLC và NVLP). Sau đó, khi xuất NVL cho sản xuất, TNK của NVL được kế toán xử lý như sau:
Đối với NVLC: Trong khi tiền NVL (chưa TNK) của NVLC được định khoản ghi Nợ TK 621_chi tiết DA, sau đó mới được kết chuyển vào TK 154_chi tiết DA thì TNK của NVLC xuất dùng được ghi thẳng vào TK 154_chi tiết DA.
Đối với NVLP: Trong khi tiền NVL (chưa TNK) hàng tháng của NVLP được định khoản ghi Nợ TK 627, sau đó được phân bổ vào TK 154_chi tiết DA thì TNK của NVLP xuất dùng cứ 6 tháng một lần mới được ghi vào Nợ TK 627, sau đó được phân bổ vào Nợ TK 154_chi tiết DA theo tiêu thức NVLP xuất dùng.
Việc hạch toán như vậy gây ra sự phức tạp không cần thiết đồng thời làm cho việc theo dõi CPNVL trên sổ tổng hợp trở nên khó khăn. Khi nhập khẩu NVL, kế toán phải tách riêng TNK của vật liệu. Khi xuất dùng NVLC, kế toán vừa phải xuất giá NVLC (chưa TNK), vừa phải xuất TNK tương ứng. Khi xuất dùng NVLP hàng tháng, kế toán không ghi nhận ngay TNK của NVLP vào chi phí SX mà 6 tháng mới ghi nhận chi phí này một lần, sau đó phân bổ cho từng DA.
• Về việc quản lý chứng từ:
Việc giao nhận chứng từ giữa kho, Phòng Thương mại, Phòng Kế hoạch, Phòng Kế toán không được lập bảng kê giao nhận chứng từ trong khi lượng chứng từ phát sinh là rất lớn. Điều này có thể dẫn đến việc mất, thất lạc chứng từ mà không biết quy trách nhiệm cho ai kéo theo những sự ảnh hưởng dây chuyền khác.
• Về việc xử lý NVL mua đã nhận được hóa đơn nhưng hàng chưa về nhập kho (Hàng mua đang đi đường):
Công ty sử dụng tài khoản 151- Hàng mua đang đi đường để theo dõi NVL mua đã có hóa đơn nhưng chưa về nhập kho song việc theo dõi này chi được thực hiện vào tháng 12 và tháng 1 để phản ánh chỉ tiêu hàng tồn kho trong Bảng cân đối kế toán cuối năm nhằm phục vụ mục đích kiểm toán. Ở những tháng khác trong năm, với những lô hàng đã có bộ chứng từ hàng hóa, đã có giấy báo hàng đã về cảng nhưng hàng chưa về kho công ty vào cuối tháng, kế toán không phản ánh ngay lô hàng này vào TK 151 - Hàng mua đang đi đường của tháng đó mà chờ tới khi hàng về vào tháng sau kế toán mới phản ánh giá trị NVL nhập kho vào TK 152.
Như vậy, thông tin về NVL mua đang đi trên đường không được phản ánh làm sai lệch thông tin kế toán.
• Về việc xử lý NVL đã nhập kho nhưng chưa nhận được hóa đơn:
Trong một số trường hợp, VINECO mua NVL từ thị trường trong nước, hàng nhập mua đã về kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa nhận được hoá đơn của người bán, kế toán không phản ánh lên sổ sách mà đợi tới khi nhận được hóa đơn mới ghi nhận giá trị NVL nhập mua. Việc này làm cho thông tin kế toán phản ánh không chính xác tình hình NVL tại kho, tạo ra sự chênh lệch giữa số liệu kế toán và số liệu ở kho.
• Về sổ sách kế toán sử dụng:
Công ty không có sổ chi tiết cho từng loại NVL để đối chiếu với thẻ kho của thủ kho. Trong khi đó việc đối chiếu giữa báo cáo tồn kho của thủ kho với bảng kê chi tiết nhập xuất tồn NVL của kế toán về số lượng tổng nhập, tổng xuất của từng loại NVL. Điều này dẫn đến việc kiểm kê, so sánh giữa số liệu kế toán và số liệu của thủ kho cung cấp là rất khó khăn.
Bình thường cả quý hoặc cả năm nhân viên kế toán mới in sổ cái một lần. Việc này làm cho việc so sánh đối chiếu số liệu không được thực hiện thường xuyên.
• Về việc kế toán chi phí giá thành trích trước CPNVL cho một DA:
Khi công ty đã xuất thiết bị được lắp ráp tại nhà máy đi cho khách hàng, chỉ còn thiếu một số nguyên vật liệu lắp đặt mà trong kho không có để gửi kèm đi (thiết bị lắp đặt cần có này đang được đặt mua hàng hoặc đã nhận được hóa đơn nhưng hàng chưa về), kế toán chi phí giá thành trích trước CPNVL cho một dự án để phù hợp với doanh thu của dự án đã được ghi nhận theo bút toán:
Nợ TK 154 – Dự án X Giá trị NVL lắp đặt còn thiếu Có TK 3357
Sau khi NVL sẵn sàng và được chuyển thẳng tới nơi lắp đặt, kế toán NVL lại ghi nhận số NVL này đã nhập kho đồng thời xuất kho ghi giảm chi phí trả trước luôn và ghi lưu ý là không tính lô này trong cách tính giá bình quân cả kỳ dự trữ.
Điều này không đúng nguyên tắc kế toán vì thực tế nguyên vật liệu không nhập kho mà được chuyển thẳng tới nơi lắp đặt.