- Hóa đơn thương mại 1 Bản kê chi tiết
NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY VINECO
3.3.1. Đánh giá tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu
Ưuđiểm:
• Về phân loại NVL:
Công ty đã dựa vào công dụng kinh tế - kỹ thuật của NVL để phân loại. Do NVL của Công ty rất nhiều, đa dạng nên việc phân loại như vậy là rất hợp lý, giúp cho việc quản lý NVL được dễ dàng, khoa học.
Công ty đã xây dựng được sổ danh điểm NVL thống nhất trong nội bộ đơn vị tạo điều kiện cho việc quản lý NVL một cách nhất quán trong toàn Công ty.
• Về việc thu mua NVL:
Số lượng, chủng loại, quy cách NVL, thời gian nhập mua NVL trong từng tháng đều được lập sẵn kế hoạch một cách cụ thể chi tiết bởi Phòng Kế hoạch. Việc lên kế hoạch trước như vậy vừa đảm bảo cho Công ty có thể chuẩn bị về mặt tài chính, vốn vừa đảm bảo cho việc thu mua NVL diễn ra thuận lợi, số lượng, chất lượng NVL thu mua đáp ứng được nhu cầu sản xuất. Đồng thời việc lên kế hoạch trước như vậy còn đặc biệt quan trọng đối với Công ty khi mà 95% giá trị NVL của Công ty mua từ thị trường nước ngoài cần phải ký hợp đồng và đặt hàng trước khi nhận được NVL tối thiểu là ba tháng.
Nguồn cung cấp NVLC của Công ty chủ yếu là từ phía Tập đoàn NEC (Nhật Bản) nên ổn định và có sự đảm bảo khá chắc chắn về chất lượng. Về một số NVLC và NVLP nhập mua từ thị trường Việt Nam, đây là những hàng hóa phổ biến trên thị trường nên nguồn cung cấp khá nhiều, không gây khó khăn cho Công ty. Vì vậy, có thể nói, nguồn cung cấp NVL của VINECO rất ổn định, không có khả năng gây gián đoạn cho sản xuất.
Đối với hàng nhập khẩu, VINECO thuê một Công ty chuyên nghiệp trong lĩnh vực đại lý làm thủ thủ thục hải quan, và vận chuyển - Công ty TNHH tiếp vận Thăng Long với nhiệm vụ làm thủ tục hải quan, kiêm vận chuyển hàng từ cảng Hải Phòng, sân bay Nội Bài về kho Công ty. Việc này giảm bớt được công việc cho nhân viên Công ty và giúp cho việc thông quan, vận chuyển hàng một cách nhanh chóng, hiệu quả.
Tất cả NVL trước khi nhập kho đều được kiểm tra về mặt số lượng, chủng loại, quy cách, mẫu mã và các thông số kỹ thuật đảm bảo NVL nhập mua đúng với yêu cầu đặt mua, đáp ứng tốt yêu cầu của sản xuất.
• Về việc bảo quản NVL:
NVL được bảo quản trong kho Công ty với những điều kiện phù hợp nhất, đúng với các tiêu chuẩn về bảo quản đồ linh kiện điện tử đảm bảo chất lượng NVL không bị giảm sút trong quá trình bảo quản.
Nhân viên quản lý kho được chọn lựa là người có trình độ nghiệp vụ và phẩm chất đạo đức giúp cho việc bảo quản NVL một cách chặt chẽ, tránh thất thoát NVL cho Công ty.
Công ty tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu chính thường xuyên theo tháng, nguyên vật liệu phụ theo định kỳ sáu tháng một lần cho thấy sự quản lý và bảo quản nguyên vật liệu của công ty rất chặt chẽ.
• Về việc dự trữ NVL:
Công ty đã xây dựng các định mức dự trữ cho NVL phù hợp với yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh đảm bảo NVL tồn kho không quá lớn gây ứ đọng vốn, đồng thời không quá ít gây ra thiếu NVL làm gián đoạn quá trình sản xuất, giảm năng suất sản xuất, lãng phí nguồn lực.
• Về việc sử dụng NVL:
Căn cứ trên định mức chi phí NVL của Tập đoàn NEC và kinh nghiệm trong 10 năm hoạt động sản xuất kinh doanh, VINECO đã xây dựng định mức chi phí NVL khá chính xác. Đây là căn cứ cho việc lên kế hoạch nhập, xuất NVL. Số lượng, chủng loại NVL, thời gian xuất NVL cho từng dự án đều được lập kế hoạch cụ thể từ trước trong từng tháng.
Đội ngũ công nhân, kỹ thuật viên của Công ty đều có đủ trình độ, kinh nghiệm sử dụng những công nghệ sản xuất hiện có, đảm bảo cho việc sử dụng NVL tiết kiệm và hiệu quả.
Sau mỗi dự án hoàn thành, Công ty đều lập bảng tổng hợp so sánh CPNVL thực tế và CPNVL theo kế hoạch, định mức. Như vậy, Công ty sẽ đánh giá được việc sử dụng NVL cho DA hoàn thành chênh lệch so với kế hoạch đã lập dựa trên các định mức CPNVL là bao nhiêu. Nếu sự chênh lệch này quá lớn, đơn vị sẽ tìm hiểu nguyên nhân và có những biện pháp xử lý thích hợp: Quy trách nhiệm cho cá nhân, bộ phận làm thất thoát, hỏng… NVL; điều chỉnh lại định mức CPNVL… Điều này góp phần vào việc quản lý chặt chẽ về NVL đồng thời đem lại những thông tin phản hổi về quá trình sử dụng NVL giúp cho nhà quản lý đánh giá hiệu quả sử dụng NVL và rút ra những kinh nghiệm quản lý.
Nhượcđiểm, tồn tại:
• Về phân loại NVL:
VINECO phân loại NVL thành: NVL chính và NVL phụ. Trong đó, NVLC lại được phân thành nhiều nhóm: nhóm A, B, C,… Tuy nhiên, có những nhóm NVL như nhóm A có số lượng loại NVL rất lớn – 557 loại, Công ty đã đặt hệ thống mã vật tư theo thứ tự từ A1 đến A557 cho 557 loại vật tư đó, trong đó có những NVL có quy cách khác nhau. Trong khi đó, nhóm A có thể phân nhỏ hơn thành những nhóm vật tư tương đồng về các thông số kỹ thuật, quy cách vật tư. Việc đặt mã như vậy vô hình chung đã gây ra khó khăn trong quản lý nhóm NVL này.
• Về việc sử dụng NVL:
Hiện nay, VINECO không thực hiện việc phân tích tình hình sử dụng NVL qua các chỉ tiêu tài chính sau các kỳ hoạt động. Tuy đây không phải là một hoạt động bắt buộc nhưng kết quả quá trình phân tích sẽ giúp ích rất nhiều cho công tác quản lý NVL tại Công ty.
Vấn đề sử dụng NVL luôn được sử dụng đúng mục đích và đảm bảo hiệu quả sử dụng trong quá trình sản xuất. Song việc có phế liệu trong quá trình sản xuất là không thể tránh khỏi. Tuy lượng phế liệu này có giá trị không lớn song việc quản lý lượng phế liệu này lại hoàn toàn không được quan tâm. Điều này có thể gây những thất thoát không đáng có cho Công ty.