III. Tình hình thực tế công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại công ty cổ phần Bóng Đèn Phích Nớc Rạng Đông
4. Kế toán tiêu thụ thành phẩm
Trong khâu tiêu thụ, phòng tiêu thụ sản phẩm, phòng kế toán và thủ kho kết hợp chặt chẽ với nhau tạo điều kiện cho khách hàng làm thủ tục và lấy hàng nhanh nhất. Bên cạnh đó cùng với các hình thức bán hàng khác nhau cũng có các phơng thức thanh toán khác nhau phù hợp với điều kiện của từng khách hàng và dựa trên sự thoả thuận giữa khách hàng và công ty. Khách hàng có thể thanh toán ngay sau khi nhận hàng hoặc sẽ trả tiền sau hoặc sẽ trả một nửa, còn lại thì cha trả.
* Khi xuất thành phẩm giao bán, gửi bán mà cha đợc khách hàng chấp nhận thì kế toán ghi vào chứng từ sổ sách có liên quan: Phiếu xuất kho, sổ chi tiết sản phẩm hàng hoá, các bảng kê số 8, 10.
Đồng thời ghi: Nợ TK: 157- H ng gửi đi bánà Có TK: 155 - Thành phẩm
* Khi khách hàng đồng ý mua hàng thì căn cứ vào đó, kế toán bán hàng lập Hoá Đơn GTGT. HĐGTGT gồm ba liên (kế toán đặt giấy than viết một lần)
- Liên 1: Lu
- Liên 2: Giao cho khách hàng - Liên 3: Dùng để ghi sổ
Căn cứ vào Hoá Đơn GTGT, kế toán bán hàng định khoản: Nợ TK:131- Nếu khách hàng cha trả
Nợ TK: 111, 112- Nếu KH trả ngay bằng tiền mặt, TGNH. Có TK: 511- Doanh thu bán hàng
Có TK: 3331- Thuế GTGT của hàng tiêu thụ
a/ Trờng hợp công ty bán cho khách hàng theo hình thức trả chậm
- Căn cứ vào nhu cầu nhận hàng của phòng tiêu thụ đa sang, phòng kế hoạch viết lệnh điều hàng. Phòng kế toán căn cứ vào lệnh điều hàng, kế toán bán hàng viết hoá đơn giá trị gia tăng xuất bán cho khách, kế toán bán hàng định khoản ghi sổ chi tiết các tài khoản liên quan.
Nợ TK: 131- tổng giá thanh toán Có TK 511: Doanh thu cha thuế Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra.
Ví dụ: Hoá đơn GTGT số 012569, PXK số 110 ngày 21/10, công ty xuất bán
thành phẩm cho công ty xuất nhập khẩu tổng hợp và đầu t Nam Định, KH cha trả tiền. Kế toán định khoản và ghi sổ chi tiết tài khoản 511, 131, 3331 có liên quan nh sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán với ngời mua.
Mẫu số: 01 GTKT- 32L LU/2004B
Hoá đơn (GTGT)
Liên 1: Lu
Ngày 26 tháng 10 năm 2004
Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ Phần Bóng Đèn Phích Nớc Rạng Đông Địa chỉ: 89 Hạ Đình- Thanh Xuân- Hà Nội
Số tài khoản: MST: 0101526991
Họ tên ngời mua hàng: Lê Thị Quỳnh Trang
Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Bách Hoá số 3- Thanh Hoá
Địa chỉ: Bỉm Sơn- Thanh Hoá
Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: MS: 01001067611
STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVTính Số lợng Đơn Giá Thành tiền
1. Bóng nấm 40W Cái 150000 2300 345000000
2. Bóng đèn tròn 75W Cái 135000 2000 270000000
3. Phích 1040-1L Cái 4500 30000 135000000
4. Phích trà 1045 TS- 1L Cái 600 63000 37800000
Cộng tiền hàng: 787800000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 78780000
Tổng cộng tiền hàng: 866580000
Số tiền viết bằng chữ: Tám trăm sáu mơi sáu triệu, năm trăm tám mơi ngàn đồng . /.
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên) + Khi khách hàng trả tiền mua hàng bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng thì kế toán định khoản:
Nợ TK: 111, 112
Có TK: 131- Phải thu của ngời mua
Và căn cứ vào HĐGTGT vừa lập để vào Sổ chi tiết tiền mặt, Sổ TGNH
Sổ quỹ tiền mặt Đơn vị: nghìn đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ
Diễn giải Số tiền Ghi
chú Số hiệu Ngày tháng Thu Chi Tồn Số d đầu kỳ 2467500 Số PS … 12568 21/10 Bán hàng 58575 PT 213 22/10 Thu nợ 335250 12571 23/10 Bán hàng 740058 PT 215 23/10 Thu nốt tiền 58575 12572 24/10 Đlý bán 148337.75 12573 25/10 Bán hàng 48950 12574 26/10 Bán hàng 249700 12576 27/10 Bán hàng 433290 12577 28/10 Đlý bán 1827234.75 12578 28/10 Bán hàng 238150 12579 29/10 Bán hàng 374000 PC 97 30/10 Trả tiền ĐT 9487.5 PC 98 31/10 Trả lơng 1260000 PC 99 31/10 Rút TGNH 2000000 … Cộng số phát sinh 6019908.05 5259302 Số d Ckỳ 3228106.05
- Sổ này có trang, đánh số từ trang 01 đến trang
- Ngày mở sổ:
Ngày 31 tháng 10 năm 2004
Ngời lập biểu Kế toán trởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Ví dụ: Ngày 24/10, nhận đợc Giấy Báo Có của Ngân Hàng với nội dung là: công ty XNK và đầu t Nam Định trả tiền mua hàng cho công ty cổ phần Bóng Đèn Phích N- ớc Rạng Đông số tiền là: 412500000đ
Khi đó kế toán sẽ định khoản:
Nợ TK: 112 412500000
Cuối tháng, kế toán vào sổ Tiền Gửi Ngân Hàng
DN: Cty CPBĐPN Rạng Đông Mẫu số: S09-SKT/DNN
Sổ tiền gửi ngân hàng
Đơn vị: nghìn đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ
Diễn giải Số tiền Ghi
chú Số
hiệu thángNgày Gửi vào Rút ra Còn lại
Số d đầu kỳ 3604000 Số PS 1/10 Trả tiền vt 444988.5 3159011.5 103 4/10 Trả tiền vt 343200 2815811.5 8/10 Trả nợ 953755 1862056.5 13/10 Trả nợ 275000 1587056.5 BB5 18/10 Mua TSCĐ 396550 1190506.5 240 19/10 Nhập quỹ 400000 790506.5 12570 22/10 Bán hàng 1421296.25 2211802.75 24/10 Thu tiền 412500 2624302.75 12575 26/10 Đại lý bán 1168310 3792612.75 99 31/10 Rút TM 2000000 5792612.75 31/10 Trả nợ NH 2000000 3792612.75 Cộng số phát sinh 5002106.25 4813493.5 Số d Ckỳ 3792612.75
- Sổ này có trang, đánh số từ trang 01 đến trang
- Ngày mở sổ:
Ngày 31 tháng 10 năm 2004
Ngời lập biểu Kế toán trởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Cuối tháng, kế toán căn cứ vào các sổ chi tiết lập các Bảng kê số 1, Bảng kê số 2, Nhật ký nhật từ số 1, Nhật ký chứng từ số 2 để vào sổ cái cho từng tài khoản. + Cùng với Sổ quỹ tiền mặt, Sổ Tiền gửi ngân hàng, Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua, ngời bán, kế toán sẽ vào sổ chi tiết bán hàng để phản ánh doanh thu tiêu thụ
(TK 511) và sổ chi các tài khoản để phản ánh số thuế GTGT của hàng tiêu thụ
(3331).
Cuối tháng, kế toán căn cứ vào sổ chi tiết lập Bảng kê số 8, Bảng kê số 10 để phản ánh sản lợng và giá trị thực tế của thành phẩm nhập, xuất, tồn trong tháng. Từ đó vào các Nhật ký chứng từ số 8, Nhật ký chứng từ số 10 và chuyển cho kế toán tổng hợp để vào sổ cái cho từng tài khoản.
b/ Trờng hợp bán hàng thu tiền ngay
Trờng hợp này chỉ khác trờng hợp trên ở chỗ là khách hàng thanh toán ngay thời điểm lấy hàng tổng số tiền hàng.
Lúc đó, kế toán bán hàng sẽ định khoản nghiệp vụ này nh sau: Nợ TK: 111- Nếu thu bằng tiền mặt
Nợ TK: 112- Nếu thu bằng tiền gửi ngân hàng Có TK: 511- Doanh thu bán hàng cha thuế Có TK: 3331- Thuế GTGT đầu ra
Căn cứ vào hoá đơn bán hàng, kế toán vào phiếu thu và căn cứ vào Giấy Báo Có mà Ngân Hàng gửi cho, kế toán vào sổ quỹ tiền mặt và sổ tiền gửi ngân hàng, vào bảng kê.
Ví dụ: Hoá đơn GTGT số 012573 ngày 25/10, bán hàng cho công ty May 10, khách
hàng đã thanh toán bằng tiền mặt theo phiếu thu số 217, ĐG cha thuế GTGT 10% nh sau:
MSP Tên sản phẩm ĐVT Số lợng ĐG Thành tiền
SP5 Đèn huỳnh quang 1,2m Cái 3000 9000 27000000
SP6 Đèn huỳnh quang 0,6m - 2500 7000 17500000
Cộng 44500000
Biết đơn giá thành phẩm xuất kho của SP5, SP6 lần lợt là 6600đ và 5200đ. Kế toán sẽ định khoản nghiệp vụ trên nh sau:
BT1: Nợ TK 111 48950000
Có TK 511 44500000
Có TK 3331 4450000
Có TK 155 32800000
( Đèn HQ 1,2m 19800000
Đèn HQ 0,6m 13000000)
Kế toán sẽ tiến hành ghi vào chứng từ có liên quan: Phiếu xuất kho, phiếu thu.
Mẫu số 01 - TT
Phiếu thu
Ngày 25 tháng 10 năm 2004
Nợ TK: 111 Có TK: 511, 3331 Họ và tên ngời nộp tiền: Lê Quỳnh Trang
Địa chỉ: công ty cổ phần Bóng Đèn Phích Nớc Rạng Đông Lý do nộp: Thu tiền hàng
Số tiền (*): 48950000 (viết bằng chữ): bốn tám triệu, chín trăm năm mơi ngàn đồng chẵn./.
Kèm theo 01 chứng từ gốc HĐ 012573
Kế toán trởng Ngời lập biểu
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): bốn tám triệu, chín trăm năm mơi ngàn đồng
chẵn./.
Ngày 25 tháng 10 năm 2004
Ngời nộp tiền Thủ quỹ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) c/ Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
* Đối với các khoản giảm giá hàng bán.
- Là trờng hợp mà doanh nghiệp đã xuất bán, cung ứng sản phẩm, dịch vụ và lập hoá đơn GTGT về sản phẩm tiêu thụ nhng do sản phẩm không đảm bảo chất l- ợng, quy cách… do vậy DN phải điều chỉnh tăng, giảm giá bán. Lúc đó, bên bán và
bên mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ số lợng, quy cách, hàng hoá, mức giá tăng (giảm) theo hoá đơn bán hàng, lý do tăng (giảm) giá đồng thời bên bán lập hoá đơn để điều chỉnh mức giá. Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh giá, bên bán và bên mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán thuế đầu ra, đầu vào cho thích hợp, kế toán ghi:
Nợ TK 532: Số giảm giá hàng bán KH đợc hởng.
Nợ TK 3331: Thuế GTGT trả lại cho KH tơng ứng với số giảm giá hàng bán.
Có TK 111, 112: xuất tiền trả cho ngời mua Có TK 131: trừ vào số tiền phải thu của ngời mua
Có TK 3388: số giảm giá hàng bán chấp nhận nhng cha thanh toán cho ngời mua
- Cuối kỳ, kế toán kết chuyển các khoản giảm giá hàng bán vào tổng doanh thu bán hàng trong kỳ ghi:
Nợ TK 511: doanh thu bán hàng Có TK 532: giảm giá hàng bán * Đối với các khoản chiết khấu thơng mại
- Khi khách hàng chấp nhận mua hàng với khối lợng lớn, công ty đồng ý chiết khấu thơng mại cho họ, kế toán ghi:
Nợ TK 521: số chiết khấu thơng mại khách hàng đợc hởng Nợ TK 3331: Thuế GTGT tơng ứng với số CKTM
Có TK 131: Trừ vào số tiền phải thu của ngời mua
- Cuối kỳ, kết chuyển các khoản chiết khấu thơng mại vào doanh thu bán hàng và cung ứng dịch vụ.
Nợ TK 521- Chiết khấu thơng mại
Có TK 511- Doanh thu bán hàng và cung ứng dịch vụ * Đối với trờng hợp hàng bán bị trả lại:
- Trong quá trình tiêu thụ, phát sinh những trờng hợp hàng đã tiêu thụ bị ngời mua trả lại (một phần hay toàn bộ) do hàng hoá không đúng quy cách, phẩm chất
hoặc do vi phạm cam kết theo hợp đồng. Khi xuất hàng trả lại cho bên bán, bên mua phải lập hoá đơn, trên hoá đơn ghi rõ hàng hoá trả lại do không đúng quy cách, chất lợng, tiền thuế GTGT. Hoá đơn này là căn cứ để bên bán, bên mua điều chỉnh doanh sỗ mua, bán, số thuế GTGT đã kê khai. Căn cứ vào chứng từ liên quan đến hàng bán bị trả lại, kế toán ghi các bút toán sau:
BT1: Phản ánh trị giá vốn của h ng bán bị trả lạià Nợ TK 155: nhập kho thành phẩm
Có TK 632: giảm giá vốn hàng bán
BT2: Phản ánh tổng giá thanh toán của số hàng bán bị trả lại Nợ TK 531: doanh thu của hàng bị trả lại
Nợ TK 3331: thuế GTGT tơng ứng Có TK 111, 112, 131
- Cuối kỳ kế toán, kết chuyển doanh thu hàng bị trả lại vào doanh thu bán hàng và cung ứng dịch vụ.
Nợ TK 511- doanh thu bán hàng
Có TK 531- doanh thu của hàng bị trả lại
Ví dụ: Ngày 27/10, công ty XNK và đầu t xây dựng Hà Nam trả lại 10515 bóng
nấm 40W và 5100 bóng đèn tròn 75W trị giá là 36487500 đ do số bòng này không đảm bảo chất lợng, công ty đã kiểm nhận nhập kho theo PNK số 111 và trừ vào số còn phải thu.
BT1: Phản ánh trị giá vốn của h ng bị trả lạià
Nợ TK 155 26051250
(Bóng nấm 40W 18401250 Đèn tròn 75W 7650)
Có TK 632 26051250
BT2: Phản ánh doanh thu của hàng bị trả lại
Nợ TK 531 36487500
Nợ TK 3331 3648750
Các nội dung trên đây đều đợc dẫn chứng trong sổ chi tiết sản phẩm hàng hoá, sổ chi tiết bán hàng, bảng kê số 8.
d/ Kế toán tổng hợp và phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
* Chi phí bán hàng:
- Chi phí bán hàng là những khoản chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trong kỳ nh chi phí nhân viên bán hàng, chi phí dụng cụ bán hàng, chi phí quảng cáo, chi phí khấu hao, hay hoa hồng trả cho đại lý…
- Khi có chi phí bán hàng phát sinh, kế toán lập các chứng từ có liên quan nh phiếu chi, vào Sổ chi phí sản xuất kinh doanh, Sổ chi tiết các tài khoản, Sổ quỹ tiền mặt, căn cứ vào Nhật ký chứng từ số 1, Nhật ký chứng từ số 2 để vào Bảng kê số 5
- Bảng kê số 5 dùng để tổng hợp số phát sinh bên Có của các tài khoản 152, 153, 154, 241, 214, 334, 335, 338, 621, 622, 627 đối ứng Nợ với các tài khoản 641, 642, 241.
* Chi phí quản lý doanh nghiệp:
- Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí phát sinh có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra đợc cho bất kỳ một hoạt động nào. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại nh chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí chung khác.
- Khi chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ, kế toán cũng tập hợp từ các chứng từ nh phiếu chi hoặc giấy báo nợ để vào sổ chi phí sản xuất kinh doanh cho TK 642, từ đó vào Nhật ký chứng từ số 1 và vào Bảng kê số 5
Ví dụ: Ngày 15/10, tính ra số tiền lơng phải trả cho CNV bán hàng là
112000000đ, NV quản lý doanh nghiệp là 268000000đ.
- Trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định
- Trích khấu hao TSCĐ ở bộ phận bán hàng là: 14759850đ, bộ phận QLDN là 27411150đ.
- Điện, nớc, điện thoại mua ngoài đã trả bằng tiền mặt với giá cha thuế GTGT 10% là:
+ Bộ phận quản lý doanh nghiệp: 7245000đ
Với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên đây, kế toán định khoản nh sau: Đơn vị 1000đ 1. Nợ TK 641 112000 Nợ TK 642 268000 Có TK 334 380000 2. Nợ TK 641 21280 Nợ TK 642 50920 Nợ TK 334 22800 Có TK 338 95000 3. Nợ TK 641 14759.85 Nợ TK 642 27411.15 Có TK 214 42171 4. Nợ TK 641 5175 Nợ TK 642 7245 Nợ TK 133 1242 Có TK 111 13662
Từ số liệu của những nghiệp vụ phát sinh theo ngày, kế toán lập các chứng từ có liên quan nh: phiếu chi, các bảng phân bổ tiền lơng và bảo hiểm xã hội, bảng phân bổ khấu hao TSCĐ. Từ đó tập hợp vào sổ chi tiết sản xuất kinh doanh, bảng kê số 5, các nhật ký chứng từ số 1, 2 và cuối cùng là sổ cái cho tài khoản 641, 642
Sau đây là các sổ dẫn chứng
