II. Thực trạng thanh toán xuất khẩu bằng phơng thức tín dụng chứng từ tại Ngân hàng Ngoại thơng
1.Quy trình thanh toán Xuất khẩu bằng phơng thức tín dụng chứng từ tại Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam (VCB)
chứng từ tại Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam (VCB)
Trong quy trình thanh toán bằng phơng thức tín dụng chứng từ , Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam là Ngân hàng thông báo, và giữ vai trò là ngời thay mặt đơn vị xuất khẩu (trong nớc) đòi tiền đơn vị nhập khẩu ở nớc ngoài. Toàn bộ các nghiệp vụ này do phòng thanh toán Xuất khẩu đảm nhận và nghiệp vụ cơ bản của phòng đó là : - Nhận L/C từ Ngân hàng phát , thông báo L/C cho ngời hởng lợi trong nớc và
thông báo sửa đổi L/C
- Tiếp nhận, kiểm tra chứng từ và đòi tiền.
Mọi nghiệp vụ tiếp nhận L/C từ nớc ngoài đến, nhận tin đến và truyền tin đi .. của phòng thanh toán Xuất đều đợc thực hiện thông qua hệ thống mạng thông tin điện tử đợc kết nối trong hệ thống Ngân hàng. và chủ yếu các nghiệp vụ nhận L/C từ nớc ngoài của Ngân hàng Ngoại thơng đều đợc thực hiện thông qua hệ thống truyền tin điện tử SWIFT . và hoạt động về SWIFT ta có thể hiểu nh sau : “ Ngời truyền tin , ví dụ một hợp đồng thanh toán, đa thông tin vào hệ thống (hệ thống Swift). để làm việc đó thông tin đa vào đợc sử dụng theo mẫu chuẩn quy định . Mọi thông tin Swift đa vào đều đợc mã hóa mà chỉ các thanh toán viên với nghiệp vụ của mình mới tiếp
nhận đợc và thông tin Swift đợc truyền tới trung tâm điều hành SWIFT quốc tế và từ đó đợc chuyển tới địa chỉ cần giao dịch của Swift .
Có thể khái quát nghiệp vụ thanh toán xuất bằng L/C theo sơ đồ sau : (2) (3) (1) (6) (3) (4) (1) (6) (5)
Nhận và thông báo L/C , thông báo sửa đổi L/C
Bớc (1) : L/C sau khi mở, đợc chuyển từ Ngân hàng phát hành sang Ngân
hàng thông báo (VCB), bộ phận chứng từ tại Ngân hàng làm nhiệm vụ tiếp nhận thông qua hệ thống mạng vi tính ,thanh toán viên kiểm tra và xác nhận mã đúng ( nếu L/C đợc chuyển bằng Telex) hoặc các mẫu điện MT700,MT701 và MT707 (nếu bằng hệ thống SWIFT) , Kiểm tra mẫu chữ ký đợc uỷ quyền của Ngân hàng đại lý ( trong trờng hợp L/C đợc chuyển đến bằng th ).(Thông thờng lần nhận L/C đầu tiên chỉ mang tính chất thông báo của Ngân hàng phát hành về việc mở L/C cho ngời hởng lợi biết và VCB mang bộ L/C này mang tính chất thông báo sơ bộ và trên L/C có ghi “ L/C thông báo – không có khả năng thanh toán)
Trong trờng hợp kiểm tra mà L/C cha có xác nhận mã ( nếu bằng Telex) hoặc L/C không đúng với các mẫu điện MT700,MT701 và MT707 theo mạng truyền tin SWIFT. Hoặc cha xác định đợc mẫu chữ ký (nếu bằng th) , thì thanh toán viên thông qua ngời phụ trách và thông báo ngay cho Ngân hàng phát hành L/C biết về bộ L/C đó mà không thông báo cho khách hàng (ngời hởng lợi trong nớc). Trờng hợp khách hàng có yêu cầu thông tin thì chỉ giao cho khách hàng bản sao của L/C hoặc bản sao
Ngân hàngphát hành L/C (nớc ngoài)
Ngời hởng lợi
( trong nớc) Bộ phận nhậnchứng từ Thanh toán viên
Trởng/phó phòng thanh toán
sửa đổi L/C và trên bản L/C đó có đóng dấu “không có khả năng thanh toán – Non Negotiable’’ của Ngân hàng và Ngân hàng không chịu trách nhiệm gì về việc cung cấp thông tin đó.
Sau khi kiểm tra xác nhận mã, mẫu điện hoặc mẫu chữ ký đúng và hợp lệ thì thanh toán viên lập một L/C thông báo theo mẫu quy định gửi tới cho ngời hởng lợi , đồng thời phải xoá khoá mã điện trên điện nhằm bảo vệ thông tin.
Việc kiểm tra và xác nhận này nhằm đảm bảo tính chất pháp lý của L/C, xem xét việc mở L/C có đúng với quy định hay không đồng thời xác định rõ trách nhiệm của các Ngân hàng tham gia trong nghiệp vụ thanh toán . Nếu L/C quy định dẫn chiếu của UCP 500 thì thanh toán viên phải làm đúng theo những quy định đó , nếu có những quy định khác thì phải thông báo cho khách hàng .
Bớc (2) : Sau khi kiểm tra thanh toán viên tiến hành lập bộ hồ sơ và ghi vào sổ theo dõi thanh toán , đa số liệu vào máy tính : nhập số hiệu L/C , địa chỉ của ngời trả tiền, Ngân hàng mở L/C , số tiền ... và lập một L/C mang tính chất thông báo gửi cho ngời hởng lợi. Ngân hàng nhận đợc th tín dụng nh thếo nào thì xác báo bằng văn bản y nh vậy . Để đảm bảo đợc tính chân thật bề ngoài của việc xác báo này , theo quy định hiện hành Ngân hàng chỉ chịu trách nhiệm chuyển nguyên văn bức điện mà mình đã nhận . Vì ngời hởng lợi (ngời xuất khẩu ) trong nớc thờng kiểm tra kỹ nội dung và các điều khoản của L/C để từ đó lập ra bộ chứng từ để giao hàng hoá, và khi đó mới tiến hành giao hàng cho ngời mua. Trong văn bản xác báo của L/C gửi cho ngời hởng lợi Ngân hàng ngoại thơng đã ghi chú về việc miễn trách của mình “ Xin lu ý chúng tôi không có bất cứ một sự lỗi lầm hay thiếu xót nào khi thông báo bức điện này”.
Những bức điện mở L/C hoặc sửa đổi L/C từ Ngân hàng đại lý gửi đến có xác nhận mã đúng( nếu bằng Telex) hớc theo mẫu điện MT700,MT701 và MT707 (Nếu bằng SWIFT) đợc coi là văn bản thực hiện . Nếu có xác nhận bằng văn bản gửi đến thì xác nhận đó không có giá trị, Ngân hàng Ngoại thơng với chức năng là Ngân hàng thông báo cho ngời hởng lợ không có trách nhiệm kiểm tra nội dung các văn bản xác nhận đối với các L/C hoặc sửa đổi L/C đã gửi bằng điện .
Trờng hợp nhận đợc điện của Ngân hàng đại lý ghi rõ :” Các chi tiết đày đủ gửi sau “ hay một câu có nội dung tơng tự ,trên thông báo gửi khách hàng phải ghi rõ : “ thông báo sơ bộ – cha có hiệu lực thi hành”. Khi nhận đợc bản L/C hặc sửa đổi chi tiết, thanh toán viên phải kiểm tra ,xác nhận mã ,mẫu điện hoặc mẫu chữ ký nh quy định ở trên .
Trờng hợp VCB nhận đợc thông báo sửa đổi L/C , khi nhận đợc sửa đổi L/C nếu Ngân hàng mở L/C yêu cầu thông báo lại ý kiến của khách hàng về việc sửa đổi đó, tuỳ theo thời gian quy định trong sửa đổi L/C, trên thông báo gửi khách hàng phải yêu cầu khách hàng có ý kiến lại bằng văn bản, khi nhận đợc trả lời phải thông báo ngay cho Ngân hàng mở L/C biết. VCB sẽ không thông báo sửa đổi L/C nếu VCB không phải là Ngân hàng thông báo gốc, đồng thời thông báo ngay cho Ngân hàng mở L/C về việc thông báo đó.
Trờng hợp Ngân hàng phát hành L/C yêu cầu Ngân hàng Ngoại thơng xác nhận L/C , tuỳ vào từng trờng hợp cụ trình giám đốc xem xét việc xác nhận hoặc không xác nhận, Yêu cầu Ngân hàng mở L/C ký quỹ hoặc không ký quỹ. Nếu Ngân hàng Ngoại thơng đồng ý xác nhận, trên thông báo phải ghi câu :’’ Chúng tôi thông báo L/C kèm theo sự xác nhận của chúng tôi- We hereby advise this Credit without
adding our confirmation” đồng thời phải thông báo ngay cho Ngân hàng mở L/C
biết.
Khi lập thông báo L/C hoặc sửa đổi L/C, thanh toán viên đồng thời lập phiếu thu phí thông báo, phí sửa đổi, phí xác nhận (Đối với L/C xác nhận) theo biểu phí dịch vụ hiện hành của Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam .
Cụ thể trên phiếu ghi : Nợ : Tài khoản khách hàng
Có : Tài khoản thgu thủ tục phí thông báo
Th thông báo L/C hoặc sửa đổi L/C đợc lập thành hai bản, một bản giao cho khách hàng còn một bản lu tạihồ sơ L/C . Thanh toán viên phải thông báo L/C hoặc sửa đổi L/C gốc cho khách hàng và yêu cầu khách hàng ký nhận vào bản lu của Ngân hàng . Trờng hợp VCB trừ chối thông báo L/C thì phải thông báo ngay cho Ngân hàng mở L/C biêt .
Bớc (3) : Sau khi hoàn tất thủ tục giao hàng ,ngời xuất khẩu trong nớc dựa vào
nội dung yêu cầu của L/C và hợp đồng thơng mại lập một bộ chứng từ thanh toán và gởi tới Ngân hàng VCB, Thông thờng bộ chứng từ thanh toán bao gồm :
1. Th yêu cầu thanh toán tiền hàng xuất khẩu bằng L/C 2. Hoá đơn thơngmại : 03 bản
3. Chứng từ vận tải (vận đơn) : 02 bản(01 bản gốc) 4. Bản kê chi tiết hàng hoá : 03 (Packing list)
5. Các loại giấy tờ về hàng hoá : - Giấy chứng nhận xuất sứ - Giấy chứng nhận kiểm dịch - Biên lai giao hàng
- ... Và các loại giấy tờ khác (nếu yêu cầu) Tại bộ phận nhận chứng từ ,thanh toán viên tiến hành kiểm tra chứng từ theo hai bớc :
Bớc đầu kiểm tra tính bề ngoài ngoài của chứng từ sau đó tiến hành đối chiếu và kiểm tra cụ thể chi tiết từng loại chứng từ xem có phù hợp với nội dung và các điều khoản trong L/C hay không, và xem có sự mâu thuẫn giữa các chứng từ hay không . Sau khi kiểm tra thanh toán viên phải rút số d trên L/C gốc, nếu chứng từ xuất trình do Ngân hàng khác thông báo thì phải lập hồ sơ theo dõi. Việc kiể tra chứng từ phải đợc thực hiện khẩn trơng ngay sau khi nhận đợc đầy đủ chứng từ của khách hàng và phải đảm bảo phù hợp với các điều khoản quy định trong L/C . mọi quy định về chứng từ đều đợc dẫn chiếu theo UCP 500 nếu cuối bộ L/C quy định.
Bớc (4): Khi kiểm tra chứng từ thanh toán viên phải ghi ý kiến của mình trên
phiếu kiểm tra chứng từ sau đó phảit lấy ý kiến của trởng hoặc phó phòng trớc khi lập bộ hồ sơ L/C và chứng từ đòi tiền Ngân hàng của ngời mua ( ngời Nhập khẩu ở nớc ngoài ) hoặc trớc khi thông báo cho khách hàng về sự sai sót và sự không hợp lệ của bộ chứng từ thanh toán . Bộ hồ sơ mà thanh toán viên lập để gửi đi Ngân hàng nớc ngoài đòi tiền gồm :
- Bộ L/C bản gốc
- Hối phiếu do ngời hởng lợi ký phát (hoặc hối phiếu do VCB ký phát đòi tiền Ngân hàng mở L/C )
- Bộ chứng từ thanh toán tuỳ theo yêu cầu của L/C : + Hoá đơn thơng mại ( commercial Invoice) + Biên lai giao nhận hàng hoá, tờ khai hải quan .. + Bản kê chi tiết hàng hoá (Packing list)
+ Vận đơn vận tải (Bill of lading hoặc air awaybill) + Xác nhận của ngời hởng lợi (Benificial of certificate)
+ Giấy biên nhận đã gửi chứng từ của dịch vụ chuyển phát (nếu L/C yêu cầu)
+ Giấy chững nhận xuất sứ hàng hoá ( nếu L/C yêu cầu)
+ Giấy chứng nhận kiểm dịch, số lợng,chất lợng hàng hoá (nếu L/C yêu cầu )
... và một số giấy từ tuỳ thuộc vào yêu cầu của L/C
Bớc (5) : Sau khi kiểm tra chứng từ ,và lập bộ chứng từ gửi đi đòi tiền có 2 trr-
ờng hợp xảy ra :
Trờng hợp 1 : Nếu bộ chứng từ thanh toán phù hợp với L/C : L/C có thể cho phép
đòi tiền bằng điện hoặc bằng th. Đòi tièn bằng th phải theo mẫu quy định, đòi tiền bằng điện phải sử dụng các mẫu SWIFT thích hợp hoặc phải có khoá mã điện nếu bằng Telex và nội dung phải ghi đầy đủ theo mẫu
Đồi với L/C cho phép đòi tiền bằng điện, trên th điện gởi chứng từ phải ghi rõ : “Chứng từ đã đợc đòi bằng điện ngày . .. tránh thực hiện hai lần.
Trởng hợp 2: Bộ chứng từ thanh toán không phù hợp với nội dung L/C
Đối với các chứng từ sai sót không nghiêm trọng có thể sửa đổi đợc thì báo ngay cho khách hàng ( ngời hởng lợi trong nớc ) biết để kịp thời sửa chữa. Những lỗi nhỏ thờng gặp nh : sai lỗi chính tả , sai sót về số lợng chứng từ ...
Đối với các chứng từ xuất trình không phù hợp với các điều khoản quy định trong L/C mà khách hàng không thể sửa chữa và bổ xung đợc, trên th hoặc điện đòi tiền Ngân hàng nớc ngoài phải nêu rõ các đặc điểm không phù hợp và chỉ thị trả tiền nếu “chấp nhận “(sử dụng MT707 nếu bằng SWIFT).Trờng hợp chứng từ không phù hợp thì không đợc gởi lệnh đòi tiền cho Ngân hàng hoàn trả mà yêu cầu Ngân hàng mở L/C khi chấp thanh toán điện báo cho Ngân hàng Ngoại thơng biết để đòi tiền Ngân hàng hoàn trả .
Chứng từ xuất trình không phù hợp với L/C mặc dù có thể sửa chữa, bổ sung và thay thế đợc nhng khách hàng không đồng ý với những ý kiến về sửa đổi của Ngân hàng thì thanh toán viên yêu cầu khách hàng phải xác nhận và có ký bảo lu và chịu trách nhiệm về những điểm không phù hợp đó nếu Ngân hàng nớc ngoài từ chối thanh toán
Nếu quá 07 ngày kể từ ngày đòi tiền .10 ngày kể từ ngày gửi chứng từ đòi tiền (th- ờng VCB gửi bộ hồ sơ chứng từ đòi tiền bằng th qua hệ thống dịch vụ chuyển phát nhanh HDL, FideX, CPN, ) mà không nhận đợc giâý báo có của Ngân hàng nớc ngoài thì thanh toán viên phải điện nhắc Ngân hàng đó trả tiền quá hệ thanh toán giữa các Ngân hàng . Còn đối với các bộ chứng từ không phù hợp thì thanh toán viên điện yêu cầu họ về lý do và đề nghị việc chấp nhận trả tiền.
Bớc (6) : Khi nhận đợc điện hoặc th báo có của Ngân hàng nớc ngoài , thanh toán viên phải lập tức hạch toán vào tài khoản :
Nợ : Tài khoản Notro
Có : Tài khoản khách hàng ( 20% giá trị thanh toán )
Có : Tài khoản giữ hộ khách hàng (80% giá trị thanh toán )
Và đồng thời thanh toán viện lập giấy báo nợ gửi khách hàng về việc thu phí thông báo và sửa đổi L/C (nếu có) theo biểu phí hiện hành của Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam :
Nợ : Tài khoản khách hàng
Có : Tài khoản thu thủ tục phí thanh toán
Các loại phí dịch vụ mà phòng thanh toán xuất ngân hàng ngoại thơng VCB thu (với vai trò là ngân hàng thông báo L/C ) bao gồm :
- Phí thông báo L/C
- Phí xác nhận L/C, và thực hiện L/C - Phí sửa đổi L/C
- Phí chuyển nhợng L/C (nếu L/C chuyển nhợng) - Phí mua lại chứng từ
Hiện nay Ngân hàng Ngoại thơng đang áp dụng ba hình thức thanh toán sau :
• Thanh toán khi nhận đợc báo có của Ngân hàng nớc ngoài- là việc Ngân hàng thanh toán tiền hàng cho nhà xuất khẩu trong nớc chỉ khi Ngân hàng nớc ngoài chấp nhận việc trả tiền ngay hoặc đã ghi Có vào tài khoản của VCB. Đây là hình thức đợc sử dụng nhiều nhất hiện nay của Ngân hàng Ngoại thơng .
• Chiết khấu miễn truy đòi : là việc Ngân hàng Ngoại thơng mua đứt bộ chứng từ thanh toán và chịu mọi rủi ro trong việc đòi tiền ngời Nhập khẩu nớc ngoài. Đây là thức thanh toán mà Ngân hàng Ngoại thơng ít dùng bởi khả năng chiụ rủi ro và thiệt hại do phía nớc ngoài không thanh toán là rất cao . Chính vì vậy điều kiện để Ngân hàng Ngoại thơng thực hiện chiết khấu miễn truy đòi là :
- Đó là L/C trả tiền ngay và cho phép đòi tiền bằng điện
- Chứng từ hoàn toàn phù hợp với các điều kiện và điều khoản của L/C
- Ngân hàng mở L/C (hoặc Ngân hàng phát hành) phải là Ngân hàng có uy tín trên thị trờng quốc tế hoặc Ngân hàng có quan hệ giao dịch thờng xuyên và khá chặt chẽ đối với Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam
- Các chi phí liên quan đến việc thanh toán do khách hàng chịu
- Khách hàng thờng là khách hàng quen thuộc, khách hàng có tín nhiệm và có quan hệ tốt với Ngân hàng
• Chiết khấu truy đòi: Là việc ngân hàng chiết khấu chứng từ, nếu nớc ngoài từ chối thanh toán chứng từ thì ngân hàng truy đòi khách hàng. Điều kiện để Ngân hàng Ngoại thơng thực hiện chiết khấu truy đòi là: