III- THỰC TRẠNG CễNG TÁC HẬU CẦN VẬT TƯ CỦA CễNG TY: 1 Cụng tỏc xõy dựng kế hoạch cung ứng vật tư:
6- Thống kờ, kiểm kờ vật tư
Tại cụng ty TNHH Đại Tớn, cụng tỏc thống kờ, kiểm kờ, theo dừi tỡnh hỡnh sử dụng vật tư được tiến hành thường xuyờn và liờn tục. Cỏc cỏn bộ đều nhận thức được tầm quan trọng của cụng tỏc thống kờ, kiểm kờ vật tư nờn thực hiện rất nghiờm tỳc cụng tỏc này.
Vật tư cấp cho cỏc đội xõy dựng để thi cụng cỏc cụng trỡnh được cung cấp liờn tục đảm bảo đỳng thời gian, đỳng nơi đỳng chỗ. Nếu ở đõy sử dụng khụng đỳng mục đớch, nghĩa là qu định cho việc này, cho cụng trỡnh này đem sử dụng vào cụng trỡnh khỏc, khụng tuõn thủ kỷ luật, khụng tận dụng phế liệu, phế phẩm, tăng mức tiờu dựng vật tư đó quy định thỡ tất yếu dẫn đến bội chi vật tư và ảnh hưởng đến chi phớ của doanh nghiệp làm ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Ngược lại, nếu cỏc đội xõy dựng sử dụng đỳng mục đớch, phấn đấu chỏnh hao phớ,
CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Sinh viờn thực hiện: Nguyễn Mạnh Phương
tận dụng cao độ phế liệu và giảm phế phẩm thỡ làm giảm chi phớ vật tư sẽ đem lại lợi nhuận cao cho từng cụng trỡnh của doanh nghiệp.
Chớnh vỡ nhận thức được điều đú nờn cỏc cỏn bộ vật tư tại cụng ty TNHH Đại Tớn đều liờn tục tiến hành thống kờ, kiểm kờ, theo dừi tỡnh hỡnh sử dụng vật tư tại cỏc cụng trỡnh để từ đú tỡm ra và hạn chế được cỏc nguyờn nhõn gõy ra tỡnh trạng lóng phớ vật tư, sử dụng vật tư khụng đỳng mục đớch. Phấn đấu tiờu dựng hợp lý và tiết kiệm vật tư là trỏch nhiệm của cỏc đội xõy dựng, phũng kỹ thuật, của cụng nhõn, của cỏc phũng và núi chung là của cả cụng ty. Phũng kế hoạch - vật tư là người chịu trỏch nhiệm quản lý vật tư, khụng chỉ lo mua vật tư và cấp phỏt vật tư đủ số lượng vật tư cho từng cụng trỡnh mà cũn phải cú trỏch nhiệm thường xuyờn kiểm tra việc tiờu dựng vật tư trong toàn cụng ty.
Khi vật tư đến từng cụng trỡnh thỡ đội trưởng đội xõy dựng chịu trỏch nhiệm về vấn đề bảo quản và sử dụng vật tư khi đưa vào cụng trỡnh. Đội xõy dựng phải chịu trỏch nhiệm về mọi vấn đề liờn quan đến việc mất mỏt, thiếu hụt vật tư.
Trường hợp cụng nhõn phỏt hiện thiếu hụt hay thừa vật tư đều phải bỏo cỏo ngay với đội trưởng. Nếu cỏn bộ vật tư của cụng ty kiểm tra, phỏt hiện cú vấn đề gian lận thỡ lập biờn bản kỷ luật, tuỳ theo mức độ từ nhắc nhở đến đuổi việc. Cũn nếu đội xõy dựng nào tiết kiệm được nhiều vật tư thỡ cỏn bộ vật tư cú quyết định thưởng trờn % giỏ trị vật tư tiết kiệm được.
Cỏn bộ vật tư trong cụng ty khụng chỉ kiểm tra tỡnh hỡnh sử dụng vật tư trờn cơ sở cỏc tài liệu hạn mức cấp phỏt, số liệu hạch toỏn xuất kho của cụng ty cho cỏc đội xõy dựng sử dụng, bỏo cỏo của đội xõy dựng về tỡnh hỡnh sử dụng vật tư mà cũn tiến hành kiểm tra thực tế việc tiờu dựng vật tư ở từng cụng trỡnh và từng tổ xõy dựng để xỏc minh được sự đỳng đắn của cỏc tài liệu bỏo cỏo, từ đú tỡm ra cỏc biện phỏp giải quyết phự hợp với tỡnh hỡnh thực tế.
Một số tài liệu thường được sử dụng trong cụng tỏc kiểm kờ, thống kờ, theo dừi tỡnh hỡnh sử dụng vật tư là : Phiếu xuất vật tư, thẻ kho. ( Xem mẫu trang 35,37).