Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ chi phí liên quan đến hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh, quản lý hành chính: Lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp, BHXH, BHYT, KPCĐ, thuế đất, thuế môn bài, chi phí xăng xe…
Đối với các khoản chi phí phát sinh theo tháng như chi phí về lương, tiền ăn của nhân viên quản lý, chi phí điện thoại, điện thắp sáng… sẽ được hạch toán ngay vào tháng phát sinh.
Các chứng từ kế toán sử dụng: giống kế toán CPBH Tài khoản sử dụng: TK 642 và các TK 111, 112, 131 …
Ví dụ: Tháng 11/2009 công ty phát sinh một số nghiệp vụ về CP QLDN
- Căn cứ vào phiếu chi tiền mặt thanh toán tiền mua hoá đơn GTGT số 3403 ngày 21/11/2009 là 45.600 đ. Kế toán định khoản:
Nợ TK 642(8): 45.000 đ Có TK 111: 45.000 đ
- Chi tiền điện thoại trong tháng của văn phòng bằng tiền mặt là 1.000.000đ, thuế xuất thuế GTGT 10%. Kế toán ghi:
Nợ TK 642(8): 1.000.000đ Nợ TK 133(1): 100.000đ
- Ngân hàng thu phí thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng là: 1.700.000 đ Nợ TK 642(8): 1.700.000 đ Nợ TK 133(1): 170.000 đ Có TK 112: 1.870.000đ - Trích khấu hao CP QLDN: 11.000.000 đ Nợ TK 642(4): 11.000.000 đ Có TK 214: 11.000.000 đ
- Tính lương phải trả cho nhân viên quản lý là: 21.000.000 Nợ TK 642(1): 21.000.000 đ
Có TK 334: 21.000.000 đ
- Tính các khoản trích theo lương cho nhân viên quản lý doanh nghiệp là: 1.300.000 đ.
Khoản tiền trích này được tính theo quy định hiện hành. Công ty trích BHXH là 20% trên tiền lương cơ bản trong đó 15% tính vào chi phí SXKD còn 5% tính trừ vào tiền công của người lao động. BHYT Công ty trích 3% trên lương cơ bản trong đó 2% tính vào chi phí SXKD còn 1% tính trừ vào tiền lương của người lao động . KPCĐ trích 2% trên lương thực tế tính hết vào chi phí SXKD
Nợ TK 642: 1.300.000 đ
Có TK 338: 1.300.000 đ
Chi tiết TK 338: 338(2): 149.000 đ 338(3): 1.151.000 đ
Cuối tháng kế toán kết chuyển CPQLDN sang TK 911 là: 25.045.000 đ Nợ TK 911: 36.045.000 đ
Có TK 642: 36.045.000 đ
Các định khoản này được thể hiện qua sổ cái TK 642 (Biểu mẫu 13)