TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN S&T VIỆT NAM
3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định KQKD tại Công ty CP S&T Việt Nam
Với bất cứ một doanh nghiệp nào dù là sản xuất hay doanh nghiệp thương mại thì tiêu thụ cũng là một khâu vô cùng quan trọng vì nó là yếu tố quan trọng nhất quyết định đến lợi nhuận - mục đích cuối cùng mà các doanh nghiệp theo đuổi. Để nâng cao hiệu quả công tác tiêu thụ hàng hóa, ngoài việc giải quyết tốt vấn đề thị trường và giá cả thì tổ chức tốt công tác kế toán về mảng phần hành này cũng là một yếu tố không thể thiếu. Bởi tổ chức công tác kế toán thể hiện năng lực, trình độ và khả năng sáng tạo của ban lãnh đạo Công ty. Có thể coi tổ chức kế toán là linh hồn sống của mọi doanh nghiệp. Bộ máy kế toán có gọn nhẹ, hiệu quả; phương pháp hạch toán có đúng theo chế độ của nhà nước đồng thời phù hợp với điều kiện kinh doanh của Doanh nghiệp mình sẽ là một yếu tố đắc lực để nâng cao hiệu quả kinh doanh. Nắm bắt được điều đó, Công ty Cổ phần S&T Việt Nam qua gần 10 năm tồn tại và phát triển đã không ngừng cố gắng hoàn thiện vể cơ chế quản lý cũng như các phương pháp hạch toán quá trình tiêu thụ hàng hóa để đạt được hiệu quả cao nhất. Sau hơn 3 tháng thực tập tại Công ty Cổ phần S&T Việt Nam, và sau khi tìm hiểu về phần hành kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh em nhận thấy Công tác kế toán nói chung và tổ chức hạch toán quá trình tiêu thụ hàng hóa nói riêng có nhứng ưu điểm và hạn chế sau.
3.1.1- Ưu điểm
Về tổ chức phần hành kế toán tiêu thụ và xác định KQKD được giao cho một nhân viên kế toán phụ trách. Cách tổ chức này có ưu điểm là làm gọn nhẹ bộ máy hoạt động của Công ty,. Đặc biệt, trong thời kỳ khủng hoảng kinh tế diễn ra toàn cầu, việc tinh giảm bộ máy cũng góp phần làm giảm chi phí để Công ty có thể duy trì hoạt động.
Kế toán viên phụ trách phần hành tiêu thụ, phải thu khách hàng và xác định kết quả kinh doanh là người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, năng động, nhiệt tình, không
ngừng học hỏi, nâng cao kiến thức. Công ty đã đảm bảo được tính thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán giữa kế toán tiêu thụ hàng hóa và các phần hành kế toán khác. Đồng thời bộ phận kế toán tiêu thụ đã đảm bảo tốt phần việc của mình, cung cấp kịp thời các chỉ tiêu về doanh thu, chi phí, lợi nhuận để phục vụ cho việc ra các quyết định kinh tế của ban giám đốc Công ty. Chính nhờ những ưu điểm đó mà trong những năm qua, kết quả công tác tiêu thụ nói riêng và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nói chung không ngừng được nâng cao.
Hệ thống chứng từ về tiêu thụ được thiết kế đầy đủ, tuân thủ theo chế độ kế toán hiện hành và phù hợp với đặc điểm riêng của Công ty. Quá trình luân chuyển chứng từ được tổ chức hợp lý, nhanh gọn, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phối hợp giữa các phòng ban và khách hàng khi đến với Nhà máy. Nhờ đó, quá trình tiêu thụ được quản lý một cách chặt chẽ thông qua chứng từ và phê duyệt chứng từ của lãnh đạo có thẩm quyền.
Hình thức sổ kế toán mà Công ty áp dụng là hình thức Nhật ký chung, công việc được ghi hàng ngày nên thuận lợi cho quá trình theo dõi, phát hiện những sai sót, đảm bảo sự minh bạch cho công tác kế toán. Việc ghi sổ vừa được thực hiện bằng tay vừa được thực hiện trên máy tính vừa đảm bảo được quá trình ghi chép được thực hiện chi tiết vừa rút ngắn thời gian và công việc ghi chép. Hệ thống sổ sách cũng đầy đủ, tuân thủ về kết cấu, biểu mẫu và cách thức ghi sổ do Bộ Tài chính quy định. Bên cạnh đó, hệ thống sổ sách được tổ chức chi tiết, cụ thể theo từng mặt hàng, đảm bảo cho việc hạch toán doanh thu các loại hàng hóa và giá vốn hàng bán được rõ ràng. Qua đó, phản ánh được sự biến động trong nhu cầu của thị trường và hiệu quả kinh doanh của từng lơại hàng hóa. Nhờ đó, Ban lãnh đạo nắm rõ được tình hình tiêu thụ hàng hóa cũng như vị thế của Công ty trên thị trường. Từ đó, có những quyết định đúng đắn về cơ cấu hàng hóa cũng như mức độ đầu tư và các thức tổ chức hoạt động marketing cho phù hợp. Công tác theo dõi công nợ:
Việc theo dõi công nợ được kế toán mở sổ chi tiết cho từng khách hàng. Đồng thời, kế toán thường xuyên đối chiếu sổ sách với tình hình tiêu thụ để thông qua đó, có thể nắm bắt được thời hạn của từng khoản phải thu, tổng hợp được nợ phải thu, nợ phải trả, nợ đến hạn, nợ quá hạn với từng đối tượng. Nhờ đó, đánh giá được tình hình và khả năng thanh toán của mỗi khách hàng để có các biện pháp phù hợp đôn đốc họ trong việc thanh toán đúng thời hạn. Hàng quý, trước khi lập Báo cáo tài chính, Công ty luôn gửi thư xác nhận tới các khách hàng nhằm đảm bảo số liệu trên sổ sách chính xác, đầy đủ. Việc quản lý chặt chẽ các khoản phải thu đã giúp Công ty hạn chế đáng kể tình trạng nợ đọng kéo dài.
Về xác định kết quả kinh doanh:
Định kỳ, Kế toán tiêu thụ và xác định KQKD có nhiệm vụ tiến hành tổng hợp và kết chuyển các số liệu về doanh thu, chi phí vào cuối mỗi quý. Các khoản doanh thu và chi phí được theo dõi chi tiết đến từng đối tượng hạch toán vừa tạo điều kiện thuận lợi trong việc tổng họp và kết chuyển số liệu vừa đảm bảo cho các khoản chi hợp lý và tiết kiệm. Nhờ đó, kết quả hoạt động SXKD của Công ty được xác định một cách rõ ràng, chính xác, kịp thời.
Công tác kế toán của Công ty hiện nay cũng như nhiều công ty khác đã đơn giản hơn rất nhiều nhờ có sự hỗ trợ đắc lực của công nghệ thông tin mà điển hình là việc ứng dụng phần mềm kế toán. Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán Weekend. Phần mềm này được thiết kế phù hợp với đặc điểm kế toán trong các doanh nghiệp thương mại cũg như tại Công ty. Nhờ đó, khối lượng công việc kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ nói riêng không những được giảm nhẹ mà còn tăng cường tính đầy đủ, chính xác và kịp thời trong quá trình cung cấp thông tin cho nhà quản trị.
3.1.2. Nhược điểm
Bộ máy quản lý kinh tế cũng như bộ máy kế toán ở bất kỳ công ty nào dù hiệu quả đến đâu vẫn có những hạn chế cần được sửa đổi. Qua thời gian em mạnh dạn đưa ra những nhận xét về những hạn chế đó như sau:
Về tổ chức bộ máy:
Công ty chưa có hệ thống kế toán quản trị đắc lực phục vụ cho quá trình tiêu thụ hàng hóa. Kế toán quản trị cùng kế toán tài chính luôn là một công cụ đắc lực để phục vụ cho ban giám đốc đưa ra các quyết định kinh doanh cũng như xác định giá bán. Do đó Công ty cần chú ý quan tâm hơn nữa đến vấn đề này.
Kế toán theo dõi các khoản phải thu cũng là kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tuy làm gọn nhẹ bộ máy kế toán nhưng nó đòi hỏi trình độ nghiệp vụ cao đối với kế toán phần hành này. Hơn nữa, khối lượng công việc khá lớn có thể dẫn đến tình trạng quá tải.
Về phương thức bán hàng:
Chưa đa dạng hóa được các phương thức bán hàng, Hình thức bán hàng của Công ty chủ yếu là bán buôn, trong đó bán buôn trực tiếp tại kho chiếm tỷ trọng lớn, trong khi bán buôn vận chuyển thẳng là một hình thức vừa tiết kiệm chi phí lưu kho, lưu bãi, vừa tránh được tình trạng ứ đọng, tồn kho và hàng hết thời gian sử dụng.
Qua tìm hiểu cũng thấy được một thực trạng tại công ty, đó là lượng hàng tồn kho quá lớn. Điều này ảnh hưởng đến vòng quay vốn, và giảm hiệu quả kinh doanh. Hàng tồn kho cần được dự trữ ở mức thích hợp thì mới giảm thiểu được lượng vốn ứ đọng, để đầu tư cho nhiều lĩnh vực khác.
Về kế toán các phần hành cụ thể:
- Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu:
Về hạch toán, trong nghiệp vụ giảm giá hàng bán, công ty không sử dụng tài khoản 532 mà trừ trực tiếp trên hóa đơn. Như vậy sẽ dẫn đến việc phải hủy hóa đơn cũ đi, và sửa lại những số liệu đã cập nhật trên phần mềm. Trên thực tế, việc hủy hóa đơn có thể được thực hiện nhanh gọn, nhưng nó làm cho các số liệu kế toán bị xáo trộn, gây khó khăn cho việc thực hiện kế toán được chính xác.
Để tính giá vốn hàng bán, Công ty áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Tuy tính toán đơn giản nhưng công việc kế toán lại bị dồn vào cuối kỳ, ảnh hưởng đến tính chính xác trong quá trình nhập số liệu và khả năng cập nhật thông tin. Mặt khác, Công ty CP S&T Việt Nam tiêu thụ nhiều loại hàng hóa, mỗi hàng hóa lại được nhập, xuất nhiều lần trong một kỳ. Vì vậy, việc sử dụng phương pháp này là không thích hợp. 3.1.3. Phương hướng hoàn thiện
3.1.3.1. Ý nghĩa của việc hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty
a. Định hướng phát triển của Công ty - Nâng cao chất lượng
Chất lượng của hàng hóa là yếu tố hàng đầu để doanh nghiệp có thể chiếm lĩnh và đứng vững trên thị trường đầy sự cạnh tranh. Hiện nay, khi nền kinh tế ngày càng phát triển, đời sống mọi mặt được nâng cao, khách hàng lại đòi hỏi ngày càng cao hơn về chất lượng sản phẩm của các loại hàng hóa. Do đó, để giữ chân được khách hàng quen thuộc, đồng thời thu hút thêm nhiều khách hàng mới, Công ty luôn quan tâm đến việc nâng cao chất lượng sản phẩm. Vì vậy, trong thời gian tới, Công ty tiếp tục đàm phán, thỏa thuận với nhà cung cấp để sản xuất ra những mặt hàng chất lượng cao và ổn định, mặt khác, tìm kiếm thêm những nhà cung cấp mới có chất lượng và giá thành cạnh tranh hơn.
- Giảm giá thành
Giá cả cũng là yếu tố mà khách hàng quan tâm đầu tiên khi tham gia mua bán trên thị trường. Tuy nhiên, hai yếu tố này thường không biến đổi cùng chiều với mong muốn của doanh nghiệp nên việc dung hoà được mối quan hệ giữa chất lượng và giá cả là rất khó khăn. Mặt khác, trong thời buổi cạnh tranh ngày càng gay gắt, khách hàng sẽ đi tìm sản phẩm thay thế, giá rẻ hơn mà vẫn đảm bảo chất lượng. Vì thế, Công ty luôn tìm ra giải pháp khả thi để giảm giá thành hàng hóa mà chất lượng không giảm.
- Mở rộng thị trường
Mục tiêu hàng đầu mà nhiều doanh nghiệp thương mại hướng đến là tiêu thụ được càng nhiều hàng hóa càng tốt. Trong thời gian sắp tới, khi đã tạo được vị trí, thương hiệu của mình trên thị trường vững chắc, Công ty sẽ tiếp tục mở rộng thị trường, mục tiêu mà Công ty hướng đến là thị trường miền Nam và thị trường nước ngoài.
- Tổ chức tốt công tác marketing
Công tác nghiên cứu thị trường sẽ được Công ty tập trung hơn nữa trong thời gian tới. Bộ phận này không chỉ phân tích các số liệu sẵn có mà còn tích cực đi sâu vào thực tế để thu thập thông tin về chủng loại hàng hoá mà Công ty đang kinh doanh cũng như sự thích ứng của những hàng hóa đó trên thị trường và cũng phải nắm vững đặc điểm của từng khu vực, thu thập phản ứng của khách hàng về những hàng hóa mà Công ty cung cấp. Nhờ vậy, có cái nhìn tổng thể về nhu cầu và thị hiếu của khách hàng để tìm ra phương thức bán hàng cho phù hợp.Từ đó, Công ty sẽ tổ chức mạng lưới các kênh phân phối sản phẩm thông qua các đại lý, cửa hàng của Công ty. Mặt khác, Công ty cũng sẽ tăng cường công tác quảng cáo, giới thiệu sản phẩm trên các phương tiện thông tin đại chúng như đài phát thanh, báo chí, tham gia các hội chợ, triển lãm…
b. Ý nghĩa
Mục đích cuối cùng và cao nhất của mỗi doanh nghiệp là lợi nhuận. Để tạo ra lợi nhuận trong doanh nghiệp có nhiều hoạt động khác nhau như trong đó hoạt động tiêu thụ chiếm một vai trò quan trọng. Trong nền kinh tế thị trường như hiện nay, đặc biệt khi Việt Nam đã bước vào sân chơi của thị trường thế giới thì sự cạnh tranh lại diễn ra càng khốc liệt. Không biết tự đổi mới và hoàn thiện mình doanh nghiệp sẽ không đứng vững được trong guồng quay đó. Đặc biệt với doanh nghiệp tư nhân như Công ty, khi đang bị sự canh tranh gay gắt của các doanh nghiệp khác, thì sự hoàn thiện và đổi mới lại càng cần thiết. Vì vậy, để nâng cao hiệu quả của hoạt động tiêu thụ, kế toán tiêu thụ hàng hóa đóng góp một phần quan trọng. Do đó cùng với việc hoàn thiện các chính sách kinh tế thì việc hoàn thiện công tác kế toán phải diễn ra một cách song song.
3.1.3.2. Phương hướng hoàn thiện
Hoàn thiện là rất cần thiết và tất yếu nhưng để đảm bảo tính khoa học trong việc hạch toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh thì các biện pháp hoàn thiện phải có tính khả thi, phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Tuy nhiên hoàn thiện không có nghĩa là đi sai lệch bản chất, hoàn thiện phải dựa trên các nguyên tắc sau:
Nguyên tắc tuân thủ: Hoàn thiện phải dựa trên nguyên tắc tuân thủ các chế độ kế toán, các nguyên tắc kế toán do Bộ tài chính ban hành, phải phù hợp với các thông lệ quốc tế, công tác hoàn thiện phải hướng tới các chuẩn mực kế toán quốc tế để quá trình hạch toán đạt hiệu quả cao hơn trong các quan hệ thanh toán quốc tế
Nguyên tắc phù hợp: Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu của nhà quản lý nhằm tối đa hóa lợi ích.
Nguyên tắc hiệu quả: Hoàn thiện phải đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời chính xác, hợp lý phù hợp với yêu cầu của nhà quản lý. Đồng thời phải tạo điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán.
3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định KQKD tại Công ty 3.2.1. Về tổ chức bộ máy
Trong công ty, hiện còn đang có sự chồng chéo giữa chức năng kế toán quản trị và kế toán tài chính. Trong nội bộ kế toán nên phân chia rõ ràng về chức năng của các kế toán viên, nhất là tại công ty Virasimex, là một công ty có quy mô khá lớn. Bộ phận kế toán quản trị có thể được lập ra để phân tích và đưa ra những chiến lược quản trị cho công ty một cách có hiệu quả hơn.
Công ty cần tách biệt kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh với kế toán công nợ phải thu khách hàng nhằm phân phối hợp lý công việc trong bộ máy kế toán, tránh tình trạng người không có việc, người làm không hết việc.
3.2.2. Về phương thức bán hàng
Công ty nên nghiên cứu thị trường để tìm ra những phương thức bán hàng mới, phù hợp với đặc điểm mới. Hiện tại, danh mục các hàng hóa của công ty đang ngày càng
được mở rộng, nên phương thức bán hàng cũng vì thế mà cần được mở rộng một cách phù hợp. Ví dụ với những mặt hàng thép, có thể mở các cửa hàng bán lẻ để thu thêm